快遞公司印章集中保管與使用登記制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范快遞公司印章的保管、使用及登記流程，確保印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，維護公司的正常運營秩序和合法權益。2.適用范圍本制度適用于快遞公司全體員工及涉及印章使用的相關顧客（如在特殊業(yè)務場景下需使用公司印章進行確認的顧客）。3.公司文化與經營理念體現(xiàn)秉持公司“快速、準確、貼心”的經營理念，印章的管理工作需高效且嚴謹，以保障各項業(yè)務的順利開展。同時，融入公司“以人為本、創(chuàng)新發(fā)展”的企業(yè)文化，在制度執(zhí)行過程中注重員工培訓與人文關懷，鼓勵員工積極參與印章管理工作的改進，提高整體運營效益。4.基本原則印章管理遵循“專人負責、嚴格審批、規(guī)范使用、如實登記”的原則，確保印章使用的每一個環(huán)節(jié)都有跡可循，責任明確。二、組織架構與職責劃分1.印章管理小組成立以公司行政主管為組長，各部門負責人為成員的印章管理小組。負責統(tǒng)籌協(xié)調公司印章管理工作，制定和完善印章管理制度，對重大印章使用事項進行決策。2.行政部門行政部門作為印章管理的核心部門，負責公司各類印章的統(tǒng)一保管、發(fā)放、回收和銷毀等工作。同時，承擔印章使用申請的審核、登記和監(jiān)督職責，確保印章使用符合規(guī)定流程。3.各業(yè)務部門各業(yè)務部門負責本部門業(yè)務范圍內印章使用的申請、提交相關材料，并在行政部門的指導下正確使用印章。部門負責人對本部門印章使用申請的真實性、合理性和必要性負責。4.審計部門審計部門負責定期對印章的保管、使用及登記情況進行審計監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并對違規(guī)行為進行責任追究。三、管理流程1.印章的刻制與啟用-因公司業(yè)務發(fā)展需要刻制新印章時，由需求部門提出申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制規(guī)格等信息，經部門負責人簽字后提交至行政部門。-行政部門審核申請無誤后，報公司領導審批。經批準后，行政部門按照相關法律法規(guī)和規(guī)定程序，選擇具有資質的刻章單位進行刻制。-新印章刻制完成后，行政部門應進行印章的留樣備案，并填寫《印章啟用登記表》，記錄印章啟用日期、發(fā)放部門等信息。同時，發(fā)布印章啟用通知，告知公司全體員工及相關客戶。2.印章的保管-公司各類印章應指定專人負責保管，保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，確保印章的安全。-印章應存放在專門的保險柜或安全的保管場所，鑰匙和密碼由保管人員妥善保管，不得隨意交予他人。保管場所應具備防火、防盜、防潮等安全措施。-印章保管人員因工作調動或離職時，應辦理印章交接手續(xù)。交接過程需有監(jiān)交人在場，填寫《印章交接登記表》，詳細記錄印章名稱、數(shù)量、交接時間等信息，交接雙方及監(jiān)交人簽字確認。3.印章的使用-員工因工作需要使用印章時，應填寫《印章使用申請表》，注明申請部門、申請人、使用印章名稱、使用事項、使用次數(shù)等信息，并附上相關業(yè)務文件或證明材料。-《印章使用申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門對申請事項的合法性、合規(guī)性及材料的完整性進行審核，審核通過后報公司領導審批（根據(jù)印章使用的重要程度和風險級別，確定是否需公司領導審批）。-經審批同意后，印章保管人員按照批準的申請事項進行印章加蓋操作。蓋章過程應確保印章清晰、完整，與文件內容相符。同時，在《印章使用登記簿》上如實記錄印章使用的日期、申請人、使用事項、蓋章文件名稱及份數(shù)等信息，申請人簽字確認。-對于涉及重大事項或高風險業(yè)務的印章使用，如合同簽訂、對外擔保等，需由公司法律顧問進行法律審核，并根據(jù)公司決策程序進行集體審議或決策后，方可使用印章。4.印章的停用與銷毀-當公司名稱變更、機構撤銷或印章?lián)p壞等原因導致印章不再使用時，由行政部門提出印章停用申請，報公司領導審批。-經批準停用的印章，行政部門應及時收回并進行封存，在《印章管理臺賬》上注明停用日期和原因。-對于需要銷毀的印章，行政部門應填寫《印章銷毀申請表》，經公司領導審批后，按照相關規(guī)定進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，可采用拍照、錄像等方式留存證據(jù)，并由專人負責監(jiān)督銷毀。四、權利與義務1.員工權利-員工有權了解印章管理制度的相關內容，在符合規(guī)定的情況下申請使用印章開展工作。-員工對印章管理工作存在疑問或發(fā)現(xiàn)問題時，有權向行政部門或上級領導提出咨詢和建議。2.員工義務-員工應嚴格遵守印章管理制度，按照規(guī)定的流程申請和使用印章，不得擅自使用、轉借或私刻印章。-員工在使用印章過程中，應妥善保管相關文件和材料，確保印章使用的真實性和合法性，不得利用印章謀取私利或從事違法違規(guī)活動。3.顧客權利-顧客在與公司進行業(yè)務往來過程中，有權要求公司按照規(guī)定使用印章對相關文件或協(xié)議進行確認，以保障自身合法權益。-顧客對公司印章使用情況存在疑問時，有權向公司相關部門進行咨詢和核實。4.顧客義務-顧客在涉及公司印章使用的業(yè)務活動中，應積極配合公司提供真實、準確的信息和材料，不得故意隱瞞或提供虛假信息。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-審計部門定期對印章保管、使用及登記情況進行內部審計，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。-行政部門應不定期對印章保管人員的工作進行檢查，確保印章保管安全、使用規(guī)范。同時，接受公司員工和顧客對印章使用違規(guī)行為的舉報和投訴。-建立信息公開制度，定期向公司員工和相關利益方公布印章管理工作的相關信息，接受廣泛監(jiān)督。2.獎勵機制-對于在印章管理工作中表現(xiàn)出色的員工，如嚴格遵守制度、及時發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為、提出合理化建議等，公司將給予表彰和獎勵，包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。-鼓勵員工積極參與印章管理的創(chuàng)新和改進工作，對于提出有效改進措施并取得良好效果的團隊或個人，公司將給予相應的獎勵。3.懲罰機制-對于違反印章管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職降薪、解除勞動合同等。構成違法犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。-因印章使用不當給公司造成經濟損失或不良影響的，相關責任人應承擔相應的賠償責任，并根據(jù)公司績效考核制度扣減績效分數(shù)。六、附則1.制度解釋權本制度由公司行政部門負責解釋和修訂，如有未盡事宜，參照公司其他相關規(guī)定執(zhí)行。2.