企業(yè)內(nèi)部溝通制度

（一）制定目的：建立公司內(nèi)部正常、順暢的溝通管道并形成制度。

（二）適用范圍：公司內(nèi)部涉及到文件溝通、會議溝通及其他形式溝

通時均適用。

（三）管理權(quán)責(zé)

3-1.管理部權(quán)責(zé)

（1）總經(jīng)理召開的會議、公司例會、臨時性會議的通知、召集，會

議資料的打算會議記錄，會議決議追蹤及呈報；

（2）總經(jīng)理信箱（傳統(tǒng)信箱以及電子信箱）的管理，定期收、呈；

（3）企業(yè)制度、正式文件的頒布、發(fā)行；

（4）公司決議事項和總經(jīng)理指令的通知、傳達(dá)；

（5）有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。

3-2.各部門主管權(quán)責(zé)

（1）出席要求參與的會議、執(zhí)行會議決議；

（2）依據(jù)會議要求、上級指示或工作須要，向所屬部門、員工傳達(dá)

會議決議及公司的政策、規(guī)章、要求等；

（3）定期或不定期向總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)作述職匯報，及相關(guān)業(yè)務(wù)狀

況的呈報；

（4）部門會議的通知、召集、會議資料的打算、會議決議追蹤及呈

報；

（5）有關(guān)跨部門事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦以部屬之考核;

二、工作內(nèi)容

（一）規(guī)定

1.總則

公司組織內(nèi)部的正常溝通管道有如下三種形式：

（1）止式的文件（含文書）溝通。

（2）會議溝通（例行會議、臨時性會議）。

（3）非正式場合、形式的溝通（電話、個別交談等）。

2.文件（含文書）溝通

1）規(guī)章、制度類文件

A.規(guī)定各種規(guī)章制度及作業(yè)程序、作業(yè)規(guī)范、操作標(biāo)準(zhǔn)并經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)

主管審核、批準(zhǔn)的正式文件，有專一主題、格式化、適用期長，一般

不針對詳細(xì)個人、詳細(xì)時間，并在相應(yīng)范圍內(nèi)必需遵循的基礎(chǔ)性制度;

B.

公司制定的制度規(guī)章，由（總）經(jīng)理室頒布、發(fā)放。

2）聯(lián)絡(luò)、通知類文書

A.進(jìn)行各種詳細(xì)事務(wù)聯(lián)絡(luò)、通知、交辦、指令、呈報等文書。一般適

用期較短，針對性較詳細(xì)，適用期過后，多數(shù)無保存價值或存檔年限

短。另外，有些臨時性或試行性制度也可接受此類形式。

B.各部門之間、公司內(nèi)部之間詳細(xì)事務(wù)聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、知會等事宜辦理

都可用《聯(lián)絡(luò)單》形式體現(xiàn)、傳遞。

C.上級主管、上級部門的事項通知、指令的傳達(dá)、發(fā)布，也都可用《聯(lián)

絡(luò)單》形式體現(xiàn)。

3）簽（呈）、報告、報表類文書

A.下級呈報上級，下屬部門呈報干脆主管部門、主管部門向公司或總

經(jīng)理的述職報告，專項工作匯報、簽呈及各項業(yè)務(wù)報表等，分為定期

及不定期的呈遞；

B.須定期呈報有：生產(chǎn)支配報表、生產(chǎn)月報表、品質(zhì)分析報表、毛利

預(yù)算表、財務(wù)收支預(yù)算、選購資金支配表等；業(yè)務(wù)部的業(yè)務(wù)報表、

銷售及費用月支配表及相關(guān)分析報告等；財務(wù)部的財務(wù)報表、財務(wù)分

析報告、責(zé)任單位成本績效報告；下級主管對上級主管的述職報告、

工作報告。

C.不定期呈報專項工作報告；詳細(xì)事項呈報核準(zhǔn)。

4）會議記錄類文書

A.各類會議由主持人指定人員做《會議記錄》，（副）總經(jīng)理主持召集

的會議原則上由管理部負(fù)責(zé)《會議記錄》；

B.對會議決議涉及詳細(xì)工作支配，須確認(rèn)追蹤結(jié)果，由會議記錄者形

成《決議事項追蹤表》

,經(jīng)主持人指定專人進(jìn)行追蹤、確認(rèn)。（副）總經(jīng)理主持會議的決議

事項的追蹤、確認(rèn)，除非總經(jīng)理另行指定，原則上由管理部負(fù)責(zé)；

C.對會議決議涉及一般事項的規(guī)定須傳達(dá)、通知、知會的，由會議記

錄者形成《聯(lián)絡(luò)單》

,經(jīng)主持人簽名確認(rèn)后，發(fā)放相關(guān)單位人員；

D.重要會議的《會議記錄》，經(jīng)主持人簽名確認(rèn)后，由會議記錄者復(fù)

印分發(fā)或傳閱與會人員或相關(guān)人員。

5）文件溝通途徑說明

A.審批、發(fā)布

公司性制度由（總）經(jīng)理室組織制定，經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)主管審核，總經(jīng)理

批準(zhǔn)后，頒布、發(fā)放；各單位部門內(nèi)部制度由部門在不與公司制度相

抵觸的前提下提出或組織制定，經(jīng)部門經(jīng)（副）理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)

后，頒布、發(fā)放；報批前須送（總）經(jīng)理室會審，確認(rèn)同公司相關(guān)制

度無沖突、抵觸。

①發(fā)出的“聯(lián)絡(luò)單”須經(jīng)發(fā)出部門（單位）主管簽章確認(rèn)并抄送（復(fù)

?。┥隙壷鞴埽毣貜?fù)者須經(jīng)受文部門（單位）主管簽章確認(rèn)，并

抄送（復(fù)?。┢渖隙壷鞴埽?/p>

②對會議記錄類的文書按本制度424.條款執(zhí)行；

③對須張榜公布的公告、任命、通知等文書發(fā)布前，由（總）經(jīng)理室

負(fù)責(zé)審稿，必要時，上呈總經(jīng)理批閱（核）方可；④全部簽（呈）報告、

報表均需層呈至上二級主管。

B.發(fā)放記錄

對傳閱的文件、文書，由發(fā)放部門要求傳閱對象在《傳閱記錄表》簽

章記錄；對正式發(fā)放文件，由發(fā)放部門要求收件者在《文件分發(fā)記錄

表》上簽收登錄；對《聯(lián)絡(luò)單》、《決議事項追蹤表》等的文書，必要

時.，發(fā)出部門可要求收文者在《文件分發(fā)記錄表》簽收登錄，收文者

不得拒簽，拒簽者予以記過處分。

C.傳遞規(guī)定

文件傳遞接受特地的文件夾傳遞，文件夾外除有“XX部門專用”字

樣外，用不同顏色色標(biāo)區(qū)分文件性質(zhì)；“急件”運用紅色色標(biāo)，“密件”

運用白色色標(biāo)，一般性呈閱文件運用黃色色標(biāo)，部門間傳遞文件或部

門內(nèi)傳閱文件接受綠色色標(biāo)；

收文者在接收來文后需在規(guī)定的時間內(nèi)著手處理文件中的相關(guān)事宜,

其中“急件”時限為1

小時，其他文件為4小時；

D文件存檔由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)，全部頒布、發(fā)放的文件必需存檔一

份。

3.會議溝通

（1）會議類別

A）例行性會議；B）臨時性會議。

（2）例行性會議

（3）臨時性會議由總經(jīng)理或相關(guān)權(quán)責(zé)主管依須要時動議召集

（4）會議管理

A.例行性會議如有變更原則上應(yīng)提前半個工作日通知，如無變更則不

另行通知；

B.臨時性會議原則上應(yīng)至少提前1小時通知參與人員；

C.會議參與者必需準(zhǔn)時出席并簽到，因故無法到會者，事先須向主持人

請假并取得許可，或派代理人出席（代理人應(yīng)向主持人報備），遲到、

早退者須向主持人報備，取得諒解及同意；

D.會議應(yīng)事先明確主題，與會人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各種打算（包括

資料、數(shù)據(jù)）；

E.主持人應(yīng)限制會議時程，盡量在規(guī)定的時間內(nèi)結(jié)束會議；

F.會議決議的落實實施狀況，應(yīng)作為下次會議議題之一。

4.非正規(guī)場合、形式的溝通

（1）由（總）經(jīng)理室設(shè)置總經(jīng)理信箱，并負(fù)責(zé)定期的收集、呈遞總

經(jīng)理；

（2）除工作接觸外，各級主管應(yīng)定期或不定期與下屬進(jìn)行交談溝通，

以增進(jìn)彼此了解，駕馭各層次人員的動態(tài)信息，幫助決策層把握方

向，適當(dāng)精確地制定相關(guān)政策，原則上：

A.總經(jīng)理、部門經(jīng)（副）理等干脆部屬每個月應(yīng)有一次交談溝通，總

經(jīng)理同下二級部屬，每季度應(yīng)有一次交談溝通；

B.經(jīng)（副）理同干脆部屬每周應(yīng)有一次交談、溝通，同其他部屬每月

應(yīng)有一次交談、溝通。

四、越級溝通：

對于正常的工作，各部門員工要養(yǎng)成逐級上報的習(xí)慣。但當(dāng)工作中出

現(xiàn)如下狀況時，可以進(jìn)行越級溝通：

1、下級對上級匯報的工作內(nèi)容，提出的看法和建議，多次得不到答

復(fù)時；

2、下級對上級的管理方式產(chǎn)生看法，須要投訴時；

3、下級發(fā)覺上級的違規(guī)行為時。

五、溝通反饋：

在各個溝通環(huán)節(jié)中，凡須有需回復(fù)的看法或問題時，溝通雙方必需明

確反饋的時限。擔(dān)負(fù)反饋的一方，必需在規(guī)定時限內(nèi)賜予回復(fù)。若在

指定時間內(nèi)未收到回復(fù)的，可干脆在聯(lián)絡(luò)單中向行政部提出投訴，投

訴將影響崗位績效。

六、相關(guān)責(zé)任：

1、部門主管有責(zé)任通過各種渠道以最佳方式解決員工所遇到的問題。

2、各部門主管對《信息聯(lián)絡(luò)單》的處理方式及處理結(jié)果將與其績效

掛勾。

3、假如當(dāng)事人未運用書面溝通方式而耽擱工作進(jìn)展的，當(dāng)事人負(fù)主

要責(zé)任。企業(yè)內(nèi)部書面溝通制度為促進(jìn)公司各部門及員工之間的溝通,

避開出現(xiàn)因內(nèi)部各環(huán)節(jié)溝通不剛好或不順暢導(dǎo)致的工作脫節(jié)、推諉現(xiàn)

象，同時建立良好的反映問題、解決問題的渠道，特制定本制度。

一、本制度核心內(nèi)容：接受書面溝通方式，即運用《信息聯(lián)絡(luò)單》解

決問題。

二、以下情形需運用書面溝通方式：

1、公司員工遇到自己無法解決的問題需上級領(lǐng)導(dǎo)幫助解決時；

2、公司員工遇到重要問題需得到上級領(lǐng)導(dǎo)批示時；

3、對行政會議確定的事項及問題進(jìn)行跟蹤督導(dǎo)；

4、所需解決的問題在短時間內(nèi)無法答復(fù)時；

5、所需解決的問題需有書面記錄時；

6、工作中須要得到其他部門的支持與協(xié)作時；

7、對公司具有代表性問題的建議，對公司改革及發(fā)展的建議和看法。

三、溝通流程：

?員工：

1、各部門員工需接受書面形式解決問題時，必需先填寫《信息聯(lián)絡(luò)

單》；

2、將填好的《信息聯(lián)絡(luò)單》遞交本部門主管；

3、部門主管接到《信息聯(lián)絡(luò)單》時必需在約定時間內(nèi)向員工反饋問

題解決狀況；

?部門:

1、部門間有需接受書面形式解決問題時，由部門經(jīng)理相互遞交《信

息聯(lián)絡(luò)單》，；

2、將填好的《信息聯(lián)絡(luò)單》遞交對方部門主管；

3、接受方應(yīng)在約定時間內(nèi)向遞交方反饋問題解決狀況；

?行政會議監(jiān)督執(zhí)行：

行政會議中未詳細(xì)協(xié)商的問題，會后協(xié)商需填寫《行政會議督導(dǎo)信息

聯(lián)絡(luò)單》：

1.A部門提出A部門解決一督導(dǎo)人處；

2.A部門提出B部門解決或需B部門協(xié)調(diào)的，A部門一B部門一督導(dǎo)

人處；接收部門必需在兩個工作日內(nèi)進(jìn)行回復(fù)，回復(fù)中必需有

“實施方案、負(fù)責(zé)人、完成時間”

三項內(nèi)容。督導(dǎo)人負(fù)責(zé)監(jiān)督

問題解決的全過程，特殊是對已有的解決方案按時實施進(jìn)行壓迫式督

導(dǎo)，直到問題得以解決，解決的標(biāo)準(zhǔn)是以后再遇到同類問題有章可循。

四、越級溝通：

對于正常的工作，各部門員工要養(yǎng)成逐級上報的習(xí)慣。但當(dāng)工作中出

現(xiàn)如下狀況時，可以進(jìn)行越級溝通：

1、下級對上級匯報的工作內(nèi)容，提出的看法和建議，多次得不到答

復(fù)時；

2、下級對上級的管理方式產(chǎn)生看法，須要投訴時；

3、下級發(fā)覺上級的違規(guī)行為時。

五、溝通反饋：

在各個溝通環(huán)節(jié)中，凡須有需回復(fù)的看法或問題時，溝通雙方必需明

確反饋的時限。擔(dān)負(fù)反饋的一方，必需在規(guī)定時限內(nèi)賜予回復(fù)。若在

指定時間內(nèi)未收到回復(fù)的，可干脆在聯(lián)絡(luò)單中向行政部提出投訴，投

訴將影響崗位績效。

六、相關(guān)責(zé)任：

1、部門主管有責(zé)任通過各種渠道以最佳方式解決員工所遇到的問題。

2、各部門主管對《信息聯(lián)絡(luò)單》的處理方式及處理結(jié)果將與其績效

掛勾。

3、假如當(dāng)事人未運用書面溝通方式而耽擱工作進(jìn)展的，當(dāng)事人負(fù)主

要責(zé)任。

一、制定本制度的目的

為促進(jìn)公司各部門及工作人員之間的溝通：培育一種正確的溝通心態(tài),

把主動的溝通變成一種習(xí)慣，使每一個崗位對上對下的溝通都變成一

種需求，在溝通中提高工作效率和精確度，削減誤會和沖突，融洽工

作關(guān)系，增進(jìn)同事及上下級感情，建立和諧的工作關(guān)系，同時建立良

好、健康的問題反映及解決渠道，特制定本制度。

二、溝通前的心態(tài)變更良好溝通首先要從變更心態(tài)起先。

1、健康的心態(tài)。

我們在整個團(tuán)隊中提倡坦率、真誠、相互信任、相互幫助的溝通氛圍，

提倡全員樹立端正的溝通心態(tài)！要使溝通基于工作本身，讓溝通幫助

整個團(tuán)隊提高工作精確度及效率：在工作中要保持主動暢通的溝通溝

通，發(fā)覺問題時通過正確的渠道反映，而不是背后爭論與傳播；在談

工作中的問題時，要就問題談問題，不要包含太多個人情感傾向；在

他人向自己反映工作中存在的問題時，要樂于接受，主動改善。

2、需求的心態(tài)。

每一個人都要把溝通變成一種需求：對上級來說，下級工作的優(yōu)秀表

現(xiàn)或是不足，下級思想與生活的動態(tài)，都要變成自己的溝通需求，主

動與下級去溝通；對下級來說，本部門工作中的各種問題，上級管理

工作中出現(xiàn)的問題，也都要變成自己的溝通需求，主動與上級去溝通;

對于同事以及各部門之間，主動的溝通也要成為一種需求，以促進(jìn)工

作效率與效果；每一名員工對公司的溝通也成為一種需求，對公司具

有代表性問題的提出與建議，對公司改革、發(fā)展的建議和看法，都可

以通過各種方式進(jìn)行溝通。

3、實事求是的心態(tài)。

溝通基于事實！公司各級管理干部要養(yǎng)成傾聽來自一線聲音的習(xí)慣,

無論是逐級的工作上報，還是員工通過正確的溝通方式進(jìn)行的越級上

報，只要是基于事實的、有益于推動企業(yè)工作的溝通內(nèi)容，-一律要引

起重視，與員工進(jìn)行坦誠的溝通，并主動改進(jìn)。

三、溝通方式

1、面談：主要指一對一的面對面談話。

2、會議：包括晨會、問題探討會議、工作協(xié)調(diào)會議、員工座談會、

全體員工大會等方式。

3、書面溝通：包括工作報告、文件、任務(wù)單、內(nèi)部刊物等方式。

4、網(wǎng)絡(luò)溝通：包括電話、電子郵件與網(wǎng)絡(luò)即時聯(lián)絡(luò)工具等方式。

5、其他：包括宣揚欄、董事長信箱等方式。

四、各處的溝通職責(zé)

（一）人事部門

1、人事部門要主動促進(jìn)各部門間的溝通，并賜予中層管理以上人員

相關(guān)溝通技能的培訓(xùn)。

2、定期進(jìn)行員工滿足度調(diào)查問卷，了解員工的目前工作的狀態(tài)和需

求。

（二）每一位有下屬的管理人員

1、在新員工入職時，要與其進(jìn)行入職談話，介紹公司及工作的簡要

狀況，并表達(dá)對其在公司發(fā)展的期望與祝福。

2、在員工試工期滿轉(zhuǎn)正時，要與其進(jìn)行轉(zhuǎn)正面談，對其試用期的表

現(xiàn)做出評價，表揚優(yōu)點、指出不足，并提出對其今后的工作期望。

3、在員工工作績效不佳時，要通過面談，幫助員工找尋與工作目標(biāo)

之間的差距，與公司要求的差距，提出改進(jìn)看法,表達(dá)對員工的期望，

以提高員工工作績效。

4、在員工心態(tài)出現(xiàn)問題時，要馬上與其談話，幫助其分析緣由并變

更心態(tài)。

5、當(dāng)員工表現(xiàn)優(yōu)異時，要表達(dá)出對員工的贊許，并提出對員工更高

的工作期望。

6、當(dāng)?shù)弥獑T工家庭出現(xiàn)重要事務(wù)時，要對事務(wù)狀況表達(dá)關(guān)注。

7、須時常了解員工對自己管理風(fēng)格、管理方式的看法和建議，并主

動改進(jìn)。

8、對于未發(fā)生以上狀況的員工，也須保持最少每個月一次的深化溝

通。

（三）每一名工作人員

1、當(dāng)工作中出現(xiàn)須要與上、下級或同級同事溝通的事項，要馬上溝

通，以促進(jìn)工作成效。

2、不同單位從事相同或類似工作的人員（如訂貨主管），彼此之間要

加強(qiáng)溝通，促進(jìn)業(yè)務(wù)技能的提升與信息的傳遞。

3、對于本部門的工作有任何看法或建議時，可與上級進(jìn)行溝通，促

進(jìn)改進(jìn)。

4、對于公司的發(fā)展與變革有任何看法或建議時，可通過上級逐級上

報或越級上報，以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

（四）公司及各部門：

1＞在各項與員工相關(guān)的管理制度下發(fā)之前，要充分溝通，了解員工

對制度的看法或建議。

2、在各項與工作相關(guān)的制度和流程下發(fā)之前，要和相關(guān)崗位的員工

充分溝通，聽取他們的分析，了解他們的看法和建議，提高制度與流

程的精確性與可執(zhí)行性。

3、公司下發(fā)的文件，各部門要通過晨會、公告欄等方式剛好、精確

地全體員工傳達(dá)。

4、工作中須要得到其他部門的支持與協(xié)作時?，可通過工作協(xié)調(diào)會議、

任務(wù)單等各種方式與相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人及執(zhí)行人進(jìn)行溝通，保障工作

協(xié)作時不會出現(xiàn)因溝通不暢而產(chǎn)生的問題。

（五）其他：

1、