培訓(xùn)機(jī)構(gòu)采購比價評審流程管理規(guī)定

一、總則1.目的為加強(qiáng)本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)采購管理，規(guī)范采購行為，有效控制采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本規(guī)定。通過科學(xué)合理的比價評審流程，確保每一項采購決策都能在滿足機(jī)構(gòu)運(yùn)營需求的前提下，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，提升機(jī)構(gòu)整體運(yùn)營效益。2.適用范圍本規(guī)定適用于培訓(xùn)機(jī)構(gòu)全體涉及采購相關(guān)工作的員工，以及參與采購項目的供應(yīng)商。采購范圍涵蓋教學(xué)設(shè)備、辦公用品、教材資料、服務(wù)類項目（如場地租賃、宣傳推廣服務(wù)等）等各類用于機(jī)構(gòu)日常運(yùn)營及教學(xué)活動的物資與服務(wù)。3.遵循原則本機(jī)構(gòu)采購比價評審工作遵循公開、公平、公正、競爭、效益的原則。公開采購信息，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機(jī)會參與競爭；公平對待每一個供應(yīng)商，不偏袒任何一方；公正評審，依據(jù)客觀標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評價；鼓勵供應(yīng)商之間的充分競爭，以獲取優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)；同時注重采購效益，確保采購決策符合機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)利益。4.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)本規(guī)定貫徹培訓(xùn)機(jī)構(gòu)“以學(xué)員為中心，追求卓越教學(xué)品質(zhì)”的經(jīng)營理念。在采購過程中，優(yōu)先選擇能夠提升教學(xué)質(zhì)量、保障學(xué)員學(xué)習(xí)體驗的產(chǎn)品和服務(wù)。秉持“創(chuàng)新、高效、協(xié)作、共贏”的企業(yè)文化，鼓勵采購團(tuán)隊積極創(chuàng)新采購方式，提高采購效率，加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作，與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.采購領(lǐng)導(dǎo)小組-組成：由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、教學(xué)部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)高層管理人員組成。-職責(zé)：全面領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督采購比價評審工作，制定采購戰(zhàn)略和重大采購政策；審批重大采購項目的采購方案、供應(yīng)商選擇及合同簽訂；協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題，確保采購工作符合機(jī)構(gòu)整體發(fā)展戰(zhàn)略和利益。2.采購部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)制定采購計劃，根據(jù)機(jī)構(gòu)各部門需求，結(jié)合庫存情況，合理安排采購項目和時間；收集、整理和篩選供應(yīng)商信息，建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫；組織實(shí)施采購比價評審工作，按照規(guī)定流程進(jìn)行詢價、比價、議價等操作；負(fù)責(zé)采購合同的起草、談判和簽訂工作；跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的物流、質(zhì)量等問題；定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，向采購領(lǐng)導(dǎo)小組匯報采購績效。3.需求部門-職責(zé)：提出準(zhǔn)確的采購需求，詳細(xì)說明所需物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間等要求；參與采購項目的技術(shù)評審，為采購部門提供專業(yè)的技術(shù)支持和建議；協(xié)助采購部門對供應(yīng)商提供的樣品或試用服務(wù)進(jìn)行評估和驗收；對采購物資或服務(wù)的使用情況進(jìn)行反饋，及時提出改進(jìn)意見。4.財務(wù)部門-職責(zé)：參與采購預(yù)算的編制和審核，對采購項目的成本進(jìn)行核算和控制；審查采購合同的財務(wù)條款，確保合同符合財務(wù)規(guī)范和機(jī)構(gòu)的財務(wù)風(fēng)險控制要求；協(xié)助采購部門進(jìn)行價格分析和成本評估，提供財務(wù)專業(yè)意見；負(fù)責(zé)采購款項的支付審核和結(jié)算工作。5.評審小組-組成：根據(jù)采購項目的性質(zhì)和需求，從相關(guān)部門（如教學(xué)部門、技術(shù)部門、行政部門等）抽調(diào)專業(yè)人員組成。成員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識、經(jīng)驗和良好的職業(yè)道德。-職責(zé)：對采購項目進(jìn)行綜合評審，包括技術(shù)方案、商務(wù)條款、價格水平、供應(yīng)商信譽(yù)等方面；按照評審標(biāo)準(zhǔn)和流程，對供應(yīng)商的報價和方案進(jìn)行評價和打分；撰寫評審報告，提出推薦供應(yīng)商和采購建議，為采購決策提供依據(jù)。三、管理流程1.采購需求提出-需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計使用時間等信息。-《采購需求申請表》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購計劃制定-采購部門收到《采購需求申請表》后，進(jìn)行匯總和分析。結(jié)合庫存情況、采購周期、市場供應(yīng)等因素，制定詳細(xì)的采購計劃。-采購計劃包括采購項目名稱、采購數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間、供應(yīng)商選擇范圍等內(nèi)容，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.供應(yīng)商選擇與邀請-采購部門根據(jù)采購項目的要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選符合條件的供應(yīng)商，或通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦等方式尋找新的供應(yīng)商。-向潛在供應(yīng)商發(fā)出《采購邀請書》，包括采購項目的詳細(xì)信息、技術(shù)規(guī)格要求、報價說明、響應(yīng)截止時間等內(nèi)容。同時，要求供應(yīng)商提供公司資質(zhì)證明、產(chǎn)品樣本、業(yè)績案例等相關(guān)資料。4.詢價與報價-供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件，采購部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行初步整理和分析。-采購部門可根據(jù)需要，對部分供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步的詢價和議價，要求供應(yīng)商對報價進(jìn)行澄清或調(diào)整。5.評審準(zhǔn)備-采購部門在報價截止后，將供應(yīng)商的報價文件和相關(guān)資料分發(fā)給評審小組成員。-評審小組成員對采購項目和供應(yīng)商報價進(jìn)行詳細(xì)研究，制定評審標(biāo)準(zhǔn)和評分細(xì)則。評審標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括技術(shù)指標(biāo)、商務(wù)條款、價格因素、售后服務(wù)等方面，確保評審工作的科學(xué)性和公正性。6.評審會議-采購部門組織召開評審會議，評審小組成員參加。-各供應(yīng)商代表依次對其報價和方案進(jìn)行陳述和演示。-評審小組成員根據(jù)評審標(biāo)準(zhǔn)和評分細(xì)則，對供應(yīng)商進(jìn)行獨(dú)立打分和評價。評審過程中，可對供應(yīng)商進(jìn)行提問和要求進(jìn)一步說明。-采購部門對評審結(jié)果進(jìn)行匯總統(tǒng)計，按照得分高低列出供應(yīng)商排名順序。7.推薦與審批-評審小組根據(jù)評審結(jié)果，撰寫《評審報告》，推薦排名靠前的供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人，并提出采購建議。-《評審報告》報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)評審意見和機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，最終確定中標(biāo)供應(yīng)商。8.合同簽訂與執(zhí)行-采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商就采購合同條款進(jìn)行談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。-合同經(jīng)雙方協(xié)商一致后，由采購部門起草合同文本，報相關(guān)部門審核。審核通過后，由機(jī)構(gòu)授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。-采購部門負(fù)責(zé)跟蹤合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按照合同要求按時、按質(zhì)、按量交付產(chǎn)品或提供服務(wù)。需求部門協(xié)助采購部門進(jìn)行驗收工作，對驗收合格的物資或服務(wù)辦理入庫或使用手續(xù)。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)對采購工作提出意見和建議，如發(fā)現(xiàn)采購過程中存在違規(guī)行為，有權(quán)向采購領(lǐng)導(dǎo)小組或相關(guān)監(jiān)督部門舉報。-參與采購評審的員工有權(quán)獲取充分的采購項目信息和供應(yīng)商資料，以便做出客觀公正的評價。-員工在執(zhí)行采購任務(wù)過程中，有權(quán)要求相關(guān)部門和人員提供必要的支持和協(xié)助。2.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守采購管理制度和流程，認(rèn)真履行工作職責(zé)，確保采購工作的規(guī)范、高效進(jìn)行。-保守采購過程中涉及的商業(yè)機(jī)密、供應(yīng)商信息和機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息，不得泄露給外部人員。-積極參與采購培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提升自身的專業(yè)知識和技能水平，提高采購工作質(zhì)量。3.供應(yīng)商權(quán)利-有權(quán)獲取采購項目的詳細(xì)信息和要求，在規(guī)定時間內(nèi)提出合理的疑問和澄清要求。-按照公平、公正的原則參與采購競爭，有權(quán)要求采購機(jī)構(gòu)對其報價和方案進(jìn)行客觀評價。-對采購評審結(jié)果有異議的，有權(quán)在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴。4.供應(yīng)商義務(wù)-提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的公司資質(zhì)證明、產(chǎn)品或服務(wù)信息、業(yè)績案例等資料，不得提供虛假材料。-按照采購機(jī)構(gòu)的要求和規(guī)定時間提交報價文件和響應(yīng)方案，積極配合采購評審工作。-如中標(biāo)，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，按時、按質(zhì)、按量提供產(chǎn)品或服務(wù)，不得擅自變更合同條款。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-成立專門的采購監(jiān)督小組，成員包括機(jī)構(gòu)內(nèi)部審計人員、紀(jì)檢人員等。負(fù)責(zé)對采購全過程進(jìn)行監(jiān)督，確保采購活動依法依規(guī)進(jìn)行。-監(jiān)督小組有權(quán)檢查采購文件、記錄、合同等資料，對采購過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查和監(jiān)督。發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并向采購領(lǐng)導(dǎo)小組報告。-建立供應(yīng)商和員工的投訴舉報渠道，鼓勵對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報。對投訴舉報事項進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查核實(shí)，依法依規(guī)處理。2.獎勵機(jī)制-對在采購工作中表現(xiàn)突出的員工，如成功降低采購成本、提高采購質(zhì)量、發(fā)現(xiàn)并解決重大采購問題等，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括獎金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會等。-對積極參與采購評審工作，提出合理建議并被采納，為機(jī)構(gòu)帶來顯著經(jīng)濟(jì)效益的評審小組成員，給予適當(dāng)獎勵。-對長期合作、信譽(yù)良好、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)采購項目中給予優(yōu)先考慮、增加采購份額等激勵措施。3.懲罰機(jī)制-對違反采購管理制度和流程的員工，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等處分。構(gòu)成違法犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。-對在采購過程中提供虛假資料、惡意串通、圍標(biāo)串標(biāo)等違規(guī)行為的供應(yīng)商，取消其參與采購項目的資格，并列入黑名單。造成機(jī)構(gòu)損失的，依法追究其法律責(zé)任。-對評審小組成員在評審過程中違反職業(yè)道德、徇私舞弊、泄露評審信息等行為，給予嚴(yán)肅處理，取消其評審資格，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。六