貿易公司員工名片申領與使用管理制度

一、總則1.目的：為加強公司名片管理，規(guī)范名片的申領、制作、使用及回收流程，樹立公司統(tǒng)一的專業(yè)形象，確保名片信息準確、有效，同時滿足員工業(yè)務開展需求，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于公司全體員工。3.原則：遵循簡潔、規(guī)范、統(tǒng)一的原則，體現(xiàn)公司的企業(yè)文化和經營理念。名片內容應準確反映員工的職位、聯(lián)系方式等信息，以促進公司與客戶之間的有效溝通。秉持扁平化管理理念，簡化申領流程，提高工作效率。注重運營效益，合理控制名片制作成本。4.企業(yè)文化與經營理念體現(xiàn)：名片的設計風格應體現(xiàn)公司開放、創(chuàng)新、合作的企業(yè)文化，強調以客戶為中心、追求卓越的經營理念。在名片的色彩、字體、排版等方面展現(xiàn)公司的獨特個性，使客戶通過名片就能對公司的價值觀有初步的認知。二、組織架構與職責劃分1.行政部門-負責制定和完善名片管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-統(tǒng)一收集員工的名片申領信息，審核信息的準確性和完整性。-與名片制作供應商進行溝通、協(xié)調，確保名片制作的質量和及時性。-管理公司名片的庫存，定期盤點，確保有足夠的名片供應。-負責對員工名片使用情況進行監(jiān)督和檢查，對違規(guī)行為進行處理。2.員工所在部門-協(xié)助行政部門做好本部門員工名片申領信息的收集和初審工作，確保信息準確無誤。-對本部門員工名片的使用情況進行日常管理和監(jiān)督，督促員工正確使用名片。3.員工-按照制度規(guī)定及時提交名片申領信息，并確保信息真實、準確、完整。-妥善保管和正確使用本人名片，不得隨意涂改、丟棄或轉借他人。-在離職時，按照規(guī)定及時將未使用的名片交回行政部門。三、管理流程1.名片申領-新員工申領：新員工入職后，由所在部門負責人協(xié)助其填寫《名片申領表》，表中應包含員工姓名、部門、職位、聯(lián)系方式（辦公電話、手機號碼、電子郵箱）等信息。申領表填寫完成后，提交至行政部門審核。行政部門在收到申領表后的1個工作日內完成審核，審核通過后將信息發(fā)送至名片制作供應商進行制作。名片制作周期一般為3-5個工作日，制作完成后，行政部門通知新員工領取名片。-在職員工申領：在職員工因職位變動、聯(lián)系方式變更等原因需要重新申領名片時，需填寫《名片申領表》，注明變更原因及變更后的信息，經所在部門負責人簽字確認后，提交至行政部門審核。行政部門審核通過后，按照新員工申領名片的流程進行制作和發(fā)放。2.名片制作-行政部門應選擇具有良好信譽和質量保證的名片制作供應商，并與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括名片的制作規(guī)格、質量標準、價格、交貨時間等。名片的設計模板由行政部門統(tǒng)一制定，體現(xiàn)公司的品牌標識、名稱、聯(lián)系方式等基本信息，同時應考慮不同職位的個性化需求，確保名片內容清晰、規(guī)范、美觀。制作供應商應按照行政部門提供的設計模板和員工信息進行制作，在制作過程中如有任何問題，應及時與行政部門溝通解決。3.名片發(fā)放-名片制作完成后，行政部門對名片的質量和信息準確性進行檢查，確認無誤后通知員工領取。員工領取名片時，需在《名片領取登記表》上簽字確認，注明領取日期、名片數(shù)量等信息。行政部門應建立名片發(fā)放臺賬，記錄員工名片的申領、制作、發(fā)放情況，以便查詢和統(tǒng)計。4.名片使用-員工在商務活動、業(yè)務往來等場合應主動、禮貌地向對方遞出名片，遞名片時應注意姿勢端正、面帶微笑，用雙手將名片正面朝向對方遞出，并簡要介紹自己的姓名、職位等信息。員工應妥善保管自己的名片，避免名片損壞、丟失或信息泄露。不得隨意在名片上涂改信息，如需變更信息，應及時重新申領名片。員工不得將公司名片用于非工作用途，不得轉借他人使用，不得私自制作或委托他人制作與公司名片相似的名片。5.名片回收-員工離職時，應在辦理離職手續(xù)前將未使用的名片交回行政部門，行政部門在《名片回收登記表》上記錄回收情況。如員工未能及時交回名片，行政部門應督促其交回，如無法交回，應按照名片制作成本進行賠償。對于因公司名稱變更、品牌標識更新等原因導致名片內容需要變更的，行政部門應及時通知員工交回舊名片，并重新申領新名片。四、權利與義務1.員工權利-有權按照制度規(guī)定及時申領符合自身職位和業(yè)務需求的名片，以保障業(yè)務工作的正常開展。-對名片的設計、制作質量等方面有提出合理建議和意見的權利，行政部門應認真聽取員工的建議，并根據(jù)實際情況進行改進。2.員工義務-嚴格遵守本制度的各項規(guī)定，如實提供名片申領信息，不得虛報、瞞報。-妥善使用和保管名片，維護公司的形象和聲譽，不得利用名片從事違法違規(guī)或損害公司利益的行為。-離職時按照規(guī)定交回未使用的名片，配合公司做好名片管理工作。3.公司權利-有權對員工名片的申領、使用情況進行監(jiān)督和檢查，對違反制度的行為進行處理。-根據(jù)公司發(fā)展需要，有權對名片的設計、制作等相關規(guī)定進行調整和完善。4.公司義務-按照制度規(guī)定及時為員工申領、制作和發(fā)放名片，確保員工能夠正常使用。-為員工提供必要的名片使用培訓和指導，幫助員工正確使用名片，提升商務禮儀水平。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對員工名片的使用情況進行檢查，檢查內容包括名片信息的準確性、名片的保管和使用方式等。通過抽查、問卷調查等方式收集員工和客戶對名片管理工作的意見和建議，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改。各部門負責人應協(xié)助行政部門做好本部門員工名片使用情況的日常監(jiān)督工作，發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部門報告。2.獎勵機制-對于在名片管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，如嚴格遵守制度、積極提出合理化建議并被采納等，公司將給予一定的獎勵，如公開表揚、物質獎勵等。對名片管理工作做出突出貢獻的部門，公司將在績效考核中給予適當加分，以鼓勵部門積極參與和支持名片管理工作。3.懲罰機制-對于違反本制度的員工，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。初次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予口頭警告，并責令其立即改正；多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，給予書面警告，并按照名片制作成本的一定比例進行罰款；如因違規(guī)行為給公司造成損失的，將追究其相應的賠償責任。對于違反制度的部門，行政部門將對部門負責人進行通報批評，并要求部門進行整改，整改情況將納入部門績效考核。六、附則1.制度解釋：本制度由行政部門負責解釋，如有未盡事宜，行政部門可根據(jù)實際情況進行補充