貿(mào)易公司采購付款賬期執(zhí)行監(jiān)督制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范貿(mào)易公司采購付款賬期的執(zhí)行與監(jiān)督，確保公司資金的合理使用，維護(hù)良好的供應(yīng)商合作關(guān)系，保障公司運(yùn)營效益，同時(shí)符合公司扁平化管理理念，提高工作效率與透明度。2.適用范圍本制度適用于貿(mào)易公司全體涉及采購付款業(yè)務(wù)的員工以及相關(guān)供應(yīng)商。3.指導(dǎo)原則秉持公司“誠信、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化，以公平、公正、公開的態(tài)度處理采購付款賬期相關(guān)事宜。在確保公司資金安全與運(yùn)營效益的前提下，充分考慮供應(yīng)商利益，實(shí)現(xiàn)互利共贏。遵循扁平化管理理念，減少不必要的層級(jí)審批，提高決策與執(zhí)行效率。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.采購部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)與供應(yīng)商洽談采購合同，明確付款賬期條款。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保貨物按時(shí)按質(zhì)按量交付。在臨近付款賬期時(shí)，提交付款申請，并提供相關(guān)采購憑證。-人員配置：采購專員負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)及付款賬期溝通；采購經(jīng)理負(fù)責(zé)審核采購合同及付款申請，協(xié)調(diào)與供應(yīng)商關(guān)系。2.財(cái)務(wù)部門-職責(zé)：建立采購付款賬期臺(tái)賬，記錄每筆采購業(yè)務(wù)的賬期信息。審核采購付款申請，確保申請金額、賬期等符合合同約定。根據(jù)公司資金狀況和賬期安排，合理安排付款資金，進(jìn)行付款操作。定期對采購付款賬期執(zhí)行情況進(jìn)行分析與報(bào)告。-人員配置：應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)賬期臺(tái)賬記錄與付款申請審核；財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)資金安排與報(bào)告審核。3.監(jiān)督小組-組成：由公司高層管理人員、內(nèi)部審計(jì)人員等組成，負(fù)責(zé)對采購付款賬期執(zhí)行情況進(jìn)行全面監(jiān)督。-職責(zé)：制定監(jiān)督計(jì)劃，定期檢查采購付款業(yè)務(wù)流程。對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并監(jiān)督整改措施的執(zhí)行情況。對違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查與處理，提出獎(jiǎng)懲建議。三、管理流程1.采購合同簽訂-采購專員與供應(yīng)商就采購貨物、價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、付款賬期等條款進(jìn)行洽談，形成初步意向。-將洽談結(jié)果提交采購經(jīng)理審核，審核通過后，簽訂正式采購合同，明確付款賬期起始時(shí)間、付款方式等具體內(nèi)容。合同需同時(shí)提交財(cái)務(wù)部門備案。2.采購執(zhí)行與跟蹤-采購專員跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按合同約定發(fā)貨。貨物到達(dá)后，會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。-在臨近付款賬期前[X]個(gè)工作日，采購專員填寫付款申請單，附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)憑證，提交采購經(jīng)理審核。3.付款申請審核-采購經(jīng)理審核付款申請單，確認(rèn)采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性與合規(guī)性，簽字后提交財(cái)務(wù)部門。-應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)對照采購合同和賬期臺(tái)賬，審核付款申請的金額、賬期等信息，審核無誤后提交財(cái)務(wù)經(jīng)理。-財(cái)務(wù)經(jīng)理根據(jù)公司資金狀況和預(yù)算安排，審批付款申請。如資金緊張，需與采購部門協(xié)商調(diào)整付款計(jì)劃。4.付款操作-財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款申請，安排資金進(jìn)行付款操作。付款完成后，及時(shí)更新賬期臺(tái)賬，并將付款憑證反饋給采購部門。5.監(jiān)督檢查-監(jiān)督小組定期（每月/每季度）對采購付款賬期執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，查閱采購合同、付款申請單、賬期臺(tái)賬等資料。-對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，如未按合同約定付款、賬期記錄不準(zhǔn)確等，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解采購付款賬期相關(guān)制度和流程，在工作中遇到疑問時(shí)，可向相關(guān)部門咨詢。-對不合理的付款要求或供應(yīng)商的違規(guī)行為，員工有權(quán)向上級(jí)反映，維護(hù)公司利益。2.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守采購付款賬期相關(guān)制度和流程，認(rèn)真履行工作職責(zé)。-及時(shí)準(zhǔn)確地提供采購業(yè)務(wù)相關(guān)信息和憑證，確保付款申請的順利進(jìn)行。-保守公司商業(yè)秘密，不得泄露采購合同、付款信息等機(jī)密內(nèi)容。3.供應(yīng)商權(quán)利-按照合同約定的付款賬期，按時(shí)收到貨款。-對公司付款政策和流程提出合理建議和意見。4.供應(yīng)商義務(wù)-嚴(yán)格按照采購合同約定的貨物規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量和交貨時(shí)間供貨。-提供合法有效的發(fā)票及其他相關(guān)憑證。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督措施-內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購付款業(yè)務(wù)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，檢查賬期執(zhí)行情況、內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況等。-設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，鼓勵(lì)員工和供應(yīng)商對違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對嚴(yán)格執(zhí)行采購付款賬期制度，為公司節(jié)約資金、維護(hù)良好供應(yīng)商關(guān)系做出突出貢獻(xiàn)的員工，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書等。-對于按時(shí)履行合同義務(wù)、合作良好的供應(yīng)商，在后續(xù)采購項(xiàng)目中給予優(yōu)先合作、價(jià)格優(yōu)惠等獎(jiǎng)勵(lì)。3.懲罰機(jī)制-對未按制度規(guī)定執(zhí)行采購付款賬期的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處罰。如因個(gè)人原因給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，需承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。-對違反采購合同約定，拖延交貨、提供不合格貨物或不配合付款流程的供應(yīng)商，采取扣除貨款、暫停合作、終止合作等措施。六、附則1.制度修訂本制度將根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化以及實(shí)際執(zhí)行情況適時(shí)進(jìn)行修訂和完善。修訂后的制度需經(jīng)公司管理層審批后發(fā)布實(shí)施。2.解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸貿(mào)易公司所有。3.生效日期本制度自發(fā)布之日起生效執(zhí)行。各部門應(yīng)組織員工認(rèn)真學(xué)習(xí)，確保制度的有效落實(shí)。在制度執(zhí)行過程中，如遇問題