學術文件管理暫行辦法總則制定目的為了加強本公司/組織（以下簡稱“本單位”）學術文件的科學管理，確保學術文件的完整性、準確性和安全性，促進學術交流與合作，提高學術研究水平，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本單位實際情況，特制定本暫行辦法。適用范圍本辦法適用于本單位內(nèi)部產(chǎn)生、收集、整理、存儲、使用和銷毀的所有學術文件，包括但不限于學術論文、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、學術會議資料、科研項目文檔等。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：學術文件實行集中統(tǒng)一管理，由本單位指定的專門部門或人員負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導。2.分類管理原則：根據(jù)學術文件的性質、類型、密級等因素進行分類管理，確保不同類型的學術文件得到合理的保管和利用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關安全保密的法律法規(guī)，采取必要的技術和管理措施，確保學術文件的安全和保密。4.方便利用原則：在保證學術文件安全保密的前提下，充分考慮學術文件的利用需求，提高學術文件的利用效率。學術文件的形成與收集形成要求1.本單位的科研人員、管理人員等在開展學術研究、科研項目、學術交流等活動過程中，應當及時形成相關的學術文件。2.學術文件的內(nèi)容應當真實、準確、完整，數(shù)據(jù)應當可靠，圖表應當清晰，文字應當規(guī)范。3.學術文件的格式應當符合本單位的相關規(guī)定和要求，采用統(tǒng)一的字體、字號、排版格式等。收集范圍1.學術論文：包括在國內(nèi)外學術期刊、會議論文集等公開發(fā)表的論文，以及內(nèi)部交流的學術論文。2.研究報告：包括科研項目的立項報告、中期報告、結題報告，以及專題研究報告等。3.實驗數(shù)據(jù)：包括實驗過程中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)、測試數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)等。4.學術會議資料：包括參加國內(nèi)外學術會議的會議通知、會議論文、會議紀要等。5.科研項目文檔：包括科研項目的申請書、合同書、任務書、驗收報告等。6.其他學術文件：包括學術著作、專利文件、軟件著作權登記文件等。收集方式1.各部門、各項目組應當指定專人負責本部門、本項目組學術文件的收集工作，并及時將收集到的學術文件移交本單位指定的專門部門或人員。2.科研人員、管理人員等在完成學術研究、科研項目、學術交流等活動后，應當及時將相關的學術文件提交給本部門、本項目組的文件收集人員。3.對于外部單位或個人提供的學術文件，應當及時進行登記和收集，并移交本單位指定的專門部門或人員。收集時間1.學術論文應當在公開發(fā)表后一個月內(nèi)收集。2.研究報告應當在完成后一個月內(nèi)收集。3.實驗數(shù)據(jù)應當在實驗結束后一個月內(nèi)收集。4.學術會議資料應當在會議結束后一個月內(nèi)收集。5.科研項目文檔應當在項目立項、中期檢查、結題驗收等關鍵節(jié)點及時收集。6.其他學術文件應當在產(chǎn)生或獲得后一個月內(nèi)收集。學術文件的整理與歸檔整理要求1.對收集到的學術文件應當進行分類整理，按照學術文件的類型、時間、作者等因素進行分類編號。2.對學術文件的內(nèi)容應當進行審核，確保內(nèi)容真實、準確、完整，數(shù)據(jù)可靠，圖表清晰，文字規(guī)范。3.對學術文件的格式應當進行統(tǒng)一規(guī)范，采用統(tǒng)一的字體、字號、排版格式等。歸檔范圍1.具有重要學術價值和保存價值的學術文件應當進行歸檔。2.涉及本單位科研項目、科研成果、知識產(chǎn)權等重要信息的學術文件應當進行歸檔。3.其他需要歸檔的學術文件，由本單位指定的專門部門或人員根據(jù)實際情況確定。歸檔方式1.學術文件的歸檔采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行。2.紙質檔案應當按照分類編號的順序進行裝訂成冊，并放入檔案盒中進行保管。3.電子檔案應當按照分類編號的順序進行存儲在本單位指定的服務器或存儲設備中，并進行備份。歸檔時間1.學術文件的歸檔工作應當在每年的第一季度完成上一年度的歸檔任務。2.對于新產(chǎn)生的學術文件，應當及時進行歸檔。學術文件的存儲與保管存儲要求1.學術文件的存儲應當采用安全可靠的存儲設備和存儲環(huán)境，確保學術文件的安全和完整。2.紙質檔案應當存儲在專門的檔案庫房中，檔案庫房應當具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。3.電子檔案應當存儲在本單位指定的服務器或存儲設備中，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應當存儲在不同的物理位置。保管責任1.本單位指定的專門部門或人員負責學術文件的保管工作，應當建立健全學術文件保管制度，明確保管責任。2.保管人員應當定期對學術文件進行檢查和維護，確保學術文件的安全和完整。3.對于損壞、丟失的學術文件，應當及時進行修復和補充。保密管理1.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的學術文件，應當按照國家有關保密法律法規(guī)的規(guī)定進行管理。2.保密學術文件應當采用加密存儲、限制訪問等技術手段進行保護，確保保密信息的安全。3.保管人員應當嚴格遵守保密制度，不得泄露保密學術文件的內(nèi)容。學術文件的借閱與利用借閱要求1.本單位內(nèi)部人員因工作需要借閱學術文件的，應當填寫《學術文件借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到本單位指定的專門部門或人員處辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個人因工作需要借閱學術文件的，應當持單位介紹信或個人有效身份證件，經(jīng)本單位相關部門負責人批準后，到本單位指定的專門部門或人員處辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應當愛護學術文件，不得損壞、丟失、涂改學術文件。借閱期限1.本單位內(nèi)部人員借閱學術文件的期限一般不得超過一個月，特殊情況需要延長借閱期限的，應當辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位或個人借閱學術文件的期限一般不得超過半個月，特殊情況需要延長借閱期限的，應當經(jīng)本單位相關部門負責人批準。利用方式1.借閱人員可以在本單位指定的場所查閱、復制學術文件。2.如需將學術文件帶出本單位，應當經(jīng)本單位相關部門負責人批準，并辦理相關手續(xù)。3.利用學術文件進行科研、教學、學術交流等活動的，應當遵守國家有關法律法規(guī)和本單位的相關規(guī)定。利用權限1.對于公開的學術文件，本單位內(nèi)部人員和外部單位或個人均可按照規(guī)定進行查閱、復制和利用。2.對于保密的學術文件，只有經(jīng)過授權的人員才能進行查閱、復制和利用。學術文件的鑒定與銷毀鑒定要求1.本單位應當定期對學術文件進行鑒定，確定學術文件的保存價值和保管期限。2.鑒定工作應當由本單位指定的專門部門或人員組織相關專家進行。3.鑒定結果應當形成書面報告，并報本單位領導批準。銷毀范圍1.保管期限已滿且無保存價值的學術文件應當進行銷毀。2.因損壞、丟失等原因無法修復且無保存價值的學術文件應當進行銷毀。3.其他需要銷毀的學術文件，由本單位指定的專門部門或人員根據(jù)鑒定結果確定。銷毀方式1.紙質檔案的銷毀應當采用粉碎、焚燒等方式進行，確保銷毀徹底。2.電子檔案的銷毀應當采用數(shù)據(jù)覆蓋、物理銷毀等方式進行，確保數(shù)據(jù)無法恢復。銷毀程序1.銷毀學術文件應當填寫《學術文件銷毀申請表》，經(jīng)本單位相關部門負責人批準后，由本單位指定的專門部門或人員負責組織實施。2.銷毀學術文件時，應當有兩人以上在場監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認。3.銷毀清單應當永久保存。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.本單位應當建立健全學術文件管理監(jiān)督機制，加強對學術文件管理工作的監(jiān)督檢查。2.本單位指定的專門部門或人員負責對學術文件的形成、收集、整理、存儲、使用和銷毀等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.學術文件管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.學術文件的形成、收集、整理、存儲、使用和銷毀等環(huán)節(jié)的工作質量。3.學術文件的安全保密情況。檢查方式1.定期檢查：本單位應當每年組織一次全面的學術文件管理檢查。2.不定期檢查：本單位可以根據(jù)實際情況，不定期對學術