外企薪資采購管理辦法總則目的為規(guī)范本外企薪資采購管理工作，確保薪資采購活動的公平、公正、公開，提高資金使用效率，保障企業(yè)和員工的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本外企內(nèi)部所有涉及薪資采購的活動，包括但不限于與外部人力資源服務(wù)機構(gòu)合作進(jìn)行的薪資核算、發(fā)放、稅務(wù)申報等相關(guān)服務(wù)的采購。定義1.薪資采購：指企業(yè)為滿足薪資管理需求，向外部供應(yīng)商購買相關(guān)服務(wù)或產(chǎn)品的行為。2.供應(yīng)商：指能夠提供薪資核算、發(fā)放、稅務(wù)申報等相關(guān)服務(wù)或產(chǎn)品的外部機構(gòu)或企業(yè)。管理原則1.合法性原則：薪資采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為的合法性和合規(guī)性。2.效益性原則：在保證采購服務(wù)質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，選擇性價比高的供應(yīng)商和采購方案，提高資金使用效率。3.公正性原則：采購過程應(yīng)公正透明，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，避免任何形式的不正當(dāng)競爭和利益輸送。4.保密性原則：在薪資采購活動中，涉及到企業(yè)和員工的敏感信息，如薪資數(shù)據(jù)、個人隱私等，必須嚴(yán)格保密，防止信息泄露。采購組織與職責(zé)采購決策機構(gòu)成立薪資采購決策委員會，由企業(yè)高層管理人員、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人等組成。其主要職責(zé)包括：1.審議和批準(zhǔn)薪資采購計劃和預(yù)算。2.確定采購方式和供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)。3.審議和批準(zhǔn)重大采購合同。4.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。采購執(zhí)行部門人力資源部門作為薪資采購的執(zhí)行部門，其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)制定薪資采購計劃和預(yù)算。2.組織采購項目的招標(biāo)、談判等工作。3.對供應(yīng)商進(jìn)行評估和選擇。4.簽訂采購合同，并監(jiān)督合同的執(zhí)行情況。5.處理采購過程中的糾紛和問題。財務(wù)部門職責(zé)財務(wù)部門在薪資采購活動中的主要職責(zé)包括：1.審核采購計劃和預(yù)算的合理性。2.負(fù)責(zé)采購資金的籌集和支付。3.對采購費用進(jìn)行核算和監(jiān)督。4.參與采購合同的審核，確保合同條款符合財務(wù)規(guī)定。審計部門職責(zé)審計部門負(fù)責(zé)對薪資采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，其主要職責(zé)包括：1.審查采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。2.檢查采購合同的簽訂和執(zhí)行情況。3.對采購過程中的內(nèi)部控制制度進(jìn)行評估和監(jiān)督。4.提出審計意見和建議，促進(jìn)采購管理工作的改進(jìn)。采購計劃與預(yù)算管理采購計劃的編制人力資源部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求和薪資管理目標(biāo)，每年編制年度薪資采購計劃。采購計劃應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.采購項目名稱和內(nèi)容。2.采購數(shù)量和質(zhì)量要求。3.采購預(yù)算和資金來源。4.采購時間和進(jìn)度安排。5.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和采購方式。采購計劃的審批年度薪資采購計劃編制完成后，應(yīng)提交薪資采購決策委員會審議。決策委員會應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際情況和發(fā)展戰(zhàn)略，對采購計劃進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃應(yīng)作為采購活動的依據(jù)，不得隨意變更。如因特殊情況需要變更采購計劃，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。采購預(yù)算的編制財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購計劃，結(jié)合市場價格和歷史數(shù)據(jù)，編制薪資采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項目的直接費用和間接費用，如服務(wù)費、稅費、運輸費等。預(yù)算編制應(yīng)遵循謹(jǐn)慎性原則，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。采購預(yù)算的執(zhí)行與控制采購預(yù)算經(jīng)批準(zhǔn)后，采購執(zhí)行部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)實際費用超過預(yù)算，應(yīng)及時分析原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。采購方式與程序采購方式1.公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場競爭充分的采購項目。通過公開招標(biāo)，吸引眾多供應(yīng)商參與競爭，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。2.邀請招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高，但潛在供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項目。由采購執(zhí)行部門向特定的供應(yīng)商發(fā)出邀請，邀請其參與投標(biāo)。3.競爭性談判：適用于技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的采購項目。通過與多家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定最優(yōu)的采購方案和供應(yīng)商。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，如涉及專利技術(shù)、獨家代理等情況。采購程序1.招標(biāo)采購程序發(fā)布招標(biāo)公告：采購執(zhí)行部門應(yīng)在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，公布采購項目的名稱、內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量要求、投標(biāo)截止時間等信息。資格預(yù)審：對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，篩選出符合要求的供應(yīng)商。發(fā)售招標(biāo)文件：向通過資格預(yù)審的供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件。投標(biāo)：供應(yīng)商按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定的時間內(nèi)提交投標(biāo)文件。開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)：采購執(zhí)行部門組織開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)工作，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。簽訂合同：與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。2.邀請招標(biāo)采購程序發(fā)出邀請：采購執(zhí)行部門向特定的供應(yīng)商發(fā)出邀請，邀請其參與投標(biāo)。發(fā)售招標(biāo)文件：向被邀請的供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件。后續(xù)程序與招標(biāo)采購程序相同。3.競爭性談判采購程序成立談判小組：由采購執(zhí)行部門、財務(wù)部門、技術(shù)專家等組成談判小組。制定談判文件：明確談判的內(nèi)容、要求、程序等。邀請供應(yīng)商：邀請符合條件的供應(yīng)商參加談判。談判：談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購方案和價格。確定成交供應(yīng)商：根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商。簽訂合同：與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。4.單一來源采購程序采購執(zhí)行部門提出單一來源采購申請，說明采購原因和唯一供應(yīng)商情況。經(jīng)薪資采購決策委員會批準(zhǔn)后，與唯一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價格和合同條款。簽訂采購合同。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)1.資質(zhì)條件：供應(yīng)商應(yīng)具有合法的經(jīng)營資格，具備提供相關(guān)服務(wù)或產(chǎn)品的能力和資質(zhì)。2.信譽狀況：供應(yīng)商應(yīng)具有良好的信譽，無不良記錄和違法違規(guī)行為。3.服務(wù)質(zhì)量：供應(yīng)商應(yīng)能夠提供高質(zhì)量的服務(wù)，滿足企業(yè)的需求。4.價格水平：供應(yīng)商的報價應(yīng)合理，具有競爭力。5.技術(shù)能力：供應(yīng)商應(yīng)具備先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，能夠保證服務(wù)的準(zhǔn)確性和及時性。供應(yīng)商評估與選擇采購執(zhí)行部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估機制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、服務(wù)質(zhì)量、價格水平等方面。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果，綜合考慮各方面因素，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。供應(yīng)商合同管理與供應(yīng)商簽訂的采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購執(zhí)行部門應(yīng)加強對合同執(zhí)行情況的監(jiān)督，確保供應(yīng)商按照合同約定提供服務(wù)。供應(yīng)商關(guān)系管理企業(yè)應(yīng)與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和交流，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。同時，應(yīng)鼓勵供應(yīng)商不斷提高服務(wù)質(zhì)量和技術(shù)水平，共同推動企業(yè)的發(fā)展。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別在薪資采購活動中，可能存在以下風(fēng)險：1.供應(yīng)商風(fēng)險：供應(yīng)商的信譽、服務(wù)質(zhì)量、技術(shù)能力等方面存在問題，可能導(dǎo)致采購服務(wù)無法按時、按質(zhì)完成。2.合同風(fēng)險：合同條款不明確、不合理，可能導(dǎo)致雙方在合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生糾紛。3.法律風(fēng)險：采購活動違反國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，可能導(dǎo)致企業(yè)面臨法律責(zé)任。4.信息安全風(fēng)險：在采購過程中，涉及到企業(yè)和員工的敏感信息，如薪資數(shù)據(jù)、個人隱私等，可能存在信息泄露的風(fēng)險。風(fēng)險評估采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。評估方法可以采用定性和定量相結(jié)合的方法，如專家評估法、層次分析法等。風(fēng)險應(yīng)對措施針對不同的風(fēng)險，應(yīng)采取相應(yīng)的應(yīng)對措施：1.供應(yīng)商風(fēng)險：加強對供應(yīng)商的評估和選擇，建立供應(yīng)商淘汰機制；與供應(yīng)商簽訂嚴(yán)格的合同，明確違約責(zé)任；定期對供應(yīng)商進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2.合同風(fēng)險：加強對合同條款的審核，確保合同條款明確、合理；在合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，及時解決合同糾紛。3.法律風(fēng)險：加強對國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購活動的合法性和合規(guī)性；聘請專業(yè)的法律顧問，為采購活動提供法律支持。4.信息安全風(fēng)險：加強對信息安全的管理，建立信息安全制度；采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，保障信息的安全存儲和傳輸；對涉及敏感信息的人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，提高信息安全意識。監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督采購執(zhí)行部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對采購活動進(jìn)行日常監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購程序的合規(guī)性、供應(yīng)商的選擇和管理等方面。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進(jìn)行整改。審計監(jiān)督審計部門應(yīng)定期對薪資采購活動進(jìn)行審計，審