房屋簽約制度管理辦法總則制定目的為加強公司房屋簽約業(yè)務的規(guī)范化管理，明確簽約流程，保障公司及簽約各方的合法權益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國城市房地產管理法》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司所有涉及房屋簽約的業(yè)務活動，包括但不限于房屋銷售、租賃、抵押等各類簽約場景。管理原則房屋簽約業(yè)務應遵循合法合規(guī)、公平公正、誠實守信、嚴謹規(guī)范的原則，確保簽約過程的透明度和簽約結果的有效性。簽約主體管理內部簽約人員資質要求1.參與房屋簽約的內部工作人員應具備相關專業(yè)知識和業(yè)務能力，熟悉房地產市場及相關法律法規(guī)。2.簽約人員應持有房地產經紀人資格證書或經過公司組織的專業(yè)培訓并考核合格。3.簽約人員應遵守職業(yè)道德規(guī)范，不得泄露簽約各方的商業(yè)秘密和個人隱私。外部簽約主體資格審查1.在與客戶進行簽約前，應對客戶的主體資格進行嚴格審查。對于自然人客戶，應核實其身份證、戶口本等有效證件；對于法人客戶，應核實其營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明等相關文件。2.審查客戶的信用狀況，可通過查詢征信報告、了解客戶過往交易記錄等方式進行評估。對于信用狀況不佳的客戶，應謹慎簽約或要求其提供相應的擔保。3.對于涉及房屋抵押、擔保等特殊業(yè)務的簽約主體，還應審查其抵押物的產權狀況、價值評估等相關情況。簽約流程管理簽約前準備1.業(yè)務部門應收集和整理與簽約相關的資料，包括房屋產權證書、土地使用證、房屋測繪報告、評估報告等。確保資料的真實性、完整性和合法性。2.法務部門應對簽約合同文本進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益。合同文本應明確雙方的權利和義務、簽約價格、付款方式、交付時間、違約責任等重要內容。3.銷售或租賃部門應與客戶進行充分溝通，向客戶介紹房屋的基本情況、簽約流程和注意事項，解答客戶的疑問。簽約過程管理1.簽約現(xiàn)場應安排專人負責，確保簽約過程的有序進行。簽約人員應嚴格按照合同條款與客戶進行協(xié)商和簽約，不得擅自變更合同內容。2.簽約過程中應使用公司統(tǒng)一制定的合同文本，合同文本應一式多份，簽約各方各執(zhí)一份。合同簽訂后，應及時加蓋公司公章或合同專用章。3.對于重要的簽約業(yè)務，應進行現(xiàn)場錄音或錄像，以備后續(xù)查詢和核實。簽約后跟進1.簽約完成后，業(yè)務部門應及時將簽約合同及相關資料歸檔保存。建立簽約業(yè)務檔案，包括客戶信息、合同文本、付款記錄、交付憑證等。2.財務部門應按照合同約定的付款方式和時間，及時跟進客戶的付款情況。對于逾期未付款的客戶，應及時發(fā)出催款通知，并采取相應的措施。3.業(yè)務部門應按照合同約定的交付時間和標準，及時向客戶交付房屋。交付過程中應辦理相關的交接手續(xù)，確保客戶對房屋的使用和管理。合同管理合同起草1.合同起草應根據(jù)業(yè)務需求和法律法規(guī)要求，明確合同的主體、標的、數(shù)量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款。2.合同起草應使用規(guī)范的語言和格式，避免使用模糊、歧義的表述。對于專業(yè)術語和行業(yè)特定詞匯，應進行明確的解釋和定義。3.合同起草完成后，應組織相關部門進行內部審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。合同審核1.法務部門應負責對合同進行全面審核，重點審核合同的合法性、合規(guī)性、風險性等方面。審核內容包括合同主體資格、合同條款的完整性和有效性、違約責任的明確性等。2.財務部門應審核合同的財務條款，包括簽約價格、付款方式、結算方式等。確保合同的財務條款符合公司的財務管理制度和預算要求。3.業(yè)務部門應審核合同的業(yè)務條款，包括房屋的基本情況、交付時間、交付標準等。確保合同的業(yè)務條款符合業(yè)務實際情況和客戶需求。合同簽訂1.合同審核通過后，應由法定代表人或其授權代表與客戶進行簽約。簽約人員應在合同上簽字并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂后，應及時將合同文本送達簽約各方，并要求各方簽字確認收到合同。合同變更與解除1.如因客觀原因需要變更合同內容，應經雙方協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更的內容、變更的時間和變更的原因。2.如出現(xiàn)合同約定的解除條件或法律法規(guī)規(guī)定的解除情形，一方有權解除合同。解除合同應書面通知對方，并說明解除的原因和依據(jù)。3.合同變更或解除后，應及時對相關資料進行更新和歸檔，確保業(yè)務檔案的準確性和完整性。檔案管理檔案收集1.簽約業(yè)務完成后，業(yè)務部門應及時將簽約合同、相關資料和文件收集齊全，并移交至檔案管理部門。檔案收集應遵循及時、完整、準確的原則。2.檔案管理部門應建立檔案收集清單，對收集的檔案資料進行登記和編號，確保檔案資料的可追溯性。檔案整理與保管1.檔案管理部門應按照檔案管理的要求，對收集的檔案資料進行分類、整理和裝訂。檔案資料應按照簽約時間、業(yè)務類型、客戶名稱等進行分類存放。2.檔案應存放在專門的檔案庫房或檔案柜中，確保檔案的安全和完整。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.檔案管理部門應建立檔案查閱制度，嚴格控制檔案的查閱權限。查閱檔案應填寫查閱申請表，經相關領導批準后，方可查閱。檔案銷毀1.對于超過保管期限或無保存價值的檔案資料，應按照檔案管理的規(guī)定進行銷毀。檔案銷毀應填寫銷毀申請表，經相關領導批準后，由專人負責銷毀。2.檔案銷毀過程中應進行記錄，確保銷毀過程的可追溯性。銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。監(jiān)督與檢查內部審計1.審計部門應定期對房屋簽約業(yè)務進行內部審計，檢查簽約流程的執(zhí)行情況、合同管理的規(guī)范性、檔案管理的完整性等方面。2.內部審計應形成審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議。業(yè)務部門應根據(jù)審計報告及時進行整改，并將整改情況反饋給審計部門。外部監(jiān)督1.公司應積極配合政府相關部門的監(jiān)督檢查，如房地產管理部門、稅務部門、工商行政管理部門等。及時提供相關資料和信息，接受政府部門的指導和監(jiān)督。2.對于政府部門提出的整改要求，公司應認真對待，及時進行整改，并將整改情況報告給政府部門。違約責任與處理內部責任追究1.對于違反本管理辦法的內部工作人員，應根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、記過、降職、辭退等。2.對于因工作人員失職、瀆職等原因給公司造成經濟損失的，應追究其經濟賠償責任。外部違約責任處理1.如客戶違反合同約定，應按照合同約定承擔違約責任