財(cái)務(wù)原始單據(jù)管理辦法一、引言親愛的同事們，在公司的日常運(yùn)營中，財(cái)務(wù)原始單據(jù)就如同我們經(jīng)濟(jì)活動的“證據(jù)鏈”，記錄著每一筆業(yè)務(wù)的來龍去脈。準(zhǔn)確、規(guī)范地管理這些單據(jù)，不僅是財(cái)務(wù)工作的基礎(chǔ)，更是保障公司財(cái)務(wù)健康、合規(guī)運(yùn)營的關(guān)鍵。今天，我們就一起來制定一份全面、實(shí)用的財(cái)務(wù)原始單據(jù)管理辦法，希望大家都能積極參與，共同守護(hù)公司的財(cái)務(wù)秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及財(cái)務(wù)收支的部門及人員，涵蓋了從采購、銷售、日常費(fèi)用報(bào)銷到資產(chǎn)購置等各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的原始單據(jù)。無論是哪個(gè)部門，只要涉及到財(cái)務(wù)資金的流動，都需要按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行原始單據(jù)的管理。三、原始單據(jù)的定義與分類1.定義：財(cái)務(wù)原始單據(jù)是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證。簡單來說，就是那些能夠?qū)崒?shí)在在證明我們花了錢、收了錢或者進(jìn)行了其他經(jīng)濟(jì)活動的紙質(zhì)或電子文件。2.分類外部原始單據(jù)：主要是從公司外部取得的單據(jù)，像供應(yīng)商開具的發(fā)票、銀行的收款付款回單、運(yùn)輸公司的運(yùn)費(fèi)發(fā)票等。這些單據(jù)是我們與外部單位經(jīng)濟(jì)往來的重要證明。例如，我們從供應(yīng)商那里采購貨物，供應(yīng)商給我們開具的發(fā)票，上面詳細(xì)記錄了貨物的名稱、數(shù)量、價(jià)格等信息，這就是非常重要的外部原始單據(jù)。內(nèi)部原始單據(jù)：由公司內(nèi)部各部門填制的單據(jù)，包括但不限于借款單、費(fèi)用報(bào)銷單、出入庫單、工資表等。這些單據(jù)反映了公司內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)活動流程。比如，員工因公務(wù)需要借款，就要填寫借款單，這就是內(nèi)部原始單據(jù)的一種。四、原始單據(jù)的基本要求1.真實(shí)性：原始單據(jù)所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須是真實(shí)發(fā)生的，不得偽造、篡改。每一筆費(fèi)用、每一項(xiàng)交易都要有真實(shí)的背景。這就好比我們寫日記，要如實(shí)記錄當(dāng)天發(fā)生的事情，不能虛構(gòu)。希望大家在提交原始單據(jù)時(shí)，一定要確保其真實(shí)性，這是對公司負(fù)責(zé)，也是對自己負(fù)責(zé)。2.完整性：單據(jù)的各項(xiàng)內(nèi)容必須填寫齊全，包括但不限于日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容、經(jīng)手人、審批人等。缺少任何一項(xiàng)關(guān)鍵信息，都可能影響到單據(jù)的有效性和后續(xù)的財(cái)務(wù)處理。比如發(fā)票，上面的發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方和銷售方信息、金額、稅率等都要完整無缺。我們鼓勵(lì)大家在取得或填制單據(jù)時(shí)，仔細(xì)檢查各項(xiàng)內(nèi)容，確保沒有遺漏。3.合法性：原始單據(jù)必須符合國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。發(fā)票要符合稅務(wù)部門的規(guī)定，行政事業(yè)性收費(fèi)收據(jù)要符合財(cái)政部門的管理要求等。不符合規(guī)定的單據(jù)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒收。大家在日常工作中，要多留意相關(guān)法律法規(guī)的變化，確保所取得的單據(jù)合法合規(guī)。4.準(zhǔn)確性：金額計(jì)算要準(zhǔn)確，文字表述要清晰、準(zhǔn)確，不得模糊不清或有歧義。例如，數(shù)字的大小寫要一致，金額的小數(shù)點(diǎn)不能點(diǎn)錯(cuò)位置。如果因?yàn)榻痤~不準(zhǔn)確導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差，可能會給公司帶來不必要的損失。所以，在填寫單據(jù)時(shí)，一定要認(rèn)真仔細(xì)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。五、原始單據(jù)的取得與填制1.外部原始單據(jù)的取得在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ剿魅『戏ㄓ行У脑紗螕?jù)。比如，采購貨物時(shí)，要在收貨的同時(shí)取得供應(yīng)商開具的發(fā)票；支付服務(wù)費(fèi)用時(shí)，要獲取服務(wù)提供方提供的發(fā)票或相關(guān)收款憑證。取得發(fā)票時(shí)，要仔細(xì)核對發(fā)票的基本信息，包括發(fā)票的真?zhèn)巍㈤_票方信息、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等是否與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。可以通過稅務(wù)部門的官方網(wǎng)站或相關(guān)手機(jī)APP進(jìn)行發(fā)票真?zhèn)尾樵?。如果發(fā)現(xiàn)發(fā)票有問題，應(yīng)及時(shí)要求開票方重新開具。2.內(nèi)部原始單據(jù)的填制借款單：員工因公務(wù)需要借款時(shí)，應(yīng)填寫借款單。借款單上要注明借款日期、借款用途、借款金額（大小寫）、預(yù)計(jì)還款日期等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。例如，銷售人員因出差需要借款，就要在借款單上詳細(xì)說明出差的地點(diǎn)、時(shí)間、預(yù)計(jì)費(fèi)用等，方便領(lǐng)導(dǎo)審批。費(fèi)用報(bào)銷單：用于報(bào)銷各類費(fèi)用，如差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等。報(bào)銷人應(yīng)將相關(guān)的發(fā)票、車票、住宿發(fā)票等原始單據(jù)整齊粘貼在費(fèi)用報(bào)銷單后面，并在報(bào)銷單上注明報(bào)銷日期、報(bào)銷項(xiàng)目、金額（大小寫）、所屬部門等信息。同時(shí)，要按照費(fèi)用的性質(zhì)進(jìn)行分類填寫，比如差旅費(fèi)要單獨(dú)列出交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲補(bǔ)貼等明細(xì)。出入庫單：在采購貨物入庫和銷售貨物出庫時(shí)，倉庫管理人員要及時(shí)填制出入庫單。入庫單應(yīng)注明入庫日期、供應(yīng)商名稱、貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息；出庫單要注明出庫日期、客戶名稱、貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息。出入庫單是記錄公司存貨流動的重要依據(jù)，一定要準(zhǔn)確填寫。工資表：人力資源部門應(yīng)按照公司的薪酬政策和考勤記錄，每月編制工資表。工資表要詳細(xì)列出員工的姓名、部門、基本工資、績效工資、獎(jiǎng)金、津貼補(bǔ)貼、應(yīng)扣款項(xiàng)（如社保、公積金、個(gè)人所得稅等）、實(shí)發(fā)工資等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字。六、原始單據(jù)的審核1.部門審核：各部門負(fù)責(zé)人收到本部門員工提交的原始單據(jù)后，要對單據(jù)的真實(shí)性、合理性、完整性進(jìn)行初步審核。主要審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生，費(fèi)用是否符合公司的規(guī)定和預(yù)算，單據(jù)填寫是否完整等。例如，部門負(fù)責(zé)人要審核員工的差旅費(fèi)報(bào)銷，看出差行程是否與工作需要相符，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是否超標(biāo)等。只有經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核通過的單據(jù)，才能提交到財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門收到各部門提交的原始單據(jù)后，要進(jìn)行全面、細(xì)致的審核。合規(guī)性審核：檢查原始單據(jù)是否符合國家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的要求，發(fā)票是否合法有效，行政事業(yè)性收費(fèi)收據(jù)是否合規(guī)等。準(zhǔn)確性審核：對單據(jù)上的金額計(jì)算、文字表述等進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。例如，審核發(fā)票上的金額與合同約定是否一致，各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)算是否正確。完整性審核：再次檢查單據(jù)的各項(xiàng)內(nèi)容是否填寫齊全，相關(guān)的審批手續(xù)是否完備。如果發(fā)現(xiàn)單據(jù)存在問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與經(jīng)辦人員或部門負(fù)責(zé)人溝通，要求其補(bǔ)充或更正。只有審核通過的原始單據(jù)，才能作為記賬的依據(jù)。七、原始單據(jù)的傳遞與交接1.傳遞流程：原始單據(jù)在公司內(nèi)部的傳遞要遵循一定的流程，以確保其及時(shí)、準(zhǔn)確地到達(dá)相關(guān)部門和人員手中。一般來說，經(jīng)辦人員取得或填制原始單據(jù)后，先提交給部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后再傳遞到財(cái)務(wù)部門。在傳遞過程中，要注意做好記錄，明確責(zé)任。例如，可以建立一個(gè)單據(jù)傳遞登記表，記錄單據(jù)的名稱、傳遞日期、經(jīng)手人等信息。2.交接要求：當(dāng)原始單據(jù)在不同部門或人員之間交接時(shí)，雙方要進(jìn)行認(rèn)真的核對和簽收。交接的內(nèi)容包括單據(jù)的種類、數(shù)量、金額等。如果發(fā)現(xiàn)單據(jù)有缺失或損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并在交接記錄中注明。通過規(guī)范的交接手續(xù)，避免單據(jù)在傳遞過程中出現(xiàn)丟失或損壞的情況。八、原始單據(jù)的保管1.保管責(zé)任：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對審核通過的原始單據(jù)進(jìn)行整理、歸檔和保管。財(cái)務(wù)人員要按照會計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，妥善保管原始單據(jù)，確保其安全、完整。同時(shí)，各部門也有責(zé)任協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好原始單據(jù)的保管工作，對于一些需要長期保存的業(yè)務(wù)資料，如合同、協(xié)議等，各部門應(yīng)留存?zhèn)浞?，并按照?guī)定的期限進(jìn)行保管。2.保管方式：原始單據(jù)應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，裝訂成冊，并編制相應(yīng)的目錄，方便查閱。對于電子原始單據(jù)，要進(jìn)行定期備份，存儲在安全的介質(zhì)上，并設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。例如，每月的費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)可以按照日期順序裝訂，在封面上注明月份、單據(jù)張數(shù)等信息。3.保管期限：原始單據(jù)的保管期限要按照國家法律法規(guī)和公司的規(guī)定執(zhí)行。一般來說，會計(jì)憑證類的原始單據(jù)保管期限為30年，其他重要的原始單據(jù)，如合同、協(xié)議等，保管期限應(yīng)根據(jù)其重要性和相關(guān)規(guī)定確定，通常不少于10年。在保管期限屆滿后，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。九、監(jiān)督與檢查1.定期檢查：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對財(cái)務(wù)原始單據(jù)的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括單據(jù)的取得、填制、審核、傳遞、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)。通過定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并提出改進(jìn)建議，確保財(cái)務(wù)原始單據(jù)管理辦法的有效執(zhí)行。2.不定期抽查：除了定期檢查外，公司還可以進(jìn)行不定期的抽查。抽查可以針對某個(gè)部門或某個(gè)時(shí)間段的原始單據(jù)進(jìn)行，重點(diǎn)檢查單據(jù)的真實(shí)性、合規(guī)性和完整性。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)進(jìn)行整改，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)的處理。通過不定期抽查，增強(qiáng)大家對原始單據(jù)管理的重視程度。十、違規(guī)處理1.輕微違規(guī)：對于在原始單據(jù)管理過程中出現(xiàn)的一些輕微違規(guī)行為，如單據(jù)填寫不規(guī)范、審批手續(xù)不全等，由財(cái)務(wù)部門或內(nèi)部審計(jì)部門及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行整改。同時(shí)，對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助其提高對原始單據(jù)管理的認(rèn)識和操作水平。我們希望通過這種方式，讓大家能夠及時(shí)糾正錯(cuò)誤，避免類似問題再次發(fā)生。2.嚴(yán)重違規(guī)：如果發(fā)現(xiàn)有故意偽造、篡改原始單據(jù)，虛報(bào)、冒領(lǐng)費(fèi)用等嚴(yán)重違規(guī)行為，公司將按照相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，對責(zé)任人