秦川集團(tuán)合同管理辦法一、前言在當(dāng)今復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境中，合同作為企業(yè)開展各類業(yè)務(wù)活動的重要法律依據(jù)，其管理的科學(xué)性與規(guī)范性直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險與經(jīng)濟(jì)效益。秦川集團(tuán)作為行業(yè)內(nèi)的重要參與者，為保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際運(yùn)營情況，特制定本《秦川集團(tuán)合同管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守本辦法，共同為集團(tuán)的穩(wěn)健發(fā)展保駕護(hù)航。二、適用范圍本辦法適用于秦川集團(tuán)及所屬各分公司、子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）以集團(tuán)或各單位名義簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、建設(shè)工程合同、技術(shù)合同、租賃合同、服務(wù)合同等。三、合同管理原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓及終止等活動必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定，確保合同的法律效力。我們鼓勵大家在合同管理過程中，始終將合法性放在首位，積極學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)法律法規(guī)知識。2.全面性原則：合同管理應(yīng)涵蓋合同從訂立前的準(zhǔn)備工作到合同履行完畢后的歸檔等全過程，確保合同管理的各個環(huán)節(jié)都得到有效控制。希望大家在日常工作中，注重合同管理流程的完整性，不遺漏任何一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。3.歸口管理與分級負(fù)責(zé)相結(jié)合原則：集團(tuán)設(shè)立專門的合同管理部門進(jìn)行歸口管理，各單位按照職責(zé)分工對本單位的合同進(jìn)行分級負(fù)責(zé)管理，做到分工明確、責(zé)任到人。各單位在合同管理工作中，要積極與集團(tuán)合同管理部門溝通協(xié)作，共同做好合同管理工作。4.風(fēng)險防范原則：通過建立健全合同管理制度和風(fēng)險評估機(jī)制，對合同簽訂及履行過程中的風(fēng)險進(jìn)行全面識別、評估和防控，將風(fēng)險降到最低限度。大家在合同管理工作中，要時刻保持風(fēng)險防范意識，善于發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險并及時采取有效措施加以應(yīng)對。四、合同管理職責(zé)分工（一）集團(tuán)合同管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定、修訂集團(tuán)合同管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。我們希望集團(tuán)合同管理部門能夠不斷完善合同管理制度，確保制度的科學(xué)性和有效性。2.參與重大合同的談判、起草、審查及簽訂工作，提供法律專業(yè)支持和指導(dǎo)。在重大合同的管理過程中，集團(tuán)合同管理部門要充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，為集團(tuán)的決策提供有力支持。3.對各單位合同管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高合同管理整體水平。集團(tuán)合同管理部門要定期組織合同管理培訓(xùn)活動，分享經(jīng)驗(yàn)和案例，幫助各單位合同管理人員提升業(yè)務(wù)能力。4.負(fù)責(zé)集團(tuán)合同專用章的保管和使用管理，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序用印。集團(tuán)合同管理部門要加強(qiáng)對合同專用章的管理，確保印章使用的安全性和規(guī)范性。5.建立合同管理臺賬，定期對集團(tuán)合同簽訂及履行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)報告合同管理工作情況。集團(tuán)合同管理部門要通過對合同數(shù)據(jù)的分析，為集團(tuán)的經(jīng)營決策提供有價值的參考依據(jù)。（二）各單位合同管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位合同管理制度的貫徹落實(shí)，結(jié)合本單位實(shí)際情況制定實(shí)施細(xì)則，并報集團(tuán)合同管理部門備案。各單位要根據(jù)集團(tuán)合同管理制度，制定符合本單位特點(diǎn)的實(shí)施細(xì)則，確保制度的有效執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)本單位合同的談判、起草、審查、簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止等日常管理工作，并建立合同管理臺賬，定期向集團(tuán)合同管理部門報送合同管理情況。各單位要認(rèn)真做好合同的日常管理工作，及時記錄合同相關(guān)信息，確保合同管理工作的有序進(jìn)行。3.負(fù)責(zé)本單位合同糾紛的處理，及時向集團(tuán)合同管理部門報告糾紛情況，并在集團(tuán)合同管理部門的指導(dǎo)下采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。各單位在遇到合同糾紛時，要保持冷靜，積極與集團(tuán)合同管理部門溝通，共同尋求解決方案。4.負(fù)責(zé)本單位合同檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保合同檔案的完整性和安全性。各單位要重視合同檔案管理工作，按照規(guī)定的要求和流程做好檔案管理工作。（三）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的前期調(diào)研、可行性分析和商務(wù)談判等工作，收集與合同相關(guān)的資料和信息。合同承辦部門要在合同簽訂前，充分做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保合同的可行性和合理性。2.負(fù)責(zé)合同的起草工作，確保合同條款明確、具體、合法，符合集團(tuán)利益和業(yè)務(wù)需求。合同承辦部門在起草合同時，要認(rèn)真研究合同條款，注重條款的準(zhǔn)確性和完整性。3.負(fù)責(zé)組織本部門及相關(guān)部門對合同進(jìn)行內(nèi)部審查，并根據(jù)審查意見對合同進(jìn)行修改完善。合同承辦部門要積極組織內(nèi)部審查工作，充分聽取各部門的意見和建議，不斷優(yōu)化合同文本。4.負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤和協(xié)調(diào)工作，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并向本單位合同管理部門報告合同履行情況。合同承辦部門要對合同履行情況進(jìn)行全程跟蹤，確保合同的順利履行。5.負(fù)責(zé)本部門承辦合同的檔案整理和移交工作，按照規(guī)定將合同檔案移交本單位合同管理部門。合同承辦部門要做好合同檔案的整理工作，確保檔案資料的齊全和規(guī)范。（四）合同審查部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對合同的合法性、合規(guī)性、完整性進(jìn)行審查，提出審查意見。合同審查部門要嚴(yán)格按照法律法規(guī)和集團(tuán)合同管理制度的要求，認(rèn)真審查合同文本，確保合同的質(zhì)量。2.參與重大合同的談判和起草工作，從專業(yè)角度提供意見和建議。在重大合同的管理過程中，合同審查部門要積極參與，為合同的簽訂提供專業(yè)支持。3.對合同履行過程中涉及的法律問題提供咨詢和指導(dǎo)。合同審查部門要為合同履行過程中的法律問題提供及時、準(zhǔn)確的咨詢和指導(dǎo)，幫助解決實(shí)際問題。（五）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對合同的財務(wù)條款進(jìn)行審查，包括付款方式、結(jié)算方式、稅務(wù)條款等，確保合同符合財務(wù)管理制度和財務(wù)風(fēng)險控制要求。財務(wù)部門要從財務(wù)專業(yè)角度對合同進(jìn)行審查，防范財務(wù)風(fēng)險。2.負(fù)責(zé)根據(jù)合同約定辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，對合同履行情況進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督，并定期與合同承辦部門核對合同款項(xiàng)收支情況。財務(wù)部門要嚴(yán)格按照合同約定辦理款項(xiàng)收付，加強(qiáng)財務(wù)監(jiān)督，確保合同款項(xiàng)的安全和準(zhǔn)確。3.參與重大合同的可行性研究和商務(wù)談判，從財務(wù)角度提供意見和建議。在重大合同的決策過程中，財務(wù)部門要積極參與，為集團(tuán)的決策提供財務(wù)方面的參考依據(jù)。五、合同訂立管理（一）合同訂立前的準(zhǔn)備工作1.項(xiàng)目調(diào)研：合同承辦部門在訂立合同前，應(yīng)進(jìn)行充分的項(xiàng)目調(diào)研，了解合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等情況，收集相關(guān)資料，并形成書面報告。我們鼓勵合同承辦部門通過多種渠道進(jìn)行調(diào)研，確保所獲取信息的真實(shí)性和可靠性。2.可行性分析：合同承辦部門應(yīng)對合同項(xiàng)目的可行性進(jìn)行分析，包括技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)可行性、法律可行性等，評估合同項(xiàng)目可能帶來的收益和風(fēng)險，并形成可行性分析報告。希望合同承辦部門在可行性分析過程中，要客觀、全面地評估各項(xiàng)因素，為合同的簽訂提供科學(xué)依據(jù)。3.商務(wù)談判：合同承辦部門應(yīng)組織相關(guān)人員與合同對方進(jìn)行商務(wù)談判，就合同的主要條款，如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。在商務(wù)談判過程中，合同承辦部門要注重談判技巧，維護(hù)集團(tuán)的合法權(quán)益。（二）合同起草1.起草原則：合同起草應(yīng)遵循合法性、公平性、完整性、準(zhǔn)確性原則，確保合同條款明確、具體、無歧義，符合法律法規(guī)和集團(tuán)利益。合同承辦部門在起草合同時，要嚴(yán)格按照這些原則進(jìn)行操作，確保合同的質(zhì)量。2.文本選擇：合同承辦部門應(yīng)優(yōu)先選用集團(tuán)制定的合同示范文本。如無適用的示范文本，可參考相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)慣例起草合同文本，并報集團(tuán)合同管理部門審核。希望大家在起草合同時，盡量使用集團(tuán)的合同示范文本，以提高合同的規(guī)范性和一致性。3.條款內(nèi)容：合同應(yīng)具備以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等。合同承辦部門要確保合同條款的完整性，避免因條款缺失而引發(fā)糾紛。（三）合同審查1.內(nèi)部審查：合同起草完成后，合同承辦部門應(yīng)組織本部門及相關(guān)部門對合同進(jìn)行內(nèi)部審查。審查內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性、風(fēng)險性等。各部門應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)和專業(yè)知識，認(rèn)真審查合同條款，提出審查意見。合同承辦部門要積極組織內(nèi)部審查工作，充分聽取各部門的意見和建議。2.法律審查：合同承辦部門應(yīng)將經(jīng)過內(nèi)部審查修改后的合同文本提交集團(tuán)合同管理部門或法律顧問進(jìn)行法律審查。法律審查主要對合同的合法性、有效性、法律風(fēng)險等進(jìn)行評估，并提出法律意見。集團(tuán)合同管理部門或法律顧問要認(rèn)真履行職責(zé)，為合同的合法性提供專業(yè)保障。3.審查反饋與修改：合同承辦部門應(yīng)根據(jù)內(nèi)部審查和法律審查意見，對合同進(jìn)行修改完善。如對審查意見有不同看法，應(yīng)與審查部門或人員進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見。合同承辦部門要重視審查意見，及時對合同進(jìn)行修改，確保合同的質(zhì)量。（四）合同簽訂1.簽訂權(quán)限：合同簽訂應(yīng)嚴(yán)格按照集團(tuán)規(guī)定的授權(quán)范圍進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，任何單位和個人不得擅自簽訂合同。各單位要嚴(yán)格遵守簽訂權(quán)限規(guī)定，確保合同簽訂的合法性和有效性。2.簽訂程序：合同承辦部門應(yīng)將經(jīng)過審查修改后的合同文本，按照規(guī)定的流程報有權(quán)簽字人簽署。合同簽訂時，應(yīng)加蓋集團(tuán)或各單位合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代理人簽字。合同承辦部門要認(rèn)真履行簽訂程序，確保合同簽訂的規(guī)范性。3.合同份數(shù)：合同簽訂后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定合同份數(shù)。合同正本應(yīng)由集團(tuán)或各單位合同管理部門、合同承辦部門、財務(wù)部門及合同對方各執(zhí)一份，副本按需確定。合同承辦部門要合理確定合同份數(shù)，確保各相關(guān)部門都能持有合同文本。六、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.合同承辦部門負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤工作，定期了解合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。合同承辦部門要建立合同履行跟蹤機(jī)制，明確跟蹤責(zé)任人，確保合同履行情況得到有效監(jiān)控。2.合同承辦部門應(yīng)定期向本單位合同管理部門報告合同履行情況，重大問題應(yīng)及時報告。本單位合同管理部門要對合同履行情況進(jìn)行匯總分析，及時掌握合同履行動態(tài)。（二）合同變更與轉(zhuǎn)讓1.合同變更：合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，合同承辦部門應(yīng)與合同對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照合同訂立的程序進(jìn)行審查和簽訂。合同承辦部門在提出合同變更時，要充分考慮變更可能帶來的影響，確保變更后的合同符合集團(tuán)利益。2.合同轉(zhuǎn)讓：合同的轉(zhuǎn)讓應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，并經(jīng)集團(tuán)合同管理部門審查同意。未經(jīng)同意，不得擅自轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利義務(wù)。合同承辦部門在涉及合同轉(zhuǎn)讓時，要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理，確保合同轉(zhuǎn)讓的合法性。（三）合同終止1.正常終止：合同履行完畢，合同權(quán)利義務(wù)終止。合同承辦部門應(yīng)及時清理合同履行過程中的相關(guān)資料，并將合同履行情況報告本單位合同管理部門。合同承辦部門要做好合同履行完畢后的收尾工作，確保合同檔案資料的完整性。2.提前終止：合同履行過程中，如因不可抗力、對方違約等原因需要提前終止合同，合同承辦部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商，達(dá)成一致意見，并簽訂書面終止協(xié)議。終止協(xié)議應(yīng)按照合同訂立的程序進(jìn)行審查和簽訂。合同承辦部門在處理提前終止合同時，要注意維護(hù)集團(tuán)的合法權(quán)益，妥善處理相關(guān)事宜。七、合同糾紛處理1.糾紛處理原則：合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)遵循合法、公正、及時、有效的原則進(jìn)行處理，盡量通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決糾紛，維護(hù)集團(tuán)的合法權(quán)益。希望大家在處理合同糾紛時，保持冷靜和理智，積極尋求妥善的解決方案。2.糾紛處理程序：合同承辦部門應(yīng)及時向本單位合同管理部門報告合同糾紛情況，并提供相關(guān)資料。本單位合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對糾紛情況進(jìn)行分析研究，制定處理方案。如協(xié)商、調(diào)解不成，需要通過仲裁或訴訟方式解決糾紛的，應(yīng)及時委托集團(tuán)法律顧問或律師代理，并按照法律法規(guī)的規(guī)定和仲裁機(jī)構(gòu)或法院的要求做好相關(guān)工作。各單位在處理合同糾紛時，要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保糾紛處理工作的順利進(jìn)行。3.糾紛處理責(zé)任：合同糾紛處理過程中，相關(guān)人員應(yīng)積極配合，履行各自的職責(zé)。因個人原因?qū)е录m紛處理不當(dāng)，給集團(tuán)造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。希望大家在合同糾紛處理工作中，認(rèn)真履行職責(zé)，共同維護(hù)集團(tuán)的利益。八、合同檔案管理1.檔案收集：合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后及時將合同正本及相關(guān)資料收集齊全，移交本單位合同管理部門。相關(guān)資料包括合同談判記錄、可行性分析報告、審查意見、變更協(xié)議、終止協(xié)議等。合同承辦部門要重視合同檔案的收集工作，確保檔案資料的齊全和完整。2.檔案整理：本單位合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集的合同檔案進(jìn)行整理，分類編號，建立合同檔案目錄。合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進(jìn)行分類管理，便于查詢和利用。3.檔案保管：合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。合同管理部門應(yīng)建立專門的合同檔案室或檔案柜，配備必要的防護(hù)設(shè)施，防止檔案損壞、丟失。同時，要建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)。4.檔案銷毀：合同檔案保管期限屆滿，經(jīng)鑒定確無保存價值的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)編制銷毀清冊，報集團(tuán)合同管理部門批準(zhǔn)。銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀的安全和合規(guī)。九、監(jiān)督檢查與考核評價1.監(jiān)督檢查：集團(tuán)合同管理部門應(yīng)定期對各單位的合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂及履行情況、合同