外企內(nèi)部文件管理辦法總則目的為加強本外企內(nèi)部文件的科學(xué)管理，確保文件的完整性、準確性、安全性和有效利用，提高工作效率和管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本企業(yè)實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本外企內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在日常工作中涉及的所有文件的管理活動，包括但不限于紙質(zhì)文件和電子文件。管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：文件管理工作在企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一指揮下進行，確保文件管理政策和標準的一致性。2.分級管理：根據(jù)文件的重要性、機密程度和使用范圍，實行分級管理，明確各級部門和人員的職責(zé)。3.科學(xué)分類：按照文件的性質(zhì)、內(nèi)容和用途進行科學(xué)分類，便于文件的檢索和利用。4.安全保密：采取必要的安全措施，確保文件的保密性、完整性和可用性，防止文件的泄露、損壞和丟失。5.有效利用：在保證文件安全保密的前提下，充分發(fā)揮文件的信息資源作用，為企業(yè)的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供支持。文件管理組織與職責(zé)管理機構(gòu)設(shè)立文件管理委員會，由企業(yè)高層管理人員、各部門負責(zé)人組成，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)企業(yè)的文件管理工作，制定文件管理的政策、制度和標準，審批重大文件管理事項。管理部門行政管理部門是企業(yè)文件管理的歸口部門，負責(zé)文件管理辦法的組織實施和日常管理工作，具體職責(zé)包括：1.制定和完善文件管理的規(guī)章制度和操作流程。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的文件管理工作。3.負責(zé)文件的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。4.組織文件管理人員的培訓(xùn)和考核工作。5.定期對文件管理工作進行檢查和評估，提出改進措施和建議。各部門職責(zé)各部門是文件的形成和使用部門，負責(zé)本部門文件的日常管理工作，具體職責(zé)包括：1.按照文件管理辦法的要求，做好本部門文件的收集、整理和歸檔工作。2.建立健全本部門的文件管理制度和文件臺賬。3.負責(zé)本部門文件的保密工作，確保文件的安全。4.及時向行政管理部門移交需要歸檔的文件。5.配合行政管理部門做好文件的查詢、借閱和利用工作。文件管理人員職責(zé)文件管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉文件管理的業(yè)務(wù)知識和操作技能，其具體職責(zé)包括：1.嚴格遵守文件管理的規(guī)章制度和操作流程。2.負責(zé)文件的接收、登記、分類、編號、裝訂和保管工作。3.定期對文件進行清查和盤點，確保文件的數(shù)量和質(zhì)量。4.做好文件的保密工作，防止文件的泄露和丟失。5.為文件的查詢、借閱和利用提供服務(wù)。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文件管理工作。文件的分類與編號文件分類根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，將企業(yè)文件分為以下幾類：1.行政文件：包括企業(yè)的規(guī)章制度、通知、通報、報告、會議紀要等。2.業(yè)務(wù)文件：包括企業(yè)的合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票、報表等。3.技術(shù)文件：包括企業(yè)的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標準、技術(shù)報告等。4.人事文件：包括企業(yè)的員工檔案、勞動合同、薪酬福利、績效考核等文件。5.財務(wù)文件：包括企業(yè)的財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。6.其他文件：包括企業(yè)的宣傳資料、榮譽證書、資質(zhì)證書等。文件編號為便于文件的管理和檢索，對各類文件實行統(tǒng)一編號。文件編號應(yīng)遵循以下原則：1.唯一性：每個文件編號應(yīng)具有唯一性，不得重復(fù)。2.規(guī)范性：文件編號應(yīng)按照規(guī)定的格式和規(guī)則進行編制，確保編號的規(guī)范性和一致性。3.可擴展性：文件編號應(yīng)具有一定的擴展性，以便在文件數(shù)量增加時能夠方便地進行編號。4.可讀性：文件編號應(yīng)具有較好的可讀性，便于文件的識別和管理。文件編號的具體格式和規(guī)則由行政管理部門根據(jù)企業(yè)實際情況制定，并報文件管理委員會審批后執(zhí)行。文件的形成與收集文件形成各部門在日常工作中應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求形成文件，確保文件的內(nèi)容完整、準確、清晰、規(guī)范。文件形成后，應(yīng)及時進行審核和簽發(fā)，確保文件的合法性和有效性。文件收集各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門文件的收集工作，按照文件管理辦法的要求，及時收集本部門形成的各類文件。文件收集的范圍包括：1.本部門形成的正式文件。2.上級機關(guān)和外部單位發(fā)來的與本企業(yè)有關(guān)的文件。3.本企業(yè)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。4.其他與本企業(yè)有關(guān)的重要文件。文件收集應(yīng)遵循以下原則：1.完整性：收集的文件應(yīng)完整無缺，包括文件的正本、副本、附件等。2.準確性：收集的文件應(yīng)準確無誤，確保文件的內(nèi)容與實際情況相符。3.及時性：文件收集應(yīng)及時，不得拖延。4.規(guī)范性：收集的文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行整理和裝訂，確保文件的規(guī)范性和一致性。各部門應(yīng)在每年的[具體時間]前，將上一年度形成的文件整理后移交行政管理部門歸檔。文件的整理與歸檔文件整理行政管理部門收到各部門移交的文件后，應(yīng)及時進行整理。文件整理的主要工作包括：1.對文件進行分類和編號。2.對文件進行裝訂和裝盒。3.編制文件目錄和索引。文件整理應(yīng)遵循以下原則：1.分類科學(xué)：按照文件的分類標準進行分類，確保文件的分類準確合理。2.編號規(guī)范：按照文件編號的規(guī)則進行編號，確保文件編號的規(guī)范性和一致性。3.裝訂整齊：文件裝訂應(yīng)整齊牢固，便于文件的保管和查閱。4.目錄清晰：文件目錄和索引應(yīng)清晰準確，便于文件的檢索和利用。文件歸檔文件整理完畢后，行政管理部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求將文件歸檔。文件歸檔的主要工作包括：1.將文件存入專門的文件柜或檔案室。2.建立文件檔案臺賬，記錄文件的歸檔時間、編號、名稱、保管期限等信息。3.對歸檔文件進行定期檢查和維護，確保文件的安全和完整。文件歸檔應(yīng)遵循以下原則：1.及時歸檔：文件應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)及時歸檔，不得拖延。2.集中管理：文件應(yīng)集中存放在專門的文件柜或檔案室，實行統(tǒng)一管理。3.安全保密：文件歸檔應(yīng)采取必要的安全保密措施，確保文件的保密性和安全性。4.便于利用：文件歸檔應(yīng)便于文件的查詢、借閱和利用，提高文件的使用效率。文件的保管與保密文件保管行政管理部門應(yīng)建立健全文件保管制度，采取必要的保管措施，確保文件的安全和完整。文件保管的主要工作包括：1.選擇合適的文件保管場所，確保文件保管場所的安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等。2.對文件進行分類存放，按照文件的類別、年度、保管期限等進行排列，便于文件的查找和管理。3.定期對文件進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理文件保管中存在的問題。4.對超過保管期限的文件，按照規(guī)定的程序進行銷毀。文件保密企業(yè)應(yīng)加強文件的保密工作，確保文件的保密性和安全性。文件保密的主要措施包括：1.制定文件保密制度，明確文件保密的范圍、等級、措施和責(zé)任。2.對涉及企業(yè)機密的文件，應(yīng)采取加密、封存、專人保管等措施，確保文件的安全。3.加強對文件管理人員的保密教育，提高文件管理人員的保密意識和保密技能。4.嚴格控制文件的查閱、借閱和復(fù)制權(quán)限，未經(jīng)批準，不得擅自查閱、借閱和復(fù)制涉及企業(yè)機密的文件。5.對違反文件保密制度的行為，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。文件的利用與銷毀文件利用企業(yè)應(yīng)充分發(fā)揮文件的信息資源作用，為企業(yè)的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供支持。文件利用的主要方式包括：1.文件查詢：各部門和員工需要查詢文件時，可向行政管理部門提出申請，經(jīng)批準后，由行政管理部門提供文件查詢服務(wù)。2.文件借閱：各部門和員工需要借閱文件時，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到行政管理部門辦理借閱手續(xù)。文件借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.文件復(fù)制：各部門和員工需要復(fù)制文件時，應(yīng)填寫《文件復(fù)制申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到行政管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制文件應(yīng)按照規(guī)定的程序進行，確保復(fù)制文件的準確性和安全性。文件銷毀對超過保管期限或已失去保存價值的文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。文件銷毀的主要程序包括：1.由行政管理部門對需要銷毀的文件進行清理和鑒定，確定文件的銷毀范圍和銷毀方式。2.填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人和文件管理委員會審批后，方可進行銷毀。3.對需要銷毀的文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保文件的內(nèi)容無法恢復(fù)。4.銷毀文件時，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，確保文件銷毀的安全和徹底。5.銷毀文件后，應(yīng)填寫《文件銷毀清單》，由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認，并歸檔保存。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查文件管理委員會應(yīng)定期對企業(yè)文件管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查的內(nèi)容包括：1.文件管理辦法的執(zhí)行情況。2.文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。3.文件管理人員的工作情況。4.文件保密制度的執(zhí)行情況。監(jiān)督檢查應(yīng)采取定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。考核評價企業(yè)應(yīng)建立文件管理工作考核評價制度，對各部門和文件管理人員的文件管理工作進行考核評價。考核評價的內(nèi)容包括：1.文件管理工作的完成情況。2.文件管理