拆遷公司公章管理辦法前言咱們拆遷公司在日常運(yùn)營(yíng)里，公章那可是相當(dāng)關(guān)鍵。無(wú)論是簽拆遷協(xié)議，還是處理各類業(yè)務(wù)文件，公章的使用都無(wú)處不在。它代表著公司的意志和權(quán)益，用好了能保證各項(xiàng)工作順利推進(jìn)，要是用不好，那可能給公司帶來(lái)大麻煩。所以啊，為了規(guī)范公章的管理和使用，確保公司合法合規(guī)運(yùn)營(yíng)，避免潛在風(fēng)險(xiǎn)，咱們制定了這份《拆遷公司公章管理辦法》。希望大家都能認(rèn)真遵守，共同守護(hù)好公司的權(quán)益。一、適用范圍本辦法適用于咱們拆遷公司所有公章的管理，包括但不限于公司行政章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等各類以公司名義刻制的印章。無(wú)論是公司總部，還是下屬各個(gè)項(xiàng)目部門，只要涉及這些公章的使用，都得按照這個(gè)辦法來(lái)執(zhí)行。二、公章的刻制與啟用1.刻制申請(qǐng)：因工作需要刻制新公章時(shí)，應(yīng)由相關(guān)部門提出書面申請(qǐng)。比如說(shuō)，新成立了一個(gè)項(xiàng)目組，需要刻制項(xiàng)目專用章，那項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人就得寫清楚申請(qǐng)刻制公章的原因、名稱、用途等詳細(xì)信息，提交給公司行政管理部門。2.審批流程：行政管理部門接到申請(qǐng)后，要對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初審，看看是不是真有必要刻這個(gè)章，用途是不是合理。初審?fù)ㄟ^(guò)后，再提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。咱們希望領(lǐng)導(dǎo)審批的時(shí)候能嚴(yán)格把關(guān)，從公司整體運(yùn)營(yíng)和風(fēng)險(xiǎn)把控的角度出發(fā)，做出合適的決定。3.合法刻制：經(jīng)過(guò)審批同意刻制公章后，由行政管理部門按照相關(guān)法律法規(guī)，到指定的正規(guī)刻章機(jī)構(gòu)進(jìn)行刻制。一定要確保刻章過(guò)程合法合規(guī)，不能找那些不正規(guī)的地方刻章，不然公章的法律效力可就得不到保障了。4.啟用備案：公章刻制完成后，要在公司行政管理部門進(jìn)行登記備案，記錄公章的詳細(xì)信息，比如刻制時(shí)間、刻章機(jī)構(gòu)、啟用日期等。同時(shí)，還要發(fā)放《公章啟用通知》，告知公司各個(gè)部門新公章正式啟用，之前相關(guān)的舊章作廢。咱們鼓勵(lì)大家在收到通知后，及時(shí)更新對(duì)公章使用的認(rèn)知，避免因?yàn)椴恢槎斐刹槐匾穆闊?。三、公章的保?.專人負(fù)責(zé)：每一枚公章都要指定專人負(fù)責(zé)保管。比如說(shuō)，公司行政章就由行政部門的一位責(zé)任心強(qiáng)、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的同事來(lái)保管；合同專用章可以交給合同管理部門的相關(guān)人員保管。保管人員要對(duì)公章的安全和正確使用負(fù)責(zé)，不能隨意把公章交給別人代管。2.安全存放：公章要存放在專門的保險(xiǎn)柜或者安全的抽屜里，并且要有相應(yīng)的防盜、防火、防潮措施。保管場(chǎng)所要確保只有保管人員以及經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員能夠進(jìn)入。希望大家能重視公章存放的安全性，別因?yàn)橐粫r(shí)疏忽造成公章丟失或者損壞。3.交接手續(xù)：如果公章保管人員因?yàn)楦鞣N原因需要更換，比如說(shuō)離職、調(diào)崗等情況，那就必須辦理嚴(yán)格的公章交接手續(xù)。交接雙方要在行政管理部門相關(guān)人員的監(jiān)督下，對(duì)公章進(jìn)行當(dāng)面清點(diǎn)、確認(rèn)，填寫《公章交接登記表》，注明交接時(shí)間、交接人員、公章狀態(tài)等詳細(xì)信息。咱們鼓勵(lì)交接雙方認(rèn)真對(duì)待這個(gè)過(guò)程，確保公章交接清楚，沒有任何遺留問(wèn)題。四、公章的使用審批1.一般事項(xiàng)審批：對(duì)于日常一般性的業(yè)務(wù)使用公章，比如普通的工作聯(lián)系函、一般性的報(bào)告等，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。咱們希望部門負(fù)責(zé)人在審核的時(shí)候，能仔細(xì)查看文件內(nèi)容，確保使用公章的事項(xiàng)合理、合規(guī)；分管領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)，也能從整體工作安排和公司利益角度出發(fā)，做出準(zhǔn)確的判斷。2.重大事項(xiàng)審批：要是涉及重大合同簽訂、重要文件發(fā)布、對(duì)外擔(dān)保等重大事項(xiàng)使用公章，那就得更加謹(jǐn)慎了。首先由業(yè)務(wù)部門提出詳細(xì)的申請(qǐng)報(bào)告，說(shuō)明使用公章的事項(xiàng)、背景、潛在風(fēng)險(xiǎn)等情況。然后經(jīng)過(guò)法務(wù)部門的法律審核，看看有沒有法律方面的問(wèn)題；財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，分析會(huì)不會(huì)對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況產(chǎn)生不良影響。最后再提交給公司總經(jīng)理或者董事長(zhǎng)進(jìn)行最終審批。咱們鼓勵(lì)大家在處理重大事項(xiàng)時(shí)，各部門之間能密切配合，充分評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，確保公司利益不受損害。3.緊急情況處理：有時(shí)候可能會(huì)遇到緊急情況，需要馬上使用公章，但又來(lái)不及走正常審批流程。這種情況下，保管人員要先電話或者其他即時(shí)通訊方式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)過(guò)口頭同意后，可以先使用公章，但事后要在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)齊完整的審批手續(xù)。希望大家在遇到緊急情況時(shí)，既要靈活處理，確保工作不耽誤，又要及時(shí)補(bǔ)辦手續(xù)，保證公章使用的規(guī)范性。五、公章的使用登記1.使用登記制度：每次使用公章，都要進(jìn)行詳細(xì)的登記。登記內(nèi)容包括使用日期、使用部門、使用人、文件名稱、文號(hào)、用途、審批人等信息。咱們專門設(shè)計(jì)了《公章使用登記簿》，保管人員要認(rèn)真填寫，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。這不僅方便日后查詢，也是對(duì)公章使用情況的一種有效監(jiān)督。2.登記審核：行政管理部門要定期對(duì)《公章使用登記簿》進(jìn)行審核，看看登記內(nèi)容是否規(guī)范，使用公章的審批手續(xù)是否齊全。要是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)督促相關(guān)人員整改。咱們希望行政管理部門能認(rèn)真履行這個(gè)職責(zé)，通過(guò)審核登記情況，不斷完善公章管理工作。六、公章的使用規(guī)范1.嚴(yán)格按規(guī)定用章：公章只能在規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，不能超范圍使用。比如說(shuō)，合同專用章就只能用于簽訂合同，不能用來(lái)蓋工作聯(lián)系函；行政章要按照公司行政管理的相關(guān)規(guī)定使用，不能隨意用于其他用途。希望大家都能清楚各個(gè)公章的使用范圍，嚴(yán)格按照規(guī)定來(lái)操作。2.用章清晰完整：在蓋章的時(shí)候，要保證印章清晰、完整，不能模糊不清或者缺角少邊。蓋章位置也要準(zhǔn)確，一般要蓋在文件落款處或者規(guī)定的蓋章位置。咱們鼓勵(lì)大家在蓋章前仔細(xì)檢查一下，確保公章蓋得規(guī)范、美觀。3.禁止空白蓋章：絕對(duì)不允許在空白紙張、空白合同、空白介紹信等空白文件上蓋章。這是為了防止有人利用空白蓋章文件從事?lián)p害公司利益的行為。要是發(fā)現(xiàn)有違反這個(gè)規(guī)定的情況，公司一定會(huì)嚴(yán)肅處理。希望大家都能堅(jiān)守這條底線，不要抱有任何僥幸心理。七、公章的外借管理1.外借申請(qǐng)：如果因?yàn)楣ぷ魈厥庑枰仨殞⒐峦饨?，比如說(shuō)要到外地簽訂合同，沒辦法在公司蓋章，那就得由外借部門提出書面申請(qǐng)。申請(qǐng)里要寫清楚外借的原因、外借時(shí)間、外借人員、預(yù)計(jì)使用公章的次數(shù)和用途等詳細(xì)情況。2.審批流程：申請(qǐng)先由行政管理部門初審，看看外借理由是否充分，外借風(fēng)險(xiǎn)是否可控。初審?fù)ㄟ^(guò)后，再提交給公司總經(jīng)理或者董事長(zhǎng)進(jìn)行最終審批。咱們希望領(lǐng)導(dǎo)在審批外借申請(qǐng)時(shí)，能充分考慮各種因素，權(quán)衡利弊，做出對(duì)公司最有利的決定。3.外借監(jiān)督：公章外借期間，外借部門要指定專人負(fù)責(zé)對(duì)公章的使用進(jìn)行監(jiān)督，確保公章使用符合審批的用途和范圍。外借人員要每天向外借部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)公章使用情況。同時(shí)，行政管理部門也要不定期對(duì)外借公章的使用情況進(jìn)行抽查。咱們鼓勵(lì)外借部門和外借人員認(rèn)真履行監(jiān)督職責(zé)，共同維護(hù)公章外借期間的安全和規(guī)范使用。4.歸還登記：公章外借結(jié)束后，外借人員要及時(shí)將公章歸還行政管理部門。歸還時(shí)，要填寫《公章外借歸還登記表》，注明歸還時(shí)間、公章狀態(tài)等信息。行政管理部門要對(duì)歸還的公章進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后，辦理歸還手續(xù)。希望大家都能按時(shí)歸還外借公章，不要拖延，以免影響公司正常業(yè)務(wù)開展。八、公章的停用與銷毀1.停用情形：當(dāng)公章出現(xiàn)磨損嚴(yán)重、無(wú)法正常使用，或者公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等情況，導(dǎo)致原公章不再適用時(shí)，就要及時(shí)停用公章。咱們希望相關(guān)部門能及時(shí)發(fā)現(xiàn)這些情況，主動(dòng)提出公章停用申請(qǐng)。2.停用審批：停用公章的申請(qǐng)由行政管理部門審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，發(fā)布《公章停用通知》，告知公司各部門該公章停止使用。通知里要明確停用日期和相關(guān)后續(xù)處理事項(xiàng)。3.銷毀處理：對(duì)于停用的公章，要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。一般來(lái)說(shuō)，由行政管理部門負(fù)責(zé)將公章送交指定的銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀，并留存銷毀證明。銷毀過(guò)程要進(jìn)行拍照或者錄像記錄，以備查驗(yàn)。咱們鼓勵(lì)在公章銷毀處理過(guò)程中，嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，確保公章徹底銷毀，不留下任何安全隱患。九、監(jiān)督與問(wèn)責(zé)1.監(jiān)督檢查：公司行政管理部門要定期對(duì)公章管理和使用情況進(jìn)行全面檢查，包括公章的保管、使用審批、登記、外借等各個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí)，也鼓勵(lì)公司內(nèi)部其他部門和員工對(duì)發(fā)現(xiàn)的公章管理問(wèn)題進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)。咱們希望通過(guò)多方面的監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決公章管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。2.違規(guī)問(wèn)責(zé)：要是有人違反了本公章管理辦法，比如說(shuō)未經(jīng)審批擅自使用公章、外借公章造成不良后果、在空白文件上蓋章等行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)責(zé)任人給予批評(píng)教育、罰款、降職、撤職等不同程度的處罰。如果因?yàn)檫`規(guī)行為給公司造成了經(jīng)濟(jì)損失，責(zé)任人還要承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。咱們制定這些處罰措施，不是為了懲罰大家，而是希望大家能重視公章管理，共同維護(hù)公司的合法權(quán)益。十、附則1.解釋權(quán)：本辦法的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。如果大家在執(zhí)行過(guò)程中有任何疑問(wèn)，都可以向行政管理部門咨詢。咱們希望行政管理部門能耐心解答大家的問(wèn)題，