建筑公司財務專用章分開管理制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范建筑公司財務專用章的管理，確保財務安全，提高財務管理效率，明確各相關人員的職責與權限，有效防范財務風險，保障公司的正常運營和利益。同時，契合公司的企業(yè)文化和經(jīng)營理念，促進公司扁平化管理模式下的高效協(xié)作。2.適用范圍本制度適用于建筑公司全體員工涉及財務專用章使用的相關事宜。同時，在與客戶有涉及財務專用章相關業(yè)務往來時，同樣遵循本制度相關規(guī)定。3.遵循原則（1）安全性原則：確保財務專用章的存放、使用安全，防止印章被盜用、濫用等情況發(fā)生。（2）合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司的各項財務管理制度，規(guī)范財務專用章的使用流程。（3）責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)涉及人員的責任，做到責任到人，便于監(jiān)督和管理。（4）效率性原則：在保障安全與合規(guī)的前提下，優(yōu)化管理流程，提高財務工作效率，以符合公司運營效益的要求。（5）人文關懷原則：在制度執(zhí)行過程中，充分考慮員工實際情況，合理設置流程，避免給員工造成不必要的負擔。二、組織架構與職責劃分1.財務部門（1）財務部門負責人作為財務專用章管理的第一責任人，負責統(tǒng)籌安排財務專用章的保管、使用等工作。監(jiān)督財務專用章的使用是否符合規(guī)定，對因財務專用章使用不當造成的問題承擔領導責任。（2）指定專人負責財務專用章的日常保管工作，保管人員需具備良好的職業(yè)道德和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。負責財務專用章的存放安全，確保印章存放在專門的保險柜中，保險柜密碼和鑰匙由保管人員分別妥善保管。（3）負責審核財務專用章使用申請，確保申請事項符合財務規(guī)定和公司業(yè)務要求。對于不符合規(guī)定的申請，有權拒絕并說明理由。2.其他部門（1）各部門在涉及需要使用財務專用章的業(yè)務時，需按照規(guī)定流程提出申請。詳細說明使用財務專用章的原因、用途、涉及金額等信息，并對申請信息的真實性和合法性負責。（2）配合財務部門完成財務專用章使用的相關工作，如提供必要的文件、資料等。3.審計部門（1）定期對財務專用章的管理和使用情況進行審計監(jiān)督。檢查財務專用章的保管是否安全，使用流程是否合規(guī)，相關記錄是否完整準確等。（2）對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違反本制度的行為，及時向公司管理層報告，并提出相應的處理建議。三、管理流程1.使用申請（1）各部門需要使用財務專用章時，應填寫《財務專用章使用申請表》，申請表應包括申請部門、申請人、申請日期、使用事由、涉及金額、預計使用時間等詳細信息。（2）申請表需經(jīng)部門負責人簽字審核同意后，提交至財務部門。部門負責人應確保申請事項符合本部門業(yè)務實際情況，且合理合規(guī)。2.審核環(huán)節(jié)（1）財務部門收到《財務專用章使用申請表》后，由財務審核人員對申請事項進行審核。審核內容包括申請事項是否符合財務制度、是否有相應的資金安排、相關手續(xù)是否齊全等。（2）對于涉及重大金額或重要業(yè)務的申請，財務部門負責人應組織相關人員進行集體審議，確保決策的科學性和合理性。審核通過后，在申請表上簽字確認。3.印章使用（1）財務專用章保管人員在接到經(jīng)審核通過的《財務專用章使用申請表》后，按照規(guī)定在相應文件、票據(jù)上加蓋財務專用章。蓋章過程需確保印章清晰、完整，位置準確。（2）使用完畢后，保管人員應在申請表上記錄實際使用時間，并簽字確認。同時，將蓋章后的文件、票據(jù)等資料及時返還給申請部門。4.登記備案（1）財務部門應設立《財務專用章使用登記簿》，對每次財務專用章的使用情況進行詳細登記。登記內容包括申請部門、申請人、申請日期、使用事由、涉及金額、使用時間、蓋章文件名稱及編號等信息。（2）登記工作應及時、準確、完整，確保登記簿信息與實際使用情況一致。登記簿應妥善保管，以備審計、查詢等需要。5.印章交接（1）財務專用章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，應辦理嚴格的交接手續(xù)。交接雙方需填寫《財務專用章交接清單》，清單內容包括印章名稱、交接日期、交接雙方姓名等信息。（2）交接過程需有財務部門負責人或其他指定人員進行監(jiān)交，確保交接工作的順利進行。交接完成后，交接雙方和監(jiān)交人應在交接清單上簽字確認。四、權利與義務1.員工權利（1）員工有權按照本制度規(guī)定的流程申請使用財務專用章，以完成與工作相關的財務事項。（2）員工對財務專用章管理和使用過程中的不合理規(guī)定或行為，有權向公司管理層提出意見和建議。（3）員工在使用財務專用章過程中，因不可抗力或非主觀故意原因導致的失誤，在及時報告并采取補救措施后，可根據(jù)實際情況減輕或免除責任。2.員工義務（1）員工應嚴格遵守本制度規(guī)定的財務專用章使用流程，不得擅自使用、轉借、偽造財務專用章。（2）員工在申請使用財務專用章時，應如實提供相關信息，不得虛報、瞞報使用事由和金額等情況。（3）員工在使用財務專用章過程中，應妥善保管相關文件、票據(jù)等資料，防止丟失、損壞。使用完畢后，應及時歸還相關資料。3.公司權利（1）公司有權對財務專用章的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保印章使用符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。（2）對于違反本制度規(guī)定使用財務專用章的行為，公司有權根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。（3）公司有權根據(jù)業(yè)務發(fā)展和管理需要，對本制度進行修訂和完善。4.公司義務（1）公司應提供必要的資源和條件，保障財務專用章的安全保管和正常使用。（2）公司應定期對員工進行財務專用章管理制度的培訓，提高員工的合規(guī)意識和操作技能。（3）公司應按照本制度規(guī)定，及時處理員工的財務專用章使用申請，提高工作效率，保障員工正常工作的開展。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制（1）內部審計監(jiān)督：審計部門定期對財務專用章的管理和使用情況進行審計，審計內容包括印章保管、使用流程、登記備案等方面。審計結束后，出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議。（2）日常監(jiān)督：財務部門負責人對財務專用章保管人員的工作進行日常監(jiān)督，檢查印章保管是否安全，使用登記是否及時準確等。同時，各部門之間也應相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時報告。（3）外部監(jiān)督：接受稅務、財政等相關部門的監(jiān)督檢查，對于外部監(jiān)管部門提出的問題，公司應積極整改，并將整改情況及時反饋。2.獎勵機制（1）對于嚴格遵守財務專用章管理制度，在印章管理和使用工作中表現(xiàn)突出的員工，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于物質獎勵、榮譽證書、晉升機會等。（2）對提出合理化建議，有助于完善財務專用章管理制度或提高管理效率的員工，公司將根據(jù)實際效果給予相應的獎勵。3.懲罰機制（1）對于違反財務專用章管理制度，未按照規(guī)定流程申請、使用印章的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰。情節(jié)嚴重的，予以辭退，并依法追究相關法律責任。（2）對于擅自使用、轉借、偽造財務專用章的員工，公司將立即解除勞動合同，并依法追究其法律責任，同時要求其賠償公司因此遭受的全部損失。（3）因財務專用章管理不善，導致公司遭受經(jīng)濟損失或不良影響的，相關責任人應承擔相應的賠償責任，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的行政處分。六、附則1.制