建筑公司項目文檔歸檔移交管理制度

一、總則1.目的：為加強本建筑公司項目文檔的規(guī)范化管理，確保項目文檔的完整性、準確性和安全性，便于文檔的查閱、利用和傳承，有效支撐公司運營及項目的順利推進，結合公司實際情況，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于建筑公司全體員工。公司所有在建項目及已完成項目所涉及的各類文檔，包括但不限于工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等，均需遵循本制度進行歸檔管理。3.企業(yè)文化與經營理念體現：公司秉持“創(chuàng)新、高效、品質、共贏”的經營理念，在文檔歸檔管理中，鼓勵員工積極創(chuàng)新文檔管理方式，提高歸檔效率，以確保項目文檔能夠準確反映公司高品質的項目運作成果，促進公司與客戶、合作伙伴的共贏發(fā)展。同時，注重人文關懷，尊重員工在文檔整理歸檔過程中的付出，為員工提供必要的培訓與支持。二、組織架構與職責劃分1.文檔管理領導小組-組成：由公司高層管理人員組成，包括總經理、副總經理等。-職責：負責制定文檔管理的戰(zhàn)略方針和重大決策，協調各部門之間在文檔管理工作中的關系，保障文檔管理工作的順利開展，確保文檔管理符合公司扁平化管理要求，提高運營效益。2.項目部門-項目經理：作為項目文檔管理的第一責任人，負責組織、協調本項目文檔的收集、整理和初步審核工作，確保項目文檔與項目進度同步推進，符合安全生產相關要求，并監(jiān)督項目團隊成員履行文檔管理職責。-項目成員：負責各自工作范圍內項目文檔的及時收集、整理和提交，保證文檔的真實性、完整性和準確性。在項目執(zhí)行過程中，按照績效考核要求，將文檔管理工作納入個人工作范疇，積極配合項目經理完成文檔相關工作。3.行政部門-文檔管理員：負責制定文檔管理的具體流程和操作規(guī)范，對各項目部門提交的文檔進行統一接收、分類、編號、存儲和保管。定期對文檔進行盤點和清查，確保文檔的安全和完整。同時，為公司員工提供文檔查閱、借閱等服務，并做好相關記錄。-行政主管：對文檔管理工作進行統籌規(guī)劃和監(jiān)督檢查，定期向文檔管理領導小組匯報文檔管理工作情況，根據公司發(fā)展需求和實際情況，提出文檔管理制度的優(yōu)化建議，推動文檔管理工作的持續(xù)改進。三、管理流程1.文檔收集-項目前期：項目部門應收集項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、規(guī)劃許可證等前期文件。在項目洽談及合同簽訂過程中，及時整理相關商務文件和技術協議，確保文件的完整性。-項目施工過程：各專業(yè)工程師負責收集施工圖紙、施工組織設計、施工日志、工程變更通知、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、質量檢驗評定記錄等施工過程文件。安全管理人員應收集安全生產許可證、安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故應急預案及處理記錄等與安全生產相關的文檔。-項目竣工驗收：項目竣工后，項目部門需整理工程竣工驗收報告、工程結算報告、工程保修書等竣工驗收文件。同時，收集項目使用單位的反饋意見和建議，作為項目總結和后續(xù)改進的重要依據。2.文檔整理-分類：項目部門按照文檔的性質、來源、時間等因素進行初步分類，如分為工程前期文件類、施工技術文件類、質量文件類、安全文件類、竣工驗收文件類等。行政部門文檔管理員在此基礎上，進一步細化分類，確保文檔分類科學合理，便于查找和管理。-編號：對整理好的文檔進行統一編號，編號應遵循一定的規(guī)則，能夠反映文檔的類別、項目名稱、時間順序等信息。編號應清晰、唯一，便于識別和管理。-裝訂：對于紙張較多的文檔，如施工組織設計、工程竣工驗收報告等，應進行裝訂，確保文檔的整齊和牢固。裝訂時應注意保持文檔的順序和完整性，便于查閱。3.文檔審核-項目部門審核：項目經理負責對本項目團隊成員提交的文檔進行初步審核，檢查文檔的完整性、準確性和規(guī)范性。對于不符合要求的文檔，及時反饋給相關責任人進行補充和修改。審核通過后，提交行政部門。-行政部門審核：文檔管理員收到項目部門提交的文檔后，按照公司文檔管理規(guī)范進行再次審核，重點檢查文檔的分類、編號、裝訂等是否符合要求。如發(fā)現問題，及時與項目部門溝通協調，確保文檔質量。審核無誤后，進行歸檔存儲。4.文檔存儲-物理存儲：公司設立專門的文檔存儲室，配備必要的存儲設備，如檔案柜、貨架等，對文檔進行分類存放。存儲室應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲等，確保文檔的安全。同時，建立文檔存儲索引目錄，便于快速查找文檔。-電子存儲：除物理存儲外，對重要文檔進行電子掃描備份，存儲在公司專門的服務器或云端存儲平臺上。電子文檔應進行加密處理，設置不同的訪問權限，確保數據安全。定期對電子文檔進行備份，防止數據丟失。5.文檔查閱與借閱-查閱：公司員工因工作需要查閱文檔時，應填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱目的、文檔名稱或編號等信息，經部門負責人審批后，到行政部門進行查閱。文檔管理員應做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內容等。-借閱：如因工作需要借閱文檔，借閱人需填寫《文檔借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等，經部門負責人和項目經理審批后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。文檔管理員應記錄借閱信息，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等。借閱人應妥善保管借閱文檔，不得轉借、涂改、損壞文檔。到期后應及時歸還，如需續(xù)借，需重新辦理借閱手續(xù)。四、權利與義務1.員工權利-員工有權按照規(guī)定的流程和權限查閱、借閱與工作相關的項目文檔，以支持工作的順利開展。-員工對文檔管理工作有提出合理化建議和意見的權利，公司將積極聽取并根據實際情況進行改進。-在文檔整理歸檔過程中，員工因工作需要可獲得公司提供的培訓和技術支持，以提升文檔管理能力。2.員工義務-員工有義務按照公司制度要求，及時、準確地收集、整理和提交個人工作范圍內的項目文檔，確保文檔的完整性和真實性。-員工應妥善保管涉及公司機密的項目文檔，不得泄露給外部人員。在離職時，應按照公司規(guī)定辦理文檔交接手續(xù)，確保文檔的連續(xù)性和安全性。-員工需積極配合公司行政部門的文檔管理工作，接受文檔管理部門的監(jiān)督和檢查，對于提出的問題應及時整改。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對各項目部門的文檔管理工作進行檢查，檢查內容包括文檔收集的及時性、整理的規(guī)范性、審核的準確性等。同時，對文檔存儲情況進行盤點，確保文檔的安全和完整。-建立文檔管理工作的內部審計機制，由公司內部審計部門定期對文檔管理流程和制度執(zhí)行情況進行審計，發(fā)現問題及時提出整改意見，確保文檔管理工作符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.獎勵機制-對于在項目文檔管理工作中表現突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。例如，能夠及時、準確地完成文檔收集、整理和歸檔工作，為項目的順利推進提供有力支持的；積極創(chuàng)新文檔管理方法，提高文檔管理效率和質量的；在文檔保護和利用方面做出顯著成績的等。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。-將文檔管理工作納入績效考核體系，對于文檔管理工作完成出色的員工，在績效考核中給予加分，提高員工對文檔管理工作的積極性和重視程度。3.懲罰機制-對于未按照公司文檔管理制度要求履行職責的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。例如，對文檔收集不及時、整理不規(guī)范、審核不認真等情況，進行通報批評，并要求限期整改；對于因工作失誤導致文檔丟失、損壞或泄露公司機密的，將根據公司相關規(guī)定給予警告、罰款、降職等處罰，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責任。-在績效考核中，對文檔管理工作不達標的員工進行扣分處理，影響員工的績效獎金和職業(yè)發(fā)展。六、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負責解釋和修訂。2