征收管理檔案管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強(qiáng)征收管理檔案的科學(xué)管理，確保征收管理檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，充分發(fā)揮檔案在征收管理工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國稅收征收管理法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織征收管理工作實(shí)際，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織在征收管理活動中形成的各種檔案的管理，包括但不限于稅收征收、費(fèi)用征收、行政事業(yè)性收費(fèi)征收等相關(guān)業(yè)務(wù)檔案。管理原則征收管理檔案管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理原則，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于檔案的利用。檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)檔案管理部門本公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)征收管理檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。征收管理部門各征收管理部門是征收管理檔案的形成部門，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交檔案。職責(zé)分工1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本辦法，制定本公司/組織征收管理檔案管理的具體規(guī)章制度。負(fù)責(zé)征收管理檔案的接收、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。建立健全檔案保管制度，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。開展檔案的鑒定和銷毀工作，對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地反映檔案的數(shù)量、種類、保管狀況和利用情況。積極開展檔案的利用工作，為公司/組織的征收管理工作提供檔案信息服務(wù)。2.征收管理部門職責(zé)明確本部門檔案管理的責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的日常管理工作。按照檔案管理的要求，及時收集、整理本部門在征收管理活動中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全完整。對收集整理的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，手續(xù)是否完備。按照規(guī)定的時間和要求，將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門。檔案的收集與整理收集范圍征收管理檔案的收集范圍包括在征收管理活動中形成的各種紙質(zhì)文件、電子文件、音像資料等，具體包括：1.征收管理業(yè)務(wù)文件：征收通知書、納稅申報表、繳費(fèi)憑證、減免稅申請及審批文件、稅務(wù)檢查報告、行政處罰決定書等。2.征收管理基礎(chǔ)資料：納稅人/繳費(fèi)人基本信息檔案、稅源檔案、征收臺賬等。3.征收管理統(tǒng)計資料：征收數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表、分析報告等。4.其他相關(guān)資料：與征收管理工作有關(guān)的會議記錄、調(diào)研報告、上級文件等。收集要求1.各征收管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對形成的文件材料，應(yīng)按照文件的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時進(jìn)行收集整理，不得隨意丟棄或散失。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其存儲格式的兼容性和可讀性，同時做好數(shù)據(jù)的備份工作。4.對音像資料的收集，應(yīng)注明資料的名稱、時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。整理方法1.分類：征收管理檔案按照征收業(yè)務(wù)類型、納稅人/繳費(fèi)人類型、年度等進(jìn)行分類。具體分類方法可根據(jù)本公司/組織的實(shí)際情況確定。2.編號：對分類后的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號方法可采用年度+類別+順序號的方式。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案應(yīng)按照規(guī)定的裝訂要求進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠粘等方式。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種形式保存。檔案的保管與安全保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.對電子檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。保管期限征收管理檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況確定。1.永久保管的檔案：涉及國家機(jī)密、重要?dú)v史資料、重大征收案件等檔案應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要包括重要的征收管理業(yè)務(wù)文件、納稅人/繳費(fèi)人基本信息檔案等。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，主要包括一般性的征收管理業(yè)務(wù)文件、統(tǒng)計資料等。安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對涉及國家機(jī)密和納稅人/繳費(fèi)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，防止檔案的泄密。4.發(fā)生檔案安全事故時，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行搶救和處理，并向上級主管部門報告。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織本公司/組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、征收管理部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，對檔案的保存價值進(jìn)行全面審查，確定檔案的銷毀范圍。銷毀程序1.檔案鑒定小組對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案的銷毀徹底。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。檔案的利用與服務(wù)利用范圍本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要可以查閱、借閱征收管理檔案。外部單位和個人因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。利用程序1.查閱檔案：查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。2.借閱檔案：借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱檔案的期限一般不得超過15天，特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案：需要復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)注明復(fù)制的時間、地點(diǎn)和用途。服務(wù)方式檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案的利用服務(wù)工作，為公司/組織的征收管理工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。服務(wù)方式包括提供檔案查閱、借閱、復(fù)制、咨詢等服務(wù)。檔案的信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)本公司/組織應(yīng)逐步推進(jìn)征收管理檔案的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化管理和智能化利用，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容掃描成電子文件，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)采集等工作，確保電子檔案的規(guī)范性和可利用性。網(wǎng)絡(luò)管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線管理、查詢、借閱等功能。2.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止檔案信息的泄露和篡改。智能化利用利用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行分析和挖掘，為公司/組織的征收管理決策提供支持。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查本公司/組織檔案管理部門應(yīng)定期對各征收管理部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等方面。對發(fā)現(xiàn)的問題