內(nèi)審部門印章管理辦法一、前言親愛的同事們，大家好！內(nèi)審部門作為公司內(nèi)部控制體系的重要組成部分，對公司運(yùn)營的合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防控起著關(guān)鍵作用。而印章，作為內(nèi)審部門履行職責(zé)過程中重要的標(biāo)識(shí)工具，其管理的規(guī)范性直接關(guān)系到內(nèi)審工作的質(zhì)量與公司的整體利益。今天，我們就一起來制定一份完善的內(nèi)審部門印章管理辦法，希望大家認(rèn)真了解并積極遵守，攜手保障內(nèi)審工作的有序開展。二、印章的種類及用途（一）印章種類1.內(nèi)審部門公章：這是我們內(nèi)審部門對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的主要標(biāo)識(shí)，它代表著整個(gè)內(nèi)審部門的意志與形象。2.內(nèi)審業(yè)務(wù)專用章：專門用于內(nèi)審過程中的各類業(yè)務(wù)文件，例如審計(jì)報(bào)告、審計(jì)通知書等，是證明內(nèi)審業(yè)務(wù)真實(shí)性與有效性的關(guān)鍵印章。（二）用途說明1.內(nèi)審部門公章：用于以部門名義上報(bào)或下發(fā)的重要文件、與其他部門或外部單位往來的重要函件、需代表部門簽署的合同或協(xié)議等。比如說，當(dāng)我們內(nèi)審部門需要向公司高層匯報(bào)年度審計(jì)計(jì)劃時(shí)，就要加蓋內(nèi)審部門公章，以體現(xiàn)文件的正式性與權(quán)威性。2.內(nèi)審業(yè)務(wù)專用章：在開展具體審計(jì)項(xiàng)目時(shí)，審計(jì)通知書用于通知被審計(jì)單位審計(jì)相關(guān)事宜，審計(jì)報(bào)告則是對審計(jì)項(xiàng)目結(jié)果的總結(jié)與反饋，這些文件都需加蓋內(nèi)審業(yè)務(wù)專用章，以明確其為內(nèi)審業(yè)務(wù)范疇的正式文件。三、印章的刻制與啟用（一）刻制申請1.當(dāng)我們因?yàn)楣ぷ餍枰驴讨朴≌聲r(shí)，由內(nèi)審部門負(fù)責(zé)人填寫《印章刻制申請表》。在申請表中，要詳細(xì)寫明申請刻制印章的種類、名稱、用途、刻制規(guī)格等信息。比如說，如果要刻制內(nèi)審業(yè)務(wù)專用章，就要在申請表中明確其形狀是圓形還是方形，直徑或邊長是多少等。2.將填好的申請表提交給公司的印章管理歸口部門（一般是行政部門）進(jìn)行審核。審核過程中，相關(guān)部門會(huì)核實(shí)申請的必要性與合規(guī)性，例如是否符合公司的組織架構(gòu)與業(yè)務(wù)需求等。（二）審批流程1.印章管理歸口部門審核通過后，將申請表提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)從公司整體管理與戰(zhàn)略角度出發(fā)，綜合考慮是否批準(zhǔn)此次印章刻制申請。2.若分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，再將申請表轉(zhuǎn)交給公司法定代表人進(jìn)行最終審批。法定代表人作為公司法律責(zé)任的主要承擔(dān)者，對印章刻制這樣重要的事項(xiàng)擁有最終決定權(quán)。只有經(jīng)過法定代表人簽字批準(zhǔn)后，才能進(jìn)入印章刻制環(huán)節(jié)。（三）刻制與備案1.得到所有審批通過的通知后，由印章管理歸口部門按照公司指定的具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行印章刻制。一定要選擇正規(guī)的刻制單位，確保印章的質(zhì)量與規(guī)范性，避免因印章質(zhì)量問題給后續(xù)工作帶來麻煩。2.印章刻制完成后，印章管理歸口部門要及時(shí)到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)進(jìn)行備案登記。備案登記是一項(xiàng)重要的法律要求，它能保障印章的合法性與唯一性，為我們在使用過程中提供法律保障。3.印章管理歸口部門要將印章的印模、刻制時(shí)間、備案信息等詳細(xì)資料進(jìn)行存檔保存，以便日后查閱與管理。（四）啟用程序1.印章刻制并備案完成后，由印章管理歸口部門發(fā)布印章啟用通知。通知內(nèi)容要明確印章的種類、名稱、啟用時(shí)間、使用范圍等信息，并發(fā)送至公司各部門知曉。2.同時(shí)，將印章的印模附在啟用通知后，讓各部門能夠清晰識(shí)別新啟用印章的樣式，防止出現(xiàn)冒用或誤認(rèn)的情況。希望大家在收到啟用通知后，認(rèn)真了解新印章相關(guān)信息，以便日后工作對接。四、印章的保管（一）保管原則及責(zé)任人指定1.內(nèi)審部門印章保管遵循“專人負(fù)責(zé)、確保安全”的原則。我們指定內(nèi)審部門中責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真細(xì)致的專人負(fù)責(zé)印章保管。負(fù)責(zé)人要充分認(rèn)識(shí)到印章保管的重要性，像守護(hù)自己重要的工作成果一樣守護(hù)好印章。2.內(nèi)審部門負(fù)責(zé)人要與印章保管人簽訂《印章保管責(zé)任書》，明確保管人的責(zé)任與義務(wù)，確保印章保管工作責(zé)任落實(shí)到人。責(zé)任書內(nèi)容要詳細(xì)規(guī)定保管人在印章使用、存放、交接等方面的職責(zé)，若因保管不善導(dǎo)致印章出現(xiàn)問題，保管人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）保管設(shè)施要求1.印章保管人要為印章提供安全可靠的存放環(huán)境。配備專門的保險(xiǎn)柜或帶有鎖具的文件柜用于存放印章，并且要將保險(xiǎn)柜或文件柜放置在辦公室相對安全、隱蔽的位置，避免印章輕易暴露在外。2.確保存放印章的場所具備防火、防潮、防蟲等基本條件，防止因自然因素或其他意外情況對印章造成損壞。定期對存放環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看保險(xiǎn)柜是否正常運(yùn)作、文件柜是否受潮等，保障印章始終處于良好的保存狀態(tài)。（三）保管人員變更1.當(dāng)因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要變更印章保管人時(shí)，原保管人要提前向內(nèi)審部門負(fù)責(zé)人提交《印章保管人員變更申請》。申請中要說明變更原因、預(yù)計(jì)交接時(shí)間等信息。2.內(nèi)審部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)變更申請后，組織原保管人與新保管人進(jìn)行印章交接工作。交接過程要在至少一名監(jiān)交人的監(jiān)督下進(jìn)行，監(jiān)交人由內(nèi)審部門負(fù)責(zé)人指定，一般為部門內(nèi)資深員工或其他相關(guān)管理人員。3.交接雙方要填寫《印章交接登記表》，詳細(xì)記錄印章的名稱、印模、交接時(shí)間、交接雙方姓名等信息。交接完成后，交接雙方及監(jiān)交人要在登記表上簽字確認(rèn)，確保交接過程清晰、責(zé)任明確。同時(shí)，將變更信息及時(shí)告知公司印章管理歸口部門及其他相關(guān)部門，方便后續(xù)工作對接。五、印章的使用（一）使用原則1.嚴(yán)格審批原則：印章的使用必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，任何人不得擅自使用印章。這就像我們做任何重要決策都需要經(jīng)過一定程序一樣，只有這樣才能保證印章使用的合規(guī)性與安全性。2.一事一用原則：每使用一次印章，都必須對應(yīng)一項(xiàng)具體的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，嚴(yán)禁在空白紙張、空白文件等上面預(yù)先加蓋印章，避免因印章濫用給公司帶來風(fēng)險(xiǎn)。3.誰使用誰負(fù)責(zé)原則：印章使用人要對印章使用的真實(shí)性、合規(guī)性負(fù)責(zé)，一旦因印章使用出現(xiàn)問題，使用人要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。希望大家在使用印章時(shí)，務(wù)必謹(jǐn)慎對待，確保每一次使用都合理合法。（二）使用流程1.填寫申請：當(dāng)我們需要使用印章時(shí)，由使用人填寫《印章使用申請表》。在申請表中要詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息。例如，如果是要在一份審計(jì)報(bào)告上加蓋內(nèi)審業(yè)務(wù)專用章，就要在申請表中寫明審計(jì)報(bào)告的具體名稱、涉及的審計(jì)項(xiàng)目、需要蓋章的份數(shù)以及預(yù)計(jì)蓋章日期等。2.部門審核：將填好的申請表提交給內(nèi)審部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人會(huì)從業(yè)務(wù)角度出發(fā)，審核用印事項(xiàng)是否屬于內(nèi)審部門職責(zé)范圍、用印文件內(nèi)容是否合規(guī)等。若審核不通過，要及時(shí)告知使用人原因，并指導(dǎo)其修改完善相關(guān)內(nèi)容。3.公司審批（視情況）：對于一些涉及重大事項(xiàng)或與外部單位有重要往來的用印申請，在部門審核通過后，還需提交給公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)從公司整體利益與風(fēng)險(xiǎn)把控角度進(jìn)行綜合考慮，決定是否批準(zhǔn)用印申請。4.印章使用：審批通過后，使用人持申請表到印章保管人處蓋章。印章保管人要對照申請表內(nèi)容，仔細(xì)核對用印文件的相關(guān)信息，確保申請表與實(shí)際用印情況一致。無誤后，在規(guī)定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》中記錄印章使用的詳細(xì)信息，包括申請表編號、用印日期、用印文件名稱、份數(shù)、使用人姓名等，以備日后查閱。（三）特殊情況處理1.緊急用印：如果遇到緊急情況需要立即使用印章，而相關(guān)審批人又無法及時(shí)進(jìn)行審批時(shí)，使用人可以通過電話、微信等方式向?qū)徟苏f明情況并征得同意。同時(shí)，要在事后及時(shí)補(bǔ)辦書面審批手續(xù)，確保用印流程的完整性。希望大家在遇到緊急用印情況時(shí)，務(wù)必遵循先口頭請示同意、后補(bǔ)辦手續(xù)的原則，既要保證工作的及時(shí)性，又要確保程序合規(guī)。2.異地用?。寒?dāng)因?yàn)楣ぷ餍枰诋惖厥褂糜≌聲r(shí)，由使用人提出異地用印申請，詳細(xì)說明異地用印的原因、地點(diǎn)、用印文件等信息，并附上相關(guān)審批意見。經(jīng)批準(zhǔn)后，可以采用郵寄印章或使用電子印章等方式進(jìn)行異地用印。采用郵寄印章方式的，要確保郵寄過程安全可靠，選擇信譽(yù)良好的快遞公司，并做好跟蹤記錄；使用電子印章的，要嚴(yán)格按照公司電子印章管理規(guī)定進(jìn)行操作，保障電子印章的安全性與有效性。六、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.當(dāng)公司因組織架構(gòu)調(diào)整，內(nèi)審部門名稱發(fā)生變更，原名稱的印章不再適用時(shí)，要及時(shí)停用相關(guān)印章。例如，若公司將“審計(jì)部”更名為“內(nèi)部審計(jì)中心”，那么原“審計(jì)部”字樣的印章就應(yīng)停用。2.印章因磨損、損壞等原因無法正常使用，且經(jīng)過專業(yè)鑒定無法修復(fù)或修復(fù)成本過高時(shí)，也需要進(jìn)行停用處理。比如，印章在長期使用過程中，印面出現(xiàn)嚴(yán)重磨損，導(dǎo)致蓋章字跡不清晰，影響文件的有效性，就應(yīng)考慮停用。3.若發(fā)現(xiàn)印章存在丟失、被盜用等安全風(fēng)險(xiǎn)，為防止造成更大損失，要立即停止該印章的使用，并及時(shí)采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（二）停用流程1.當(dāng)出現(xiàn)上述停用情形時(shí)，由印章保管人填寫《印章停用申請表》，說明停用原因、停用印章的種類及名稱等信息。2.將申請表提交給內(nèi)審部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后，再提交給公司印章管理歸口部門審批。3.審批通過后，印章管理歸口部門發(fā)布印章停用通知，告知公司各部門相關(guān)印章已停用，并明確停用日期。同時(shí)，要求各部門對涉及停用印章的文件進(jìn)行清理，防止出現(xiàn)誤用情況。（三）印章銷毀1.銷毀申請：印章停用后，如需銷毀，由印章保管人填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀印章的種類、名稱、數(shù)量、停用原因等信息，并附上相關(guān)證明材料，如磨損印章的照片、組織架構(gòu)調(diào)整文件等。2.審批流程：申請表先由內(nèi)審部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，最后由公司法定代表人批準(zhǔn)。各審批環(huán)節(jié)要對銷毀申請進(jìn)行認(rèn)真審查，確保印章銷毀的必要性與合規(guī)性。3.銷毀執(zhí)行：得到法定代表人批準(zhǔn)后，由印章管理歸口部門會(huì)同內(nèi)審部門及公司紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員共同執(zhí)行印章銷毀工作。選擇合適的銷毀方式，如切割、粉碎、熔毀等，確保印章徹底無法使用。銷毀過程要進(jìn)行拍照或錄像記錄，留存相關(guān)資料。銷毀完成后，參與銷毀的人員要在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并將登記表及銷毀記錄資料存檔保存。七、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司定期對各部門印章管理情況進(jìn)行檢查，其中內(nèi)審部門印章管理也是重點(diǎn)檢查內(nèi)容之一。檢查工作由公司印章管理歸口部門牽頭，聯(lián)合內(nèi)審部門、財(cái)務(wù)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)部門組成檢查組。檢查頻率原則上每半年一次，也可根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。2.檢查組要制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法與標(biāo)準(zhǔn)。檢查內(nèi)容主要包括印章的刻制、保管、使用、停用與銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)是否符合本管理辦法的規(guī)定，相關(guān)記錄是否完整準(zhǔn)確等。檢查方法可以采用查閱文件資料、實(shí)地查看印章存放及使用情況、詢問相關(guān)人員等方式。通過全面細(xì)致的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)印章管理過程中存在的問題。（二）責(zé)任追究1.對于違反本印章管理辦法的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。若因疏忽大意導(dǎo)致印章丟失，但未造成實(shí)際損失的，對印章保管人進(jìn)行批評教育，并要求其采取有效措施找回印章；若因印章保管不善導(dǎo)致印章被盜用，并給公司造成一定經(jīng)濟(jì)損失的，除要求印章保管人承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任外，還將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定給予其警告、罰款、降職等紀(jì)律處分。2.對于擅自使用印章、超越審批范圍使用印章等違規(guī)用印行為，無論是否造成損失，都要對使用人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。情節(jié)較輕的，給予批評教育或警告處分；情節(jié)嚴(yán)重的，如因違