物業(yè)糾紛證據(jù)管理辦法總則制定目的為了規(guī)范物業(yè)糾紛證據(jù)的管理，提高物業(yè)糾紛處理的效率和公正性，保障業(yè)主、物業(yè)使用人和物業(yè)服務(wù)企業(yè)的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》《物業(yè)管理條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司在物業(yè)管理活動中涉及的各類物業(yè)糾紛證據(jù)的收集、整理、保存、使用和銷毀等管理工作。管理原則1.合法性原則：證據(jù)的收集、整理、保存和使用必須符合法律法規(guī)的規(guī)定，不得采用非法手段獲取證據(jù)。2.真實(shí)性原則：證據(jù)必須是客觀真實(shí)的，不得偽造、篡改證據(jù)。3.關(guān)聯(lián)性原則：證據(jù)必須與物業(yè)糾紛案件具有關(guān)聯(lián)性，能夠證明案件的事實(shí)。4.完整性原則：證據(jù)應(yīng)當(dāng)全面、完整地反映案件的事實(shí)，不得遺漏重要證據(jù)。證據(jù)的收集收集主體1.公司各部門在日常物業(yè)管理工作中，應(yīng)當(dāng)積極收集與物業(yè)糾紛相關(guān)的證據(jù)。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的證據(jù)收集工作，并在必要時直接參與證據(jù)收集。收集方法1.文件資料收集：收集與物業(yè)糾紛相關(guān)的合同、協(xié)議、通知、報告、記錄等文件資料。2.視聽資料收集：收集與物業(yè)糾紛相關(guān)的照片、視頻、音頻等視聽資料。3.證人證言收集：收集與物業(yè)糾紛相關(guān)的證人證言，證人應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的民事行為能力，并能夠客觀、真實(shí)地陳述案件事實(shí)。4.鑒定意見收集：在必要時，委托具有相應(yīng)資質(zhì)的鑒定機(jī)構(gòu)對與物業(yè)糾紛相關(guān)的事項進(jìn)行鑒定，并收集鑒定意見。收集要求1.收集證據(jù)應(yīng)當(dāng)及時、全面，不得拖延或遺漏重要證據(jù)。2.收集證據(jù)應(yīng)當(dāng)合法、合規(guī)，不得采用非法手段獲取證據(jù)。3.收集證據(jù)應(yīng)當(dāng)制作詳細(xì)的記錄，包括證據(jù)的名稱、來源、收集時間、收集人等信息。4.對于收集到的證據(jù)，應(yīng)當(dāng)妥善保管，防止證據(jù)丟失、損壞或被篡改。證據(jù)的整理整理主體各部門收集到的證據(jù)應(yīng)當(dāng)及時提交給法務(wù)部門，由法務(wù)部門負(fù)責(zé)對證據(jù)進(jìn)行整理。整理方法1.分類整理：按照證據(jù)的種類、性質(zhì)、時間等因素對證據(jù)進(jìn)行分類整理。2.編號標(biāo)注：對整理好的證據(jù)進(jìn)行編號標(biāo)注，以便于管理和使用。3.裝訂成冊：將整理好的證據(jù)裝訂成冊，并制作封面和目錄，注明證據(jù)的名稱、編號、來源、收集時間等信息。整理要求1.整理證據(jù)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真、細(xì)致，確保證據(jù)的分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、裝訂整齊。2.整理證據(jù)應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的檔案，對證據(jù)的整理情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.整理好的證據(jù)應(yīng)當(dāng)妥善保管，防止證據(jù)丟失、損壞或被篡改。證據(jù)的保存保存主體法務(wù)部門負(fù)責(zé)對整理好的證據(jù)進(jìn)行保存。保存方式1.紙質(zhì)證據(jù)保存：將裝訂成冊的紙質(zhì)證據(jù)存放在專門的檔案柜中，并按照證據(jù)的編號順序進(jìn)行排列。2.電子證據(jù)保存：將電子證據(jù)存儲在專門的服務(wù)器或移動存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。保存期限1.一般情況下，物業(yè)糾紛證據(jù)的保存期限為自糾紛處理完畢之日起[X]年。2.對于涉及重大物業(yè)糾紛或可能對公司產(chǎn)生重大影響的證據(jù)，保存期限可以適當(dāng)延長。保存要求1.保存證據(jù)應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的管理制度，對證據(jù)的保存情況進(jìn)行定期檢查和維護(hù)。2.保存證據(jù)的場所應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保證據(jù)的安全。3.未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制或銷毀保存的證據(jù)。證據(jù)的使用使用主體1.法務(wù)部門在處理物業(yè)糾紛案件時，可以根據(jù)需要使用保存的證據(jù)。2.公司其他部門在涉及物業(yè)糾紛相關(guān)工作時，需要使用保存的證據(jù)的，應(yīng)當(dāng)向法務(wù)部門提出申請，經(jīng)法務(wù)部門批準(zhǔn)后可以使用。使用程序1.申請：使用證據(jù)的部門或人員應(yīng)當(dāng)向法務(wù)部門提出書面申請，說明使用證據(jù)的目的、范圍、時間等信息。2.審批：法務(wù)部門對申請進(jìn)行審核，根據(jù)證據(jù)的性質(zhì)、使用目的等因素決定是否批準(zhǔn)使用。3.使用：經(jīng)批準(zhǔn)使用證據(jù)的部門或人員應(yīng)當(dāng)按照批準(zhǔn)的范圍和時間使用證據(jù)，并妥善保管證據(jù)，防止證據(jù)丟失、損壞或被篡改。4.歸還：使用完畢后，使用證據(jù)的部門或人員應(yīng)當(dāng)及時將證據(jù)歸還給法務(wù)部門，并辦理歸還手續(xù)。使用要求1.使用證據(jù)應(yīng)當(dāng)合法、合規(guī)，不得采用非法手段使用證據(jù)。2.使用證據(jù)應(yīng)當(dāng)遵循保密原則，不得泄露證據(jù)中涉及的商業(yè)秘密、個人隱私等信息。3.使用證據(jù)應(yīng)當(dāng)客觀、真實(shí)，不得歪曲、篡改證據(jù)的內(nèi)容。證據(jù)的銷毀銷毀主體法務(wù)部門負(fù)責(zé)對超過保存期限或不再需要保存的證據(jù)進(jìn)行銷毀。銷毀程序1.清理：定期對保存的證據(jù)進(jìn)行清理，確定需要銷毀的證據(jù)清單。2.審批：將需要銷毀的證據(jù)清單報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由法務(wù)部門組織人員對需要銷毀的證據(jù)進(jìn)行銷毀。4.記錄：對證據(jù)的銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀的時間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等信息。銷毀要求1.銷毀證據(jù)應(yīng)當(dāng)采用安全、可靠的方式，確保證據(jù)被徹底銷毀。2.銷毀證據(jù)應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的檔案，對證據(jù)的銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自銷毀保存的證據(jù)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督主體公司審計部門負(fù)責(zé)對物業(yè)糾紛證據(jù)管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。監(jiān)督內(nèi)容1.證據(jù)的收集、整理、保存、使用和銷毀等管理工作是否符合本辦法的規(guī)定。2.證據(jù)的管理是否合法、合規(guī)，是否存在違反法律法規(guī)的行為。3.證據(jù)的安全是否得到保障，是否存在證據(jù)丟失、損壞或被篡改的情況。檢查方式1.定期檢查：審計部門定期對物業(yè)糾紛證據(jù)管理工作進(jìn)行檢查，檢查周期為每[X]個月一次。2.不定期檢查：審計部門根據(jù)工作需要，不定期對物業(yè)糾紛證據(jù)管理工作進(jìn)行檢查。檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)當(dāng)及時向法務(wù)部門提出整改意見，要求法務(wù)部門