北京檔案案件管理辦法北京[公司名稱]檔案案件管理辦法一、引言親愛(ài)的同事們，在我們公司長(zhǎng)期的運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，檔案案件管理工作至關(guān)重要。檔案不僅記錄著公司的發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)活動(dòng)，更是我們?cè)诿鎸?duì)各種事務(wù)時(shí)的重要依據(jù)。而案件相關(guān)檔案更是涉及到公司的法律權(quán)益、聲譽(yù)等關(guān)鍵方面。為了確保公司檔案案件管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)北京地區(qū)相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，特制定本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并積極遵守，共同維護(hù)公司檔案案件管理工作的有序進(jìn)行。二、適用范圍本辦法適用于公司各部門在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案案件管理工作，涵蓋從檔案的形成、收集、整理、保管、利用到銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。無(wú)論是業(yè)務(wù)合同檔案、法律糾紛案件檔案，還是行政事務(wù)檔案等，只要涉及到案件相關(guān)內(nèi)容，均需按照本辦法執(zhí)行。三、檔案案件管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.總體協(xié)調(diào)與監(jiān)督：檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司檔案案件管理工作，制定和完善檔案案件管理流程與規(guī)范，并對(duì)各部門的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。我們鼓勵(lì)檔案管理部門定期與各部門溝通交流，及時(shí)解決檔案案件管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.專業(yè)指導(dǎo)：為各部門提供檔案案件管理方面的專業(yè)指導(dǎo)，包括檔案分類、整理標(biāo)準(zhǔn)、保管要求等。希望檔案管理部門能夠主動(dòng)開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，提升全體員工的檔案案件管理意識(shí)和技能。3.集中保管與維護(hù)：負(fù)責(zé)公司重要檔案案件的集中保管，維護(hù)檔案的安全與完整，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，做好防火、防潮、防蟲(chóng)等工作。（二）各業(yè)務(wù)部門1.檔案形成與收集：各業(yè)務(wù)部門是檔案案件的直接產(chǎn)生者，負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中及時(shí)形成檔案，并按照規(guī)定收集齊全相關(guān)文件資料。希望大家在工作中養(yǎng)成及時(shí)整理、收集檔案的好習(xí)慣，確保檔案資料無(wú)遺漏。2.初步整理與移交：對(duì)收集到的檔案案件進(jìn)行初步整理，按照檔案管理部門制定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至檔案管理部門。我們鼓勵(lì)各業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門密切配合，提高檔案移交的效率和質(zhì)量。3.利用申請(qǐng)與協(xié)助：在需要利用檔案案件時(shí)，向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、復(fù)制等工作。（三）法務(wù)部門1.法律風(fēng)險(xiǎn)把控：對(duì)于涉及法律糾紛等案件的檔案，法務(wù)部門要從法律角度進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和把控，確保檔案的形成、保管和利用符合法律法規(guī)要求。希望法務(wù)部門能夠定期對(duì)檔案案件管理工作進(jìn)行法律合規(guī)審查。2.案件檔案協(xié)同管理：在處理法律案件過(guò)程中，與檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門協(xié)同合作，確保案件檔案的完整性和準(zhǔn)確性，為案件的處理提供有力支持。四、檔案案件的形成與收集（一）檔案形成要求1.內(nèi)容真實(shí)完整：在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案案件，其內(nèi)容必須真實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得弄虛作假。各項(xiàng)記錄、文件等要完整無(wú)缺，涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要信息。例如，合同檔案應(yīng)包含合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、雙方往來(lái)函件等。希望大家在工作中認(rèn)真對(duì)待每一份檔案資料的形成，確保其真實(shí)性和完整性。2.格式規(guī)范統(tǒng)一：檔案的格式要符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，如紙張大小、字體、排版等。對(duì)于電子檔案，要采用通用的文件格式，便于存儲(chǔ)、查閱和共享。各部門應(yīng)按照檔案管理部門發(fā)布的格式規(guī)范進(jìn)行檔案制作，我們鼓勵(lì)大家在日常工作中相互提醒，共同遵守格式規(guī)范。（二）收集范圍1.業(yè)務(wù)合同類：包括各類業(yè)務(wù)合同、意向書、訂單等，以及與合同相關(guān)的談判記錄、招投標(biāo)文件等。在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中，涉及到合同簽訂的各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的文件都應(yīng)收集齊全。2.法律糾紛類：涉及訴訟、仲裁、行政復(fù)議等法律糾紛案件的相關(guān)材料，如起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、判決書、裁定書等。法務(wù)部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門要密切關(guān)注法律案件的進(jìn)展，及時(shí)收集各類文件。3.行政事務(wù)類：公司內(nèi)部的重要通知、決議、會(huì)議紀(jì)要，以及與政府部門往來(lái)的文件等。各部門在收到或形成此類文件時(shí)，要按照規(guī)定進(jìn)行收集。4.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等與財(cái)務(wù)審計(jì)相關(guān)的檔案。財(cái)務(wù)部門要做好此類檔案的收集和整理工作。（三）收集時(shí)間1.定期收集：各業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期（如每月、每季度）對(duì)本部門產(chǎn)生的檔案案件進(jìn)行收集整理，確保檔案資料不會(huì)因時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而丟失或遺漏。希望各部門能夠制定明確的收集計(jì)劃，并嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行。2.即時(shí)收集：對(duì)于一些重要緊急的檔案案件，如重大合同的簽訂文件、突發(fā)法律糾紛的相關(guān)材料等，要在事件發(fā)生后即時(shí)進(jìn)行收集，確保檔案的及時(shí)性和完整性。五、檔案案件的整理與分類（一）整理原則1.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系：在整理檔案案件時(shí)，要注意保持文件之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系，按照業(yè)務(wù)活動(dòng)的流程、時(shí)間順序等進(jìn)行排列。例如，對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的檔案，應(yīng)按照項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等階段進(jìn)行文件整理。2.便于保管和利用：整理后的檔案要便于存儲(chǔ)和查找利用，采用合理的裝訂、編目等方式，提高檔案管理的效率。（二）分類方法1.按業(yè)務(wù)類型分類：可分為市場(chǎng)營(yíng)銷類、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源類等，每個(gè)大類下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)細(xì)分小類。例如，市場(chǎng)營(yíng)銷類可細(xì)分為市場(chǎng)調(diào)研、廣告宣傳、客戶開(kāi)發(fā)等小類。2.按案件性質(zhì)分類：分為法律糾紛案件、合規(guī)審查案件、內(nèi)部管理案件等。對(duì)于法律糾紛案件，還可進(jìn)一步按照訴訟、仲裁等不同性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分。3.按時(shí)間分類：以檔案形成的時(shí)間為依據(jù)，分為年度、季度、月度等。這種分類方式便于對(duì)不同時(shí)期的檔案案件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（三）編目與編號(hào)1.編目：對(duì)整理好的檔案案件要進(jìn)行詳細(xì)編目，編制檔案目錄，包括檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。編目的目的是為了方便檔案的檢索和利用，希望編目工作能夠做到準(zhǔn)確、詳細(xì)。2.編號(hào)：為每一份檔案案件賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和規(guī)律性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則由檔案管理部門統(tǒng)一制定，各部門在整理檔案時(shí)要按照規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。六、檔案案件的保管（一）保管場(chǎng)所與設(shè)施1.專用庫(kù)房：公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放檔案案件。庫(kù)房要具備良好的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，配備相應(yīng)的消防設(shè)備、除濕設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜門窗等。檔案管理部門要定期對(duì)庫(kù)房設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.存儲(chǔ)設(shè)備：采用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行有序存放。對(duì)于電子檔案，要配備專門的存儲(chǔ)服務(wù)器，并做好數(shù)據(jù)備份工作。希望大家重視檔案存儲(chǔ)設(shè)備的管理，確保檔案存放安全有序。（二）保管期限1.確定原則：根據(jù)檔案案件的重要程度、法律規(guī)定以及公司實(shí)際需要，確定不同檔案的保管期限。一般分為短期（15年）、中期（510年）、長(zhǎng)期（10年以上）和永久保存。例如，一般性的業(yè)務(wù)往來(lái)文件可設(shè)定為短期保管，而涉及公司核心權(quán)益的合同檔案則應(yīng)長(zhǎng)期或永久保存。2.定期評(píng)估：檔案管理部門要定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和法律法規(guī)變化等情況，及時(shí)調(diào)整保管期限。希望檔案管理部門能夠建立科學(xué)合理的評(píng)估機(jī)制，確保檔案保管期限的合理性。（三）檔案維護(hù)與檢查1.日常維護(hù)：檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，及時(shí)對(duì)受損檔案進(jìn)行修復(fù)和處理。對(duì)于電子檔案，要定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.定期盤點(diǎn)：每年至少進(jìn)行一次檔案盤點(diǎn)工作，核對(duì)檔案的數(shù)量、存放位置等信息，確保檔案賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或異常情況，要及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。希望檔案管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案維護(hù)與檢查工作，保障檔案的安全與完整。七、檔案案件的利用（一）利用申請(qǐng)流程1.填寫申請(qǐng)表：公司員工因工作需要利用檔案案件時(shí)，需填寫《檔案案件利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、利用方式（查閱、復(fù)制、借出等）、預(yù)計(jì)利用時(shí)間等信息。2.審批：申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至檔案管理部門審批。對(duì)于涉及重要機(jī)密或法律糾紛的檔案，還需法務(wù)部門等相關(guān)部門會(huì)簽審批。希望大家在申請(qǐng)利用檔案時(shí)，如實(shí)填寫申請(qǐng)表，按照流程辦理審批手續(xù)。（二）利用方式與限制1.查閱：在檔案管理部門指定的場(chǎng)所內(nèi)查閱檔案案件，檔案管理人員要做好查閱登記工作，記錄查閱人員、時(shí)間、檔案名稱等信息。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱場(chǎng)所的規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案要注明復(fù)制來(lái)源和日期，妥善保管，不得隨意傳播。對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，復(fù)制要嚴(yán)格控制范圍。3.借出：一般情況下，檔案案件不允許借出檔案庫(kù)房。如因特殊工作需要必須借出，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借出手續(xù)，明確歸還時(shí)間。借出期間，借用人要負(fù)責(zé)檔案的安全保管，不得轉(zhuǎn)借他人。希望大家在利用檔案時(shí)，嚴(yán)格遵守利用方式和限制的規(guī)定，保護(hù)公司檔案的安全和機(jī)密。（三）利用反饋1.利用效果反饋：檔案利用結(jié)束后，希望利用人員能夠及時(shí)向檔案管理部門反饋檔案利用的效果，如是否滿足工作需求、對(duì)檔案管理工作的建議等。這有助于檔案管理部門不斷改進(jìn)工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。2.保密反饋：對(duì)于涉及機(jī)密信息的檔案利用，利用人員要反饋在利用過(guò)程中保密措施的執(zhí)行情況，確保公司機(jī)密未被泄露。八、檔案案件的銷毀（一）銷毀鑒定1.定期鑒定：檔案管理部門應(yīng)定期（如每5年）組織相關(guān)部門對(duì)已到保管期限的檔案案件進(jìn)行銷毀鑒定。鑒定工作由檔案管理部門、法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成的鑒定小組共同進(jìn)行。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案的重要性、是否仍有利用價(jià)值、法律法規(guī)要求等因素，確定檔案是否可以銷毀。對(duì)于涉及未了事項(xiàng)或法律糾紛的檔案，即使保管期限已滿，也不得銷毀，應(yīng)繼續(xù)妥善保管。希望鑒定小組能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)地按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。（二）銷毀審批1.編制銷毀清冊(cè)：經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案案件銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.審批流程：銷毀清冊(cè)需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。對(duì)于重要檔案的銷毀，還需報(bào)上級(jí)主管部門備案。希望大家嚴(yán)格按照銷毀審批流程辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案銷毀工作合法合規(guī)。（三）銷毀實(shí)施1.銷毀方式：檔案銷毀可采用粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)選擇具有相關(guān)資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行銷毀，并簽訂銷毀協(xié)議，留存銷毀證明。對(duì)于電子檔案，要采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除。2.現(xiàn)場(chǎng)