華為外包管理辦法規(guī)定總則目的為規(guī)范華為公司外包業(yè)務的管理，確保外包活動符合公司戰(zhàn)略目標，保障外包服務的質量、效率和安全性，有效控制外包風險，依據(jù)國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結合公司實際情況，特制定本管理辦法規(guī)定。適用范圍本規(guī)定適用于華為公司及其下屬各部門、分支機構所涉及的各類外包業(yè)務，包括但不限于信息技術外包、人力資源外包、物流外包、生產(chǎn)外包等。定義1.外包：指華為公司將原本由內部完成的某些業(yè)務活動或職能，通過簽訂合同的方式委托給外部專業(yè)服務提供商來完成的一種經(jīng)營管理模式。2.外包商：指與華為公司簽訂外包合同，為公司提供外包服務的外部專業(yè)服務提供商。管理原則1.戰(zhàn)略導向原則：外包決策應與公司的戰(zhàn)略目標相一致，有助于提升公司的核心競爭力和整體效益。2.合規(guī)合法原則：外包業(yè)務活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的各項規(guī)章制度。3.風險可控原則：對與外包相關的各類風險進行全面識別、評估和控制，確保外包活動不會給公司帶來重大風險。4.質量優(yōu)先原則：注重外包服務的質量，建立有效的質量監(jiān)控和評估機制，確保外包服務能夠滿足公司的業(yè)務需求。5.成本效益原則：在保證外包服務質量的前提下，合理控制外包成本，實現(xiàn)成本與效益的最佳平衡。外包決策管理外包決策流程1.需求提出：各部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要，提出外包需求，并填寫《外包需求申請表》，詳細說明外包的業(yè)務內容、目標、預算等信息。2.可行性研究：由公司相關部門組成的可行性研究小組，對外包需求進行全面的可行性分析，包括技術可行性、經(jīng)濟可行性、法律可行性等，并形成《外包可行性研究報告》。3.決策審批：《外包可行性研究報告》提交公司管理層進行決策審批。管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標、財務狀況、風險承受能力等因素，綜合考慮是否批準外包項目。4.立項：經(jīng)公司管理層批準的外包項目，正式立項，并成立項目組負責項目的具體實施。外包范圍確定1.核心業(yè)務與非核心業(yè)務區(qū)分：公司應明確界定核心業(yè)務和非核心業(yè)務，原則上核心業(yè)務不得外包，非核心業(yè)務可以根據(jù)實際情況考慮外包。2.外包業(yè)務選擇標準：選擇外包業(yè)務時，應綜合考慮業(yè)務的復雜性、專業(yè)性、成本效益、風險程度等因素。對于專業(yè)性較強、技術要求較高、成本相對較低且風險可控的業(yè)務，可以優(yōu)先考慮外包。外包商選擇與評估外包商選擇流程1.建立外包商資源庫：公司采購部門通過市場調研、行業(yè)推薦、供應商自薦等方式，收集潛在外包商的信息，建立外包商資源庫。2.發(fā)布招標信息：對于符合外包條件的項目，公司通過內部公告、外部網(wǎng)站等渠道發(fā)布招標信息，明確外包項目的要求、范圍、時間、預算等內容。3.外包商報名與資格預審：潛在外包商根據(jù)招標信息進行報名，并提交相關資質證明文件。公司采購部門對報名的外包商進行資格預審，篩選出符合基本要求的外包商進入下一階段。4.實地考察與評估：公司項目組對外包商進行實地考察，了解外包商的公司規(guī)模、技術實力、管理水平、服務質量、信譽狀況等情況，并填寫《外包商實地考察評估表》。5.招標與評標：組織符合條件的外包商進行投標，公司成立評標小組，按照既定的評標標準和方法對各外包商的投標文件進行評審，確定中標外包商。6.合同簽訂：與中標外包商簽訂正式的外包合同，明確雙方的權利和義務、服務內容、服務標準、服務期限、費用支付方式、違約責任等條款。外包商評估指標體系1.資質與信譽：包括外包商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、相關行業(yè)資質證書、信譽評級等。2.技術實力：外包商的技術研發(fā)能力、技術創(chuàng)新能力、技術人員素質等。3.管理水平：外包商的質量管理體系、項目管理體系、人力資源管理體系等。4.服務質量：外包商的服務響應時間、服務交付質量、服務滿意度等。5.成本效益：外包商的報價是否合理，是否能夠在保證服務質量的前提下降低成本。6.風險控制能力：外包商的風險識別、評估和控制能力，以及應對突發(fā)事件的能力。外包商定期評估與動態(tài)管理1.定期評估：公司項目組每半年對外包商的服務質量、工作進度、成本控制等情況進行一次定期評估，填寫《外包商定期評估表》。2.動態(tài)管理：根據(jù)外包商的定期評估結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的外包商給予獎勵和更多的合作機會；對表現(xiàn)不佳的外包商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改；對于整改后仍不符合要求的外包商，終止合作。外包合同管理合同簽訂1.合同起草：公司法務部門根據(jù)外包項目的具體情況，起草外包合同文本，明確雙方的權利和義務、服務內容、服務標準、服務期限、費用支付方式、違約責任等條款。2.合同審核：外包合同文本提交公司相關部門進行審核，包括采購部門、財務部門、技術部門等。各部門從自身專業(yè)角度對合同條款進行審查，提出修改意見。3.合同簽訂：經(jīng)審核通過的外包合同，由公司法定代表人或其授權代表與外包商法定代表人或其授權代表簽訂正式合同。合同執(zhí)行與監(jiān)控1.合同執(zhí)行：雙方按照合同約定履行各自的權利和義務。公司項目組負責監(jiān)督外包商的服務執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.合同變更管理：如因業(yè)務需求變化、市場環(huán)境變化等原因需要變更合同條款，雙方應協(xié)商一致，并簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更的內容、時間、費用等事項。3.合同終止管理：合同期滿或因其他原因需要終止合同時，雙方應按照合同約定的程序進行終止，并辦理相關的交接手續(xù)。合同風險管理1.合同風險識別：公司法務部門和項目組應定期對合同進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如合同條款漏洞、外包商違約風險、法律風險等。2.合同風險評估：對識別出的合同風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。3.合同風險應對措施：針對不同等級的合同風險，制定相應的風險應對措施，如加強合同條款審查、要求外包商提供擔保、購買保險等。外包項目實施與監(jiān)控項目實施計劃制定1.項目組組建：外包項目立項后，成立由公司相關部門人員和外包商代表組成的項目組，明確項目組各成員的職責和分工。2.項目計劃制定：項目組根據(jù)外包合同要求，制定詳細的項目實施計劃，包括項目進度安排、質量控制措施、風險管理措施等，并報公司管理層審批。項目進度監(jiān)控1.進度跟蹤：項目組定期對外包項目的進度進行跟蹤，及時掌握項目的實際進展情況，并與項目實施計劃進行對比分析。2.進度調整：如發(fā)現(xiàn)項目進度滯后，項目組應及時分析原因，采取相應的措施進行調整，確保項目按時完成。項目質量監(jiān)控1.質量標準制定：公司項目組與外包商共同制定外包項目的質量標準和驗收規(guī)范，并在合同中明確約定。2.質量檢查與驗收：項目組按照質量標準和驗收規(guī)范，對外包項目進行定期的質量檢查和階段性驗收。對于不符合質量要求的項目成果，要求外包商及時整改，直至達到質量標準為止。項目風險管理1.風險識別與評估：項目組定期對外包項目進行風險識別和評估，分析可能影響項目進度、質量、成本的風險因素，并確定風險的等級和影響程度。2.風險應對措施制定：針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施，如風險規(guī)避、風險減輕、風險轉移、風險接受等。3.風險監(jiān)控與預警：建立風險監(jiān)控機制，實時監(jiān)控風險的變化情況。當風險達到預警值時，及時發(fā)出預警信號，并采取相應的措施進行處理。外包服務驗收與結算服務驗收流程1.外包商提交驗收申請：外包商按照合同約定完成外包服務后，向公司項目組提交《外包服務驗收申請報告》，并提供相關的服務成果和文檔資料。2.項目組初驗：公司項目組收到外包商的驗收申請后，組織相關人員對外包服務進行初驗。初驗內容包括服務成果的完整性、準確性、規(guī)范性等。3.正式驗收：初驗合格后，公司組織正式驗收。正式驗收由公司管理層、相關部門代表、技術專家等組成驗收小組，按照合同約定的驗收標準和方法對外包服務進行全面、嚴格的驗收。4.驗收報告出具：驗收結束后，驗收小組出具《外包服務驗收報告》，明確驗收結果。對于驗收合格的項目，予以通過；對于驗收不合格的項目，要求外包商限期整改，直至驗收合格為止。費用結算1.費用結算依據(jù)：外包服務費用結算以合同約定的費用標準和結算方式為依據(jù)。2.費用結算流程：外包商根據(jù)合同約定和服務完成情況，向公司提交《費用結算申請報告》，并提供相關的發(fā)票和費用明細清單。公司財務部門對《費用結算申請報告》進行審核，審核通過后，按照合同約定的時間和方式向外包商支付費用。外包文檔管理文檔分類與歸檔1.外包文檔分類：外包文檔包括外包合同、外包需求申請表、外包可行性研究報告、外包商評估報告、項目實施計劃、項目進度報告、質量檢查報告、驗收報告、費用結算報告等。2.文檔歸檔：公司各部門應指定專人負責外包文檔的收集、整理和歸檔工作。外包文檔應按照項目分類進行歸檔，并建立電子文檔和紙質文檔兩套檔案，確保文檔的完整性和安全性。文檔查閱與借閱管理1.查閱權限：公司內部人員因工作需要查閱外包文檔，應經(jīng)部門負責人批準，并辦理查閱登記手續(xù)。2.借閱權限：如需借閱外包文檔，應經(jīng)公司管理層批準，并簽訂《文檔借閱協(xié)議》，明確借閱期限、保密義務等事項。借閱人應按時歸還文檔，確保文檔的安全和完整。監(jiān)督與審計內部監(jiān)督1.監(jiān)督部門職責：公司審計部門和合規(guī)部門負責對外包業(yè)務進行內部監(jiān)督，定期檢查外包項目的執(zhí)行情況、合同履行情況、費用結算情況等，確保外包業(yè)務活動符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。2.監(jiān)督方式：內部監(jiān)督采取定期檢查和不定期抽查相結合的方式，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。外部審計1.審計安排：公司可以根據(jù)需要聘請外部審計機構對外包項目進行審計，審計內容包括外