物業(yè)管理物資管理辦法總則目的為加強(qiáng)物業(yè)管理物資的管理，規(guī)范物資的采購(gòu)、使用、保管、處置等行為，提高物資使用效率，降低管理成本，保障物業(yè)管理工作的正常開展，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有物業(yè)管理項(xiàng)目涉及的各類物資管理，包括但不限于辦公用品、清潔用品、維修材料、安全防護(hù)用品等。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對(duì)物業(yè)管理物資實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保物資管理的規(guī)范性和有效性。2.合理配置原則：根據(jù)物業(yè)管理項(xiàng)目的實(shí)際需求，科學(xué)合理地配置物資，避免物資的閑置和浪費(fèi)。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量和滿足使用需求的前提下，嚴(yán)格控制物資采購(gòu)成本和使用成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。4.安全保障原則：加強(qiáng)物資的安全管理，確保物資的儲(chǔ)存、運(yùn)輸和使用安全，防止發(fā)生安全事故。物資分類與編碼物資分類根據(jù)物資的用途和性質(zhì)，將物業(yè)管理物資分為以下幾類：1.辦公用品類：包括紙張、筆、文件夾、計(jì)算器等辦公常用物品。2.清潔用品類：如清潔劑、掃帚、拖把、垃圾袋等用于清潔衛(wèi)生的物品。3.維修材料類：涵蓋各種建筑材料、五金配件、電器元件等用于物業(yè)維修的材料。4.安全防護(hù)用品類：例如安全帽、安全帶、滅火器、安全警示標(biāo)識(shí)等保障人員和財(cái)產(chǎn)安全的用品。5.綠化養(yǎng)護(hù)用品類：包括化肥、農(nóng)藥、剪刀、灑水壺等用于綠化養(yǎng)護(hù)的物品。6.其他類：除上述幾類之外的其他物資，如對(duì)講機(jī)、工作服等。物資編碼為便于物資的管理和查詢，對(duì)每類物資進(jìn)行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則如下：1.采用數(shù)字和字母組合的方式，前兩位字母表示物資類別，如“BG”表示辦公用品類，“QJ”表示清潔用品類等。2.后面跟隨四位數(shù)字表示該類物資的具體編號(hào)，從0001開始依次遞增。例如，辦公用品類的第10種物資編碼為“BG0010”。物資采購(gòu)管理采購(gòu)計(jì)劃制定1.各物業(yè)管理項(xiàng)目部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需求，于每月末制定下一個(gè)月的物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司物資管理部門。物資管理部門對(duì)各項(xiàng)目部門的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合庫(kù)存情況，制定公司總體采購(gòu)計(jì)劃。3.總體采購(gòu)計(jì)劃需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。供應(yīng)商選擇1.公司建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。2.新供應(yīng)商的引入需由物資管理部門進(jìn)行考察和評(píng)估，填寫供應(yīng)商評(píng)估表，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可列入合格供應(yīng)商名錄。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商，及時(shí)從合格供應(yīng)商名錄中剔除。采購(gòu)實(shí)施1.物資采購(gòu)由物資管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，向合格供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單。2.采購(gòu)訂單應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。3.在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)訂單進(jìn)行采購(gòu)，不得擅自更改采購(gòu)內(nèi)容。如因特殊情況需要更改，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。采購(gòu)驗(yàn)收1.物資到貨后，物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的品種、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)訂單一致。2.驗(yàn)收人員應(yīng)填寫物資驗(yàn)收單，注明驗(yàn)收情況。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，進(jìn)行退換貨處理。物資庫(kù)存管理倉(cāng)庫(kù)設(shè)置1.公司根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置物資倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如物資存儲(chǔ)區(qū)、待檢區(qū)、不合格品區(qū)等，實(shí)行分區(qū)管理。入庫(kù)管理1.物資入庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)物資驗(yàn)收單，核對(duì)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。2.按照物資的分類和編碼，將物資存放到指定的存儲(chǔ)位置，并在物資臺(tái)賬上進(jìn)行登記，記錄物資的入庫(kù)日期、入庫(kù)數(shù)量、供應(yīng)商等信息。庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，每月進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次中盤點(diǎn)，每年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)將實(shí)際庫(kù)存數(shù)量與物資臺(tái)賬記錄進(jìn)行核對(duì)，對(duì)于盤盈、盤虧的物資，要查明原因，填寫盤點(diǎn)報(bào)告，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行賬務(wù)處理。出庫(kù)管理1.各物業(yè)管理項(xiàng)目部門需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用單，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)物資領(lǐng)用單，發(fā)放物資，并在物資臺(tái)賬上記錄物資的出庫(kù)日期、出庫(kù)數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。3.對(duì)于貴重物資和限量供應(yīng)的物資，實(shí)行限額領(lǐng)用制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。物資使用管理使用培訓(xùn)1.對(duì)于一些專業(yè)性較強(qiáng)的物資，如大型維修設(shè)備、安全防護(hù)用品等，公司應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行使用培訓(xùn)，確保使用人員正確掌握使用方法和注意事項(xiàng)。2.使用培訓(xùn)應(yīng)形成培訓(xùn)記錄，培訓(xùn)人員應(yīng)簽字確認(rèn)。使用監(jiān)督1.各物業(yè)管理項(xiàng)目部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物資使用情況的監(jiān)督，教育員工合理使用物資，避免浪費(fèi)和損壞。2.物資管理部門應(yīng)定期對(duì)各項(xiàng)目部門的物資使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。物資維修與保養(yǎng)1.對(duì)于一些價(jià)值較高、使用壽命較長(zhǎng)的物資，如機(jī)械設(shè)備、電器設(shè)備等，應(yīng)建立維修保養(yǎng)檔案，定期進(jìn)行維修和保養(yǎng)。2.維修保養(yǎng)工作由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，維修保養(yǎng)記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，并存檔備查。物資處置管理閑置物資處理1.對(duì)于閑置時(shí)間超過(guò)一定期限的物資，物資管理部門應(yīng)進(jìn)行清理和評(píng)估。對(duì)于仍有使用價(jià)值的閑置物資，可以在公司內(nèi)部進(jìn)行調(diào)配使用；對(duì)于無(wú)使用價(jià)值的閑置物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。2.閑置物資的調(diào)配需填寫物資調(diào)配單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理調(diào)配手續(xù)。報(bào)廢物資處理1.物資達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)或因損壞無(wú)法修復(fù)時(shí)，使用部門應(yīng)填寫物資報(bào)廢申請(qǐng)單，說(shuō)明報(bào)廢原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)物資管理部門。2.物資管理部門組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件的，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物資，由物資管理部門負(fù)責(zé)組織處理。報(bào)廢物資的處理方式包括變賣、捐贈(zèng)等，處理收入應(yīng)上繳公司財(cái)務(wù)部門。物資信息化管理物資管理系統(tǒng)建設(shè)公司建立物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)、庫(kù)存、使用、處置等環(huán)節(jié)的信息化管理。物資管理系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表生成等功能。數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)將物資的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存等信息錄入物資管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.物資管理部門應(yīng)定期對(duì)物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。數(shù)據(jù)分析與應(yīng)用1.利用物資管理信息系統(tǒng)，對(duì)物資采購(gòu)成本、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、物資使用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司的物資管理決策提供依據(jù)。2.定期生成物資管理報(bào)表，如采購(gòu)報(bào)表、庫(kù)存報(bào)表、使用報(bào)表等，報(bào)送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門和物資管理部門應(yīng)定期對(duì)物資管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物資采購(gòu)、庫(kù)存管理、使用情況、處置等方面。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改?？己嗽u(píng)價(jià)1.公司建立物資管理考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)各物業(yè)管理項(xiàng)目部門和物資管理部門的物資管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)