油田采購合同管理辦法總則目的為加強油田采購合同管理，規(guī)范采購合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，維護企業(yè)的合法權(quán)益，保障油田生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)以及石油行業(yè)的相關(guān)標準，結(jié)合本油田實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本油田各部門、各單位進行的各類物資、設(shè)備、服務(wù)等采購合同的管理活動。管理原則1.依法合規(guī)原則。采購合同的簽訂、履行等活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.效益優(yōu)先原則。在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本和經(jīng)濟效益。3.風險防控原則。對采購合同的各個環(huán)節(jié)進行風險評估和防控，降低合同風險。4.全過程管理原則。對采購合同從立項、簽訂、履行到終止進行全過程的跟蹤和管理。管理機構(gòu)及職責合同管理領(lǐng)導小組成立以油田主要領(lǐng)導為組長，各相關(guān)部門負責人為成員的合同管理領(lǐng)導小組。其主要職責包括：1.審定合同管理的重大事項和重要制度。2.協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。3.對合同管理工作進行監(jiān)督和指導。合同管理部門設(shè)立專門的合同管理部門，負責合同的日常管理工作。其主要職責如下：1.制定和完善合同管理制度，并組織實施。2.對合同的合法性、合規(guī)性進行審查。3.監(jiān)督合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問題。4.建立合同檔案，對合同進行分類、歸檔和保管。5.組織合同管理人員的培訓和考核。采購部門采購部門負責采購項目的具體實施，其主要職責包括：1.根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，編制采購計劃。2.選擇合格的供應(yīng)商，組織采購談判。3.起草采購合同文本，并提交合同管理部門審查。4.負責合同的簽訂和履行，跟蹤采購進度，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。5.處理與供應(yīng)商的糾紛和爭議。其他相關(guān)部門財務(wù)部門負責合同資金的支付和管理，審計部門負責對合同的簽訂、履行等情況進行審計監(jiān)督，法律事務(wù)部門負責提供法律咨詢和法律援助等。各相關(guān)部門應(yīng)按照職責分工，密切配合，共同做好采購合同管理工作。采購合同的簽訂采購計劃的編制采購部門應(yīng)根據(jù)油田的生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算金額、采購時間等內(nèi)容，并報相關(guān)領(lǐng)導審批。供應(yīng)商的選擇1.建立供應(yīng)商評估和準入制度。采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證等情況進行評估，建立合格供應(yīng)商名錄。2.對于重大采購項目，應(yīng)采用招標、投標等方式選擇供應(yīng)商。招標過程應(yīng)嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)和油田的規(guī)定進行，確保公平、公正、公開。3.對于一般采購項目，可以采用詢價、比價、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素。合同文本的起草采購部門應(yīng)根據(jù)采購項目的具體情況，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：1.合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。2.采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、技術(shù)要求等。3.合同價格、付款方式、結(jié)算方式等。4.交貨時間、地點、運輸方式等。5.驗收標準和方法。6.違約責任和爭議解決方式。7.合同的生效時間和有效期。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言，條款應(yīng)明確、具體、完整，避免出現(xiàn)歧義。合同的審查1.采購部門起草的合同文本應(yīng)先經(jīng)本部門內(nèi)部審核，審核內(nèi)容包括合同的商務(wù)條款、技術(shù)條款等是否符合采購要求。2.審核通過后，采購部門將合同文本提交合同管理部門進行審查。合同管理部門主要審查合同的合法性、合規(guī)性，包括合同主體是否合格、合同內(nèi)容是否違反法律法規(guī)和油田的規(guī)定等。3.必要時，合同管理部門應(yīng)組織法律事務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進行會簽。各部門應(yīng)根據(jù)各自的職責，對合同提出審查意見。4.對于重大合同，應(yīng)提交合同管理領(lǐng)導小組進行審定。合同的簽訂1.經(jīng)審查通過的合同，由采購部門與供應(yīng)商簽訂正式合同。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，并由雙方加蓋公章或合同專用章。2.合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本送合同管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。采購合同的履行合同的執(zhí)行1.采購部門應(yīng)按照合同約定的時間、地點、數(shù)量、質(zhì)量等要求，組織供應(yīng)商按時交貨。2.供應(yīng)商交貨時，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等是否符合合同要求。對于驗收合格的貨物，應(yīng)辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的貨物，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進行處理。3.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間，及時支付合同款項。付款前，應(yīng)審核采購部門提交的付款申請、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料是否齊全、合規(guī)。合同的變更和解除1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要變更或解除合同的，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更或解除協(xié)議。2.變更或解除合同的申請應(yīng)由采購部門提出，說明變更或解除的原因、內(nèi)容和對合同履行的影響等。申請應(yīng)經(jīng)合同管理部門審查，并報相關(guān)領(lǐng)導審批。3.對于因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法履行的，應(yīng)及時通知對方，并提供相關(guān)證明材料。雙方應(yīng)根據(jù)實際情況協(xié)商處理合同的善后事宜。合同履行的監(jiān)督和檢查1.合同管理部門應(yīng)定期對合同的履行情況進行監(jiān)督和檢查，了解合同的執(zhí)行進度、質(zhì)量情況、付款情況等。2.采購部門應(yīng)定期向合同管理部門匯報合同的履行情況，對于合同履行中出現(xiàn)的問題和困難，應(yīng)及時提出解決方案。3.審計部門應(yīng)定期對合同的履行情況進行審計，檢查合同的執(zhí)行是否符合法律法規(guī)和油田的規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。采購合同的風險管理風險識別1.市場風險。包括原材料價格波動、市場供求關(guān)系變化等，可能導致合同價格上漲或供應(yīng)商無法按時交貨。2.信用風險。供應(yīng)商的信譽不佳，可能出現(xiàn)違約、欺詐等行為，給油田造成損失。3.法律風險。合同條款不明確、不合法，可能導致合同無效或在糾紛解決中處于不利地位。4.質(zhì)量風險。供應(yīng)商提供的貨物或服務(wù)質(zhì)量不符合合同要求，可能影響油田的生產(chǎn)經(jīng)營活動。風險評估合同管理部門應(yīng)定期對采購合同的風險進行評估，確定風險等級和影響程度。評估方法可以采用定性分析和定量分析相結(jié)合的方式。風險防控措施1.對于市場風險，可以通過簽訂長期合同、鎖定價格、建立庫存等方式進行防控。2.對于信用風險，可以加強對供應(yīng)商的信用評估和管理，要求供應(yīng)商提供擔保或保證金等。3.對于法律風險，可以加強合同文本的審查，聘請專業(yè)律師提供法律咨詢和服務(wù)等。4.對于質(zhì)量風險，可以加強對供應(yīng)商的質(zhì)量監(jiān)督和管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證措施等。采購合同的檔案管理檔案的建立合同管理部門應(yīng)建立合同檔案，對采購合同進行分類、歸檔和保管。合同檔案應(yīng)包括合同文本、附件、補充協(xié)議、變更或解除協(xié)議、驗收報告、付款憑證、往來函件等相關(guān)資料。檔案的保管1.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器上。2.合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同的重要程度和法律法規(guī)的要求確定。一般情況下，合同檔案的保管期限為合同履行完畢后[X]年。檔案的查閱和利用1.本油田各部門因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)合同管理部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱合同檔案時，應(yīng)遵守檔案管理制度，不得損壞、涂改、復制檔案資料。如需復制檔案資料，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負責人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。采購合同的糾紛處理糾紛的協(xié)商解決在合同履行過程中，如發(fā)生糾紛，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商的方式解決。采購部門應(yīng)積極與供應(yīng)商溝通，了解糾紛的原因和雙方的訴求，提出解決方案。協(xié)商達成一致的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議。糾紛的仲裁或訴訟如協(xié)商無法解決糾紛的，可以根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇仲裁或訴訟。法律事務(wù)部門應(yīng)協(xié)助采購部門做好仲裁或訴訟的準備工作，包括收集證據(jù)、起草法律文書、聘請律師等