智慧會務服務管理辦法總則目的為規(guī)范智慧會務服務的管理，提高會務服務的質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮智慧會務系統(tǒng)在公司各類會議、活動中的作用，結(jié)合公司實際情況和相關(guān)行業(yè)標準，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部舉辦的各類會議、培訓、講座、研討會等活動的智慧會務服務管理，包括但不限于會議的籌備、組織、實施、收尾等各個環(huán)節(jié)。定義智慧會務服務是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等，對會議的策劃、組織、協(xié)調(diào)、服務等進行全面管理和優(yōu)化，實現(xiàn)會議的智能化、信息化、高效化。具體包括會議報名、簽到、資料分發(fā)、現(xiàn)場互動、會議記錄、數(shù)據(jù)分析等功能的智能化實現(xiàn)。管理職責會務管理部門1.負責制定和完善智慧會務服務的相關(guān)管理制度和流程。2.統(tǒng)籌安排公司各類會議的智慧會務服務資源，包括場地、設備、人員等。3.審核會議主辦方提交的智慧會務服務需求，確保需求的合理性和可行性。4.監(jiān)督智慧會務服務的實施過程，及時解決出現(xiàn)的問題。5.對智慧會務服務的效果進行評估和總結(jié)，提出改進措施和建議。會議主辦方1.根據(jù)會議的主題、規(guī)模、時間等因素，提出智慧會務服務的具體需求，并提交給會務管理部門審核。2.配合會務管理部門做好會議的籌備工作，提供必要的會議資料和信息。3.負責會議現(xiàn)場的組織和協(xié)調(diào)工作，確保會議的順利進行。4.對智慧會務服務的質(zhì)量進行評價，反饋意見和建議。技術(shù)支持部門1.負責智慧會務系統(tǒng)的開發(fā)、維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.為會議主辦方和會務管理部門提供技術(shù)培訓和支持，幫助其熟練使用智慧會務系統(tǒng)。3.及時處理智慧會務系統(tǒng)出現(xiàn)的技術(shù)故障，保障會議的正常進行。4.對智慧會務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行安全管理和備份，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。會議籌備階段管理需求調(diào)研與方案制定1.會議主辦方在確定會議舉辦時間、地點、規(guī)模、主題等基本信息后，應及時與會務管理部門溝通，提出智慧會務服務的需求。2.會務管理部門組織相關(guān)人員對會議主辦方的需求進行調(diào)研和分析，結(jié)合公司的實際情況和智慧會務系統(tǒng)的功能，制定詳細的智慧會務服務方案。3.智慧會務服務方案應包括會議的流程設計、系統(tǒng)功能應用、設備配置、人員安排、預算等內(nèi)容，并提交給會議主辦方審核確認。系統(tǒng)配置與測試1.技術(shù)支持部門根據(jù)智慧會務服務方案，對智慧會務系統(tǒng)進行配置和調(diào)試，確保系統(tǒng)能夠滿足會議的需求。2.在會議舉辦前，技術(shù)支持部門應進行系統(tǒng)的全面測試，包括會議報名、簽到、資料分發(fā)、現(xiàn)場互動等功能的測試，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。3.測試過程中發(fā)現(xiàn)的問題，技術(shù)支持部門應及時進行修復和優(yōu)化，并重新進行測試，直至系統(tǒng)正常運行。設備準備與調(diào)試1.會務管理部門根據(jù)智慧會務服務方案，準備會議所需的設備，如投影儀、音響、電子顯示屏、簽到設備等。2.技術(shù)支持部門對設備進行安裝、調(diào)試和維護，確保設備的正常運行。在會議舉辦前，應對設備進行再次檢查和調(diào)試，確保設備在會議期間能夠正常使用。人員培訓1.會務管理部門組織會議主辦方、會議工作人員等相關(guān)人員參加智慧會務系統(tǒng)的培訓，使其熟悉系統(tǒng)的功能和操作方法。2.技術(shù)支持部門為培訓提供技術(shù)指導和支持，確保培訓的效果。培訓內(nèi)容應包括系統(tǒng)的登錄、會議報名管理、簽到操作、資料上傳與下載、現(xiàn)場互動等方面的內(nèi)容。會議實施階段管理簽到管理1.會議主辦方和會務管理部門應提前在智慧會務系統(tǒng)中設置簽到規(guī)則，如簽到時間、簽到方式（掃碼簽到、刷卡簽到、人臉識別簽到等）。2.會議現(xiàn)場應安排專人負責簽到設備的操作和維護，引導參會人員進行簽到。簽到設備應與智慧會務系統(tǒng)實時連接，確保簽到信息的及時上傳和統(tǒng)計。3.技術(shù)支持部門應實時監(jiān)控簽到系統(tǒng)的運行情況，及時處理簽到過程中出現(xiàn)的問題，如設備故障、網(wǎng)絡異常等。資料分發(fā)1.會議主辦方應提前將會議資料上傳至智慧會務系統(tǒng)，資料應包括會議議程、嘉賓發(fā)言材料、會議報告等。2.參會人員可以通過智慧會務系統(tǒng)的客戶端或網(wǎng)頁端下載會議資料，也可以在會議現(xiàn)場通過掃碼等方式獲取資料。3.會務管理部門應確保會議資料的安全性和保密性，對敏感資料應設置訪問權(quán)限?，F(xiàn)場互動管理1.智慧會務系統(tǒng)應提供多種現(xiàn)場互動功能，如投票、問答、抽獎等，以增強會議的互動性和參與度。2.會議主辦方應在會議過程中合理安排互動環(huán)節(jié)，并提前在智慧會務系統(tǒng)中設置互動規(guī)則和題目。3.技術(shù)支持部門應實時監(jiān)控互動系統(tǒng)的運行情況，確?；迎h(huán)節(jié)的順利進行。對互動過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，為會議主辦方提供決策參考。會議記錄與直播1.智慧會務系統(tǒng)應具備會議記錄功能，能夠?qū)崟r記錄會議的發(fā)言內(nèi)容、討論情況等信息。會議記錄應保存至系統(tǒng)中，方便后續(xù)查閱和整理。2.對于需要進行直播的會議，技術(shù)支持部門應提前做好直播設備的調(diào)試和網(wǎng)絡帶寬的保障工作。直播過程中應確保畫面清晰、聲音流暢，及時處理直播過程中出現(xiàn)的問題。會議收尾階段管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.會議結(jié)束后，技術(shù)支持部門應及時對智慧會務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，包括參會人員信息、簽到情況、互動數(shù)據(jù)、資料下載情況等。2.數(shù)據(jù)分析結(jié)果應形成詳細的報告，提交給會議主辦方和會務管理部門。報告內(nèi)容應包括數(shù)據(jù)的統(tǒng)計圖表、分析結(jié)論、建議等，為會議的總結(jié)和改進提供依據(jù)。系統(tǒng)清理與維護1.技術(shù)支持部門在會議結(jié)束后，應對智慧會務系統(tǒng)進行清理和維護，刪除會議相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息，釋放系統(tǒng)資源。2.對系統(tǒng)進行全面檢查和修復，更新系統(tǒng)的軟件和補丁，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。設備回收與保管1.會務管理部門負責會議現(xiàn)場設備的回收和保管工作，對設備進行檢查和清點，確保設備的完好無損。2.對設備進行分類存放，并做好設備的日常維護和保養(yǎng)工作，延長設備的使用壽命。經(jīng)驗總結(jié)與反饋1.會議主辦方和會務管理部門應組織召開會議總結(jié)會，對會議的智慧會務服務進行總結(jié)和評價。2.參會人員可以通過問卷調(diào)查、座談會等方式反饋對智慧會務服務的意見和建議。會議主辦方和會務管理部門應認真對待反饋意見，及時進行改進和優(yōu)化。安全與保密管理數(shù)據(jù)安全1.技術(shù)支持部門應采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，保障智慧會務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。包括對數(shù)據(jù)進行加密處理、設置訪問權(quán)限、定期備份數(shù)據(jù)等。2.嚴禁未經(jīng)授權(quán)的人員訪問、修改、刪除智慧會務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。對涉及公司機密和參會人員隱私的數(shù)據(jù)，應嚴格按照公司的保密制度進行管理。網(wǎng)絡安全1.技術(shù)支持部門應加強智慧會務系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全防護，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，防止網(wǎng)絡攻擊和病毒入侵。2.在會議現(xiàn)場，應提供安全可靠的網(wǎng)絡環(huán)境，確保智慧會務系統(tǒng)的正常運行。對無線網(wǎng)絡應設置密碼保護，防止非法接入。設備安全1.會務管理部門應加強對會議設備的安全管理，定期對設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。2.在設備的運輸和存放過程中，應采取必要的防護措施，防止設備損壞和丟失。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.會務管理部門應定期對智慧會務服務的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括會議籌備、實施、收尾等各個環(huán)節(jié)的工作情況。2.監(jiān)督檢查應采取現(xiàn)場檢查、資料查閱、問卷調(diào)查等方式進行，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見?？己嗽u價1.公司應建立智慧會務服務的考核評價機制，對會務管理部門