公文管理辦法通知文字《[公司/組織名稱]公文管理辦法通知》總則目的為加強(qiáng)公司/組織（以下簡(jiǎn)稱“本單位”）的公文管理工作，使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，結(jié)合本單位實(shí)際情況，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本單位內(nèi)部各部門及下屬機(jī)構(gòu)的公文管理工作，包括公文的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、辦理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)。定義本辦法所稱公文，是指本單位在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，公布規(guī)章制度，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。公文種類主要公文種類1.命令（令）：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。2.決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。3.公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。4.通告：適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。5.通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。6.通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。7.議案：適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。8.報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。9.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。10.批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。11.意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。12.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。13.會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。公文格式一般格式要求公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。具體格式規(guī)范1.秘密等級(jí)和保密期限：涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中，“絕密”“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。2.緊急程度：緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”“特急”“加急”“平急”。3.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。4.發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。5.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。6.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。7.主送機(jī)關(guān)：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。8.正文：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。9.附件說(shuō)明：公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。10.成文日期：署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。11.印章：公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。12.附注：公文如有需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。13.附件：公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。14.主題詞：應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地反映公文的主要內(nèi)容，一般不超過(guò)5個(gè)。15.抄送機(jī)關(guān)：指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。16.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門，一般為辦公室；印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)。公文起草起草要求1.公文起草應(yīng)當(dāng)做到符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。2.一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。3.內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。4.文種正確，格式規(guī)范。5.深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。6.公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見(jiàn)，力求達(dá)成一致。起草流程1.明確發(fā)文目的：根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)指示，確定公文的主題和發(fā)文目的。2.收集相關(guān)資料：圍繞公文主題，收集相關(guān)的政策法規(guī)、數(shù)據(jù)信息、工作情況等資料。3.擬定提綱：根據(jù)公文的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)要求，擬定詳細(xì)的寫作提綱。4.撰寫初稿：按照提綱進(jìn)行寫作，注意內(nèi)容的邏輯性和連貫性。5.審核修改：初稿完成后，起草人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行自我審核，修改完善后送部門負(fù)責(zé)人審核。公文審核審核內(nèi)容1.內(nèi)容審核：審核公文內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接，所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。2.格式審核：審核公文格式是否符合本辦法的規(guī)定，包括公文的組成部分、排版格式、字體字號(hào)等。3.語(yǔ)言審核：審核公文語(yǔ)言是否簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確、規(guī)范，是否存在錯(cuò)別字、語(yǔ)病、歧義等問(wèn)題。審核流程1.部門審核：公文起草完成后，先由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)。2.辦公室審核：部門審核通過(guò)后，將公文送辦公室進(jìn)行審核。辦公室審核重點(diǎn)是公文的格式、語(yǔ)言和內(nèi)容的規(guī)范性。3.領(lǐng)導(dǎo)審核：辦公室審核通過(guò)后，將公文呈送分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核簽發(fā)。公文簽發(fā)簽發(fā)權(quán)限1.以本單位名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。2.以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)流程1.公文經(jīng)審核通過(guò)后，由起草部門將公文呈送簽發(fā)人。2.簽發(fā)人對(duì)公文進(jìn)行全面審核，簽署意見(jiàn)并簽名、注明日期。公文印發(fā)印發(fā)流程1.排版：公文簽發(fā)后，由辦公室按照公文格式要求進(jìn)行排版。2.校對(duì)：排版完成后，進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.印刷：校對(duì)無(wú)誤后，進(jìn)行印刷。4.裝訂：印刷完成后，進(jìn)行裝訂。印發(fā)份數(shù)公文印發(fā)份數(shù)根據(jù)工作需要和存檔要求確定，一般應(yīng)當(dāng)留存一定數(shù)量的紙質(zhì)公文和電子公文。公文辦理收文辦理1.簽收：對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。2.登記：對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。3.初審：對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審，初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本單位辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。4.承辦：閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見(jiàn)報(bào)本單位負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。5.傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦：及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。7.答復(fù)：公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。發(fā)文辦理1.復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。2.登記：對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。3.印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。4.核發(fā)：公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。公文歸檔歸檔范圍凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文材料，均應(yīng)歸檔。歸檔要求1.公文歸檔應(yīng)當(dāng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理，做到齊全完整、分類清楚、便于查找。2.歸檔的公文應(yīng)當(dāng)是原件，一般應(yīng)當(dāng)同時(shí)保存紙質(zhì)公文和電子公文。3.涉密公文的歸檔應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理。歸檔流程1.各部門應(yīng)當(dāng)在每年年初將上一年度的公文整理后移交辦公室。2.辦公室對(duì)各部門移交的公文進(jìn)行審核、整理，按照歸檔要求進(jìn)行分類裝訂。3.裝訂成冊(cè)的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)移交本單位檔案管理部門保存。公文保密保密制度本單位應(yīng)當(dāng)建立健全公文保密制度，加強(qiáng)對(duì)涉密公文的管理，確保國(guó)家秘密和本單位商業(yè)秘密的安全。保密措施1.涉密公文應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的密級(jí)和保密期限進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制知悉范圍。2.涉密