國企行政檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為加強(qiáng)國有企業(yè)行政檔案管理，確保行政檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本國有企業(yè)及所屬各級(jí)全資、控股子企業(yè)的行政檔案管理工作。（三）定義與解釋1.行政檔案：指企業(yè)在行政管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。包括但不限于公文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議等。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等一系列工作。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)行政檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映企業(yè)行政管理活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁篡改、偽造檔案。3.完整性原則：應(yīng)全面收集、整理各類行政檔案，確保檔案的齊全完整，不得遺漏重要文件資料。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：在確保檔案安全的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便企業(yè)內(nèi)部各部門及相關(guān)人員對(duì)檔案的利用。二、管理體制與職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)1.企業(yè)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)全企業(yè)的行政檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，明確崗位職責(zé)，確保檔案管理工作的順利開展。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門行政檔案的收集、整理和移交工作，形成企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保檔案管理工作覆蓋企業(yè)行政管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善企業(yè)行政檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)企業(yè)行政檔案的集中統(tǒng)一管理，對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和檢索等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的行政檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。5.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為企業(yè)的行政管理、決策支持等提供檔案信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)溝通與交流，及時(shí)了解檔案管理的最新動(dòng)態(tài)和要求。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門行政文件資料的收集、整理和立卷工作，確保文件資料的齊全完整和整理規(guī)范。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門整理好的檔案向檔案管理部門移交，并辦理移交手續(xù)。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，建立檔案借閱登記制度，確保檔案的安全和合理利用。4.配合檔案管理部門開展檔案管理的各項(xiàng)工作，接受檔案管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本企業(yè)行政管理工作相關(guān)的各類文件，包括指示、決定、通知、通報(bào)等。2.本企業(yè)文件：本企業(yè)在行政管理活動(dòng)中形成的各類文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事任免文件等。3.同級(jí)單位文件：與本企業(yè)有業(yè)務(wù)往來的同級(jí)單位發(fā)送的各類文件，如函件、協(xié)議、合同等。4.其他文件：企業(yè)在行政管理活動(dòng)中形成的其他具有保存價(jià)值的文件資料，如照片、錄音、錄像、榮譽(yù)證書、實(shí)物檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件資料，不得積壓或遺漏。2.收集的文件資料應(yīng)確保內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備。對(duì)于破損、缺頁、字跡模糊等不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步收集，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可用性。電子文件的格式應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，便于長期保存和利用。（三）整理原則與方法1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類方法：采用年度組織機(jī)構(gòu)保管期限分類法。即先按年度分開，再按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，最后按保管期限劃分。3.立卷方法：將同一問題、同一項(xiàng)目、同一會(huì)議等形成的文件材料組合成案卷。卷內(nèi)文件應(yīng)按照文件的形成時(shí)間或重要程度進(jìn)行排列，編寫頁號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。4.裝訂要求：紙質(zhì)文件應(yīng)去除金屬裝訂物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。（四）整理流程1.部門整理：各部門文件收集責(zé)任人按照整理要求對(duì)本部門文件進(jìn)行初步整理，分類、立卷，并編制卷內(nèi)文件目錄和備考表。2.部門審核：各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案整理符合要求。3.移交檔案管理部門：各部門按照規(guī)定的時(shí)間將審核通過的檔案移交檔案管理部門。檔案管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和清點(diǎn)，辦理移交手續(xù)。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織企業(yè)成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)人員為成員。負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)行政檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定本企業(yè)行政檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年等）兩種。1.永久保管：反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如企業(yè)章程、重要的會(huì)議記錄、重大決策文件、人事任免文件、重要的合同協(xié)議等。2.定期保管：對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，根據(jù)其重要程度和利用需求確定具體的保管期限。（三）鑒定流程1.初步鑒定：檔案管理部門定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清理，按照檔案保管期限表對(duì)檔案進(jìn)行初步鑒定，提出存毀意見。2.審核鑒定：檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檔案管理部門提出的存毀意見進(jìn)行審核，必要時(shí)可組織相關(guān)部門和專業(yè)人員進(jìn)行討論和評(píng)估，最終確定檔案的存毀。3.編制銷毀清冊(cè)：對(duì)經(jīng)鑒定確定銷毀的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)列出銷毀檔案的名稱、年度、卷號(hào)、起止日期、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。（四）銷毀程序1.審批：銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長審批后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。2.銷毀實(shí)施：銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。3.銷毀記錄存檔：銷毀清冊(cè)及銷毀記錄應(yīng)作為檔案資料妥善保存，以備查考。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管條件1.企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度調(diào)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐等物品，確保檔案庫房的安全。（二）庫房管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房的出入登記制度。2.對(duì)庫存檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)排列，便于查找和管理。應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.做好檔案庫房的溫濕度記錄和調(diào)控工作，將溫度控制在1424℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。4.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范工作，安裝防火、防盜、防蟲、防霉等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案保護(hù)技術(shù)1.采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，對(duì)破損、褪色等有缺陷的檔案進(jìn)行修復(fù)和搶救。修復(fù)檔案應(yīng)遵循保持檔案原貌、使用適宜的修復(fù)材料和方法等原則。2.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，制作備份，以防止檔案實(shí)體的損壞和丟失。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，確保電子檔案的長期可讀和安全存儲(chǔ)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與檢索（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、真實(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)規(guī)范、清晰。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）檢索工作1.建立健全檔案檢索體系，編制多種檢索工具，如案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、全引目錄、專題目錄、文號(hào)索引、人名索引等，滿足不同用戶的檢索需求。2.積極推進(jìn)檔案檢索信息化建設(shè)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檢索工具和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、方便的原則，在確保檔案安全的前提下，為企業(yè)內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度，根據(jù)檔案的密級(jí)和利用范圍，履行相應(yīng)的審批手續(xù)，確保檔案的合理利用。（二）利用方式1.查閱：企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，在檔案查閱室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案查閱室的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、拆散、轉(zhuǎn)借檔案。2.借閱：因工作特殊需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得遺失、損壞檔案，歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)注明復(fù)制件字樣，并按檔案管理要求進(jìn)行管理。（三）服務(wù)措施1.檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)地開展檔案利用服務(wù)工作，了解企業(yè)各部門的檔案需求，提供有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)。2.建立檔案利用反饋機(jī)制，及時(shí)收集檔案利用者的意見和建議，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)工作，提高服務(wù)質(zhì)量。3.對(duì)涉及企業(yè)商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和利用，確保信息安全。八、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在行政檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，企業(yè)應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。具體包括以下情形：1.認(rèn)真執(zhí)行檔案法律法規(guī)和本辦法，檔案管理工作成績顯著的。2.對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作做出突出貢獻(xiàn)的。3.積極開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)的行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營等工作提供重要支持，取得顯著經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益的。4.勇于同違反檔案法律法規(guī)和本辦法的行為作斗爭，保護(hù)檔案安全和完整的。（二）處罰對(duì)違反本辦法的部門或個(gè)人，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰：1.對(duì)未按照規(guī)定收集、整理、移交檔案的部門或個(gè)人，責(zé)令限期改正；逾期不改正的，給予通報(bào)批評(píng)。2.對(duì)擅自涂改、抽取、拆散、轉(zhuǎn)借、遺失、損壞檔案的，視情節(jié)輕重，給予警告、罰款