北京電子發(fā)票管理辦法一、引言親愛(ài)的同事們，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子發(fā)票在我們的日常業(yè)務(wù)中使用越來(lái)越廣泛。電子發(fā)票不僅環(huán)保便捷，還能提高財(cái)務(wù)管理的效率。為了規(guī)范公司在北京地區(qū)電子發(fā)票的使用和管理，確保公司運(yùn)營(yíng)符合相關(guān)法律法規(guī)要求，同時(shí)提升大家的工作便利性，我們制定了本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守，共同做好電子發(fā)票的管理工作。二、適用范圍本辦法適用于公司在北京地區(qū)開展的所有涉及電子發(fā)票的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于銷售業(yè)務(wù)、采購(gòu)業(yè)務(wù)、費(fèi)用報(bào)銷等環(huán)節(jié)中電子發(fā)票的開具、接收、存儲(chǔ)、查驗(yàn)及歸檔等工作。無(wú)論是公司各部門員工，還是與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的合作伙伴，在涉及北京地區(qū)電子發(fā)票相關(guān)操作時(shí)，都應(yīng)遵循本辦法的規(guī)定。三、相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)參考在制定本管理辦法時(shí)，我們充分參考了國(guó)家及北京市關(guān)于電子發(fā)票的相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，主要包括《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》及其實(shí)施細(xì)則、《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于推行通過(guò)增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問(wèn)題的公告》、《北京市電子發(fā)票試點(diǎn)工作方案》等。這些法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)明確了電子發(fā)票的法律效力、開具要求、數(shù)據(jù)規(guī)范等重要內(nèi)容，是我們進(jìn)行電子發(fā)票管理的重要依據(jù)。我們務(wù)必嚴(yán)格按照這些規(guī)定執(zhí)行，確保公司電子發(fā)票業(yè)務(wù)的合規(guī)性。四、電子發(fā)票的開具管理1.開具條件與申請(qǐng)流程當(dāng)公司發(fā)生符合開票要求的銷售業(yè)務(wù)時(shí)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交開票申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容需包括客戶名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等準(zhǔn)確的開票信息，以及業(yè)務(wù)明細(xì)、金額等詳細(xì)業(yè)務(wù)內(nèi)容。財(cái)務(wù)部門在收到申請(qǐng)后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)相關(guān)信息的準(zhǔn)確性和完整性。如信息無(wú)誤，將按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定，通過(guò)合法的電子發(fā)票開具系統(tǒng)為客戶開具電子發(fā)票。我們鼓勵(lì)業(yè)務(wù)部門在提交申請(qǐng)前，與客戶充分溝通，確保提供的開票信息準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的開票延誤或重開等問(wèn)題。2.開具規(guī)范電子發(fā)票的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。發(fā)票上的各項(xiàng)欄次，如發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、項(xiàng)目名稱、金額、稅率、稅額等，都必須如實(shí)填寫，不得虛開、錯(cuò)開。發(fā)票開具人員應(yīng)嚴(yán)格按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的格式和要求進(jìn)行開具，確保電子發(fā)票的格式規(guī)范、票面清晰。同時(shí)，要注意電子發(fā)票的編碼規(guī)則，按照規(guī)定的編碼方法編制發(fā)票代碼和號(hào)碼，保證發(fā)票編碼的唯一性和準(zhǔn)確性。希望大家在開具發(fā)票過(guò)程中，認(rèn)真仔細(xì)，養(yǎng)成良好的開票習(xí)慣，為公司的財(cái)務(wù)管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。3.交付方式電子發(fā)票開具成功后，系統(tǒng)將自動(dòng)通過(guò)電子郵件、短信或其他約定的電子方式，將發(fā)票交付給購(gòu)買方。交付時(shí)，應(yīng)確保購(gòu)買方能夠順利接收并查看電子發(fā)票。如果購(gòu)買方對(duì)發(fā)票交付方式有特殊要求，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前與財(cái)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，確保發(fā)票能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地交付給購(gòu)買方。我們鼓勵(lì)大家在與客戶溝通時(shí)，主動(dòng)了解客戶對(duì)發(fā)票交付方式的偏好，提供更貼心的服務(wù)。五、電子發(fā)票的接收管理1.接收要求公司各部門在進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)或發(fā)生其他費(fèi)用支出時(shí)，應(yīng)積極向銷售方索取電子發(fā)票。接收電子發(fā)票時(shí)，要仔細(xì)核對(duì)發(fā)票的基本信息，包括發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方信息（必須是公司全稱及正確的納稅人識(shí)別號(hào)等）、銷售方信息、項(xiàng)目名稱、金額、稅率、稅額等，確保發(fā)票信息與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，且發(fā)票內(nèi)容清晰、完整，無(wú)篡改、偽造跡象。對(duì)于不符合要求的電子發(fā)票，如信息不完整、票面模糊、與實(shí)際業(yè)務(wù)不符等，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系銷售方重新開具，不得接收入賬。希望大家在接收發(fā)票時(shí)，保持謹(jǐn)慎態(tài)度，把好發(fā)票接收的第一關(guān)，避免給公司帶來(lái)不必要的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.查驗(yàn)與認(rèn)證收到電子發(fā)票后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)通過(guò)國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)（/）或北京市稅務(wù)局指定的其他合法查驗(yàn)渠道，對(duì)發(fā)票的真實(shí)性進(jìn)行查驗(yàn)。查驗(yàn)時(shí)，需準(zhǔn)確輸入發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、開具金額（不含稅）等信息，以獲取查驗(yàn)結(jié)果。對(duì)于符合規(guī)定的增值稅電子普通發(fā)票，若用于增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣，還需按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定進(jìn)行認(rèn)證。認(rèn)證方式可通過(guò)增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺(tái)等進(jìn)行操作。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)已接收并查驗(yàn)認(rèn)證的電子發(fā)票進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和核對(duì)，確保發(fā)票的合規(guī)性和稅務(wù)處理的準(zhǔn)確性。我們鼓勵(lì)大家養(yǎng)成及時(shí)查驗(yàn)發(fā)票的習(xí)慣，避免因發(fā)票問(wèn)題影響公司的財(cái)務(wù)處理和稅務(wù)申報(bào)。六、電子發(fā)票的存儲(chǔ)管理1.電子存儲(chǔ)公司應(yīng)建立專門的電子發(fā)票存儲(chǔ)系統(tǒng)或利用可靠的電子存儲(chǔ)介質(zhì)，對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行集中存儲(chǔ)。存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠、備份恢復(fù)、權(quán)限管理等功能，確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性。電子發(fā)票的存儲(chǔ)應(yīng)按照一定的分類規(guī)則進(jìn)行整理，例如按照開票日期、業(yè)務(wù)類型、供應(yīng)商等維度進(jìn)行分類，方便后續(xù)的查詢和管理。同時(shí)，要為每份電子發(fā)票建立唯一的索引標(biāo)識(shí)，以便快速定位和檢索。希望大家在日常工作中，按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和分類規(guī)則，及時(shí)將電子發(fā)票存儲(chǔ)到指定位置，提高電子發(fā)票管理的效率。2.存儲(chǔ)期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求，電子發(fā)票的存儲(chǔ)期限與紙質(zhì)發(fā)票一致，為自開具之日起保存10年。在存儲(chǔ)期限內(nèi)，應(yīng)確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)的安全，不得隨意刪除或篡改。存儲(chǔ)期滿后，如需銷毀電子發(fā)票數(shù)據(jù)，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理，并做好相關(guān)記錄。我們要嚴(yán)格遵守存儲(chǔ)期限的規(guī)定，妥善保管電子發(fā)票，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的檢查和審計(jì)。3.備份措施為防止電子發(fā)票數(shù)據(jù)因系統(tǒng)故障、自然災(zāi)害等原因丟失，公司應(yīng)定期對(duì)電子發(fā)票存儲(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份方式可采用本地備份與異地備份相結(jié)合的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。希望大家重視數(shù)據(jù)備份工作，這是保障公司電子發(fā)票數(shù)據(jù)安全的重要手段。七、電子發(fā)票的歸檔管理1.歸檔要求在完成電子發(fā)票的開具、接收、查驗(yàn)及存儲(chǔ)等工作后，應(yīng)按照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定，將電子發(fā)票納入會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行歸檔。歸檔的電子發(fā)票應(yīng)與相關(guān)的業(yè)務(wù)憑證、合同等資料建立關(guān)聯(lián)，形成完整的業(yè)務(wù)檔案。電子發(fā)票歸檔時(shí)，應(yīng)確保電子發(fā)票的格式符合長(zhǎng)期保存要求，一般應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的版式文件格式，如OFD格式等。同時(shí)，要保證電子發(fā)票元數(shù)據(jù)的完整性，包括發(fā)票基本信息、發(fā)票開具內(nèi)容、發(fā)票查驗(yàn)結(jié)果等相關(guān)數(shù)據(jù)。希望大家在歸檔電子發(fā)票時(shí)，嚴(yán)格按照要求進(jìn)行操作，確保歸檔工作的規(guī)范和準(zhǔn)確。2.歸檔流程財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)電子發(fā)票的歸檔組織和管理工作。每月末，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將當(dāng)月符合歸檔條件的電子發(fā)票進(jìn)行整理，按照規(guī)定的分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并與相關(guān)業(yè)務(wù)資料進(jìn)行關(guān)聯(lián)。完成整理和關(guān)聯(lián)后，將電子發(fā)票及相關(guān)資料上傳至公司的檔案管理系統(tǒng)，并在系統(tǒng)中進(jìn)行登記和標(biāo)注。同時(shí)，打印電子發(fā)票清單，與電子發(fā)票數(shù)據(jù)一并進(jìn)行保存，以備查閱。希望大家積極配合財(cái)務(wù)部門的歸檔工作，共同做好電子發(fā)票的檔案管理。八、監(jiān)督與檢查1.定期自查公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)電子發(fā)票的開具、接收、存儲(chǔ)、查驗(yàn)及歸檔等管理工作進(jìn)行自查。自查內(nèi)容包括發(fā)票開具的合規(guī)性、接收發(fā)票的真實(shí)性和準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的完整性、查驗(yàn)認(rèn)證的及時(shí)性以及歸檔工作的規(guī)范性等方面。自查頻率建議為每季度一次，每次自查后應(yīng)形成自查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)記錄，并提出整改措施和建議。希望財(cái)務(wù)部門認(rèn)真履行自查職責(zé)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決電子發(fā)票管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。2.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)電子發(fā)票管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)內(nèi)容不僅包括電子發(fā)票業(yè)務(wù)的合規(guī)性，還應(yīng)審查相關(guān)管理制度的有效性和執(zhí)行情況，以及電子發(fā)票管理流程中的風(fēng)險(xiǎn)防控措施是否到位。內(nèi)部審計(jì)的頻率為每年至少一次，審計(jì)結(jié)束后應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，相關(guān)部門應(yīng)按照審計(jì)建議及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給內(nèi)部審計(jì)部門。希望內(nèi)部審計(jì)部門充分發(fā)揮監(jiān)督作用，確保公司電子發(fā)票管理工作的規(guī)范運(yùn)行。3.違規(guī)處理若發(fā)現(xiàn)公司員工在電子發(fā)票管理過(guò)程中存在違反本辦法規(guī)定的行為，如虛開發(fā)票、接收虛假發(fā)票、未按規(guī)定存儲(chǔ)或歸檔發(fā)票等，公司將視情節(jié)輕重，按照公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，并要求其承擔(dān)因違規(guī)行為給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失。對(duì)于因違規(guī)行為導(dǎo)致公司面臨稅務(wù)處罰或其他法律風(fēng)險(xiǎn)的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。希望大家嚴(yán)格遵守本管理辦法，共同維護(hù)公司的合法權(quán)益和良好形象。九、培訓(xùn)與宣貫1.培訓(xùn)計(jì)劃為確保公司全體員工熟悉并掌握電子發(fā)票管理辦法的相關(guān)內(nèi)容，財(cái)務(wù)部門應(yīng)制定詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)方式及培訓(xùn)時(shí)間安排等內(nèi)容。培訓(xùn)內(nèi)容主要涵蓋電子發(fā)票的法律法規(guī)、開具與接收規(guī)范、查驗(yàn)認(rèn)證方法、存儲(chǔ)與歸檔要求等方面。培訓(xùn)對(duì)象應(yīng)包括公司各部門涉及電子發(fā)票業(yè)務(wù)的相關(guān)人員，如銷售人員、采購(gòu)人員、財(cái)務(wù)人員、行政人員等。希望大家積極參加培訓(xùn)，提升自身的電子發(fā)票管理知識(shí)和技能。2.培訓(xùn)方式培訓(xùn)方式可采用線上培訓(xùn)與線下培訓(xùn)相結(jié)合的方式。線上培訓(xùn)可通過(guò)公司內(nèi)部培訓(xùn)平臺(tái)，發(fā)布電子發(fā)票管理相關(guān)的課程視頻、文檔資料等，供員工自主學(xué)習(xí)。線下培訓(xùn)可組織集中授課、案例分析、現(xiàn)場(chǎng)答疑等活動(dòng)，增強(qiáng)培訓(xùn)的互動(dòng)性和效果。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門可根據(jù)實(shí)際情況，針對(duì)不同部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，開展有針對(duì)性的培訓(xùn)。例如，為銷售部門重點(diǎn)講解電子發(fā)票的開具流程和客戶溝通要點(diǎn)，為采購(gòu)部門重點(diǎn)介紹發(fā)票接收和查驗(yàn)的注意事項(xiàng)等。希望通過(guò)多樣化的培訓(xùn)方式，讓大家更好地理解和應(yīng)用電子發(fā)票管理辦法。3.宣貫活動(dòng)除了培訓(xùn)之外，公司還應(yīng)開展電子發(fā)票管理辦法的宣貫活動(dòng)。宣貫活動(dòng)可通過(guò)公司內(nèi)部宣傳欄、郵件、即時(shí)通訊工具等渠道，發(fā)布電子發(fā)票管理的相關(guān)知識(shí)、操作指南、常見(jiàn)問(wèn)題解答等內(nèi)容，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍。鼓勵(lì)員工之間相互交流電子發(fā)票管理的經(jīng)驗(yàn)和心得，分享實(shí)際工作中的案例和技巧。通過(guò)廣泛的宣貫活動(dòng)，提高全體員工對(duì)電子發(fā)票管理工作的重視程度，確保管理辦法能夠得到有效執(zhí)行。十、附則1.解釋權(quán)本辦法的解釋權(quán)歸公司財(cái)務(wù)部門