公益資金采購管理辦法總則制定目的為了規(guī)范本組織公益資金的采購行為，加強(qiáng)對公益資金使用的管理和監(jiān)督，提高公益資金的使用效益，確保采購活動的公開、公平、公正，保障公益項(xiàng)目的順利實(shí)施，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本組織實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本組織使用公益資金進(jìn)行的各類采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。公益資金是指本組織通過捐贈、資助、政府撥款等方式籌集的，專門用于開展公益項(xiàng)目的資金?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為的合法性和合規(guī)性。2.公開透明原則：采購信息應(yīng)及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地向社會公開，接受社會監(jiān)督，保證采購過程的透明度。3.公平競爭原則：為所有潛在供應(yīng)商提供平等的競爭機(jī)會，不得設(shè)置不合理的條件限制或排斥潛在供應(yīng)商。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本和效益，合理安排采購資金，實(shí)現(xiàn)公益資金的最大化使用效益。5.誠信原則：采購各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，不得有欺詐、虛假宣傳等不正當(dāng)行為。管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)采購管理委員會本組織設(shè)立采購管理委員會，作為公益資金采購的決策機(jī)構(gòu)。采購管理委員會由組織負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。其主要職責(zé)包括：1.制定和修訂本組織公益資金采購管理辦法及相關(guān)規(guī)章制度。2.審核重大采購項(xiàng)目的采購計(jì)劃和采購方案。3.審議和決定采購過程中的重大事項(xiàng)，如供應(yīng)商的選定、采購合同的簽訂等。4.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。采購部門采購部門是公益資金采購的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體的采購工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)項(xiàng)目需求和預(yù)算，編制采購計(jì)劃和采購方案。2.發(fā)布采購信息，組織采購活動，包括招標(biāo)、詢價(jià)、談判等。3.對供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，選擇合適的供應(yīng)商。4.組織采購合同的簽訂和履行，跟蹤采購項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量。5.整理和保存采購文件和資料，建立采購檔案。財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)公益資金采購的財(cái)務(wù)管理和監(jiān)督工作。其主要職責(zé)包括：1.審核采購預(yù)算和采購資金的使用申請，確保采購資金的合理安排和使用。2.辦理采購資金的支付手續(xù)，嚴(yán)格按照合同約定和相關(guān)財(cái)務(wù)制度進(jìn)行付款。3.對采購活動進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)和監(jiān)督，檢查采購資金的使用情況和效益。4.定期向采購管理委員會和相關(guān)部門報(bào)告采購資金的收支情況。項(xiàng)目部門項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)提出采購需求，參與采購過程的相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，準(zhǔn)確提出采購需求，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。2.參與供應(yīng)商的選擇和采購合同的評審，提供專業(yè)意見和建議。3.負(fù)責(zé)采購物品或服務(wù)的驗(yàn)收工作，確保其符合項(xiàng)目需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.配合采購部門和財(cái)務(wù)部門做好采購項(xiàng)目的相關(guān)工作。采購計(jì)劃與預(yù)算管理采購計(jì)劃的編制采購部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃和資金預(yù)算，每年年初編制年度采購計(jì)劃。年度采購計(jì)劃應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、采購內(nèi)容、采購數(shù)量、采購預(yù)算、采購時(shí)間等內(nèi)容。對于臨時(shí)性的采購需求，項(xiàng)目部門應(yīng)提前向采購部門提出申請，采購部門根據(jù)實(shí)際情況編制臨時(shí)采購計(jì)劃。采購計(jì)劃的審核與批準(zhǔn)年度采購計(jì)劃和臨時(shí)采購計(jì)劃應(yīng)報(bào)采購管理委員會審核批準(zhǔn)。采購管理委員會應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求、資金狀況和采購管理的相關(guān)規(guī)定，對采購計(jì)劃進(jìn)行全面審查，確保采購計(jì)劃的合理性和可行性。經(jīng)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃應(yīng)作為采購活動的依據(jù)，不得隨意變更。如因特殊情況需要變更采購計(jì)劃，應(yīng)按照規(guī)定的程序重新進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。采購預(yù)算的編制與控制財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃，結(jié)合市場價(jià)格和歷史采購數(shù)據(jù)，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購物品或服務(wù)的價(jià)款、運(yùn)輸費(fèi)、安裝調(diào)試費(fèi)等所有相關(guān)費(fèi)用。采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算進(jìn)行采購活動，不得突破預(yù)算。如因市場價(jià)格波動等原因?qū)е虏少忣A(yù)算不足，應(yīng)及時(shí)向采購管理委員會報(bào)告，申請調(diào)整預(yù)算。采購方式及程序采購方式1.公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項(xiàng)目。公開招標(biāo)應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和招標(biāo)程序進(jìn)行，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)。2.邀請招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜，但潛在供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項(xiàng)目。邀請招標(biāo)應(yīng)向至少三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。3.競爭性談判：適用于技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的采購項(xiàng)目，或者采用招標(biāo)方式所需時(shí)間不能滿足項(xiàng)目緊急需要的采購項(xiàng)目。競爭性談判應(yīng)邀請至少三家供應(yīng)商進(jìn)行談判。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目。單一來源采購應(yīng)在采購前進(jìn)行充分的論證和審批。5.詢價(jià)采購：適用于采購規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。詢價(jià)采購應(yīng)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)后確定成交供應(yīng)商。采購程序1.采購申請：項(xiàng)目部門根據(jù)項(xiàng)目需求，填寫采購申請表，注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購部門。2.采購審批：采購部門對采購申請進(jìn)行審核，根據(jù)采購金額和采購方式的不同，報(bào)采購管理委員會或相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。3.采購信息發(fā)布：采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請，按照規(guī)定的采購方式發(fā)布采購信息，包括招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請書、詢價(jià)單等。4.供應(yīng)商資格審查：采購部門對報(bào)名參加采購活動的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等。只有符合資格條件的供應(yīng)商才能參加采購活動。5.采購評審：采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的投標(biāo)文件或報(bào)價(jià)進(jìn)行評審，根據(jù)評審標(biāo)準(zhǔn)確定成交供應(yīng)商。評審過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保評審結(jié)果的客觀性和公正性。6.采購合同簽訂：采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。7.采購項(xiàng)目實(shí)施與驗(yàn)收：供應(yīng)商按照合同約定提供采購物品或服務(wù)，采購部門和項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)跟蹤采購項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度，確保項(xiàng)目按時(shí)完成。采購項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后出具驗(yàn)收報(bào)告。8.采購資金支付：財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，辦理采購資金的支付手續(xù)。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的選擇采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素。優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、資質(zhì)齊全、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和管理水平。供應(yīng)商的評價(jià)與考核采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)和考核，評價(jià)和考核的內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評價(jià)和考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作的機(jī)會，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限制合作或取消供應(yīng)商資格。供應(yīng)商的監(jiān)督與管理采購部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督與管理，要求供應(yīng)商嚴(yán)格按照采購合同的約定履行義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，包括要求供應(yīng)商整改、扣除違約金、解除合同等。采購合同管理合同的簽訂采購合同應(yīng)采用書面形式，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂前，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對合同條款進(jìn)行認(rèn)真審查，確保合同條款符合法律法規(guī)和采購管理的相關(guān)規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本送財(cái)務(wù)部門和項(xiàng)目部門備案。合同的履行采購部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)跟蹤合同的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求提供采購物品或服務(wù)。合同的變更與解除如因特殊情況需要變更或解除采購合同，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議或解除協(xié)議。變更或解除合同應(yīng)符合法律法規(guī)和采購管理的相關(guān)規(guī)定，不得損害雙方的合法權(quán)益。合同的歸檔與保管采購部門應(yīng)將采購合同及相關(guān)文件資料進(jìn)行整理歸檔，建立合同檔案。合同檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計(jì)。采購驗(yàn)收與付款管理采購驗(yàn)收采購項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同約定和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目部門應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告，作為采購資金支付的依據(jù)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)要求供應(yīng)商及時(shí)整改或更換，直至驗(yàn)收合格為止。采購付款財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，按照規(guī)定的程序辦理采購資金的支付手續(xù)。付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定和采購項(xiàng)目的實(shí)際情況確定，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬方式。在付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真審核采購發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)憑證，確保憑證的真實(shí)性、合法性和完整性。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督采購管理委員會、財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門應(yīng)定期對公益資金采購活動進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督和檢查。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購程序的合規(guī)性、采購資金的使用情況、供應(yīng)商的選擇和管理等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。外部監(jiān)督本組織應(yīng)主動接受社會公眾、捐贈者、政府監(jiān)管部門等的監(jiān)督。定期向社會公開公益資金采購的相關(guān)信息，包括采購項(xiàng)目名稱、采購內(nèi)容、采購金額、供應(yīng)商等，接受社會監(jiān)督。對于社會公眾和捐贈者的質(zhì)疑和投訴，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果向社會公開。法律責(zé)任組織內(nèi)部責(zé)任對于違反本辦法規(guī)定的部門