江蘇電子印章管理辦法一、前言親愛的小伙伴們，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子印章在我們?nèi)粘９ぷ髦械膽?yīng)用越來越廣泛。它不僅提高了工作效率，還為我們的業(yè)務(wù)開展帶來了極大的便利。為了確保公司電子印章使用的安全、規(guī)范、高效，結(jié)合江蘇地區(qū)相關(guān)政策法規(guī)以及我們公司的實(shí)際運(yùn)營情況，特制定本電子印章管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守，讓我們共同維護(hù)公司的合法權(quán)益，保障業(yè)務(wù)順利推進(jìn)。二、適用范圍本辦法適用于公司（[公司具體名稱]）內(nèi)所有部門及員工在各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中電子印章的申請(qǐng)、制作、使用、保管及注銷等相關(guān)管理工作。無論是日常辦公文件，還是重要的商務(wù)合同，只要涉及電子印章的使用，都要遵循本辦法規(guī)定。三、電子印章概述1.定義：電子印章是基于可靠的電子簽名技術(shù)，通過特定的加密算法，以電子數(shù)據(jù)形式表現(xiàn)的印章，其法律效力等同于傳統(tǒng)實(shí)物印章。它就如同我們?nèi)粘Ｊ褂玫膶?shí)物印章一樣，代表著公司的意志和授權(quán)。2.類型：公司電子印章主要分為公司公章、法人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等，每種印章對(duì)應(yīng)不同的業(yè)務(wù)場(chǎng)景和使用權(quán)限。不同類型的電子印章有其獨(dú)特的功能，例如公司公章用于公司重要文件、對(duì)外證明等；合同專用章專門用于各類合同的簽署，大家要清楚區(qū)分，正確使用。四、管理職責(zé)1.綜合管理部門：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司電子印章管理工作，制定和完善電子印章管理制度及流程。好比是樂隊(duì)的指揮，要確保整個(gè)電子印章管理體系有條不紊地運(yùn)行。組織電子印章相關(guān)培訓(xùn)，提高員工對(duì)電子印章的認(rèn)知和使用規(guī)范意識(shí)。希望大家積極參與培訓(xùn)，這將有助于大家更好地開展工作。協(xié)調(diào)解決電子印章使用過程中的爭(zhēng)議和問題。如果大家在使用電子印章過程中遇到任何疑問或困難，都可以向綜合管理部門反饋，我們會(huì)第一時(shí)間為大家排憂解難。2.信息部門：負(fù)責(zé)電子印章系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和安全管理，確保電子印章系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，數(shù)據(jù)安全可靠。就像堅(jiān)固的城墻一樣，為電子印章提供安全的“家園”。對(duì)電子印章制作、使用等操作進(jìn)行技術(shù)支持和監(jiān)督，防止技術(shù)漏洞導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。要時(shí)刻關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行情況，保障電子印章使用的技術(shù)環(huán)境穩(wěn)定。配合綜合管理部門開展電子印章相關(guān)培訓(xùn)，提供技術(shù)方面的講解和指導(dǎo)。讓大家了解電子印章背后的技術(shù)原理，能更得心應(yīng)手地使用。3.各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門電子印章使用需求的發(fā)起、申請(qǐng)，并按照規(guī)定流程使用電子印章。每個(gè)部門都是電子印章使用的直接主體，要嚴(yán)格按照流程操作。對(duì)本部門電子印章使用的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。這就要求大家在使用電子印章時(shí)，務(wù)必謹(jǐn)慎仔細(xì)，確保每一次蓋章都是經(jīng)過慎重考慮的。協(xié)助綜合管理部門和信息部門開展電子印章管理相關(guān)工作，共同維護(hù)良好的使用環(huán)境。各部門要相互協(xié)作，形成合力，保障電子印章管理工作順利開展。五、電子印章申請(qǐng)與制作1.申請(qǐng)流程：?jiǎn)T工根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《電子印章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)印章類型、用途、預(yù)計(jì)使用期限等信息。申請(qǐng)表要如實(shí)填寫，這是我們審核的重要依據(jù)。例如，如果是申請(qǐng)合同專用章，要寫明主要用于哪些類型的合同簽署。將申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人要從業(yè)務(wù)合理性和必要性角度進(jìn)行把關(guān)，確認(rèn)申請(qǐng)是否符合部門業(yè)務(wù)需求。只有經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人同意，申請(qǐng)才能繼續(xù)流轉(zhuǎn)。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至綜合管理部門。綜合管理部門會(huì)從公司整體管理角度進(jìn)行二次審核，包括申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合公司政策、是否存在風(fēng)險(xiǎn)等。審核過程中如果有疑問，會(huì)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通。綜合管理部門審核通過后，將申請(qǐng)表移交信息部門。信息部門根據(jù)申請(qǐng)表信息制作電子印章，并將制作完成的電子印章錄入電子印章管理系統(tǒng)。信息部門要確保制作的電子印章符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和安全要求。2.制作要求：電子印章的制作要嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，采用符合安全可靠的電子簽名技術(shù)。只有這樣，我們的電子印章才能具有法律效力，得到法律的保護(hù)。電子印章的樣式要與公司傳統(tǒng)實(shí)物印章樣式保持一致，包括印章名稱、字體、圖案、邊框等關(guān)鍵要素。這樣能保證電子印章在外觀上與實(shí)物印章的統(tǒng)一性，便于識(shí)別和認(rèn)可。制作完成的電子印章要進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保印章數(shù)據(jù)的安全性和完整性。信息部門要采取嚴(yán)密的加密措施，防止電子印章數(shù)據(jù)被竊取或篡改。六、電子印章使用1.使用流程：?jiǎn)T工在需要使用電子印章時(shí)，登錄電子印章管理系統(tǒng)，填寫《電子印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用文件名稱、文件內(nèi)容摘要、蓋章位置、使用原因等信息。填寫申請(qǐng)表時(shí)要盡量詳細(xì)，方便后續(xù)審批和記錄。例如，對(duì)于一份合同，要簡(jiǎn)述合同的主要內(nèi)容和蓋章的具體條款位置。將申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人要對(duì)使用事項(xiàng)進(jìn)行全面審查，判斷是否符合部門業(yè)務(wù)規(guī)定和公司利益。只有在確認(rèn)無誤后，才能批準(zhǔn)使用。部門負(fù)責(zé)人審批通過后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至綜合管理部門（如涉及重大事項(xiàng)，還需相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批）。綜合管理部門會(huì)從公司整體層面再次審核，確保使用行為合規(guī)。對(duì)于重大事項(xiàng)的使用，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)從更高層面進(jìn)行決策，保障公司利益不受損害。審核通過后，員工可在電子印章管理系統(tǒng)中獲取電子印章進(jìn)行蓋章操作。在蓋章過程中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄蓋章時(shí)間、蓋章人等信息，形成使用日志。大家要注意，蓋章操作要在系統(tǒng)規(guī)定的流程下進(jìn)行，確保操作的規(guī)范性和可追溯性。2.使用規(guī)范：電子印章只能用于公司授權(quán)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，嚴(yán)禁將電子印章用于任何違法違規(guī)或與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的事項(xiàng)。我們要時(shí)刻牢記，電子印章代表著公司的形象和權(quán)益，不能隨意濫用。員工在使用電子印章前，必須仔細(xì)核對(duì)文件內(nèi)容，確保文件內(nèi)容與申請(qǐng)事項(xiàng)一致，無誤后方可蓋章。蓋章前的核對(duì)工作至關(guān)重要，這是防止出現(xiàn)錯(cuò)誤和風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。嚴(yán)禁在空白文件或未填寫完整的文件上使用電子印章?？瞻孜募w章存在極大的風(fēng)險(xiǎn)，可能會(huì)給公司帶來不可預(yù)估的損失，大家一定要嚴(yán)格遵守這一規(guī)定。在使用電子印章過程中，如遇系統(tǒng)故障或其他異常情況，應(yīng)立即停止操作，并及時(shí)向信息部門報(bào)告。信息部門會(huì)盡快排查解決問題，確保電子印章使用的連續(xù)性。七、電子印章保管1.保管原則：電子印章的保管遵循“專人保管、職責(zé)明確、安全保密”的原則。每位保管人員都肩負(fù)著重要的責(zé)任，要像守護(hù)珍貴寶藏一樣保護(hù)好電子印章。2.保管方式：電子印章由信息部門通過電子印章管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)和加密保管。系統(tǒng)要采取多重安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)等，防止外部非法訪問。對(duì)于授權(quán)使用電子印章的員工，信息部門為其分配獨(dú)立的賬號(hào)和密碼，并設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限。員工要妥善保管自己的賬號(hào)和密碼，不得泄露給他人。如果發(fā)現(xiàn)賬號(hào)密碼存在安全風(fēng)險(xiǎn)，要及時(shí)向信息部門申請(qǐng)修改。綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)電子印章保管情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。定期或不定期對(duì)信息部門的保管工作進(jìn)行檢查，確保電子印章的保管符合規(guī)定要求。3.變更與交接：如果電子印章保管人員發(fā)生變動(dòng)，原保管人員應(yīng)在離職或崗位調(diào)整前，將電子印章相關(guān)信息及保管職責(zé)移交給接替人員。交接過程要進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括交接時(shí)間、交接內(nèi)容、雙方簽字確認(rèn)等，確保交接工作清晰明確，責(zé)任可追溯。接替人員在接收電子印章后，要及時(shí)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行核對(duì)和確認(rèn)，確保電子印章的安全和完整。同時(shí)，要盡快熟悉電子印章的保管和使用流程，履行好保管職責(zé)。八、電子印章注銷1.注銷情形：當(dāng)公司名稱變更、印章?lián)p壞或不再使用等情況發(fā)生時(shí)，需要對(duì)相應(yīng)的電子印章進(jìn)行注銷。例如，公司進(jìn)行了更名，那么原名稱對(duì)應(yīng)的電子印章就不再適用于新的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，需要及時(shí)注銷。電子印章使用期限屆滿且不再續(xù)期的，也要進(jìn)行注銷。大家要關(guān)注電子印章的使用期限，避免超期使用。2.注銷流程：由使用部門或保管部門填寫《電子印章注銷申請(qǐng)表》，說明注銷原因、印章類型等信息。申請(qǐng)表要如實(shí)填寫，以便審批部門了解情況。將申請(qǐng)表提交至綜合管理部門審核。綜合管理部門會(huì)對(duì)注銷原因進(jìn)行核實(shí)，判斷是否符合注銷條件。如果審核發(fā)現(xiàn)問題，會(huì)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通。綜合管理部門審核通過后，將申請(qǐng)表移交信息部門。信息部門在電子印章管理系統(tǒng)中對(duì)相應(yīng)的電子印章進(jìn)行注銷操作，并刪除相關(guān)數(shù)據(jù)。信息部門要確保注銷操作徹底，防止數(shù)據(jù)殘留帶來的安全隱患。注銷完成后，信息部門將注銷結(jié)果反饋給綜合管理部門和申請(qǐng)部門。申請(qǐng)部門要對(duì)注銷結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，完成整個(gè)注銷流程。九、監(jiān)督與檢查1.定期檢查：綜合管理部門和信息部門定期對(duì)電子印章管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括電子印章的申請(qǐng)、制作、使用、保管及注銷等各個(gè)環(huán)節(jié)。定期檢查就像給電子印章管理工作做“體檢”，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決。2.不定期抽查：除了定期檢查外，公司還會(huì)不定期對(duì)電子印章使用情況進(jìn)行抽查。抽查具有隨機(jī)性，旨在督促大家時(shí)刻遵守電子印章管理規(guī)定。3.違規(guī)處理：如果發(fā)現(xiàn)員工違反本辦法規(guī)定使用電子印章，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。希望大家嚴(yán)格遵守規(guī)定，不要觸碰違規(guī)紅線。十、附則1.本辦法如與國家法律法規(guī)或江蘇地區(qū)相關(guān)政策沖突，以國家法律