河南展會(huì)物料管理辦法總則目的為加強(qiáng)河南展會(huì)物料的管理，規(guī)范物料的采購、使用、保管及處置等環(huán)節(jié)，提高物料的使用效率，降低展會(huì)成本，確保展會(huì)的順利進(jìn)行，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于在河南地區(qū)舉辦的由本公司承辦或參與的各類展會(huì)物料的管理工作。定義本辦法所稱展會(huì)物料，是指為舉辦展會(huì)而采購或制作的各類物品，包括但不限于展示道具、宣傳資料、辦公用品、禮品、餐飲物資等。管理職責(zé)物料管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善展會(huì)物料管理的規(guī)章制度和流程。2.組織展會(huì)物料的采購、驗(yàn)收、保管和發(fā)放工作。3.對展會(huì)物料的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保物料的合理使用。4.定期對展會(huì)物料進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬物相符。5.負(fù)責(zé)展會(huì)物料的報(bào)廢和處置工作。展會(huì)項(xiàng)目組1.根據(jù)展會(huì)的需求，提出物料采購申請，并明確物料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。2.負(fù)責(zé)展會(huì)現(xiàn)場物料的布置、使用和管理，確保物料的安全和完整。3.及時(shí)向物料管理部門反饋物料的使用情況和存在的問題。財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)展會(huì)物料采購資金的預(yù)算編制和審核。2.對展會(huì)物料的采購、使用和處置進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和核算。物料采購管理采購計(jì)劃1.展會(huì)項(xiàng)目組應(yīng)在展會(huì)籌備階段，根據(jù)展會(huì)的規(guī)模、主題和需求，制定詳細(xì)的物料采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核后報(bào)物料管理部門。2.物料管理部門應(yīng)根據(jù)展會(huì)項(xiàng)目組提交的采購計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，進(jìn)行綜合平衡，制定最終的物料采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。供應(yīng)商選擇1.物料管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評估和篩選。2.在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，通過招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等方式，選擇合適的供應(yīng)商。3.對于重要的物料采購，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購實(shí)施1.物料管理部門應(yīng)按照采購計(jì)劃和合同要求，及時(shí)組織物料的采購工作。2.在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制采購成本，確保采購的物料符合質(zhì)量要求。3.對于緊急采購的物料，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施采購。采購驗(yàn)收1.物料到貨后，物料管理部門應(yīng)組織展會(huì)項(xiàng)目組、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等。2.驗(yàn)收合格的物料，應(yīng)辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物料，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，進(jìn)行退換貨處理。物料倉儲(chǔ)管理倉庫設(shè)置1.應(yīng)根據(jù)展會(huì)物料的種類和數(shù)量，設(shè)置專門的倉庫進(jìn)行存儲(chǔ)。倉庫應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防蟲等條件。2.倉庫應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如存儲(chǔ)區(qū)、分揀區(qū)、辦公區(qū)等，確保物料的分類存放和管理。入庫管理1.物料入庫時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)采購合同和驗(yàn)收單，對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行核對。2.核對無誤后，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，將物料存入相應(yīng)的存儲(chǔ)區(qū)域，并在庫存臺(tái)賬上進(jìn)行登記。庫存管理1.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物料進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬物相符。盤點(diǎn)周期一般為每月一次。2.對于庫存積壓的物料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如調(diào)劑使用、降價(jià)銷售等。3.應(yīng)建立庫存預(yù)警機(jī)制，當(dāng)庫存物料低于安全庫存時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知物料管理部門進(jìn)行采購。出庫管理1.展會(huì)項(xiàng)目組需要領(lǐng)用物料時(shí)，應(yīng)填寫物料領(lǐng)用單，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核后，到倉庫辦理出庫手續(xù)。2.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)物料領(lǐng)用單，核對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，無誤后發(fā)放物料，并在庫存臺(tái)賬上進(jìn)行登記。物料使用管理現(xiàn)場布置1.展會(huì)項(xiàng)目組應(yīng)根據(jù)展會(huì)的設(shè)計(jì)方案和布局要求，合理布置物料。物料的布置應(yīng)符合安全、美觀、實(shí)用的原則。2.在物料布置過程中，應(yīng)注意保護(hù)物料，避免損壞。使用監(jiān)督1.展會(huì)現(xiàn)場應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)物料的使用管理，監(jiān)督物料的使用情況，確保物料的合理使用。2.對于浪費(fèi)、損壞物料的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和處理?；厥绽?.展會(huì)結(jié)束后，展會(huì)項(xiàng)目組應(yīng)及時(shí)組織物料的回收工作。對于可重復(fù)使用的物料，應(yīng)進(jìn)行清理、維修和保養(yǎng)后，存入倉庫備用。2.對于不再使用的物料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。物料處置管理報(bào)廢鑒定1.對于損壞、過期、無法使用的物料，應(yīng)進(jìn)行報(bào)廢鑒定。報(bào)廢鑒定應(yīng)由物料管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行，出具報(bào)廢鑒定報(bào)告。2.報(bào)廢鑒定報(bào)告應(yīng)包括物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等內(nèi)容，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。處置方式1.對于報(bào)廢的物料，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和價(jià)值，選擇合適的處置方式。處置方式包括出售、捐贈(zèng)、銷毀等。2.在處置報(bào)廢物料時(shí)，應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保處置過程的合法合規(guī)。處置收入管理1.對于出售報(bào)廢物料取得的收入，應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門，進(jìn)行統(tǒng)一核算。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)對報(bào)廢物料的處置收入進(jìn)行專項(xiàng)管理，確保收入的合理使用。監(jiān)督檢查與考核監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對展會(huì)物料的管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括物料采購、倉儲(chǔ)、使用、處置等環(huán)節(jié)。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改?？己嗽u價(jià)1.公司應(yīng)建立展會(huì)物料管理考核評價(jià)機(jī)制，對物料管理部門和展會(huì)項(xiàng)目組的工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核評價(jià)的指標(biāo)包括物料采購成本控制、庫存管理水平、物料使用效率等。3.對于在