國企資料登記管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)1.目的：為加強(qiáng)國有企業(yè)資料的規(guī)范化管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性與可追溯性，充分發(fā)揮資料在企業(yè)運(yùn)營、決策、歷史記錄等方面的重要作用，特制定本辦法。2.依據(jù)：本辦法依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)國有資產(chǎn)監(jiān)督管理暫行條例》等相關(guān)法律法規(guī)，以及國有企業(yè)檔案管理相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（二）適用范圍本辦法適用于本國有企業(yè)總部及所屬各級全資、控股子企業(yè)的資料登記管理工作。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：資料登記內(nèi)容必須如實(shí)反映資料的形成背景、來源、內(nèi)容等關(guān)鍵信息，確保登記信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：對企業(yè)各類資料進(jìn)行全面登記，不遺漏重要資料及相關(guān)信息，保證資料登記的完整性。3.規(guī)范性原則：資料登記應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括登記流程、格式、術(shù)語等，確保登記工作的一致性和規(guī)范性。4.安全性原則：采取有效措施保障登記資料及相關(guān)信息的安全，防止資料泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。二、資料分類與定義（一）行政類資料1.定義：指企業(yè)在行政管理活動(dòng)中形成的各類文件、記錄等資料，包括但不限于企業(yè)章程、董事會(huì)決議、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.分類：按照行政管理職能進(jìn)一步細(xì)分為綜合管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)管理等類別。（二）業(yè)務(wù)類資料1.定義：與企業(yè)主營業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相關(guān)的資料，如項(xiàng)目策劃書、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文檔、市場調(diào)研報(bào)告等。2.分類：根據(jù)企業(yè)不同業(yè)務(wù)板塊進(jìn)行分類，如制造業(yè)企業(yè)可分為生產(chǎn)業(yè)務(wù)資料、銷售業(yè)務(wù)資料、研發(fā)業(yè)務(wù)資料等。（三）人事類資料1.定義：關(guān)于企業(yè)員工個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、考核評價(jià)、薪酬福利等方面的資料，包括員工入職檔案、培訓(xùn)記錄、績效評估報(bào)告、薪酬明細(xì)等。2.分類：按照員工類別（如管理人員、專業(yè)技術(shù)人員、普通員工）及資料性質(zhì)進(jìn)行分類。（四）財(cái)務(wù)類資料1.定義：企業(yè)在財(cái)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類資料，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。2.分類：按照財(cái)務(wù)核算科目、財(cái)務(wù)報(bào)告周期等進(jìn)行分類。（五）其他資料1.定義：除上述四類資料外，企業(yè)在運(yùn)營過程中形成的具有保存價(jià)值的資料，如企業(yè)文化建設(shè)資料、對外宣傳資料、榮譽(yù)證書等。2.分類：根據(jù)資料具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行合理分類。三、資料登記職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.總體職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和完善資料登記管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，對企業(yè)資料登記工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和指導(dǎo)。2.具體職責(zé)組織開展資料登記培訓(xùn)工作，提高各部門資料登記人員的業(yè)務(wù)水平。對各部門提交的資料登記信息進(jìn)行審核，確保登記信息符合規(guī)范要求。負(fù)責(zé)企業(yè)資料登記信息的匯總、整理和存儲(chǔ)，建立資料登記數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資料的信息化管理。定期對資料登記工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）各業(yè)務(wù)部門1.總體職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門各類資料的收集、整理和登記工作，確保本部門資料登記的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.具體職責(zé)明確本部門資料登記責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體資料登記工作。按照檔案管理部門制定的登記標(biāo)準(zhǔn)和流程，對本部門形成的資料進(jìn)行分類、編號、登記，并及時(shí)提交檔案管理部門審核。配合檔案管理部門開展資料登記檢查和評估工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。（三）其他相關(guān)部門1.信息技術(shù)部門：負(fù)責(zé)為資料登記管理工作提供信息技術(shù)支持，保障資料登記系統(tǒng)的正常運(yùn)行，協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和安全維護(hù)。2.法務(wù)部門：對資料登記管理過程中涉及的法律問題提供專業(yè)意見，確保資料登記工作符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。四、資料登記流程（一）資料收集1.日常收集：各業(yè)務(wù)部門資料登記責(zé)任人在日常工作中，按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)收集本部門形成的各類資料，確保資料無遺漏。2.定期收集：對于一些周期性產(chǎn)生的資料，如月度報(bào)表、季度總結(jié)等，各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行集中收集。（二）資料整理1.初步整理：資料收集完成后，資料登記責(zé)任人對資料進(jìn)行初步整理，去除無關(guān)的附件、重復(fù)的內(nèi)容等，確保資料的簡潔性和有效性。2.分類編號：按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對資料進(jìn)行準(zhǔn)確分類，并根據(jù)檔案管理部門制定的編號規(guī)則，為每份資料賦予唯一的編號。編號應(yīng)清晰、規(guī)范，便于識(shí)別和查詢。（三）登記信息填寫1.登記內(nèi)容：資料登記責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真填寫資料登記信息表，登記內(nèi)容至少包括資料名稱、編號、形成日期、形成部門、作者、資料來源、密級、保管期限、關(guān)鍵詞、摘要等。2.填寫要求：登記信息應(yīng)使用規(guī)范的語言和格式，確保字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確。對于重要資料的摘要，應(yīng)簡潔明了地概括資料的核心內(nèi)容。（四）審核提交1.部門審核：各部門資料登記責(zé)任人填寫完登記信息后，提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核資料的完整性、登記信息的準(zhǔn)確性以及資料的價(jià)值判斷等，審核通過后簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門審核：各部門將審核通過的資料及登記信息提交檔案管理部門。檔案管理部門按照登記標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對資料及登記信息進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括資料分類是否準(zhǔn)確、編號是否合規(guī)、登記信息是否完整等。對于審核不通過的資料，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門，要求其進(jìn)行整改。（五）登記入庫1.信息錄入：經(jīng)檔案管理部門審核通過的資料登記信息，由檔案管理人員及時(shí)錄入資料登記數(shù)據(jù)庫。錄入過程中應(yīng)仔細(xì)核對信息，確保錄入的準(zhǔn)確性。2.實(shí)體資料歸檔：檔案管理人員按照資料保管要求，將實(shí)體資料進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的索引，以便于查找和調(diào)閱。對于電子資料，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行備份存儲(chǔ)。五、資料登記信息管理（一）登記信息存儲(chǔ)1.數(shù)據(jù)庫建設(shè)：企業(yè)應(yīng)建立專門的資料登記數(shù)據(jù)庫，采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的高效存儲(chǔ)和管理。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備良好的擴(kuò)展性，能夠適應(yīng)企業(yè)資料不斷增長的需求。2.數(shù)據(jù)備份：信息技術(shù)部門應(yīng)定期對資料登記數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，備份頻率根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況確定，但至少每周進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行增量備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）登記信息查詢與利用1.查詢權(quán)限設(shè)置：根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理需求，設(shè)置不同的查詢權(quán)限。一般情況下，檔案管理部門人員具有全面的查詢權(quán)限，各業(yè)務(wù)部門人員只能查詢與本部門相關(guān)的資料登記信息。對于涉及企業(yè)機(jī)密的資料，查詢權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格限制，需經(jīng)過特定的審批流程方可查詢。2.查詢方式：資料登記數(shù)據(jù)庫應(yīng)提供多種查詢方式，如按資料名稱、編號、形成日期、形成部門、關(guān)鍵詞等進(jìn)行查詢，方便用戶快速準(zhǔn)確地找到所需資料的登記信息。同時(shí)，應(yīng)提供模糊查詢功能，以滿足用戶多樣化的查詢需求。3.利用服務(wù)：檔案管理部門應(yīng)積極為企業(yè)內(nèi)部各部門提供資料登記信息利用服務(wù)，對于符合查詢權(quán)限的申請，應(yīng)及時(shí)響應(yīng)并提供相關(guān)信息。對于需要調(diào)閱實(shí)體資料的，應(yīng)按照規(guī)定的借閱流程辦理手續(xù)。（三）登記信息更新與維護(hù)1.信息更新：當(dāng)資料的內(nèi)容、保管期限、密級等關(guān)鍵信息發(fā)生變化時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門，由檔案管理部門對資料登記信息進(jìn)行更新。更新后的信息應(yīng)重新進(jìn)行審核，確保其準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.數(shù)據(jù)清理：定期對資料登記數(shù)據(jù)庫進(jìn)行清理，刪除已過期或無保存價(jià)值的資料登記信息。刪除操作應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并做好記錄，以備追溯。六、資料登記安全管理（一）實(shí)體資料安全1.存儲(chǔ)環(huán)境：企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門的資料存儲(chǔ)場所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保實(shí)體資料存儲(chǔ)環(huán)境安全。資料存儲(chǔ)場所應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在的安全隱患。2.借閱管理：建立嚴(yán)格的資料借閱制度，明確借閱流程和審批權(quán)限。借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱資料的名稱、編號、借閱用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞資料。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還資料，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對歸還的資料進(jìn)行檢查，確保資料完好無損。（二）電子資料安全1.訪問控制：對資料登記系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問控制策略，只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問系統(tǒng)。用戶應(yīng)使用強(qiáng)密碼，并定期更換密碼。同時(shí)，采用身份認(rèn)證技術(shù)，如數(shù)字證書、動(dòng)態(tài)口令等，提高系統(tǒng)的安全性。2.數(shù)據(jù)加密：對存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中的資料登記信息以及傳輸過程中的電子資料進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。加密算法應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的安全算法，確保加密的強(qiáng)度和可靠性。3.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。定期對網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備進(jìn)行更新和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）安全監(jiān)督與應(yīng)急處理1.安全監(jiān)督：檔案管理部門和信息技術(shù)部門應(yīng)定期對資料登記安全管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)安全問題及時(shí)整改。同時(shí)，建立安全審計(jì)機(jī)制，對資料登記系統(tǒng)的操作日志進(jìn)行審計(jì)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常行為。2.應(yīng)急處理：制定資料登記安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。當(dāng)發(fā)生資料泄露、丟失、系統(tǒng)故障等安全事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的應(yīng)急措施，降低損失和影響。應(yīng)急處理結(jié)束后，應(yīng)對事件進(jìn)行調(diào)查和總結(jié)，分析原因，完善安全管理措施。七、資料登記培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)管理1.培訓(xùn)計(jì)劃：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)資料登記工作的實(shí)際需求，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)對象等內(nèi)容。2.培訓(xùn)內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容主要包括資料登記管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，資料分類方法，登記信息填寫規(guī)范，資料安全管理知識(shí)等。同時(shí)，應(yīng)結(jié)合實(shí)際案例，對資料登記工作中的常見問題及解決方法進(jìn)行講解。3.培訓(xùn)方式：采用多種培訓(xùn)方式相結(jié)合，如集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場操作演示、案例分析等，以滿足不同人員的學(xué)習(xí)需求。對于新入職員工或轉(zhuǎn)崗到涉及資料登記工作崗位的員工，應(yīng)進(jìn)行專門的入職培訓(xùn)。（二）考核管理1.考核制度：建立資料登記工作考核制度，明確考核指標(biāo)和考核方法?？己酥笜?biāo)應(yīng)涵蓋資料登記的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，登記信息的規(guī)范性，資料安全管理情況等方面。2.考核周期：考核周期分為季度考核和年度考核。季度考核主要對各部門資料登記工作的階段性成果進(jìn)行評估，年度考核則對全年資料登記工作進(jìn)行全面總結(jié)和評價(jià)。3.考核結(jié)果應(yīng)用：考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績效掛鉤。對于考核優(yōu)秀的部門和個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對于考核不達(dá)標(biāo)或存在嚴(yán)重問題的部門和個(gè)人，應(yīng)責(zé)令其限期整改，并在績效評定、評優(yōu)評先等方面予以適當(dāng)扣分或限制。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由本