校辦工廠合同管理辦法總則目的為加強校辦工廠合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護校辦工廠的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合校辦工廠實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于校辦工廠與其他法人、自然人或非法人組織之間簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、加工承攬合同、租賃合同、技術(shù)合同等。管理原則1.依法合規(guī)原則。合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。2.全面管理原則。對合同的全過程進行管理，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、監(jiān)督、歸檔等環(huán)節(jié)。3.風(fēng)險防范原則。在合同管理過程中，充分識別和評估合同風(fēng)險，采取有效的防范措施，降低合同風(fēng)險。4.分級負(fù)責(zé)原則。根據(jù)合同的金額、重要程度等因素，實行分級管理，明確各部門和人員的職責(zé)。合同管理機構(gòu)及職責(zé)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組校辦工廠設(shè)立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由工廠負(fù)責(zé)人任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組的主要職責(zé)如下：1.制定和修訂合同管理制度。2.審議重大合同的簽訂、變更、解除等事項。3.協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。4.監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況。合同管理部門校辦工廠指定專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的日常管理工作。合同管理部門的主要職責(zé)如下：1.宣傳、貫徹國家有關(guān)合同管理的法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。2.制定和完善合同管理的具體工作流程和操作規(guī)范。3.對合同進行審核，重點審核合同的合法性、完整性、可行性等。4.建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行跟蹤和記錄。5.組織合同的歸檔和保管工作。6.協(xié)助處理合同糾紛。業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是合同的承辦部門，負(fù)責(zé)合同的起草、談判、履行等工作。業(yè)務(wù)部門的主要職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)合同項目的市場調(diào)研和可行性分析。2.起草合同文本，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求和相關(guān)法律法規(guī)的要求。3.組織合同的談判，與對方當(dāng)事人就合同條款進行協(xié)商和溝通。4.按照合同約定履行義務(wù)，及時跟蹤合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.收集和整理與合同有關(guān)的資料，及時提交給合同管理部門。財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的資金管理和財務(wù)審核工作。財務(wù)部門的主要職責(zé)如下：1.參與合同的審核，重點審核合同的資金支付條款和財務(wù)風(fēng)險。2.按照合同約定辦理資金支付手續(xù)，確保資金支付的安全和合規(guī)。3.對合同的執(zhí)行情況進行財務(wù)監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和處理財務(wù)問題。審計部門審計部門負(fù)責(zé)對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行審計監(jiān)督。審計部門的主要職責(zé)如下：1.定期對合同管理制度的執(zhí)行情況進行審計檢查。2.對重大合同的簽訂、履行情況進行專項審計。3.對合同糾紛的處理情況進行審計監(jiān)督。合同的簽訂合同簽訂前的準(zhǔn)備1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的主體資格、資信狀況、履約能力等進行充分的調(diào)查和了解。必要時，可以要求對方當(dāng)事人提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、財務(wù)報表等相關(guān)資料。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同項目的實際情況，制定合同草案。合同草案應(yīng)當(dāng)包括合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)將合同草案提交給合同管理部門進行審核。合同管理部門應(yīng)當(dāng)對合同草案進行全面審核，重點審核合同的合法性、完整性、可行性等。審核過程中，合同管理部門可以要求業(yè)務(wù)部門提供相關(guān)的補充資料或者對合同草案進行修改。合同的審批1.合同草案經(jīng)合同管理部門審核通過后，應(yīng)當(dāng)按照校辦工廠的審批流程進行審批。審批流程應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同的金額、重要程度等因素進行合理設(shè)置。2.對于重大合同，應(yīng)當(dāng)提交合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組進行審議。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)當(dāng)對合同的簽訂、履行等情況進行全面評估，提出審議意見。3.經(jīng)審批同意簽訂的合同，應(yīng)當(dāng)由校辦工廠法定代表人或者其授權(quán)的代理人簽字，并加蓋校辦工廠公章。合同的簽訂1.合同簽訂時，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。合同文本應(yīng)當(dāng)使用中文，確需使用外文的，應(yīng)當(dāng)同時提供中文譯本。2.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)當(dāng)及時將合同副本分發(fā)給業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照合同約定履行各自的職責(zé)。合同的履行合同履行的一般要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，確保合同的順利履行。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)建立合同履行臺賬，對合同的履行情況進行跟蹤和記錄。合同履行臺賬應(yīng)當(dāng)包括合同的基本信息、履行進度、付款情況、驗收情況等內(nèi)容。3.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，應(yīng)當(dāng)及時與對方當(dāng)事人進行溝通和協(xié)調(diào)，解決合同履行中出現(xiàn)的問題。合同履行的監(jiān)督1.合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期對合同的履行情況進行檢查和監(jiān)督。檢查和監(jiān)督的內(nèi)容包括合同的履行進度、質(zhì)量、付款情況等。2.財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對合同的資金支付情況進行監(jiān)督，確保資金支付符合合同約定和財務(wù)管理制度的要求。3.審計部門應(yīng)當(dāng)對合同的履行情況進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。合同的變更和解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或者解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時與對方當(dāng)事人進行協(xié)商，并簽訂書面的變更或者解除協(xié)議。2.變更或者解除合同的協(xié)議應(yīng)當(dāng)按照校辦工廠的審批流程進行審批。經(jīng)審批同意后，合同管理部門應(yīng)當(dāng)及時對合同臺賬進行更新，并將變更或者解除協(xié)議分發(fā)給相關(guān)部門。3.因變更或者解除合同給校辦工廠造成損失的，應(yīng)當(dāng)按照合同約定或者法律法規(guī)的規(guī)定要求對方當(dāng)事人承擔(dān)賠償責(zé)任。合同的歸檔和保管合同的歸檔1.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時將合同及相關(guān)資料提交給合同管理部門進行歸檔。合同及相關(guān)資料包括合同文本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、驗收報告、付款憑證等。2.合同管理部門應(yīng)當(dāng)對合同及相關(guān)資料進行整理和分類，按照合同的類別、簽訂時間等因素進行編號和歸檔。合同的保管1.合同管理部門應(yīng)當(dāng)建立專門的合同檔案庫，對合同及相關(guān)資料進行妥善保管。合同檔案庫應(yīng)當(dāng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保合同檔案的安全。2.合同檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定和校辦工廠的實際情況進行合理確定。一般情況下，合同檔案的保管期限為合同履行完畢后至少保存[X]年。3.合同檔案的查閱和借閱應(yīng)當(dāng)按照校辦工廠的相關(guān)規(guī)定進行辦理。查閱和借閱合同檔案時，應(yīng)當(dāng)填寫查閱和借閱申請表，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱和借閱。合同糾紛的處理糾紛的預(yù)防1.校辦工廠應(yīng)當(dāng)加強合同管理，提高合同簽訂和履行的質(zhì)量，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，應(yīng)當(dāng)及時與對方當(dāng)事人進行溝通和協(xié)調(diào)，解決合同履行中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人有違約行為的，應(yīng)當(dāng)及時采取措施，要求對方當(dāng)事人承擔(dān)違約責(zé)任。糾紛的處理方式1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時向合同管理部門報告，并積極與對方當(dāng)事人進行協(xié)商，爭取通過協(xié)商解決糾紛。2.如協(xié)商不成的，可以根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇仲裁或者訴訟的方式解決糾紛。3.選擇仲裁方式解決糾紛的，應(yīng)當(dāng)按照仲裁協(xié)議的約定向仲裁機構(gòu)申請仲裁。選擇訴訟方式解決糾紛的，應(yīng)當(dāng)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。糾紛處理的程序1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)收集和整理與合同糾紛有關(guān)的證據(jù)材料，包括合同文本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、驗收報告、付款憑證、往來函件等。2.合同管理部門應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)人員對糾紛進行分析和評估，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)當(dāng)包括糾紛的基本情況、處理目標(biāo)、處理方式、處理步驟等內(nèi)容。3.經(jīng)審批同意后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照糾紛處理方案的要求進行處理。處理過程中，