福建省采購管理暫行辦法一、引言親愛的同事們，在公司的運營過程中，采購管理是至關(guān)重要的一環(huán)。它涉及到公司的成本控制、產(chǎn)品質(zhì)量保障以及與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系等多個方面。為了規(guī)范公司在福建省區(qū)域內(nèi)的采購活動，確保采購工作的公正、公平、公開，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際運營需求，特制定本《福建省采購管理暫行辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同推動公司采購工作的順利開展。二、適用范圍本辦法適用于公司在福建省境內(nèi)開展的所有采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類采購項目。無論是公司總部直接負(fù)責(zé)的采購，還是各分支機構(gòu)在福建省內(nèi)的采購行為，均需按照本辦法執(zhí)行。三、采購原則1.合法合規(guī)原則：所有采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及福建省地方相關(guān)規(guī)定，確保采購流程和合同條款合法有效。我們鼓勵大家積極學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)知識，在采購工作中時刻保持法律意識。2.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，不得因供應(yīng)商規(guī)模、地域等因素而給予差別待遇。在采購過程中，要確保每個供應(yīng)商都有平等的機會參與競爭，保證采購結(jié)果的公正性。希望大家在工作中秉持公正之心，維護(hù)良好的采購環(huán)境。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的前提下，追求最佳的性價比，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。我們倡導(dǎo)大家在采購工作中積極探索更優(yōu)質(zhì)、更經(jīng)濟的采購方案，為公司創(chuàng)造更大價值。4.誠實守信原則：無論是與供應(yīng)商溝通，還是簽訂合同、履行合同等各個環(huán)節(jié)，都要誠實守信，遵守承諾。與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定、互信互利的合作關(guān)系，共同推動公司業(yè)務(wù)發(fā)展。希望大家以誠信為本，樹立公司良好形象。四、采購組織與職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)制定采購計劃：根據(jù)公司各部門提交的采購需求，結(jié)合公司年度預(yù)算和市場情況，制定詳細(xì)合理的采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目、數(shù)量、時間、預(yù)算等關(guān)鍵信息。供應(yīng)商管理：負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、篩選、評估、考核與維護(hù)。建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，定期對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價，確保供應(yīng)商的質(zhì)量和服務(wù)符合公司要求。采購執(zhí)行：按照采購計劃，組織實施采購活動，包括招標(biāo)、詢價、談判等采購方式的選擇與執(zhí)行，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。成本控制：通過市場調(diào)研、價格分析等手段，合理控制采購成本，爭取最優(yōu)惠的采購價格和條款。同時，對采購成本進(jìn)行核算與分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。2.需求部門提出采購需求：根據(jù)本部門工作需要，準(zhǔn)確、及時地向采購部門提交采購需求申請。需求申請應(yīng)詳細(xì)說明采購項目的規(guī)格、技術(shù)要求、數(shù)量、交付時間等關(guān)鍵信息，確保采購部門能夠清晰了解需求。參與采購過程：在采購過程中，需求部門應(yīng)根據(jù)需要參與供應(yīng)商的考察、技術(shù)方案的評審、合同條款的審核等工作，提供專業(yè)技術(shù)支持，確保采購的產(chǎn)品或服務(wù)符合本部門實際需求。驗收采購產(chǎn)品或服務(wù)：負(fù)責(zé)對采購回來的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行驗收，確保其質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等符合采購合同要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)調(diào)解決。3.財務(wù)部門預(yù)算管理：參與公司采購預(yù)算的編制工作，對采購預(yù)算進(jìn)行審核與控制。確保采購活動在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，對超預(yù)算采購進(jìn)行嚴(yán)格審批。資金支付：根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購款項支付申請，按照公司財務(wù)制度及時辦理付款手續(xù)。同時，對采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督與核算。成本核算：協(xié)助采購部門進(jìn)行采購成本核算，提供財務(wù)數(shù)據(jù)分析，為采購成本控制和決策提供支持。4.法務(wù)部門法律支持：為采購活動提供法律咨詢和法律支持，審核采購合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。對采購過程中涉及的法律風(fēng)險進(jìn)行評估與防范。糾紛處理：在采購合同履行過程中，如發(fā)生法律糾紛，法務(wù)部門應(yīng)及時介入，代表公司與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商、調(diào)解或通過法律途徑解決糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。五、采購流程1.采購需求申請需求部門根據(jù)工作需要填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)注明采購項目名稱、規(guī)格型號、技術(shù)要求、數(shù)量、預(yù)計采購時間、預(yù)算金額等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。將填寫完整的《采購需求申請表》提交至采購部門。采購部門對需求進(jìn)行初步審核，如發(fā)現(xiàn)需求不明確或不合理的地方，應(yīng)及時與需求部門溝通協(xié)調(diào)，明確需求。2.采購計劃制定采購部門根據(jù)各需求部門提交的《采購需求申請表》，結(jié)合公司年度預(yù)算和市場情況，制定《采購計劃》。《采購計劃》應(yīng)包括采購項目、采購方式、預(yù)計采購時間、預(yù)算金額、供應(yīng)商選擇范圍等內(nèi)容?！恫少徲媱潯沸杼峤还鞠嚓P(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，采購部門按照計劃組織實施采購活動。3.供應(yīng)商選擇與評估供應(yīng)商開發(fā)：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、參加展會等，建立潛在供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商篩選：根據(jù)采購項目的要求，從潛在供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合基本條件的供應(yīng)商。篩選條件包括但不限于供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。供應(yīng)商評估：對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或要求供應(yīng)商提供相關(guān)資料進(jìn)行評估。評估內(nèi)容主要包括供應(yīng)商的企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、財務(wù)狀況、信譽情況等。同時，可向供應(yīng)商的其他客戶了解其產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。建立合格供應(yīng)商名錄：根據(jù)評估結(jié)果，將符合公司要求的供應(yīng)商列入《合格供應(yīng)商名錄》?！逗细窆?yīng)商名錄》應(yīng)定期更新，對不符合要求的供應(yīng)商及時進(jìn)行淘汰。4.采購方式選擇招標(biāo)采購：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、對公司生產(chǎn)經(jīng)營影響較大的采購項目，應(yīng)優(yōu)先采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司招標(biāo)管理規(guī)定進(jìn)行操作，確保招標(biāo)過程的公正、公平、公開。詢價采購：對于采購金額相對較小、技術(shù)規(guī)格比較明確、市場供應(yīng)充足的采購項目，可以采用詢價采購方式。采購部門向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。根據(jù)供應(yīng)商的報價和綜合條件，選擇最優(yōu)供應(yīng)商簽訂采購合同。競爭性談判采購：當(dāng)采購項目技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求，或者招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、重新招標(biāo)未能成立的情況下，可以采用競爭性談判采購方式。采購部門與符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過多輪談判確定最終供應(yīng)商和采購價格。單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式，必須經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格審批，并提供充分的理由和依據(jù)。5.采購合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商就采購合同條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后起草《采購合同》。《采購合同》應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、交付地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容?！恫少徍贤菲鸩萃瓿珊螅峤环▌?wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點審核合同條款的合法性、完整性和有效性，對存在的法律風(fēng)險提出修改意見。根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，采購部門對合同進(jìn)行修改完善，然后提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由采購部門代表公司與供應(yīng)商簽訂《采購合同》。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，并加蓋公司合同專用章。6.采購合同執(zhí)行與跟蹤采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求交付產(chǎn)品或提供服務(wù)。在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生供應(yīng)商不能按時交付、產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求等問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。如協(xié)商不成，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。同時，采購部門應(yīng)及時向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，采取應(yīng)急措施，減少對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。7.采購驗收產(chǎn)品或服務(wù)交付后，需求部門應(yīng)及時組織驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格要求等對采購產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行檢驗。對于需要進(jìn)行專業(yè)檢測的產(chǎn)品，應(yīng)委托有資質(zhì)的檢測機構(gòu)進(jìn)行檢測。驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《采購驗收報告》，詳細(xì)記錄驗收情況，并由驗收人員和供應(yīng)商代表簽字確認(rèn)。如驗收不合格，驗收人員應(yīng)在《采購驗收報告》中注明不合格原因，并及時通知采購部門和供應(yīng)商。采購部門應(yīng)按照合同約定要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供產(chǎn)品或服務(wù)，直至驗收合格。8.采購付款采購部門根據(jù)《采購驗收報告》和采購合同約定，填寫《付款申請單》，注明采購項目名稱、合同金額、已付金額、本次申請付款金額等信息，并附上相關(guān)發(fā)票、驗收報告等資料，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門對《付款申請單》及相關(guān)資料進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定執(zhí)行，一般包括支票、電匯、銀行承兌匯票等方式。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商檔案管理采購部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，對每個供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)文件、評估記錄、交易記錄等進(jìn)行詳細(xì)記錄和管理。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括但不限于供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績證明材料等。定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。當(dāng)供應(yīng)商信息發(fā)生變更時，應(yīng)及時要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件，并更新檔案記錄。2.供應(yīng)商評估與考核定期評估：采購部門每年組織一次對合格供應(yīng)商的綜合評估。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、技術(shù)支持等方面。評估方式可以采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等多種方式相結(jié)合。日?？己耍涸诓少徍贤瑘?zhí)行過程中，采購部門和需求部門對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行日常考核。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、服務(wù)不到位等情況，應(yīng)及時記錄并作為供應(yīng)商評估的重要依據(jù)。評估結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)供應(yīng)商評估與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于評估結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，可以給予增加采購量、優(yōu)先合作等獎勵；對于評估結(jié)果不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)從合格供應(yīng)商名錄中淘汰。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，定期與供應(yīng)商進(jìn)行交流，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和發(fā)展需求，共同探討合作機會和改進(jìn)措施。在合同履行過程中，要誠實守信，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，尊重供應(yīng)商的合法權(quán)益。當(dāng)供應(yīng)商遇到困難時，在力所能及的范圍內(nèi)給予幫助和支持，建立長期穩(wěn)定、互信互利的合作關(guān)系。七、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、供應(yīng)商管理情況、采購資金的使用情況等。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反本辦法的行為，