福州市企業(yè)公章管理辦法一、前言親愛的各位同事，在企業(yè)運營過程中，公章就如同我們企業(yè)的“印信”，代表著企業(yè)的意志和權(quán)威，其管理至關(guān)重要。它涉及到企業(yè)各類業(yè)務(wù)的開展、合同的簽訂、文件的發(fā)布等諸多方面，與企業(yè)的利益息息相關(guān)。為了確保公章使用的規(guī)范、安全、有效，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及結(jié)合我們福州市企業(yè)的實際運營情況，特制定本《福州市企業(yè)公章管理辦法》。希望大家認真學(xué)習(xí)并嚴格遵守，共同維護企業(yè)公章使用的良好秩序。二、適用范圍本辦法適用于福州市范圍內(nèi)本企業(yè)及其所屬各部門、分支機構(gòu)。無論是總部的重要決策文件，還是分支機構(gòu)日常業(yè)務(wù)往來的文件，只要涉及公章使用，都需遵循本辦法規(guī)定。三、公章種類及用途1.企業(yè)公章：這是我們企業(yè)最具權(quán)威性的印章，代表企業(yè)法人主體，用于各類重要的法律文件、合同、協(xié)議、對外公函、證明等，比如重大項目的合作協(xié)議，向政府部門提交的重要報告等。它象征著企業(yè)整體的意志和責任，使用時務(wù)必謹慎。2.法定代表人章：主要用于特定的財務(wù)、稅務(wù)、銀行等業(yè)務(wù)，如支票簽發(fā)、銀行開戶等。這些業(yè)務(wù)往往與企業(yè)資金流轉(zhuǎn)緊密相關(guān)，法定代表人章的使用直接影響企業(yè)財務(wù)安全，所以在使用時要嚴格把控。3.財務(wù)專用章：專門用于財務(wù)往來的結(jié)算、票據(jù)處理等財務(wù)相關(guān)事務(wù)，像發(fā)票蓋章、財務(wù)報表蓋章等。財務(wù)工作的嚴謹性要求我們對財務(wù)專用章的管理必須做到細致入微。4.合同專用章：顧名思義，主要用于簽訂各類經(jīng)濟合同。在商務(wù)合作日益頻繁的今天，合同專用章的使用頻率較高，其管理直接關(guān)系到企業(yè)合同的法律效力和經(jīng)濟利益。四、公章的刻制與啟用1.刻制申請：各部門或分支機構(gòu)若因工作需要刻制公章，應(yīng)填寫《公章刻制申請表》，詳細說明刻制公章的種類、用途、申請部門等信息。申請需經(jīng)過部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審核同意后，提交至企業(yè)行政管理部門。2.審批流程：行政管理部門收到申請后，對申請內(nèi)容進行嚴格審查，確保符合企業(yè)實際需求和相關(guān)規(guī)定。審查通過后，提交企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代表進行最終審批。只有經(jīng)過層層嚴格把關(guān)，才能保證公章刻制的必要性和合規(guī)性。3.刻制辦理：經(jīng)審批同意后，由行政管理部門指定專人負責，按照福州市公安機關(guān)的相關(guān)規(guī)定，到指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。嚴禁任何部門或個人私自刻制公章，這是嚴重違反企業(yè)規(guī)定和法律法規(guī)的行為。4.啟用備案：公章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時進行登記備案，記錄公章的名稱、規(guī)格、編號、刻制日期、啟用日期等信息。同時，發(fā)布公章啟用通知，明確新公章的使用范圍和相關(guān)要求，確保企業(yè)內(nèi)部各部門知曉。五、公章的保管1.保管原則：公章保管遵循“專人負責、專柜保存”的原則。每一枚公章都應(yīng)指定專人負責保管，保管人員要具備高度的責任心和保密意識，確保公章的安全。同時，要將公章存放在專門的保險柜或文件柜中，妥善保管。2.保管人員職責：保管人員要嚴格遵守公章使用規(guī)定，不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人或帶出保管場所。對每次公章的使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、使用人、用途、批準人等信息。定期對公章進行檢查，確保公章的完好無損。若發(fā)現(xiàn)公章有異常情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。3.保管交接：當保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要更換時，必須辦理嚴格的公章交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在行政管理部門相關(guān)人員的監(jiān)督下，對公章進行清點、核對，并填寫《公章交接登記表》，詳細記錄交接時間、交接人員、公章狀態(tài)等信息。交接完成后，雙方及監(jiān)督人員需簽字確認，以明確責任。六、公章的使用1.使用申請：需要使用公章的部門或個人，應(yīng)提前填寫《公章使用申請表》，清晰注明使用公章的種類、用途、文件名稱、份數(shù)等信息，并附上相關(guān)文件的草稿或復(fù)印件。申請需經(jīng)部門負責人簽字審核同意后，提交至公章保管人員。2.審批流程：保管人員收到申請后，對申請內(nèi)容進行初步審查，確認申請事項是否符合規(guī)定，相關(guān)文件是否齊全。對于一般性事務(wù)，經(jīng)行政管理部門負責人審批同意后，方可使用公章；對于重大事項，如涉及金額較大的合同簽訂、重要決策文件發(fā)布等，需經(jīng)企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代表審批同意。希望大家在申請使用公章時，務(wù)必如實、準確填寫相關(guān)信息，以便順利通過審批。3.使用登記：公章使用過程中，保管人員要認真做好使用登記工作，在《公章使用登記簿》上詳細記錄每一次公章使用的具體情況。登記內(nèi)容應(yīng)包括使用日期、使用人、批準人、用途、文件名稱、份數(shù)、蓋章次數(shù)等。使用完畢后，使用人應(yīng)在登記簿上簽字確認。通過詳細的登記，我們可以隨時追溯公章的使用情況，確保公章使用的可查可控。4.現(xiàn)場蓋章：原則上，公章應(yīng)在企業(yè)辦公場所內(nèi)使用，由保管人員現(xiàn)場監(jiān)督蓋章。如因特殊情況需要將公章帶出企業(yè)使用，必須提前填寫《公章外出使用申請表》，說明外出使用的原因、地點、預(yù)計使用時間等信息，經(jīng)企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代表審批同意后，由兩名以上工作人員共同攜帶公章外出使用。外出使用期間，要確保公章始終處于攜帶人員的有效監(jiān)管之下，使用完畢后及時歸還。我們鼓勵大家盡量在企業(yè)內(nèi)部完成公章使用，以保障公章的安全。七、特殊情況處理1.緊急情況使用：在遇到緊急情況，如突發(fā)重大業(yè)務(wù)合作、應(yīng)對突發(fā)事件等，無法按照正常審批流程辦理公章使用手續(xù)時，可先通過電話或其他即時通訊方式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，經(jīng)口頭同意后，可先行使用公章。但事后必須在規(guī)定時間內(nèi)（一般為2個工作日）補辦正式的申請和審批手續(xù)，并完善使用登記記錄。希望大家在緊急情況下使用公章時，要在保障企業(yè)利益的同時，盡快補齊相關(guān)手續(xù)。2.公章遺失或損壞：若發(fā)現(xiàn)公章遺失或損壞，保管人員應(yīng)立即向行政管理部門報告。行政管理部門接到報告后，要及時采取措施，如發(fā)布遺失聲明（在市級以上公開發(fā)行的報紙上刊登）、向公安機關(guān)報案等，以避免因公章遺失可能給企業(yè)帶來的風(fēng)險。同時，按照公章刻制與啟用的流程，重新刻制公章。在公章遺失或損壞期間，涉及相關(guān)業(yè)務(wù)需要蓋章的，應(yīng)向相關(guān)方說明情況，并采取其他有效的替代措施。八、監(jiān)督與檢查1.定期檢查：企業(yè)行政管理部門應(yīng)定期對各部門、分支機構(gòu)的公章管理情況進行檢查，一般每季度檢查一次。檢查內(nèi)容包括公章的保管情況、使用登記記錄、審批流程執(zhí)行情況等。通過定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改，確保公章管理工作的規(guī)范有序。2.不定期抽查：除定期檢查外，企業(yè)還將不定期對公章管理情況進行抽查。抽查可以采取突擊檢查的方式，直接到相關(guān)部門檢查公章保管和使用情況。希望各部門能夠始終保持對公章管理的高度重視，隨時經(jīng)得起抽查檢驗。3.違規(guī)處理：對于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管公章，或因公章管理不善導(dǎo)致企業(yè)利益受損的部門或個人，企業(yè)將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀律處分，如警告、罰款、降職、辭退等；構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機關(guān)追究刑事責任。我們希望大