制藥廠合同章使用范圍明確界定制度

一、總則1.目的本制度旨在明確制藥廠合同章的使用范圍，規(guī)范合同章的使用流程，保障制藥廠的合法權(quán)益，維護正常的經(jīng)營秩序，確保合同簽訂及履行的規(guī)范性與安全性，提升運營效益，踐行制藥廠“關(guān)愛生命，品質(zhì)至上”的企業(yè)文化。2.適用范圍本制度適用于制藥廠全體員工。涉及合同章使用的相關(guān)部門、崗位及人員，均須嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。同時，對于與制藥廠簽訂合同的顧客及合作伙伴，本制度的相關(guān)規(guī)定也將作為雙方合作過程中對合同章使用認(rèn)知的參考依據(jù)。3.制定依據(jù)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、制藥廠的經(jīng)營理念及實際運營需求制定本制度。遵循合法、合規(guī)、公正、透明的原則，確保制度的科學(xué)性與合理性，以適應(yīng)制藥廠扁平化管理模式，促進各部門高效協(xié)作，提升整體運營效率。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.合同章管理部門制藥廠設(shè)立專門的合同章管理部門，通常為行政部門。行政部門負(fù)責(zé)合同章的日常保管、使用登記及監(jiān)督檢查等工作。其主要職責(zé)包括：-妥善保管合同章，確保印章的安全，防止印章丟失、損壞或被盜用。-對合同章的使用進行詳細(xì)登記，記錄使用時間、使用人、合同名稱、合同編號等信息，建立完整的使用檔案。-定期對合同章的使用情況進行檢查，核實使用記錄與實際合同簽訂情況是否相符，及時發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)使用行為。2.合同簽訂部門各業(yè)務(wù)部門為合同簽訂部門，負(fù)責(zé)具體合同的起草、審核、洽談及簽訂工作。其職責(zé)如下：-根據(jù)業(yè)務(wù)需求，準(zhǔn)確起草合同條款，確保合同內(nèi)容完整、清晰，符合法律法規(guī)及制藥廠的利益要求。-組織內(nèi)部相關(guān)部門對合同進行審核，包括法務(wù)、財務(wù)、質(zhì)量等部門，充分征求各部門意見，確保合同不存在法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險及質(zhì)量風(fēng)險等。-與顧客或合作伙伴進行合同洽談，就合同條款達成一致意見。在洽談過程中，需充分體現(xiàn)制藥廠的經(jīng)營理念和服務(wù)宗旨，維護良好的合作關(guān)系。-將審核通過的合同提交給合同章管理部門，申請加蓋合同章。3.監(jiān)督部門制藥廠審計部門作為合同章使用的監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對合同章的使用情況進行獨立審計和監(jiān)督。其職責(zé)主要有：-定期對合同章使用的合規(guī)性進行審計，檢查合同章的使用是否符合本制度規(guī)定，使用記錄是否真實、完整。-對重大合同的簽訂及履行情況進行跟蹤審計，確保合同的執(zhí)行符合制藥廠的利益和戰(zhàn)略目標(biāo)，防范潛在風(fēng)險。-對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用合同章行為進行調(diào)查，并提出整改建議和處理意見，維護制度的嚴(yán)肅性。三、管理流程1.合同起草與審核-業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、價格、交付方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款。起草過程中，需充分考慮制藥廠的安全生產(chǎn)要求，確保合同中涉及的生產(chǎn)環(huán)節(jié)符合相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)。-合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門組織內(nèi)部審核，依次提交給法務(wù)、財務(wù)、質(zhì)量等相關(guān)部門。法務(wù)部門負(fù)責(zé)審查合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險；財務(wù)部門審核合同的財務(wù)條款，確保財務(wù)收支合理；質(zhì)量部門檢查合同中的質(zhì)量條款是否符合制藥廠的質(zhì)量控制體系。各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)反饋意見對合同進行修改完善。2.合同章申請-經(jīng)內(nèi)部審核通過的合同，業(yè)務(wù)部門填寫《合同章使用申請表》，詳細(xì)注明合同名稱、合同編號、簽訂對方、合同金額、合同主要內(nèi)容、申請蓋章日期等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。申請表需體現(xiàn)制藥廠對客戶服務(wù)的重視，明確服務(wù)承諾和響應(yīng)時間等內(nèi)容。-將《合同章使用申請表》及合同文本一并提交給合同章管理部門。合同章管理部門收到申請后，對申請資料進行初審，檢查申請表填寫是否完整、合同是否經(jīng)過內(nèi)部審核等。3.合同章使用審批-合同章管理部門初審?fù)ㄟ^后，將申請資料提交給制藥廠相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批流程遵循扁平化管理原則，減少不必要的層級審批，提高審批效率。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的重要性、金額大小等因素進行審批，對于重大合同，可能需組織專題會議進行討論決策。-審批通過后，合同章管理部門方可在合同上加蓋合同章。蓋章過程應(yīng)進行現(xiàn)場記錄，可采用拍照或錄像等方式留存證據(jù)，確保蓋章行為的真實性和可追溯性。4.合同蓋章與登記-合同章管理部門在加蓋合同章時，需確保印章清晰、端正，加蓋位置符合規(guī)定。同時，在《合同章使用登記簿》上進行詳細(xì)登記，記錄合同章使用的具體信息，包括申請表編號、合同編號、蓋章日期、蓋章人等。登記信息應(yīng)與申請表及合同內(nèi)容一致，保證記錄的準(zhǔn)確性和完整性。-蓋章后的合同一份由業(yè)務(wù)部門留存，作為履行合同的依據(jù)；一份交對方單位；一份送合同章管理部門存檔，便于后續(xù)查詢和管理。合同存檔應(yīng)按照一定的分類方法進行整理，方便快速檢索和查閱，以提升運營效益。5.合同履行與跟蹤-業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，按照合同約定的條款和時間節(jié)點，組織生產(chǎn)、發(fā)貨、服務(wù)等活動。在履行過程中，要注重安全生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，維護制藥廠的良好形象。-合同章管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行跟蹤，與業(yè)務(wù)部門保持溝通，了解合同執(zhí)行進度。對于出現(xiàn)的問題或異常情況，及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門進行處理，確保合同順利履行。同時，將合同履行情況記錄在案，作為績效考核的參考依據(jù)之一。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解合同章使用制度的具體內(nèi)容，在涉及合同簽訂工作時，可要求合同章管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對制度進行解釋和說明。-對于合同章使用過程中存在的違規(guī)行為，員工有權(quán)向監(jiān)督部門舉報，監(jiān)督部門應(yīng)保護舉報人權(quán)益，對舉報內(nèi)容進行認(rèn)真調(diào)查核實。-員工在履行合同簽訂及相關(guān)工作中，因遵循制度規(guī)定而受到不合理對待或不公正評價時，有權(quán)向上級領(lǐng)導(dǎo)或人力資源部門申訴，維護自身合法權(quán)益。2.員工義務(wù)-全體員工有義務(wù)遵守本制度關(guān)于合同章使用的規(guī)定，不得擅自使用合同章或違反規(guī)定流程申請使用合同章。-涉及合同簽訂工作的員工，應(yīng)嚴(yán)格按照制度要求，認(rèn)真履行合同起草、審核、申請蓋章等職責(zé)，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確、合法，使用流程規(guī)范。-員工有義務(wù)保守合同涉及的商業(yè)秘密和企業(yè)機密，不得泄露合同信息給外部無關(guān)人員，維護制藥廠的利益和聲譽。3.制藥廠權(quán)利-制藥廠有權(quán)對合同章的使用進行管理和監(jiān)督，對違反制度規(guī)定的行為進行糾正和處理。-在合同簽訂過程中，制藥廠有權(quán)根據(jù)自身利益和經(jīng)營需求，對合同條款進行審核和調(diào)整，確保合同符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和運營效益要求。-對于因員工違規(guī)使用合同章給制藥廠造成損失的，制藥廠有權(quán)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任，要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.制藥廠義務(wù)-制藥廠應(yīng)向員工提供合同章使用制度的培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保員工了解制度內(nèi)容和操作流程，提高員工的合規(guī)意識和業(yè)務(wù)能力。-制藥廠應(yīng)建立健全合同章使用的管理機制和監(jiān)督體系，為合同章的安全使用提供必要的保障措施，營造良好的工作環(huán)境，體現(xiàn)對員工的人文關(guān)懷。-在合同履行過程中，制藥廠應(yīng)按照合同約定履行自身義務(wù)，提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，維護與顧客及合作伙伴的良好合作關(guān)系。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-審計部門定期對合同章使用情況進行專項審計，檢查合同章使用的合規(guī)性、登記記錄的完整性以及合同履行情況等。審計結(jié)果形成書面報告，提交給制藥廠管理層。-合同章管理部門應(yīng)定期對合同章使用情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況向?qū)徲嫴块T報備。同時，鼓勵員工對合同章使用過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報，形成全員監(jiān)督的良好氛圍。-建立外部監(jiān)督渠道，如設(shè)立舉報郵箱、電話等，接受顧客及合作伙伴對合同章使用問題的反饋和投訴。對于外部反饋的問題，應(yīng)及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)方。2.獎勵機制-對于嚴(yán)格遵守合同章使用制度，在合同簽訂及管理工作中表現(xiàn)出色，為制藥廠避免重大風(fēng)險或帶來顯著經(jīng)濟效益的部門或個人，給予表彰和獎勵。獎勵形式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等，以激勵員工積極履行職責(zé)，提高工作質(zhì)量和效率。-對提出合理化建議，有助于完善合同章使用制度或優(yōu)化管理流程的員工，給予適當(dāng)獎勵，鼓勵員工積極參與企業(yè)管理，為提升運營效益貢獻智慧。3.懲罰機制-對于違反合同章使用制度，未經(jīng)授權(quán)擅自使用合同章或未按規(guī)定流程申請使用合同章的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰。因違規(guī)使用合同章給制藥廠造成經(jīng)濟損失的，責(zé)令其賠償相應(yīng)損失。-對在合同起草、審核、簽訂等過程中，因工作失誤或故意隱瞞問題導(dǎo)致合同出現(xiàn)重大風(fēng)險或給制藥廠造成不良影響的部門或個人，根據(jù)責(zé)任大小進行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸制藥廠行政部門所有。行政部門有權(quán)根據(jù)國家法