防疫文件資料管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司防疫文件資料的科學管理，確保防疫相關文件資料的完整性、準確性和安全性，為公司防疫工作提供有效的信息支持和決策依據(jù)，依據(jù)國家及地方有關防疫法律法規(guī)、政策要求以及行業(yè)相關標準，結合本公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有與防疫工作相關的文件資料的管理，包括但不限于上級主管部門下發(fā)的防疫政策文件、公司內(nèi)部制定的防疫規(guī)章制度、防疫工作方案、疫情統(tǒng)計報表、防疫物資采購與發(fā)放記錄、員工健康監(jiān)測資料等。（三）管理原則1.集中管理原則：防疫文件資料實行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的防疫文件資料管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導，確保文件資料管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：文件資料的收集、整理、歸檔和保管必須確保內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確，如實反映公司防疫工作的實際情況。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，加強對防疫文件資料的安全保密管理，防止文件資料的泄露、損毀和丟失。4.有效利用原則：在確保文件資料安全保密的前提下，充分發(fā)揮防疫文件資料的作用，為公司防疫工作的決策、執(zhí)行和評估提供有力支持。二、管理機構與職責（一）管理機構公司設立防疫文件資料管理小組，由行政部門負責人擔任組長，成員包括各部門防疫工作聯(lián)系人、檔案管理人員等。管理小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司防疫文件資料的管理工作，制定和完善相關管理制度和流程，監(jiān)督檢查各部門防疫文件資料管理工作的落實情況。（二）職責分工1.行政部門負責防疫文件資料管理辦法的制定、修訂和解釋工作。組織協(xié)調(diào)各部門開展防疫文件資料的收集、整理、歸檔和保管工作。定期對防疫文件資料進行檢查和清理，確保文件資料的完整性和準確性。負責與上級主管部門和外部相關單位的文件資料溝通和協(xié)調(diào)工作。2.各部門負責本部門防疫文件資料的收集、整理和初步審核工作，確保文件資料的真實性和準確性。按照公司統(tǒng)一要求，及時將本部門的防疫文件資料移交至行政部門進行歸檔管理。配合行政部門做好防疫文件資料的查閱、借閱和保密工作。3.檔案管理人員負責防疫文件資料的接收、登記、分類、編號、裝訂和存儲工作。建立健全防疫文件資料的檢索系統(tǒng)，方便文件資料的查閱和利用。定期對防疫文件資料進行盤點和清查，確保文件資料的安全和完整。嚴格遵守檔案管理的保密制度，防止文件資料的泄露和丟失。三、文件資料的收集與整理（一）收集范圍1.上級文件：國家、地方政府及上級主管部門下發(fā)的與防疫工作相關的政策文件、通知、公告等。2.公司制度：公司內(nèi)部制定的防疫工作管理制度、應急預案、工作方案等。3.工作記錄：防疫工作會議紀要、工作匯報、檢查記錄、整改通知等。4.疫情數(shù)據(jù)：員工每日健康監(jiān)測記錄、核酸檢測結果、疫苗接種情況、疫情統(tǒng)計報表等。5.物資管理：防疫物資采購合同、發(fā)票、入庫單、出庫單、庫存盤點記錄等。6.宣傳資料：公司制作的防疫宣傳海報、手冊、視頻等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責防疫文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應具有真實性、準確性和完整性，不得隨意涂改、偽造或銷毀。3.對于重要的文件資料，應同時收集紙質(zhì)版和電子版，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照文件資料的性質(zhì)、來源、時間等因素進行分類，如上級文件、公司制度、工作記錄等。2.編號：對分類后的文件資料進行統(tǒng)一編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，方便文件資料的檢索和管理。3.裝訂：對于紙質(zhì)文件資料，應按照一定的順序進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于保管和查閱。4.編目：建立文件資料的目錄清單，包括文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，以便于文件資料的查詢和統(tǒng)計。四、文件資料的歸檔與保管（一）歸檔時間各部門應在每月末將本部門當月收集整理的防疫文件資料移交至行政部門進行歸檔管理。對于重要的臨時性文件資料，應在文件資料形成后的及時移交歸檔。（二）歸檔要求1.移交的文件資料應按照分類、編號、裝訂和編目的要求進行整理，確保文件資料的規(guī)范、整齊。2.各部門應填寫《防疫文件資料移交清單》，詳細記錄移交文件資料的名稱、編號、數(shù)量、日期等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。3.行政部門在接收文件資料時，應認真核對移交清單和文件資料的內(nèi)容，確保兩者一致。對于不符合歸檔要求的文件資料，應及時退回相關部門進行整改。（三）保管方式1.紙質(zhì)文件：應存放在專門的檔案柜中，按照分類和編號順序進行排列，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.電子文件：應存儲在公司指定的服務器或存儲設備中，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（四）保管期限防疫文件資料的保管期限根據(jù)文件資料的重要程度和保存價值分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關檔案管理規(guī)定和公司實際情況確定。五、文件資料的查閱與借閱（一）查閱權限公司內(nèi)部員工因工作需要查閱防疫文件資料時，應經(jīng)本部門負責人批準，并填寫《防疫文件資料查閱申請表》。涉及機密級以上的文件資料，還需經(jīng)公司分管領導批準。（二）查閱流程1.查閱人員持《防疫文件資料查閱申請表》到行政部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容，提供相應的文件資料，并做好查閱記錄。3.查閱人員應在指定的查閱地點查閱文件資料，不得將文件資料帶出查閱室。如需復制文件資料，應經(jīng)行政部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。（三）借閱權限公司內(nèi)部員工因工作需要借閱防疫文件資料時，應經(jīng)本部門負責人和行政部門負責人批準，并填寫《防疫文件資料借閱申請表》。涉及機密級以上的文件資料，還需經(jīng)公司分管領導批準。（四）借閱流程1.借閱人員持《防疫文件資料借閱申請表》到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)借閱申請表的內(nèi)容，提供相應的文件資料，并做好借閱記錄。3.借閱人員應按照規(guī)定的借閱期限歸還文件資料，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員在借閱期間應妥善保管文件資料，不得損壞、丟失或泄露文件資料的內(nèi)容。如發(fā)生文件資料損壞、丟失或泄露等情況，應及時向行政部門報告，并承擔相應的責任。六、文件資料的保密管理（一）保密級別劃分根據(jù)防疫文件資料的敏感程度和重要性，將其分為絕密、機密、秘密三個保密級別。具體保密級別劃分按照國家有關保密法律法規(guī)和公司保密制度執(zhí)行。（二）保密措施1.加強對防疫文件資料管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議。2.對涉及保密級別的文件資料，應采取加密存儲、限制訪問權限等措施，確保文件資料的安全。3.在文件資料的傳遞過程中，應采取安全可靠的方式，如專人送達、加密傳輸?shù)?，防止文件資料的泄露。4.嚴格控制文件資料的查閱和借閱范圍，未經(jīng)批準，不得向外部單位或個人提供防疫文件資料。5.定期對防疫文件資料的保密情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）保密責任追究對于違反防疫文件資料保密規(guī)定的人員，將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。七、文件資料的銷毀管理（一）銷毀范圍對于保管期限已滿、失去保存價值的防疫文件資料，以及因工作失誤或其他原因造成的重復、錯誤文件資料，應按照規(guī)定進行銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員對擬銷毀的文件資料進行清理和鑒定，提出銷毀意見，并填寫《防疫文件資料銷毀申請表》。2.《防疫文件資料銷毀申請表》經(jīng)行政部門負責人和公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀文件資料時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保文件資料被徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《防疫文件資料銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查行政部門應定期對各部門防疫文件資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密等方