防汛資料收集管理辦法?一、總則（一）目的為規(guī)范公司防汛資料的收集與管理工作，確保防汛資料的完整性、準確性和安全性，為防汛工作提供可靠的信息支持，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際運營需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部與防汛工作相關(guān)的所有資料的收集、整理、存儲、使用和歸檔管理。（三）相關(guān)定義1.防汛資料：指在防汛工作過程中形成的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，包括但不限于防汛預(yù)案、監(jiān)測數(shù)據(jù)、災(zāi)情報告、會議紀要、照片、視頻等。2.資料收集：指通過各種途徑獲取與防汛工作相關(guān)資料的過程。3.資料管理：指對收集到的防汛資料進行整理、存儲、維護、利用和銷毀等一系列活動。二、組織與職責(zé)（一）防汛資料管理領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立防汛資料管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主管防汛工作的副總經(jīng)理任組長，各相關(guān)部門負責(zé)人為成員。其主要職責(zé)如下：1.負責(zé)制定和修訂防汛資料收集管理辦法，并監(jiān)督實施。2.協(xié)調(diào)各部門之間在防汛資料收集管理工作中的關(guān)系，解決工作中出現(xiàn)的重大問題。3.定期對防汛資料收集管理工作進行檢查和評估，提出改進意見和建議。（二）資料收集部門職責(zé)1.安全管理部門-負責(zé)收集國家、地方政府及行業(yè)主管部門發(fā)布的與防汛相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、標準規(guī)范等資料。-收集公司內(nèi)部防汛應(yīng)急預(yù)案、演練方案及演練總結(jié)等資料。-整理公司防汛安全檢查記錄、隱患排查治理報告等資料。2.工程技術(shù)部門-收集公司防汛工程設(shè)施的設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等資料。-負責(zé)收集防汛工程設(shè)施的運行監(jiān)測數(shù)據(jù)，包括水位、流量、滲流等監(jiān)測記錄。-整理工程設(shè)施維修養(yǎng)護記錄、改造方案及實施報告等資料。3.信息管理部門-負責(zé)收集氣象、水文等部門發(fā)布的實時氣象預(yù)報、洪水預(yù)警信息等資料。-收集公司防汛信息化系統(tǒng)的運行數(shù)據(jù)、故障記錄及維護報告等資料。-對收集到的電子資料進行格式轉(zhuǎn)換、存儲備份等技術(shù)處理。4.綜合管理部門-收集公司防汛工作會議紀要、領(lǐng)導(dǎo)指示、工作匯報等資料。-整理防汛物資采購合同、庫存清單、發(fā)放記錄等資料。-負責(zé)收集防汛期間的新聞報道、宣傳資料等。（三）資料管理部門職責(zé)公司檔案管理部門為防汛資料的集中管理部門，其主要職責(zé)如下：1.負責(zé)接收各部門移交的防汛資料，并進行審核、分類、編號和存儲。2.建立防汛資料管理臺賬，對資料的收集、整理、借閱、歸還等情況進行詳細記錄。3.定期對防汛資料進行清查和盤點，確保資料的完整性和安全性。4.按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，對過期或無保存價值的防汛資料進行處理。5.為公司各部門提供防汛資料的查詢、借閱等服務(wù)。三、防汛資料收集要求（一）收集范圍1.法律法規(guī)與政策文件：國家和地方政府頒布的有關(guān)防汛工作的法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件，以及行業(yè)主管部門發(fā)布的技術(shù)標準、規(guī)范等。2.防汛預(yù)案與方案：公司及各部門制定的防汛應(yīng)急預(yù)案、搶險救災(zāi)方案、人員疏散方案等。3.工程技術(shù)資料：防汛工程設(shè)施的規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等文件，以及運行監(jiān)測、維修養(yǎng)護、改造等方面的資料。4.監(jiān)測與預(yù)警信息：氣象、水文、地質(zhì)等部門發(fā)布的氣象預(yù)報、洪水預(yù)警、地質(zhì)災(zāi)害預(yù)警等信息，以及公司內(nèi)部監(jiān)測設(shè)施采集的水位、流量、雨量等數(shù)據(jù)。5.災(zāi)情報告與統(tǒng)計資料：防汛期間發(fā)生的洪澇災(zāi)害、地質(zhì)災(zāi)害等災(zāi)情報告，包括受災(zāi)范圍、損失情況、人員傷亡等統(tǒng)計數(shù)據(jù)。6.會議與決策資料：公司防汛工作會議紀要、領(lǐng)導(dǎo)指示、工作部署文件等，以及防汛指揮決策過程中形成的各種文件和記錄。7.物資與設(shè)備資料：防汛物資的采購合同、庫存清單、發(fā)放記錄，以及防汛設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、使用說明書、維修保養(yǎng)記錄等。8.宣傳與培訓(xùn)資料：防汛知識宣傳資料、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。（二）收集方法1.主動收集：各部門應(yīng)安排專人負責(zé)防汛資料的收集工作，定期主動與相關(guān)單位和部門聯(lián)系，獲取所需的資料。例如，安全管理部門定期到政府部門網(wǎng)站下載最新的防汛政策文件；工程技術(shù)部門主動向施工單位索取工程設(shè)施的維修養(yǎng)護記錄。2.實時收集：對于氣象預(yù)報、洪水預(yù)警等實時性較強的信息，信息管理部門應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)、短信、傳真等多種渠道及時收集，并及時傳遞給相關(guān)部門和人員。3.專項收集：在防汛工作的關(guān)鍵節(jié)點或發(fā)生重大洪澇災(zāi)害時，各部門應(yīng)組織專項收集工作，全面、深入地收集相關(guān)資料。例如，在防汛演練結(jié)束后，安全管理部門及時收集演練過程中的照片、視頻、評估報告等資料。（三）收集時間1.對于日常性的防汛資料，各部門應(yīng)按照資料產(chǎn)生的時間順序及時收集，每月進行一次整理和匯總。2.對于臨時性的防汛資料，如突發(fā)洪澇災(zāi)害的災(zāi)情報告，應(yīng)在事件發(fā)生后的24小時內(nèi)收集并上報。3.對于年度性的防汛資料，如年度防汛工作總結(jié)、工程設(shè)施運行報告等，應(yīng)在每年的12月底前完成收集和整理工作。（四）質(zhì)量要求1.真實性：收集的防汛資料應(yīng)真實反映防汛工作的實際情況，不得虛構(gòu)、篡改或隱瞞數(shù)據(jù)和信息。2.完整性：資料應(yīng)涵蓋防汛工作的各個方面，包括事前預(yù)防、事中應(yīng)對和事后恢復(fù)等環(huán)節(jié)，確保資料的完整性。3.準確性：資料中的數(shù)據(jù)、文字、圖表等應(yīng)準確無誤，計量單位應(yīng)符合國家標準。4.規(guī)范性：資料的格式、字體、編號等應(yīng)符合公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定，便于整理和存儲。四、防汛資料整理與存儲（一）整理原則1.分類整理：按照防汛資料的性質(zhì)、來源、時間等因素進行分類，如法律法規(guī)類、預(yù)案方案類、工程技術(shù)類等。2.系統(tǒng)整理：將同類資料按照一定的邏輯順序進行排列，如按照時間先后順序、重要程度等進行排序。3.便于查找：整理后的資料應(yīng)便于查詢和使用，建立清晰的索引和目錄。（二）整理方法1.紙質(zhì)資料：對收集到的紙質(zhì)防汛資料進行清理，去除多余的裝訂物，對破損的資料進行修復(fù)。然后按照分類原則進行分類，裝入檔案盒或文件夾，并在盒（夾）上標注資料名稱、類別、日期等信息。2.電子資料：對電子防汛資料進行格式統(tǒng)一和命名規(guī)范，按照分類要求建立文件夾結(jié)構(gòu)，將資料存儲在相應(yīng)的文件夾中。同時，建立電子資料索引表，記錄資料的名稱、存儲位置、創(chuàng)建時間等信息。（三）存儲要求1.存儲介質(zhì)：根據(jù)防汛資料的類型和重要程度，選擇合適的存儲介質(zhì)。對于重要的紙質(zhì)資料，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案盒或密集架進行存儲；對于電子資料，應(yīng)采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤等存儲設(shè)備進行存儲，并進行定期備份。2.存儲環(huán)境：防汛資料的存儲環(huán)境應(yīng)符合檔案管理的相關(guān)要求，保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等。紙質(zhì)資料存儲溫度應(yīng)控制在14℃-24℃，相對濕度應(yīng)控制在45%-60%；電子資料存儲環(huán)境應(yīng)保持清潔、穩(wěn)定，避免電磁干擾。3.存儲安全：對存儲的防汛資料應(yīng)進行嚴格的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止資料泄露和損壞。同時，定期對存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保資料的安全性和可用性。五、防汛資料使用與借閱（一）使用原則1.合法合規(guī)：防汛資料的使用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，不得將資料用于非法目的。2.按需使用：各部門和人員應(yīng)根據(jù)工作需要使用防汛資料，不得隨意擴大使用范圍。3.安全保密：在使用防汛資料過程中，應(yīng)嚴格遵守保密制度，確保資料的安全。（二）借閱流程1.申請：借閱人應(yīng)填寫《防汛資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字批準。2.審核：資料管理部門對借閱申請進行審核，對于符合借閱條件的申請，予以批準；對于不符合條件的申請，應(yīng)說明理由并退回申請。3.借閱：借閱人憑批準后的《防汛資料借閱申請表》到資料管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取資料。資料管理部門應(yīng)在借閱臺賬上記錄借閱信息，并要求借閱人簽字確認。4.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，資料管理部門應(yīng)對歸還的資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或缺失，應(yīng)要求借閱人進行賠償。（三）使用限制1.借閱的防汛資料不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制或傳播。2.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密的防汛資料，應(yīng)嚴格按照保密制度的要求進行使用和管理，不得泄露給無關(guān)人員。3.在使用防汛資料過程中，應(yīng)愛護資料，不得在資料上涂寫、標記或損壞。六、防汛資料歸檔與銷毀（一）歸檔要求1.定期歸檔：各部門應(yīng)在每年的1月底前將上一年度的防汛資料整理后移交至檔案管理部門進行歸檔。2.歸檔內(nèi)容：歸檔的防汛資料應(yīng)包括紙質(zhì)資料和電子資料，以及相關(guān)的索引表、目錄等。3.歸檔手續(xù)：移交部門應(yīng)填寫《防汛資料歸檔移交清單》，詳細記錄移交資料的名稱、數(shù)量、日期等信息，并經(jīng)雙方簽字確認。（二）保管期限防汛資料的保管期限根據(jù)其重要程度和使用價值分為永久、長期（16-50年）和短期（1-15年）三種。具體保管期限按照國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定和公司的實際情況確定。（三）銷毀程序1.鑒定：檔案管理部門定期對存儲的防汛資料進行鑒定，對于超過保管期限且無保存價值的資料，應(yīng)填寫《防汛資料銷毀鑒定表》，提出銷毀意見。2.審批：《防汛資料銷毀鑒定表》經(jīng)公司防汛資料管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準后，方可進行銷毀。3.銷毀：銷毀防汛資料應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)督，確保資料被徹底銷毀。4.記錄：銷毀完成后，應(yīng)填寫《防汛資料銷毀記錄》，記錄銷毀資料的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司防汛資料管理領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期對各部門的防汛資料收集管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料收集的完