防疫物資采購管理辦法?一、總則（一）目的為規(guī)范本公司防疫物資的采購管理工作，確保防疫物資的質(zhì)量、供應(yīng)及時性和資金使用的合理性，有效保障公司員工在疫情期間的健康與安全，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際運營需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有防疫物資的采購活動，包括但不限于口罩、防護服、消毒液、洗手液、體溫計等用于預防和控制疫情的各類物資。（三）采購原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保所采購的防疫物資來源合法、質(zhì)量合格。2.實用性原則：根據(jù)公司實際需求和疫情防控要求，合理確定采購物資的種類、規(guī)格和數(shù)量，避免盲目采購和浪費。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購的防疫物資符合相關(guān)質(zhì)量標準和使用要求。4.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，通過合理的采購方式和談判策略，降低采購成本，提高資金使用效益。5.及時性原則：密切關(guān)注疫情動態(tài)和公司防疫需求，及時組織采購，確保防疫物資的供應(yīng)不中斷，滿足公司疫情防控工作的需要。二、采購組織與職責（一）采購管理小組公司成立防疫物資采購管理小組，由公司領(lǐng)導、采購部門負責人、財務(wù)部門負責人、質(zhì)量控制部門負責人等相關(guān)人員組成。采購管理小組的主要職責如下：1.制定和修訂公司防疫物資采購管理制度和流程。2.審核年度和月度防疫物資采購計劃。3.確定采購方式和供應(yīng)商選擇標準。4.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。5.定期對采購工作進行評估和總結(jié)，提出改進措施和建議。（二）采購部門采購部門是公司防疫物資采購的執(zhí)行部門，其主要職責如下：1.負責編制年度和月度防疫物資采購計劃，并報采購管理小組審核。2.根據(jù)審核通過的采購計劃，選擇合適的采購方式和供應(yīng)商，組織采購活動。3.與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時掌握物資的生產(chǎn)、運輸和交付進度，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。5.負責采購物資的驗收、入庫和付款等工作。6.建立和維護采購檔案，包括采購計劃、采購合同、供應(yīng)商資料、驗收報告等。（三）財務(wù)部門財務(wù)部門在防疫物資采購管理中的主要職責如下：1.參與年度和月度防疫物資采購計劃的審核，對采購資金進行預算控制。2.按照公司財務(wù)管理制度和采購合同的約定，及時辦理采購款項的支付手續(xù)。3.對采購資金的使用情況進行監(jiān)督和審計，確保資金使用的合理性和安全性。4.定期對采購成本進行分析和統(tǒng)計，為公司決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）質(zhì)量控制部門質(zhì)量控制部門在防疫物資采購管理中的主要職責如下：1.制定防疫物資質(zhì)量驗收標準和檢驗流程。2.對采購的防疫物資進行質(zhì)量檢驗和檢測，確保物資符合相關(guān)質(zhì)量標準和使用要求。3.對不合格的防疫物資提出處理意見，監(jiān)督供應(yīng)商進行整改和退換貨。4.參與供應(yīng)商的評估和選擇，對供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進行審查。（五）使用部門使用部門在防疫物資采購管理中的主要職責如下：1.根據(jù)實際工作需求，提出防疫物資的使用申請和需求計劃。2.協(xié)助采購部門和質(zhì)量控制部門對采購的防疫物資進行驗收和試用，反饋使用情況和意見。3.負責本部門防疫物資的保管和使用管理，確保物資的合理使用和安全存放。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.年度采購計劃：每年[具體時間]，采購部門應(yīng)組織各使用部門根據(jù)公司下一年度的工作安排和疫情防控形勢，預測防疫物資的需求情況，編制年度防疫物資采購計劃。年度采購計劃應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購時間等內(nèi)容。2.月度采購計劃：每月[具體時間]，采購部門根據(jù)年度采購計劃和實際需求情況，編制月度防疫物資采購計劃。月度采購計劃應(yīng)明確本月需要采購的物資明細和采購進度安排。（二）采購計劃的審核年度和月度采購計劃編制完成后，采購部門應(yīng)將計劃報采購管理小組審核。采購管理小組應(yīng)從物資需求的合理性、采購預算的可行性、采購時間的及時性等方面進行審核，并提出審核意見。審核通過后的采購計劃作為采購部門組織采購活動的依據(jù)。（三）采購計劃的調(diào)整在采購計劃執(zhí)行過程中，如因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、疫情防控形勢變化等原因需要調(diào)整采購計劃的，使用部門應(yīng)及時向采購部門提出申請，說明調(diào)整的原因和內(nèi)容。采購部門應(yīng)根據(jù)實際情況對采購計劃進行調(diào)整，并報采購管理小組審批。經(jīng)審批同意后，采購部門按照調(diào)整后的采購計劃組織采購活動。四、采購方式選擇（一）公開招標對于采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場競爭充分的防疫物資采購項目，可采用公開招標的方式進行采購。公開招標應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司招標管理制度的規(guī)定進行，具體流程如下：1.采購部門編制招標文件，明確招標項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標標準等內(nèi)容。2.在公司內(nèi)部公告欄、公司網(wǎng)站等渠道發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標。3.組織開標、評標和定標工作，確定中標供應(yīng)商。4.與中標供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）邀請招標對于采購金額較大、技術(shù)要求較高，但潛在供應(yīng)商數(shù)量有限的防疫物資采購項目，可采用邀請招標的方式進行采購。邀請招標應(yīng)邀請至少三家符合條件的供應(yīng)商參與投標，具體流程與公開招標基本相同。（三）競爭性談判對于技術(shù)復雜、性質(zhì)特殊、不能確定詳細規(guī)格或具體要求的防疫物資采購項目，或者緊急情況下需要盡快采購物資的項目，可采用競爭性談判的方式進行采購。競爭性談判應(yīng)按照以下流程進行：1.采購部門成立談判小組，制定談判文件，明確談判項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、談判程序等內(nèi)容。2.邀請至少三家符合條件的供應(yīng)商參與談判。3.談判小組與供應(yīng)商進行談判，確定成交供應(yīng)商。4.與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）單一來源采購對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的防疫物資，或者發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的物資，可采用單一來源采購的方式進行采購。單一來源采購應(yīng)按照以下流程進行：1.采購部門提出單一來源采購申請，說明采購的原因和理由，并提供相關(guān)證明材料。2.采購管理小組對單一來源采購申請進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導審批同意后，采購部門與供應(yīng)商進行談判，確定采購價格和合同條款。4.與供應(yīng)商簽訂采購合同。（五）詢價采購對于采購金額較小、規(guī)格型號明確、市場價格相對穩(wěn)定的防疫物資采購項目，可采用詢價采購的方式進行采購。詢價采購應(yīng)按照以下流程進行：1.采購部門向至少三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價函，明確采購物資的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等內(nèi)容。2.供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)報價。3.采購部門對供應(yīng)商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、信譽良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。4.與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇標準1.具有獨立法人資格，具備合法的經(jīng)營資質(zhì)和生產(chǎn)許可證。2.具有良好的商業(yè)信譽和財務(wù)狀況，近三年內(nèi)無重大違法違規(guī)記錄。3.具有穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和供應(yīng)能力，能夠保證物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時性。4.具有完善的質(zhì)量保證體系和售后服務(wù)體系，能夠提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)。5.價格合理，具有較強的市場競爭力。（二）供應(yīng)商評估與選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集和整理供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨能力、售后服務(wù)等方面的資料。2.定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.根據(jù)供應(yīng)商的評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商參與采購活動。對于評估結(jié)果為優(yōu)秀和良好的供應(yīng)商，可優(yōu)先考慮合作；對于評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時從供應(yīng)商信息庫中刪除。（三）供應(yīng)商合作與管理1.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.建立供應(yīng)商溝通機制，定期與供應(yīng)商進行溝通和交流，及時了解物資的生產(chǎn)、運輸和交付情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.對供應(yīng)商的履約情況進行監(jiān)督和考核，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)按照合同約定追究其違約責任。4.定期對供應(yīng)商進行回訪和評價，收集供應(yīng)商的意見和建議，不斷改進公司的采購管理工作。六、采購合同管理（一）合同簽訂采購部門與供應(yīng)商確定采購意向后，應(yīng)及時簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于以下條款：1.合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。2.采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格等詳細信息。3.交貨時間、交貨地點、運輸方式、包裝要求等交貨條款。4.付款方式、付款時間、結(jié)算方式等付款條款。5.質(zhì)量保證和售后服務(wù)條款，包括質(zhì)量保證期限、售后服務(wù)內(nèi)容、退換貨條件等。6.違約責任和爭議解決方式條款。7.其他需要約定的條款。（二）合同審核采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交公司法律部門和財務(wù)部門進行審核。法律部門主要審核合同的合法性、條款的完整性和有效性；財務(wù)部門主要審核合同的付款條款、預算執(zhí)行情況等。審核通過后，采購合同方可正式簽訂。（三）合同履行采購合同簽訂后，采購部門和供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)跟蹤合同的執(zhí)行情況，及時掌握物資的生產(chǎn)、運輸和交付進度，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點和質(zhì)量標準交付物資，并提供相應(yīng)的售后服務(wù)。（四）合同變更與解除在合同履行過程中，如因不可抗力、公司業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要變更或解除合同的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂變更或解除合同的協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、時間等事項，并經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。七、采購物資驗收與入庫（一）驗收標準質(zhì)量控制部門應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)標準和公司實際需求，制定防疫物資的驗收標準。驗收標準應(yīng)包括物資的外觀、尺寸、性能、質(zhì)量證明文件等方面的要求。（二）驗收流程1.物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量控制部門和使用部門進行驗收。2.質(zhì)量控制部門和使用部門應(yīng)按照驗收標準對物資進行檢驗和檢測，檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合合同要求。3.對于需要進行專業(yè)檢測的物資，應(yīng)委托有資質(zhì)的檢測機構(gòu)進行檢測。4.驗收合格的物資，由質(zhì)量控制部門出具驗收報告，采購部門辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商進行整改或退換貨。（三）入庫管理1.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)驗收報告和采購合同，對驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，登記物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫時間等信息。2.物資應(yīng)按照類別、規(guī)格型號等進行分類存放，確保物資的存放安全和便于管理。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。八、采購付款管理（一）付款申請采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，在物資驗收合格后，及時向財務(wù)部門提交付款申請。付款申請應(yīng)包括采購合同編號、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額、付款方式、付款時間等內(nèi)容，并附驗收報告、發(fā)票等相關(guān)證明材料。（二）付款審核財務(wù)部門應(yīng)對采購部門提交的付款申請進行審核，審核內(nèi)容包括付款申請的真實性、合法性、準確性，以及是否符合合同約定和公司財務(wù)管理制度的規(guī)定。審核通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。（三）付款方式公司防疫物資采購的付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同的約定和實際情況選擇，一般可采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式進行付款。對于金額較小的采購項目，也可采用現(xiàn)金支付的方式，但應(yīng)嚴格按照公司現(xiàn)金管理制度的規(guī)定執(zhí)行。九、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對防疫物資采購管理工作進行審