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防范異常交易管理辦法一、引言在當(dāng)今復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境中,交易活動(dòng)日益頻繁且形式多樣。然而,隨之而來的異常交易行為也給我們的公司帶來了潛在的風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)。這些異常交易可能涉及欺詐、洗錢、違規(guī)操作等諸多問題,不僅會(huì)損害公司的經(jīng)濟(jì)利益,還可能對(duì)公司的聲譽(yù)造成嚴(yán)重影響,甚至使公司面臨法律風(fēng)險(xiǎn)。因此,制定一套完善且切實(shí)可行的防范異常交易管理辦法,對(duì)于保障公司的穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)、維護(hù)市場(chǎng)秩序以及保護(hù)客戶和股東的利益至關(guān)重要。我們希望通過本管理辦法的實(shí)施,全體員工都能充分認(rèn)識(shí)到防范異常交易的重要性,積極主動(dòng)地參與到防范工作中來,共同營(yíng)造一個(gè)安全、穩(wěn)定、誠(chéng)信的交易環(huán)境。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及交易業(yè)務(wù)的部門、崗位以及參與交易活動(dòng)的相關(guān)人員。涵蓋從交易發(fā)起、審核、執(zhí)行到后續(xù)監(jiān)督的全流程環(huán)節(jié),無論是線上交易還是線下交易,均在本辦法的規(guī)范和管理范圍內(nèi)。三、異常交易的定義與識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)(一)異常交易的定義異常交易是指與正常交易模式、規(guī)律或預(yù)期明顯不符,可能存在潛在風(fēng)險(xiǎn)或違規(guī)行為的交易活動(dòng)。這些交易可能在交易金額、交易頻率、交易對(duì)象、交易時(shí)間、交易方式等方面呈現(xiàn)出異常特征。(二)識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)1.交易金額異常大額交易:?jiǎn)喂P交易金額明顯超過公司設(shè)定的正常業(yè)務(wù)額度范圍。例如,對(duì)于我們?nèi)粘5漠a(chǎn)品銷售業(yè)務(wù),若單筆訂單金額超過[X]萬元,且該金額與過往同類型產(chǎn)品的平均訂單金額差異巨大,應(yīng)予以重點(diǎn)關(guān)注。頻繁小額交易:在短時(shí)間內(nèi),頻繁發(fā)生金額相近的小額交易,且交易總額累計(jì)達(dá)到一定規(guī)模。比如,在一天內(nèi),同一賬戶向多個(gè)不同賬戶進(jìn)行超過[X]筆,每筆金額在[X]元至[X]元之間的轉(zhuǎn)賬交易,累計(jì)轉(zhuǎn)賬金額超過[X]元,這類情況需警惕。2.交易頻率異常非營(yíng)業(yè)時(shí)間交易:在公司規(guī)定的正常業(yè)務(wù)時(shí)間范圍之外,如深夜、凌晨等時(shí)段發(fā)生的交易,尤其是對(duì)于那些通常在正常工作時(shí)間進(jìn)行的業(yè)務(wù)類型,此類交易應(yīng)視為異常。交易頻率過高或過低:與該客戶或交易對(duì)象以往的交易頻率相比,突然出現(xiàn)大幅增加或減少的情況。例如,某長(zhǎng)期合作客戶以往每月與公司進(jìn)行[X]次交易,本月卻突然進(jìn)行了[X+5]次交易,或者連續(xù)數(shù)月交易次數(shù)為零,都需要進(jìn)一步核實(shí)。3.交易對(duì)象異常陌生或高風(fēng)險(xiǎn)對(duì)象:與從未有過業(yè)務(wù)往來且缺乏有效背景信息的陌生主體進(jìn)行交易,或者與被相關(guān)機(jī)構(gòu)列為高風(fēng)險(xiǎn)的客戶、企業(yè)進(jìn)行交易。例如,與被金融監(jiān)管部門警示存在洗錢風(fēng)險(xiǎn)的企業(yè)發(fā)生資金往來。關(guān)聯(lián)關(guān)系異常:交易雙方表面上無關(guān)聯(lián),但經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)存在潛在的關(guān)聯(lián)關(guān)系,如通過復(fù)雜的股權(quán)結(jié)構(gòu)、親屬關(guān)系等方式隱藏真實(shí)關(guān)聯(lián),且這種關(guān)聯(lián)關(guān)系可能影響交易的公正性和合理性。4.交易方式異常異常支付方式:采用不常見或不符合公司業(yè)務(wù)慣例的支付方式,如使用大量現(xiàn)金支付大額款項(xiàng),或者通過一些未經(jīng)公司認(rèn)可的第三方支付平臺(tái)進(jìn)行交易,且該平臺(tái)存在較高風(fēng)險(xiǎn)。交易流程簡(jiǎn)化或缺失關(guān)鍵環(huán)節(jié):交易過程跳過了公司規(guī)定的必要審核、審批流程,或者在某些關(guān)鍵環(huán)節(jié)存在明顯的不合理簡(jiǎn)化,如合同簽訂不規(guī)范、缺乏必要的擔(dān)保措施等。我們鼓勵(lì)員工在日常工作中,憑借專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),敏銳觀察交易中的各種細(xì)節(jié),一旦發(fā)現(xiàn)可能存在異常交易的跡象,及時(shí)按照規(guī)定流程進(jìn)行報(bào)告。四、防范異常交易的職責(zé)分工(一)業(yè)務(wù)部門1.交易發(fā)起與初步審查業(yè)務(wù)部門作為交易的直接發(fā)起方,在交易發(fā)起階段,應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)交易對(duì)手進(jìn)行充分的盡職調(diào)查。包括了解對(duì)方的基本信息、經(jīng)營(yíng)狀況、信用記錄等,確保交易對(duì)象的合法性和可靠性。同時(shí),對(duì)交易的合理性、必要性進(jìn)行初步評(píng)估,判斷交易是否符合公司的業(yè)務(wù)范圍和經(jīng)營(yíng)策略。在提交交易申請(qǐng)時(shí),應(yīng)如實(shí)、準(zhǔn)確地提供與交易相關(guān)的所有信息。2.異常交易監(jiān)測(cè)與報(bào)告業(yè)務(wù)部門員工在日常業(yè)務(wù)操作過程中,需密切關(guān)注交易動(dòng)態(tài),依據(jù)異常交易識(shí)別標(biāo)準(zhǔn),及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)可能存在的異常交易情況。一旦發(fā)現(xiàn)異常,應(yīng)立即停止相關(guān)交易的進(jìn)一步操作,并及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。部門負(fù)責(zé)人在接到報(bào)告后,應(yīng)迅速組織初步核實(shí),并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將詳細(xì)情況上報(bào)至風(fēng)險(xiǎn)管理部門。(二)風(fēng)險(xiǎn)管理部門1.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與分析風(fēng)險(xiǎn)管理部門負(fù)責(zé)接收業(yè)務(wù)部門上報(bào)的異常交易信息,并對(duì)其進(jìn)行全面、深入的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與分析。運(yùn)用專業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工具和方法,結(jié)合市場(chǎng)環(huán)境、行業(yè)動(dòng)態(tài)以及公司內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)偏好等因素,判斷異常交易可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)程度和影響范圍。通過分析交易數(shù)據(jù)、調(diào)查交易背景等方式,挖掘異常交易背后可能隱藏的風(fēng)險(xiǎn)因素,為后續(xù)的決策提供科學(xué)依據(jù)。2.制定應(yīng)對(duì)策略根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果,風(fēng)險(xiǎn)管理部門制定相應(yīng)的異常交易應(yīng)對(duì)策略。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較低的異常交易,可指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行糾正或加強(qiáng)監(jiān)控;對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較高的異常交易,應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急處理程序,包括但不限于暫停交易、凍結(jié)資金、與相關(guān)方溝通協(xié)調(diào)等,以最大程度降低公司可能遭受的損失。同時(shí),對(duì)異常交易應(yīng)對(duì)策略的實(shí)施效果進(jìn)行跟蹤和評(píng)估,及時(shí)調(diào)整策略,確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。3.制度完善與培訓(xùn)風(fēng)險(xiǎn)管理部門應(yīng)定期總結(jié)分析異常交易案例,結(jié)合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化,對(duì)公司的防范異常交易管理制度進(jìn)行修訂和完善。同時(shí),負(fù)責(zé)組織開展針對(duì)全體員工的防范異常交易培訓(xùn)工作,提高員工對(duì)異常交易的識(shí)別能力和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),確保公司全體員工熟悉并掌握相關(guān)制度和操作流程。(三)財(cái)務(wù)部門1.資金監(jiān)控與預(yù)警財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司的資金流動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,通過建立資金監(jiān)控系統(tǒng),設(shè)置合理的預(yù)警指標(biāo),及時(shí)發(fā)現(xiàn)資金交易中的異常情況。例如,當(dāng)資金流向與交易合同約定不符、資金異常集中或分散等情況發(fā)生時(shí),及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)。對(duì)預(yù)警信息進(jìn)行初步分析,判斷是否可能涉及異常交易,并將相關(guān)情況及時(shí)通報(bào)給風(fēng)險(xiǎn)管理部門和業(yè)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)審核在交易結(jié)算過程中,財(cái)務(wù)部門對(duì)交易涉及的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核。包括核對(duì)交易金額、支付方式、發(fā)票信息等,確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)不符合財(cái)務(wù)規(guī)范或存在疑點(diǎn)的交易,拒絕辦理結(jié)算手續(xù),并及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門和風(fēng)險(xiǎn)管理部門進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查。(四)合規(guī)部門1.合規(guī)審查與監(jiān)督合規(guī)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司的交易活動(dòng)進(jìn)行合規(guī)性審查,確保所有交易活動(dòng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。在交易審批階段,對(duì)業(yè)務(wù)部門提交的交易申請(qǐng)進(jìn)行合規(guī)審核,重點(diǎn)審查交易是否存在潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)已發(fā)生的交易進(jìn)行定期或不定期的合規(guī)檢查,發(fā)現(xiàn)異常交易中存在的合規(guī)問題,及時(shí)提出整改意見,并監(jiān)督整改措施的落實(shí)情況。2.法律支持與應(yīng)對(duì)當(dāng)異常交易涉及法律糾紛或面臨法律風(fēng)險(xiǎn)時(shí),合規(guī)部門負(fù)責(zé)提供專業(yè)的法律支持和指導(dǎo)。代表公司與外部法律機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào),制定法律應(yīng)對(duì)策略,維護(hù)公司的合法權(quán)益。同時(shí),關(guān)注法律法規(guī)的變化,及時(shí)向公司各部門傳達(dá)與防范異常交易相關(guān)的法律政策信息,確保公司的防范措施始終符合法律要求。我們希望各部門能夠明確自身職責(zé),密切協(xié)作,形成防范異常交易的強(qiáng)大合力。在工作中,如有任何疑問或需要進(jìn)一步的支持,隨時(shí)與相關(guān)部門溝通交流。五、異常交易的報(bào)告與處理流程(一)報(bào)告流程1.一線員工報(bào)告公司任何員工在發(fā)現(xiàn)異常交易跡象時(shí),應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)盡可能詳細(xì),包括交易的基本信息(如交易時(shí)間、交易對(duì)象、交易金額、交易方式等)、異常表現(xiàn)、初步判斷的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等。2.部門負(fù)責(zé)人核實(shí)與上報(bào)部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后,應(yīng)迅速組織相關(guān)人員對(duì)異常交易情況進(jìn)行初步核實(shí)。通過查閱資料、與交易相關(guān)方溝通等方式,進(jìn)一步了解交易背景和詳細(xì)情況。如確認(rèn)存在異常交易的可能性較大,應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫《異常交易報(bào)告表》,將異常交易情況上報(bào)至風(fēng)險(xiǎn)管理部門?!懂惓=灰讏?bào)告表》應(yīng)包含交易詳情、核實(shí)情況、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估初步意見等內(nèi)容。3.風(fēng)險(xiǎn)管理部門接收與評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)管理部門收到各業(yè)務(wù)部門上報(bào)的《異常交易報(bào)告表》后,進(jìn)行登記并立即組織專業(yè)人員進(jìn)行深入的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。評(píng)估過程中,可根據(jù)需要向業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、合規(guī)部門等相關(guān)部門調(diào)取更多資料和信息。在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,并將評(píng)估結(jié)果反饋給業(yè)務(wù)部門和其他相關(guān)部門。(二)處理流程1.制定處理方案根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理部門的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果,由風(fēng)險(xiǎn)管理部門牽頭,組織業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、合規(guī)部門等相關(guān)部門共同商討制定異常交易處理方案。處理方案應(yīng)根據(jù)異常交易的風(fēng)險(xiǎn)程度、性質(zhì)以及公司的實(shí)際情況進(jìn)行綜合考慮,確保方案具有針對(duì)性和可操作性。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較低的異常交易,處理方案可能側(cè)重于加強(qiáng)監(jiān)控、要求交易相關(guān)方提供補(bǔ)充說明或整改措施等;對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較高的異常交易,可能采取暫停交易、凍結(jié)資金、終止合同等措施,并啟動(dòng)調(diào)查程序,追究相關(guān)責(zé)任。2.處理方案審批處理方案制定完成后,需提交至公司管理層進(jìn)行審批。公司管理層根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理部門的評(píng)估報(bào)告和處理方案建議,結(jié)合公司整體利益和風(fēng)險(xiǎn)承受能力,做出最終決策。審批過程應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。3.處理方案執(zhí)行經(jīng)公司管理層審批通過后,由相關(guān)部門按照處理方案負(fù)責(zé)具體執(zhí)行。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與交易相關(guān)方溝通協(xié)調(diào),傳達(dá)公司的處理意見,并跟蹤交易相關(guān)方的整改情況;財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照處理方案進(jìn)行資金操作,如凍結(jié)資金、調(diào)整賬目等;合規(guī)部門負(fù)責(zé)對(duì)處理過程進(jìn)行合規(guī)監(jiān)督,確保處理措施符合法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。在處理方案執(zhí)行過程中,各部門應(yīng)密切配合,及時(shí)向風(fēng)險(xiǎn)管理部門反饋執(zhí)行情況。4.后續(xù)跟蹤與總結(jié)異常交易處理完成后,風(fēng)險(xiǎn)管理部門應(yīng)對(duì)處理結(jié)果進(jìn)行跟蹤評(píng)估,確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制,交易恢復(fù)正?;蛲咨平鉀Q。同時(shí),對(duì)整個(gè)異常交易案例進(jìn)行總結(jié)分析,梳理交易過程中存在的問題和漏洞,提出改進(jìn)建議,反饋給相關(guān)部門,以便進(jìn)一步完善公司的防范異常交易管理制度和流程。希望大家在異常交易報(bào)告與處理過程中,嚴(yán)格按照流程操作,確保信息傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確,處理措施得當(dāng)、有效。六、培訓(xùn)與教育(一)培訓(xùn)計(jì)劃制定風(fēng)險(xiǎn)管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況、員工崗位需求以及異常交易防范的實(shí)際需要,制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間以及培訓(xùn)對(duì)象等內(nèi)容。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋異常交易的識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)、防范措施、報(bào)告與處理流程、相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等方面。(二)培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)課程定期組織內(nèi)部培訓(xùn)課程,邀請(qǐng)公司內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)管理專家、合規(guī)專家、財(cái)務(wù)專家等進(jìn)行授課。通過講解理論知識(shí)、分析實(shí)際案例、模擬交易場(chǎng)景等方式,使員工深入了解防范異常交易的相關(guān)知識(shí)和技能。內(nèi)部培訓(xùn)課程可以采用集中授課、視頻會(huì)議等形式,以滿足不同部門、不同崗位員工的培訓(xùn)需求。2.在線學(xué)習(xí)平臺(tái)搭建在線學(xué)習(xí)平臺(tái),上傳防范異常交易相關(guān)的培訓(xùn)資料、視頻教程、案例分析等學(xué)習(xí)資源,供員工自主學(xué)習(xí)。員工可以根據(jù)自己的時(shí)間安排,隨時(shí)隨地登錄平臺(tái)進(jìn)行學(xué)習(xí),并通過在線測(cè)試等方式檢驗(yàn)學(xué)習(xí)效果。在線學(xué)習(xí)平臺(tái)應(yīng)定期更新學(xué)習(xí)資源,確保內(nèi)容的時(shí)效性和實(shí)用性。3.外部培訓(xùn)與交流根據(jù)需要,組織員工參加外部專業(yè)機(jī)構(gòu)舉辦的防范異常交易培訓(xùn)課程、研討會(huì)、論壇等活動(dòng),拓寬員工的視野,學(xué)習(xí)行業(yè)內(nèi)先進(jìn)的防范經(jīng)驗(yàn)和做法。鼓勵(lì)員工與同行業(yè)其他企業(yè)進(jìn)行交流,分享防范異常交易的心得體會(huì)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。(三)培訓(xùn)效果評(píng)估為確保培訓(xùn)效果,風(fēng)險(xiǎn)管理部門應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估方式可以包括考試、問卷調(diào)查、實(shí)際操作考核、案例分析等。通過評(píng)估,了解員工對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度、對(duì)培訓(xùn)方式的滿意度以及在實(shí)際工作中運(yùn)用所學(xué)知識(shí)的能力。根據(jù)評(píng)估結(jié)果,及時(shí)調(diào)整培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)內(nèi)容,改進(jìn)培訓(xùn)方式,提高培訓(xùn)質(zhì)量。我們鼓勵(lì)大家積極參加各類培訓(xùn)活動(dòng),不斷提升自身防范異常交易的能力和水平,將所學(xué)知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際工作中,為公司的穩(wěn)健發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。七、監(jiān)督與檢查(一)定期檢查1.內(nèi)部審計(jì)檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司的防范異常交易管理制度和流程的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查。審計(jì)檢查頻率為每[X]年一次,檢查范圍涵蓋公司所有涉及交易業(yè)務(wù)的部門和環(huán)節(jié)。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)制定詳細(xì)的審計(jì)檢查方案,通過查閱文件資料、訪談相關(guān)人員、抽查交易記錄等方式,全面評(píng)估公司防范異常交易工作的有效性和合規(guī)性。2.風(fēng)險(xiǎn)管理部門自查風(fēng)險(xiǎn)管理部門應(yīng)每季度對(duì)本部門防范異常交易工作進(jìn)行自查。自查內(nèi)容包括異常交易監(jiān)測(cè)系統(tǒng)的運(yùn)行情況、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與分析工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性、應(yīng)對(duì)策略的制定與執(zhí)行效果等。通過自查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)自身工作中存在的問題和不足,采取措施加以改進(jìn)。(二)不定期抽查1.管理層抽查公司管理層有權(quán)對(duì)各部門防范異常交易工作進(jìn)行不定期抽查。抽查方式可以是直接詢問相關(guān)人員、查閱交易檔案、實(shí)地考察業(yè)務(wù)操作現(xiàn)場(chǎng)等。管理層通過抽查,及時(shí)了解公司防范異常交易工作的實(shí)際情況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促相關(guān)部門整改,確保公司防范異常交易工作始終處于有效運(yùn)行狀態(tài)。2.跨部門聯(lián)合抽查由風(fēng)險(xiǎn)管理部門牽頭,組織財(cái)務(wù)部門、合規(guī)部門等相關(guān)部門組成聯(lián)合檢查組,不定期對(duì)公司的交易業(yè)務(wù)進(jìn)行跨部門聯(lián)合抽查。聯(lián)合抽查重點(diǎn)關(guān)注交易過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),如交易審批流程的執(zhí)行情況、資金流向的合規(guī)性、異常交易報(bào)告與處理的及時(shí)性等。通過跨部門聯(lián)合抽查,加強(qiáng)部門之間的溝通與協(xié)作,形成監(jiān)督合力,提高防范異常交易工作的質(zhì)量和效率。(三)檢查結(jié)果處理對(duì)于定期檢查和不定期抽查中發(fā)現(xiàn)的問題,檢查部門應(yīng)及時(shí)向被檢查部門發(fā)出整改通知,明確整改要求和整改期限。被檢查部門應(yīng)在規(guī)定的整改期限內(nèi)制定整改措施并認(rèn)真落實(shí)
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