港區(qū)國企采購管理辦法一、總則（一）目的與適用范圍1.目的：在港區(qū)這片充滿活力與機遇的經(jīng)濟區(qū)域，我們國企的采購活動涉及眾多領域，為了確保采購工作的規(guī)范、高效、公正、透明，合理控制采購成本，保證采購物資和服務的質量，特制定本管理辦法。希望大家通過遵循本辦法，能使我們的采購工作更加有序，為企業(yè)創(chuàng)造更大價值。2.適用范圍：本辦法適用于港區(qū)內本國企及其所屬各部門、子公司的各類采購活動，涵蓋物資采購、服務采購以及工程采購等。無論是日常辦公物資的采購，還是重大項目所需設備的采購，都應依照本辦法執(zhí)行。（二）采購原則1.合法合規(guī)原則：我們的采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及港區(qū)的相關政策規(guī)定，這是我們開展采購工作的基本底線。無論是采購流程的設計，還是采購合同的簽訂，都要確保符合法律要求，避免任何法律風險。希望大家在日常工作中，不斷加強對法律法規(guī)的學習，提高法律意識。2.公平公正公開原則：在采購過程中，要給予所有潛在供應商平等的機會，做到公平競爭。采購信息要及時、準確地公開，包括采購需求、采購方式、評審標準等，確保整個采購過程透明，接受各方監(jiān)督。我們鼓勵大家積極參與監(jiān)督，共同維護公平公正的采購環(huán)境。3.效益原則：采購工作不僅要保證物資和服務的質量，還要注重成本效益。在滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，通過合理的采購策略，降低采購成本，提高資金使用效率。希望大家在采購工作中，積極探索降低成本的方法，為企業(yè)節(jié)約資源。4.誠實守信原則：無論是企業(yè)與供應商之間，還是企業(yè)內部各部門之間，都要秉持誠實守信的原則。在采購合同的履行過程中，嚴格遵守約定，做到言出必行。我們鼓勵建立長期穩(wěn)定的合作關系，共同營造誠信的商業(yè)環(huán)境。（三）職責分工1.采購部門：作為采購工作的核心執(zhí)行部門，負責制定采購計劃，組織實施采購活動，包括供應商的選擇、談判、合同簽訂等工作。要確保采購工作按照既定流程高效進行，保證采購物資和服務按時、按質、按量到位。希望采購部門的同事們不斷提升專業(yè)能力，為企業(yè)采購到性價比高的物資和服務。2.需求部門：提出具體的采購需求，明確采購物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、質量要求等詳細信息。參與采購過程中的技術評審環(huán)節(jié)，對采購結果進行驗收。希望需求部門能提前做好規(guī)劃，準確提出需求，避免因需求不明確導致的采購失誤。3.財務部門：負責審核采購預算，對采購資金進行管理和監(jiān)督。確保采購資金的合理使用，對采購合同中的付款條款進行審核，防范財務風險。希望財務部門嚴格把關，為采購工作提供有力的資金支持和財務保障。4.審計部門：對采購活動進行全過程審計監(jiān)督，包括采購流程的合規(guī)性、采購價格的合理性、供應商選擇的公正性等。定期開展采購專項審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議。希望審計部門發(fā)揮好監(jiān)督作用，保障采購工作合法合規(guī)進行。二、采購預算與計劃管理（一）采購預算編制1.預算編制依據(jù)：各需求部門應根據(jù)企業(yè)的年度經(jīng)營計劃、生產(chǎn)任務以及實際工作需要，結合以往采購數(shù)據(jù)和市場價格波動情況，編制采購預算。要充分考慮到業(yè)務發(fā)展的變化，合理預估采購數(shù)量和金額。希望大家在編制預算時，認真細致，做到科學合理。2.預算編制流程：需求部門在規(guī)定時間內將編制好的采購預算提交給采購部門，采購部門進行匯總整理，并結合市場調研情況進行初步審核。審核后的預算提交給財務部門，財務部門根據(jù)企業(yè)整體財務狀況進行綜合平衡和最終審定。審定后的采購預算報企業(yè)管理層審批通過后執(zhí)行。希望各部門之間密切配合，按照流程按時完成預算編制工作。（二）采購計劃制定1.計劃制定依據(jù)：采購部門根據(jù)批準的采購預算，結合物資和服務的需求時間、交貨周期等因素，制定詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購項目、采購方式、預計采購時間、供應商選擇范圍等內容。希望采購部門在制定計劃時，充分考慮各種因素，確保計劃具有可操作性。2.計劃調整：在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、業(yè)務調整等原因需要對采購計劃進行調整，需求部門應及時提出申請，說明調整原因和調整內容。經(jīng)采購部門、財務部門審核后，報企業(yè)管理層審批。未經(jīng)批準，不得擅自調整采購計劃。希望大家嚴格遵守計劃調整流程，保證采購工作的有序進行。三、采購方式（一）公開招標1.適用范圍：對于采購金額較大、技術復雜、對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營影響重大的項目，一般應采用公開招標方式。通過公開招標，廣泛吸引潛在供應商參與競爭，以獲取最優(yōu)的采購結果。希望大家在符合條件的情況下，優(yōu)先選擇公開招標方式，確保采購的公平公正。2.招標流程：采購部門負責編制招標文件，明確招標項目的技術要求、商務條款、評標標準等內容。在指定的媒體上發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應商報名參加投標。開標時，應在規(guī)定的時間和地點，由相關部門共同參與，當眾開標。評標工作由依法組建的評標委員會負責，按照評標標準進行評審，確定中標候選人。最終由企業(yè)根據(jù)評標委員會的推薦意見，確定中標供應商，并簽訂采購合同。希望參與招標工作的同事們嚴格按照流程操作，確保招標工作的規(guī)范有序。（二）邀請招標1.適用范圍：當采購項目具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大時，可以采用邀請招標方式。邀請招標應向三家以上具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發(fā)出投標邀請書。希望在選擇邀請招標方式時，嚴格把握適用條件，確保采購工作的合法性。2.招標流程：與公開招標類似，但無需發(fā)布招標公告，而是直接向特定供應商發(fā)出投標邀請書。在邀請招標過程中，同樣要保證招標程序的公正、透明，嚴格按照評標標準進行評審。希望大家在邀請招標工作中，認真篩選邀請對象，保證招標效果。（三）競爭性談判1.適用范圍：采購項目技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求，或者招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的，以及重新招標未能成立的，可以采用競爭性談判方式。通過與供應商進行談判，確定最終的采購方案和價格。希望在適用競爭性談判方式時，準確判斷項目情況，合理運用該方式。2.談判流程：采購部門成立談判小組，制定談判文件，明確談判程序、內容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。邀請不少于三家符合相應資格條件的供應商參加談判。談判小組與供應商逐一進行談判，在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關的其他供應商的技術資料、價格和其他信息。談判結束后，供應商在規(guī)定時間內進行最后報價，談判小組根據(jù)最終報價等情況確定成交供應商。希望談判小組的成員們具備良好的溝通能力和談判技巧，為企業(yè)爭取到最優(yōu)的采購條件。（四）詢價采購1.適用范圍：采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價采購方式。通過向多家供應商發(fā)出詢價單，比較各供應商的報價，選擇最優(yōu)供應商。希望在符合條件的情況下，合理運用詢價采購方式，提高采購效率。2.詢價流程：采購部門向三家以上供應商發(fā)出詢價單，要求供應商在規(guī)定時間內報價。對供應商的報價進行分析比較，在滿足采購需求的前提下，選擇報價最低的供應商作為成交供應商。希望大家在詢價過程中，認真核實供應商的報價和產(chǎn)品信息，確保采購到性價比高的物資。（五）單一來源采購1.適用范圍：只能從唯一供應商處采購，或者發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購，以及必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的，可以采用單一來源采購方式。希望在采用單一來源采購方式時，嚴格審核適用條件，確保采購的合理性。2.采購流程：采購部門應說明采用單一來源采購方式的理由，提交相關證明材料，經(jīng)企業(yè)內部審批通過后，與供應商進行談判，確定采購價格和合同條款，簽訂采購合同。希望在單一來源采購過程中，加強對采購理由的論證和審批，防范采購風險。四、供應商管理（一）供應商選擇1.選擇標準：我們應從供應商的資質、信譽、產(chǎn)品質量、價格、售后服務等多個方面進行綜合評估。供應商應具備合法的經(jīng)營資格，具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務會計制度。其提供的產(chǎn)品應符合國家相關標準和企業(yè)的質量要求，價格合理，且能提供及時、有效的售后服務。希望大家在選擇供應商時，嚴格按照標準進行評估，確保選擇到優(yōu)質的供應商。2.選擇流程：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。需求部門根據(jù)采購項目的特點，從供應商信息庫中推薦潛在供應商。采購部門組織相關部門對潛在供應商進行實地考察或資格審查，評估其是否符合選擇標準。經(jīng)評審合格的供應商，列入合格供應商名錄。希望各部門在供應商選擇過程中，密切配合，共同做好供應商的篩選工作。（二）供應商評價與考核1.評價周期：我們定期對供應商進行評價與考核，一般以年度為周期。通過評價與考核，了解供應商的表現(xiàn)，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取改進措施。希望大家重視供應商的評價與考核工作，為企業(yè)建立穩(wěn)定、優(yōu)質的供應商隊伍提供依據(jù)。2.評價內容：主要包括產(chǎn)品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。產(chǎn)品質量以驗收合格率為主要考核指標，交貨期以是否按時交貨為考核依據(jù)，價格以市場價格比較為參考，售后服務以響應速度和解決問題的能力為評價標準。希望大家在評價過程中，客觀公正，準確反映供應商的實際情況。3.考核結果應用：根據(jù)評價與考核結果，對供應商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先合作、增加采購量等獎勵；對于表現(xiàn)一般的供應商，提出改進意見，督促其改進；對于表現(xiàn)較差的供應商，取消其合格供應商資格。希望通過合理運用考核結果，激勵供應商不斷提高服務質量。（三）供應商關系維護1.溝通機制：我們要與供應商建立良好的溝通機制，定期與供應商進行交流，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品研發(fā)進展等情況。同時，及時向供應商反饋企業(yè)的需求變化和采購過程中存在的問題，共同尋求解決方案。希望大家積極與供應商溝通，保持良好的合作關系。2.合作發(fā)展：我們鼓勵與優(yōu)質供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，共同開展技術研發(fā)、成本控制等工作，實現(xiàn)互利共贏。對于具有發(fā)展?jié)摿Φ墓蹋o予一定的支持和幫助，促進其成長壯大。希望通過與供應商的合作發(fā)展，提升企業(yè)的整體競爭力。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.合同起草：采購部門應根據(jù)采購項目的特點和談判結果，起草采購合同。合同內容應包括雙方當事人的名稱、地址、采購標的、數(shù)量、質量、價格、交貨方式、交貨時間、付款方式、違約責任等條款。合同條款應明確、具體，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。希望采購部門在起草合同時，認真嚴謹，確保合同條款符合企業(yè)利益。2.合同審核：合同起草完成后，應提交給法務部門、財務部門等相關部門進行審核。法務部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性，財務部門主要審核合同的付款條款、稅務條款等。各部門應在規(guī)定時間內完成審核，并提出審核意見。采購部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善。希望各部門在審核合同時，認真負責，嚴格把關。3.合同簽訂：經(jīng)審核通過的合同，由企業(yè)法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。簽訂合同時，應確保雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，雙方各執(zhí)若干份。希望在合同簽訂過程中，嚴格按照程序操作，確保合同的法律效力。（二）合同履行1.合同執(zhí)行跟蹤：采購部門負責對合同履行情況進行跟蹤，及時了解供應商的生產(chǎn)進度、交貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應商未能按照合同約定履行義務，應及時督促其整改，并記錄相關情況。希望采購部門加強對合同執(zhí)行的跟蹤，確保合同順利履行。2.驗收與付款：物資或服務到達后，需求部門應按照合同約定的質量標準和驗收方法進行驗收。驗收合格后，出具驗收報告。財務部門根據(jù)驗收報告和合同約定的付款方式，辦理付款手續(xù)。希望需求部門認真做好驗收工作，財務部門嚴格按照規(guī)定付款，保障企業(yè)資金安全。（三）合同變更與終止1.合同變更：在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要對合同內容進行變更，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更的內容、原因、影響等事項。變更協(xié)議經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。希望在合同變更過程中，嚴格按照程序操作，確保變更后的合同符合雙方利益。2.合同終止：合同履行完畢或者出現(xiàn)法定、約定的終止情形，合同即告終止。合同終止后，雙方應按照約定辦理相關手續(xù)，如清理債權債務、歸還相關資料等。希望在合同終止時，妥善處理相關事宜，避免產(chǎn)生糾紛。六、采購監(jiān)督與風險管理（一）采購監(jiān)督1.內部監(jiān)督：審計部門、紀檢監(jiān)察部門應加強對采購活動的內部監(jiān)督，定期對采購流程、采購文件、采購合同等進行檢查。發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。希望內部監(jiān)督部門充分發(fā)揮監(jiān)督職能，保障采購工作合法合規(guī)進行。2.外部監(jiān)督：積極接受港區(qū)相關管理部門、社會公眾等的外部監(jiān)督。對于外部監(jiān)督提出的意見和建議，認真對待，及時整改。希望通過接受外部監(jiān)督，不斷提升采購工作的透明度和公信力。（二）風險管理1.風險識別：采購過程中可能存在法律風險、市場風險、質量風險、廉政風險等。我們要對這些風險進行全面識別，分析風險產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。希望大家在日常工作中，增強風險意識，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險。2.風險應對：針對不同類型的風險，制定相應的應對措施。對于法律風險，加強對法律法規(guī)的學習，確保采