值得注意的是，多數(shù)組織通常僅關(guān)注第三方聘用階段的盡職調(diào)查，而缺乏對聘用后持續(xù)合規(guī)管理的有效機(jī)制。在合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)防控中，對第三方的持續(xù)合規(guī)管理具有關(guān)鍵作用，是確保合規(guī)方案有效實(shí)施的核心要素。一、持續(xù)的管理1、留意內(nèi)部和外部與第三方相關(guān)業(yè)務(wù)活動有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，并及時(shí)關(guān)注與聘用的第三方相關(guān)業(yè)務(wù)活動領(lǐng)域在法律、監(jiān)管等方面的發(fā)展動向。并為這些風(fēng)險(xiǎn)打分，主動管理并降低發(fā)現(xiàn)的主要風(fēng)險(xiǎn)。2、建立并維持相關(guān)流程，用來發(fā)現(xiàn)第三方在日常運(yùn)營中未能遵守相關(guān)要求的互動。這些流程包括維護(hù)違規(guī)事件的圖表或者清單，類似于創(chuàng)建并維護(hù)一份關(guān)于第三方符合監(jiān)督要求特定標(biāo)準(zhǔn)的個(gè)人檔案。打分卡也可以用來持續(xù)追蹤第三方的表現(xiàn)。所有查實(shí)的違規(guī)活動都需要適當(dāng)?shù)匚募员４嫦嚓P(guān)記錄。所有獲得的信息都可以用于與相關(guān)第三方進(jìn)行合規(guī)溝通，作為處罰第三方的支持證據(jù)以及定期對第三方進(jìn)行業(yè)務(wù)和合規(guī)審閱。3、企業(yè)還要確定合規(guī)聯(lián)系人。根據(jù)業(yè)務(wù)需求，在某些情況下（如組織與第三方的業(yè)務(wù)關(guān)系密切），為了合規(guī)相關(guān)的溝通交流之變，建議組織要求第三方指定一名合規(guī)聯(lián)系人，這將為與第三方進(jìn)行及時(shí)、獨(dú)立的溝通交流提供渠道。與合規(guī)聯(lián)系人的溝通可以僅僅是核實(shí)由第三方提供的文件是否是與原件一致的復(fù)本，或者就第三方某個(gè)員工的嚴(yán)重違規(guī)行為與其分享相關(guān)信息。第三方指定的合規(guī)溝通聯(lián)系人可以來自運(yùn)營、法務(wù)、財(cái)務(wù)或合規(guī)部門，但是不能從業(yè)務(wù)部門指定人選。這是為了盡量減少任何實(shí)際或潛在的利益沖突，或者任何可能來自參與相關(guān)業(yè)務(wù)活動的業(yè)務(wù)人員的不必要的干涉。組織相信第三方通常會在其業(yè)務(wù)運(yùn)營中遵守約定的要求并且禁止個(gè)別員工的不當(dāng)行為。4、開展合規(guī)工作層面的定期審閱?？梢栽陂喿x或季度業(yè)務(wù)會議中開展不同層面的合規(guī)審閱。在會議中，合規(guī)方面的疑慮，示警信號或?qū)嶋H發(fā)現(xiàn)的問題，以及下一步計(jì)劃都可以進(jìn)行討論，各方也可以在會議上分享新的政策、流程和管控等。5、開展合規(guī)培訓(xùn)。針對從事所聘用相關(guān)業(yè)務(wù)活動的第三方員工進(jìn)行合規(guī)培訓(xùn)和溝通非常重要的。這有助于使相關(guān)員工及時(shí)獲知聘用組織最新要求以及提醒現(xiàn)有的合規(guī)要求。在某些情況下，建議在培訓(xùn)時(shí)增加一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)聲明，避免潛在的雙重雇傭問題。6、開通舉報(bào)熱線和跟進(jìn)措施。建議廣泛地推廣舉報(bào)熱線并鼓勵(lì)包括第三方在內(nèi)的所有人舉報(bào)任何有問題的活動，無論是針對第三方員工，針對聘用組織的員工還是同時(shí)針對這兩者的舉報(bào)。還要同時(shí)廣泛推廣禁止打擊報(bào)復(fù)政策要求。一旦接到舉報(bào)，組織應(yīng)獨(dú)立跟蹤并采取適當(dāng)?shù)拇胧缯归_調(diào)查。組織也可以與聘用的第三方分享相關(guān)信息并要求第三方展開內(nèi)部調(diào)查并與組織分享調(diào)查結(jié)果懲罰違規(guī)行為并獎(jiǎng)勵(lì)舉報(bào)者。違規(guī)行為一經(jīng)查實(shí)，應(yīng)根據(jù)預(yù)先約定進(jìn)行處罰，這也向相關(guān)第三方和其他第三方發(fā)出遵守合規(guī)要求的強(qiáng)烈信號。二、年度合規(guī)審查與續(xù)展組織應(yīng)對其所聘用之第三方開展年度合規(guī)性審查，以確定是否持續(xù)維持與該第三方的業(yè)務(wù)合作關(guān)系。合規(guī)性審查完成后，通常存在以下三種處理方式：續(xù)約、終止合作及附條件續(xù)約。合規(guī)性審查的具體內(nèi)容如下：1、頻率根據(jù)實(shí)際情況確定定期審查的時(shí)間周期，可為六個(gè)月、十八個(gè)月、兩年或三年。審查程序應(yīng)綜合考慮以下因素：交易金額規(guī)模、業(yè)務(wù)合作關(guān)系的持續(xù)時(shí)間及緊密程度、風(fēng)險(xiǎn)等級評估等要素。2、信息的形式和來源信息收集方式具有多樣性，組織可采取以下方式獲取所需信息：通過要求第三方填寫調(diào)查問卷作為初始步驟，結(jié)合其他渠道獲取的信息對第三方提供的信息進(jìn)行核實(shí)；通過媒體渠道進(jìn)行信息檢索，實(shí)施數(shù)據(jù)庫查詢，查閱司法裁判文書，開展實(shí)地考察，對第三方管理層進(jìn)行訪談，以及與第三方競爭對手及供應(yīng)商進(jìn)行交流。3、聲明第三方需要向聘用組織做出聲明，其將遵守組織的行為規(guī)范，政策及其他要求；4、做出決策合規(guī)部門在合規(guī)審查過程中具有提供專業(yè)意見的職責(zé)。相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)同配合合規(guī)、法務(wù)、財(cái)務(wù)及合作伙伴管理等職能部門負(fù)責(zé)人，根據(jù)年度審查結(jié)果就與第三方的業(yè)務(wù)關(guān)系作出決策。若該第三方對組織的核心業(yè)務(wù)具有重大影響，且涉及不續(xù)簽或附條件續(xù)簽的情形，組織高級管理層應(yīng)當(dāng)納入決策機(jī)制。當(dāng)相關(guān)方?jīng)Q定基于合規(guī)性條件續(xù)展與第三方的業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)，所指條件為合規(guī)性要求。若第三方同意在指定的時(shí)間段內(nèi)滿足前述合規(guī)性條件，則其業(yè)務(wù)關(guān)系可暫時(shí)維持六個(gè)月。若該等合規(guī)性條件得以完全履行，則業(yè)務(wù)關(guān)系將延續(xù)至下一個(gè)約定期限。若相關(guān)合規(guī)性條件未獲滿足，則業(yè)務(wù)關(guān)系將終止。若第三方未接受合規(guī)條件或未在約定期限內(nèi)履行相關(guān)義務(wù)，聘用組織應(yīng)就可能終止的業(yè)務(wù)關(guān)系采取必要措施以應(yīng)對相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，應(yīng)通過正式書面形式向第三方的首席執(zhí)行官、董事會主席及其他高級管理層成員明確告知其合規(guī)要求及未履行相關(guān)義務(wù)的法律