檔案移交手續(xù)辦理制度

一、總則1.目的為確保檔案移交工作的規(guī)范、有序進(jìn)行，保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，明確檔案移交過(guò)程中各方的責(zé)任與義務(wù)，特制定本制度。本制度旨在通過(guò)規(guī)范檔案移交手續(xù)，提升檔案館整體運(yùn)營(yíng)效益，踐行本館“精準(zhǔn)典藏，服務(wù)至上”的企業(yè)文化和經(jīng)營(yíng)理念，更好地服務(wù)客戶，同時(shí)保障檔案工作在高效運(yùn)轉(zhuǎn)中實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)目標(biāo)。2.適用范圍本制度適用于所有向本檔案館移交檔案的單位、個(gè)人（以下統(tǒng)稱移交方）以及檔案館負(fù)責(zé)檔案接收的相關(guān)工作人員。3.基本原則（1）合法性原則檔案移交必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保移交行為的合法性。（2）完整性原則移交的檔案應(yīng)保持齊全完整，涵蓋各類文件、資料、記錄等，不得遺漏重要信息。（3）準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，文件的編號(hào)、題名、日期、來(lái)源等關(guān)鍵信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確。（4）及時(shí)性原則移交方應(yīng)按照約定或規(guī)定的時(shí)間及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)，檔案館應(yīng)及時(shí)接收并處理。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.檔案館組織架構(gòu)（1）館長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)檔案移交工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和決策，協(xié)調(diào)解決移交過(guò)程中的重大問題。秉持扁平化管理理念，館長(zhǎng)辦公室直接與各業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)作，減少不必要的層級(jí)流程，提高決策執(zhí)行效率。（2）檔案接收部門具體負(fù)責(zé)檔案移交手續(xù)的辦理，包括對(duì)移交檔案的清點(diǎn)、核對(duì)、驗(yàn)收等工作。同時(shí)，根據(jù)績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)部門員工在檔案接收工作中的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，激勵(lì)員工高效、準(zhǔn)確地完成任務(wù)。（3）檔案整理部門在檔案接收后，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案有序存放，便于后續(xù)利用。（4）質(zhì)量監(jiān)督部門對(duì)檔案移交全過(guò)程進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及手續(xù)辦理的合規(guī)性。對(duì)于不符合要求的情況及時(shí)提出整改意見，保障檔案移交工作質(zhì)量。2.各部門職責(zé)（1）館長(zhǎng)辦公室職責(zé)①制定和完善檔案移交相關(guān)政策和制度，確保檔案移交工作符合館內(nèi)整體發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)理念。②協(xié)調(diào)與外部單位的關(guān)系，為檔案移交工作創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，提升檔案館運(yùn)營(yíng)效益。③對(duì)重大檔案移交項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌安排，保障移交工作順利進(jìn)行。（2）檔案接收部門職責(zé)①與移交方進(jìn)行溝通，確定檔案移交的時(shí)間、方式、范圍等具體事宜。②按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格。③及時(shí)將接收的檔案移交至檔案整理部門，并辦理內(nèi)部交接手續(xù)。（3）檔案整理部門職責(zé)①對(duì)接收的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立完善的檔案檢索體系。②檢查檔案整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)與檔案接收部門溝通，共同解決。③負(fù)責(zé)將整理好的檔案妥善存儲(chǔ)，保障檔案的安全保管，體現(xiàn)安全生產(chǎn)要求。（4）質(zhì)量監(jiān)督部門職責(zé)①制定檔案移交質(zhì)量監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)檔案移交各環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)督。②定期檢查檔案接收和整理情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。③對(duì)檔案移交工作中的違規(guī)行為進(jìn)行查處，確保檔案移交工作依法依規(guī)進(jìn)行。三、管理流程1.移交前準(zhǔn)備（1）移交方①對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行全面梳理和清查，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，并編制檔案移交清單。清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。②與檔案館檔案接收部門取得聯(lián)系，溝通檔案移交的具體事宜，包括移交時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并提交檔案移交清單。③對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密或敏感信息的檔案，移交方應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保檔案在移交過(guò)程中的保密性和安全性。（2）檔案館①檔案接收部門在收到移交方的檔案移交清單后，對(duì)清單內(nèi)容進(jìn)行初步審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與移交方溝通。②根據(jù)移交方提供的信息，安排足夠的人力和場(chǎng)地進(jìn)行檔案接收工作，確保接收工作順利開展。③質(zhì)量監(jiān)督部門提前制定質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃，明確監(jiān)督的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和標(biāo)準(zhǔn)，為檔案接收工作做好監(jiān)督準(zhǔn)備。2.檔案移交（1）現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)①移交方按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)，將檔案送達(dá)檔案館。檔案接收部門工作人員與移交方共同對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)，依據(jù)檔案移交清單逐一核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量等信息。②在清點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符或存在損壞、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)記錄并與移交方協(xié)商解決。協(xié)商一致后，雙方在記錄上簽字確認(rèn)。（2）質(zhì)量檢查①清點(diǎn)完成后，檔案接收部門對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及文件格式、載體等是否符合要求。②對(duì)于電子檔案，要檢查其存儲(chǔ)格式、可讀性等，確保電子檔案能夠正常讀取和利用。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，要求移交方當(dāng)場(chǎng)整改或限期整改，整改合格后方可繼續(xù)辦理移交手續(xù)。（3）簽字確認(rèn)經(jīng)過(guò)清點(diǎn)和質(zhì)量檢查無(wú)誤后，雙方在檔案移交清單上簽字蓋章，完成檔案移交手續(xù)。檔案移交清單一式兩份，移交方和檔案館各留存一份。3.檔案整理與存儲(chǔ)（1）檔案整理①檔案接收部門將接收的檔案及時(shí)移交至檔案整理部門。檔案整理部門按照既定的整理標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。②在整理過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或需要補(bǔ)充信息的，及時(shí)與檔案接收部門或移交方溝通，確保檔案整理工作的準(zhǔn)確性和完整性。（2）檔案存儲(chǔ)①整理完成的檔案按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和地點(diǎn)進(jìn)行妥善保管。檔案館應(yīng)提供安全、適宜的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，保障檔案的安全。②建立檔案存儲(chǔ)索引和臺(tái)賬，便于檔案的查找和管理，提高檔案利用效率，促進(jìn)運(yùn)營(yíng)效益提升。4.信息反饋與跟蹤（1）檔案接收部門在完成檔案移交手續(xù)后，及時(shí)將檔案移交情況反饋給館長(zhǎng)辦公室，包括移交檔案的數(shù)量、質(zhì)量、存在的問題及處理情況等。（2）質(zhì)量監(jiān)督部門對(duì)檔案移交工作進(jìn)行全程跟蹤，定期向館長(zhǎng)辦公室匯報(bào)質(zhì)量監(jiān)督情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的普遍性問題提出改進(jìn)建議，不斷完善檔案移交工作流程和標(biāo)準(zhǔn)。四、權(quán)利與義務(wù)1.移交方權(quán)利與義務(wù)（1）權(quán)利①有權(quán)要求檔案館按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)接收檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管和合理利用。②在檔案移交過(guò)程中，有權(quán)對(duì)檔案館提出的問題進(jìn)行解釋和說(shuō)明，并就檔案移交事宜與檔案館進(jìn)行協(xié)商。（2）義務(wù)①按照國(guó)家法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，如實(shí)、準(zhǔn)確地整理和移交檔案，確保檔案的完整性和真實(shí)性。②配合檔案館做好檔案清點(diǎn)、核對(duì)、質(zhì)量檢查等工作，對(duì)于檔案館提出的問題及時(shí)整改。③按照約定的時(shí)間和方式移交檔案，不得無(wú)故拖延或拒絕移交。2.檔案館權(quán)利與義務(wù)（1）權(quán)利①有權(quán)對(duì)移交的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、質(zhì)量檢查，對(duì)不符合要求的檔案提出整改意見或拒絕接收。②根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和本館規(guī)定，對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理、存儲(chǔ)和利用。（2）義務(wù)①按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)接收檔案，為移交方提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。②對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管，保障檔案的安全，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。③定期向移交方反饋檔案保管和利用情況，尊重移交方的知情權(quán)，體現(xiàn)人文關(guān)懷。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制（1）內(nèi)部監(jiān)督質(zhì)量監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案移交工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督，定期檢查檔案移交手續(xù)的辦理情況、檔案質(zhì)量以及各部門的工作執(zhí)行情況。通過(guò)內(nèi)部監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改，確保檔案移交工作符合制度要求。（2）外部監(jiān)督鼓勵(lì)移交方對(duì)檔案館檔案移交工作進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)檔案館工作人員存在違規(guī)行為或服務(wù)不到位的情況，可向館長(zhǎng)辦公室投訴。館長(zhǎng)辦公室應(yīng)及時(shí)處理投訴，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制（1）對(duì)于在檔案移交工作中表現(xiàn)突出的移交方，如檔案整理規(guī)范、移交及時(shí)、積極配合等，檔案館可給予一定的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、提供優(yōu)先利用檔案等服務(wù)。（2）對(duì)在檔案接收、整理、質(zhì)量監(jiān)督等工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、成績(jī)顯著的檔案館工作人員，按照績(jī)效考核制度給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)、榮譽(yù)稱號(hào)等，激勵(lì)員工積極工作，提升工作質(zhì)量和效率。3.懲罰機(jī)制（1）移交方如違反本制度規(guī)定，存在檔案移交不及時(shí)、檔案內(nèi)容虛假、拒絕配合等行為，檔案館有權(quán)要求其限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任，并限制其今后與本館的合作。（2）檔案館工作人員在檔案移交工作中如存在違規(guī)操作、玩忽職守等行為，根據(jù)情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、績(jī)效扣分、警告、罰款、辭退等相應(yīng)的處罰，確保檔案移交工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。六、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施。如有未盡事宜，由館長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本制度應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、檔案行業(yè)規(guī)范以及檔案館實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況的