保證金退還財(cái)務(wù)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織保證金退還的財(cái)務(wù)管理工作，確保保證金的退還流程合法、合規(guī)、準(zhǔn)確、及時(shí)，保障公司/組織及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的各類(lèi)保證金退還業(yè)務(wù)，包括但不限于投標(biāo)保證金、履約保證金、質(zhì)量保證金、租賃保證金等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：保證金退還工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：確保保證金退還信息的準(zhǔn)確性，及時(shí)辦理退還手續(xù)，不得無(wú)故拖延。3.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)在保證金退還過(guò)程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：加強(qiáng)對(duì)保證金退還業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防控，防止出現(xiàn)資金損失等風(fēng)險(xiǎn)。二、保證金收取與退還的一般規(guī)定（一）保證金收取1.業(yè)務(wù)部門(mén)在簽訂相關(guān)合同或協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確約定保證金的收取金額、收取方式、退還條件、退還時(shí)間等條款，并在合同/協(xié)議中注明。2.保證金收取時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)向繳納保證金的單位或個(gè)人開(kāi)具合法有效的收款憑證，收款憑證應(yīng)注明保證金的性質(zhì)、金額、繳納單位/個(gè)人等信息。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的收款憑證，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，將保證金計(jì)入相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目。（二）保證金退還條件1.保證金退還應(yīng)嚴(yán)格按照合同/協(xié)議約定的條件執(zhí)行。一般情況下，在業(yè)務(wù)完成且無(wú)任何違約行為、質(zhì)量問(wèn)題等情況下，方可辦理保證金退還手續(xù)。2.對(duì)于因不可抗力等特殊原因?qū)е聵I(yè)務(wù)無(wú)法正常履行的，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況協(xié)商確定保證金的退還方式和時(shí)間。（三）保證金退還申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)保證金退還條件進(jìn)行審核，確認(rèn)符合退還條件后，填寫(xiě)《保證金退還申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明保證金的性質(zhì)、繳納單位/個(gè)人、金額、繳納時(shí)間、退還原因等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.《保證金退還申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。三、財(cái)務(wù)審核與處理（一）財(cái)務(wù)部門(mén)收到業(yè)務(wù)部門(mén)提交的《保證金退還申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行以下審核：1.核對(duì)申請(qǐng)表中各項(xiàng)信息與原始合同/協(xié)議、收款憑證等資料是否一致。2.檢查是否有相關(guān)部門(mén)的審批意見(jiàn)，審批流程是否完整。3.核實(shí)保證金的繳納情況及賬務(wù)處理是否正確。（二）審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)以下情況進(jìn)行處理：1.對(duì)于以銀行轉(zhuǎn)賬方式退還保證金的，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照申請(qǐng)表中的退還信息，填寫(xiě)《保證金退還轉(zhuǎn)賬通知單》，提交至資金管理部門(mén)。2.資金管理部門(mén)根據(jù)《保證金退還轉(zhuǎn)賬通知單》，辦理保證金的轉(zhuǎn)賬手續(xù)，并及時(shí)將轉(zhuǎn)賬結(jié)果反饋給財(cái)務(wù)部門(mén)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)轉(zhuǎn)賬結(jié)果，進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，沖減已收取的保證金。4.對(duì)于以現(xiàn)金方式退還保證金的，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在審核通過(guò)后，按照規(guī)定提取現(xiàn)金，并通知業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)取。業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)取現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)在《保證金退還申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。四、特殊情況處理（一）保證金部分退還若因業(yè)務(wù)實(shí)際情況需要部分退還保證金的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在《保證金退還申請(qǐng)表》中詳細(xì)說(shuō)明部分退還的原因及金額，并提供相關(guān)證明材料。財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，按照上述規(guī)定辦理部分退還手續(xù)。（二）保證金逾期退還1.如因特殊原因?qū)е卤ＷC金逾期退還的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)向繳納保證金的單位或個(gè)人說(shuō)明原因，并取得對(duì)方的書(shū)面同意。2.財(cái)務(wù)部門(mén)在逾期退還保證金時(shí)，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定計(jì)算逾期利息，并將逾期利息支付給繳納保證金的單位或個(gè)人。逾期利息的計(jì)算方式應(yīng)在合同/協(xié)議中明確約定。（三）保證金退還爭(zhēng)議處理1.若在保證金退還過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與繳納保證金的單位或個(gè)人進(jìn)行溝通協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成一致意見(jiàn)。2.如協(xié)商不成，可通過(guò)法律途徑解決爭(zhēng)議。在爭(zhēng)議解決期間，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)暫停辦理保證金退還手續(xù)，待爭(zhēng)議解決后再根據(jù)最終結(jié)果進(jìn)行處理。五、檔案管理（一）保證金退還業(yè)務(wù)涉及的相關(guān)資料，包括合同/協(xié)議、收款憑證、《保證金退還申請(qǐng)表》、轉(zhuǎn)賬通知單、現(xiàn)金領(lǐng)取簽字記錄等，應(yīng)按照公司/組織檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔。（二）檔案管理人員應(yīng)確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于日后查閱和審計(jì)。六、監(jiān)督與檢查（一）公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保證金退還業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查保證金退還流程是否合規(guī)、賬務(wù)處理是否正確、檔案管理是否規(guī)范等。（二）對(duì)于審計(jì)監(jiān)督過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)