后勤管理部采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司后勤管理部采購工作的規(guī)范化、制度化建設，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司后勤管理部負責的各類物資、服務的采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、維修材料、餐飲服務、保潔服務等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的最小化，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的統(tǒng)一。3.公開、公平、公正原則：采購過程應透明，確保所有符合條件的供應商都有平等參與競爭的機會，公正地對待每一個供應商，不偏袒、不歧視。4.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的物資和服務符合公司實際需求和相關標準。5.誠信原則：采購人員及相關工作人員應誠實守信，嚴格履行采購合同，維護公司利益和形象。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司成立采購管理委員會，負責審議重大采購項目，制定采購政策和戰(zhàn)略，對采購工作進行監(jiān)督和指導。采購管理委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。（二）后勤管理部采購職責1.負責制定和執(zhí)行后勤采購計劃，根據(jù)公司實際需求，合理安排采購任務。2.收集、整理供應商信息，建立供應商檔案，對供應商進行評估和管理。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.負責采購物資和服務的驗收工作，確保所采購的物品和服務質量合格。5.處理采購過程中的投訴和糾紛，協(xié)調解決采購工作中出現(xiàn)的問題。6.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進措施和建議，不斷提高采購管理水平。（三）其他部門職責1.各部門應根據(jù)本部門實際需求，提前向后勤管理部提交采購申請，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求等詳細信息。2.協(xié)助后勤管理部進行供應商考察、評估等工作，提供相關技術支持和質量標準要求。3.參與采購物資和服務的驗收工作，對驗收結果負責。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預算金額、需求時間等內容，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交至后勤管理部。2.緊急采購申請應在申請表上注明“緊急”字樣，并說明緊急原因，由部門負責人特批后提交。（二）采購審批1.后勤管理部采購專員收到采購申請后，對申請內容進行初步審核，核實采購需求的合理性和必要性。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。采購金額在[X]元以下的，由后勤管理部負責人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的，經(jīng)后勤管理部負責人審核后，報分管領導審批；采購金額超過[X]元的，需經(jīng)采購管理委員會審議通過。（三）采購實施1.供應商選擇采購專員根據(jù)采購物品或服務的特點，通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行篩選，建立供應商備選庫。篩選標準包括供應商的資質、信譽、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等方面。組織相關人員對備選供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、質量控制體系等情況，并填寫《供應商考察報告》。根據(jù)考察結果，從備選供應商中選擇合適的供應商進行采購談判。2.采購談判采購專員與選定的供應商就采購物品或服務的價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行談判。談判過程中應充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。談判達成一致后，形成《采購談判紀要》，明確雙方的權利和義務，并由雙方代表簽字確認。3.簽訂合同根據(jù)采購談判結果，采購專員起草采購合同，合同內容應包括合同雙方的基本信息、采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同經(jīng)法務部門審核后，報公司領導審批。審批通過后，由后勤管理部與供應商簽訂正式合同。（四）采購驗收1.采購物資到貨前，采購專員應及時通知相關部門做好驗收準備工作。2.物資到貨后，由采購專員、使用部門人員、質量檢驗人員等組成驗收小組，按照合同要求和相關標準對采購物資進行驗收。驗收內容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量、外觀等方面。3.驗收合格后，驗收小組成員在《采購驗收單》上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)物資存在質量問題或與合同約定不符，應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或處理。4.對于重要物資或金額較大的采購項目，可邀請專業(yè)機構或第三方檢測機構進行驗收。（五）付款結算1.采購物資驗收合格后，采購專員根據(jù)合同約定，填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關憑證，按照公司財務審批流程進行付款申請。2.財務部門對付款申請進行審核，審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間進行付款結算。四、供應商管理（一）供應商開發(fā)1.后勤管理部應定期收集供應商信息，拓展供應商渠道，建立供應商資源庫。2.對于新的采購項目，采購專員應根據(jù)項目需求，從供應商資源庫中篩選合適的供應商進行聯(lián)系和洽談，或通過市場調研、行業(yè)推薦等方式開發(fā)新的供應商。（二）供應商評估1.建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估。評估內容包括供應商的資質信譽、產(chǎn)品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面。2.評估方式可采用問卷調查、實地考察、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等多種形式。3.根據(jù)評估結果，將供應商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，并采取相應的管理措施。對于優(yōu)秀供應商，可給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應商，應及時淘汰，并停止與其合作。（三）供應商考核1.建立供應商考核機制，對供應商的日常表現(xiàn)進行考核?？己酥笜税ń回浖皶r性、產(chǎn)品質量合格率、售后服務響應速度等方面。2.每月或每季度對供應商進行考核評分，根據(jù)考核結果對供應商進行獎懲。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，可給予一定的獎勵，如增加訂單量、延長付款期限等；對于表現(xiàn)不佳的供應商，應及時提出整改要求，如多次整改仍不合格，可終止合作。（四）供應商關系維護1.采購專員應與供應商保持密切溝通，定期回訪供應商，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況和合作過程中存在的問題，及時協(xié)調解決。2.對于供應商提出的合理訴求，應積極響應并協(xié)助解決，建立良好的合作關系。3.組織供應商參加公司舉辦的供應商大會、培訓等活動，加強與供應商的交流與合作，共同提高供應鏈管理水平。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購過程中可能存在的風險包括市場風險、質量風險、供應商違約風險、法律風險等。2.市場風險主要指市場價格波動、供應短缺等因素導致采購成本增加或無法按時采購到所需物資和服務；質量風險指采購的物資和服務不符合質量要求，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營；供應商違約風險指供應商未能按時交貨、提供不合格產(chǎn)品或服務等；法律風險指采購活動不符合法律法規(guī)要求，導致公司面臨法律糾紛和損失。（二）風險評估1.對識別出的采購風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結果，將采購風險分為高、中、低三個等級，為制定風險應對措施提供依據(jù)。（三）風險應對1.市場風險應對建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機，避免因價格波動造成損失。與供應商簽訂價格調整條款，約定在一定時期內價格波動超過一定幅度時，可協(xié)商調整采購價格。拓展供應商渠道，增加供應商選擇范圍，降低因供應短缺導致的采購風險。2.質量風險應對加強對采購物資和服務的質量檢驗，嚴格按照合同要求和相關標準進行驗收，確保所采購的物品和服務質量合格。要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾，明確質量責任和賠償方式。定期對供應商的質量管理體系進行評估和審核，督促供應商不斷提高產(chǎn)品質量。3.供應商違約風險應對在采購合同中明確違約責任條款，加大對供應商違約行為的約束力度。對供應商進行信用管理，建立供應商信用檔案，記錄其違約行為和信用狀況，作為今后合作的參考依據(jù)。加強與供應商的溝通與協(xié)調，及時了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況和可能存在的違約風險，提前采取防范措施。4.法律風險應對加強對采購人員的法律法規(guī)培訓，提高其法律意識和風險防范能力。在采購活動中，嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，確保采購合同的合法性和有效性。對于重大采購項目，可邀請法務人員參與采購談判和合同簽訂過程，提供法律支持和風險防控建議。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對后勤管理部采購工作進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.后勤管理部應建立內部監(jiān)督機制，定期對采購工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.采購人員應自覺接受公司內部監(jiān)督，如實提供采購工作相關信息，配合審計部門和其他監(jiān)督檢查部門的工作。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府相關部門的監(jiān)督檢查，配