后勤管理部采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司后勤管理部采購工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司后勤管理部負(fù)責(zé)的各類物資、服務(wù)的采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、維修材料、餐飲服務(wù)、保潔服務(wù)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的統(tǒng)一。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與競爭的機會，公正地對待每一個供應(yīng)商，不偏袒、不歧視。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購的物資和服務(wù)符合公司實際需求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。5.誠信原則：采購人員及相關(guān)工作人員應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行采購合同，維護公司利益和形象。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司成立采購管理委員會，負(fù)責(zé)審議重大采購項目，制定采購政策和戰(zhàn)略，對采購工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。采購管理委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。（二）后勤管理部采購職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行后勤采購計劃，根據(jù)公司實際需求，合理安排采購任務(wù)。2.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行評估和管理。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.負(fù)責(zé)采購物資和服務(wù)的驗收工作，確保所采購的物品和服務(wù)質(zhì)量合格。5.處理采購過程中的投訴和糾紛，協(xié)調(diào)解決采購工作中出現(xiàn)的問題。6.定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議，不斷提高采購管理水平。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門實際需求，提前向后勤管理部提交采購申請，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息。2.協(xié)助后勤管理部進行供應(yīng)商考察、評估等工作，提供相關(guān)技術(shù)支持和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。3.參與采購物資和服務(wù)的驗收工作，對驗收結(jié)果負(fù)責(zé)。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至后勤管理部。2.緊急采購申請應(yīng)在申請表上注明“緊急”字樣，并說明緊急原因，由部門負(fù)責(zé)人特批后提交。（二）采購審批1.后勤管理部采購專員收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行初步審核，核實采購需求的合理性和必要性。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。采購金額在[X]元以下的，由后勤管理部負(fù)責(zé)人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的，經(jīng)后勤管理部負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購金額超過[X]元的，需經(jīng)采購管理委員會審議通過。（三）采購實施1.供應(yīng)商選擇采購專員根據(jù)采購物品或服務(wù)的特點，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商進行篩選，建立供應(yīng)商備選庫。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。組織相關(guān)人員對備選供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系等情況，并填寫《供應(yīng)商考察報告》。根據(jù)考察結(jié)果，從備選供應(yīng)商中選擇合適的供應(yīng)商進行采購談判。2.采購談判采購專員與選定的供應(yīng)商就采購物品或服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進行談判。談判過程中應(yīng)充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。談判達成一致后，形成《采購談判紀(jì)要》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并由雙方代表簽字確認(rèn)。3.簽訂合同根據(jù)采購談判結(jié)果，采購專員起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括合同雙方的基本信息、采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由后勤管理部與供應(yīng)商簽訂正式合同。（四）采購驗收1.采購物資到貨前，采購專員應(yīng)及時通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，由采購專員、使用部門人員、質(zhì)量檢驗人員等組成驗收小組，按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。3.驗收合格后，驗收小組成員在《采購驗收單》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。4.對于重要物資或金額較大的采購項目，可邀請專業(yè)機構(gòu)或第三方檢測機構(gòu)進行驗收。（五）付款結(jié)算1.采購物資驗收合格后，采購專員根據(jù)合同約定，填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，按照公司財務(wù)審批流程進行付款申請。2.財務(wù)部門對付款申請進行審核，審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間進行付款結(jié)算。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.后勤管理部應(yīng)定期收集供應(yīng)商信息，拓展供應(yīng)商渠道，建立供應(yīng)商資源庫。2.對于新的采購項目，采購專員應(yīng)根據(jù)項目需求，從供應(yīng)商資源庫中篩選合適的供應(yīng)商進行聯(lián)系和洽談，或通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦等方式開發(fā)新的供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評估1.建立供應(yīng)商評估體系，定期對供應(yīng)商進行評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.評估方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等多種形式。3.根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，并采取相應(yīng)的管理措施。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，可給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時淘汰，并停止與其合作。（三）供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核機制，對供應(yīng)商的日常表現(xiàn)進行考核?？己酥笜?biāo)包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、售后服務(wù)響應(yīng)速度等方面。2.每月或每季度對供應(yīng)商進行考核評分，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進行獎懲。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予一定的獎勵，如增加訂單量、延長付款期限等；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時提出整改要求，如多次整改仍不合格，可終止合作。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護1.采購專員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期回訪供應(yīng)商，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況和合作過程中存在的問題，及時協(xié)調(diào)解決。2.對于供應(yīng)商提出的合理訴求，應(yīng)積極響應(yīng)并協(xié)助解決，建立良好的合作關(guān)系。3.組織供應(yīng)商參加公司舉辦的供應(yīng)商大會、培訓(xùn)等活動，加強與供應(yīng)商的交流與合作，共同提高供應(yīng)鏈管理水平。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購過程中可能存在的風(fēng)險包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.市場風(fēng)險主要指市場價格波動、供應(yīng)短缺等因素導(dǎo)致采購成本增加或無法按時采購到所需物資和服務(wù)；質(zhì)量風(fēng)險指采購的物資和服務(wù)不符合質(zhì)量要求，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營；供應(yīng)商違約風(fēng)險指供應(yīng)商未能按時交貨、提供不合格產(chǎn)品或服務(wù)等；法律風(fēng)險指采購活動不符合法律法規(guī)要求，導(dǎo)致公司面臨法律糾紛和損失。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的采購風(fēng)險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將采購風(fēng)險分為高、中、低三個等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.市場風(fēng)險應(yīng)對建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機，避免因價格波動造成損失。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，約定在一定時期內(nèi)價格波動超過一定幅度時，可協(xié)商調(diào)整采購價格。拓展供應(yīng)商渠道，增加供應(yīng)商選擇范圍，降低因供應(yīng)短缺導(dǎo)致的采購風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對加強對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量檢驗，嚴(yán)格按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，確保所采購的物品和服務(wù)質(zhì)量合格。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，明確質(zhì)量責(zé)任和賠償方式。定期對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進行評估和審核，督促供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量。3.供應(yīng)商違約風(fēng)險應(yīng)對在采購合同中明確違約責(zé)任條款，加大對供應(yīng)商違約行為的約束力度。對供應(yīng)商進行信用管理，建立供應(yīng)商信用檔案，記錄其違約行為和信用狀況，作為今后合作的參考依據(jù)。加強與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況和可能存在的違約風(fēng)險，提前采取防范措施。4.法律風(fēng)險應(yīng)對加強對采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高其法律意識和風(fēng)險防范能力。在采購活動中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保采購合同的合法性和有效性。對于重大采購項目，可邀請法務(wù)人員參與采購談判和合同簽訂過程，提供法律支持和風(fēng)險防控建議。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對后勤管理部采購工作進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.后勤管理部應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對采購工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.采購人員應(yīng)自覺接受公司內(nèi)部監(jiān)督，如實提供采購工作相關(guān)信息，配合審計部門和其他監(jiān)督檢查部門的工作。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，配