人住房檔案管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強人住房檔案的規(guī)范化管理，維護(hù)住房信息的真實性、完整性和安全性，保障相關(guān)權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)涉及人住房檔案管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映個人住房情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案信息安全，防止泄露、篡改和丟失。4.規(guī)范有序原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個人姓名、性別、出生日期、身份證號碼等身份標(biāo)識信息。2.聯(lián)系方式，包括手機號碼、電子郵箱等。（二）住房情況1.現(xiàn)居住地址，詳細(xì)到門牌號、單元號、樓層等。2.住房性質(zhì)，如自有產(chǎn)權(quán)房、租賃房、保障性住房等。3.房屋面積、戶型結(jié)構(gòu)等具體信息。4.購房或租房合同編號、簽訂日期等相關(guān)合同信息。（三）變動記錄1.住房地址變更記錄，包括變更時間、新地址等。2.住房性質(zhì)變更記錄，如從租賃轉(zhuǎn)為自有等情況及時間。3.房屋交易記錄，如購買、出售、繼承等相關(guān)信息及時間節(jié)點。（四）其他相關(guān)信息1.與住房相關(guān)的費用繳納記錄，如水費、電費、物業(yè)費等。2.涉及住房的糾紛處理記錄，包括糾紛事由、處理結(jié)果等。三、檔案建立（一）信息收集1.員工或相關(guān)人員應(yīng)按照要求填寫住房檔案信息采集表，如實提供各項信息。2.人力資源部門、行政部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)協(xié)助收集員工住房信息，對于新入職員工，應(yīng)在入職時同步收集住房相關(guān)信息。3.涉及保障性住房等特殊情況的，應(yīng)根據(jù)相關(guān)政策要求，收集額外的證明材料。（二）信息審核1.由專門的審核人員對收集到的住房信息進(jìn)行審核，確保信息真實、準(zhǔn)確、完整。2.審核內(nèi)容包括身份信息的合法性、住房信息的合理性、相關(guān)證明材料的有效性等。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與信息提供者溝通核實，要求其補充或修正信息。（三）檔案錄入1.審核通過的住房信息應(yīng)及時錄入檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行錄入，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.錄入完成后，進(jìn)行初步的邏輯校驗，對存在邏輯錯誤的數(shù)據(jù)及時進(jìn)行排查和修正。（四）檔案歸檔1.將審核通過且錄入系統(tǒng)的住房檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案編號順序進(jìn)行裝訂。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序排列，便于查找和管理。3.同時，建立電子檔案索引，方便快速檢索電子檔案信息。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案保管室，確保保管環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案保管室應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥品、監(jiān)控設(shè)備等。（二）保管期限1.人住房檔案的保管期限根據(jù)不同類型的信息確定。一般情況下，基本信息、住房情況等永久性保存；變動記錄等根據(jù)相關(guān)規(guī)定保存一定期限，如10年或15年等。2.對于涉及重要權(quán)益或糾紛的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，直至相關(guān)事項處理完畢且無后續(xù)問題。（三）檔案整理1.定期對檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的完整性和裝訂情況，對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或更換。2.根據(jù)檔案保管期限和類別，對檔案進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，將到期檔案進(jìn)行妥善處理，如進(jìn)行封存或銷毀等操作。（四）安全管理1.嚴(yán)格限制檔案保管室的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)入。2.對檔案管理人員進(jìn)行定期的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等情況時的應(yīng)對措施，確保檔案安全。五、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱人住房檔案的，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，獲得相應(yīng)的查閱權(quán)限。2.一般情況下，人力資源部門、行政部門等相關(guān)業(yè)務(wù)部門在辦理涉及員工住房相關(guān)業(yè)務(wù)時可申請查閱；其他部門因特殊原因需要查閱的，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱申請人應(yīng)填寫檔案查閱申請表，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，符合查閱權(quán)限和流程要求的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。（三）查閱方式1.查閱人只能在檔案保管室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管室。2.如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行操作。復(fù)印或摘抄的檔案資料應(yīng)注明用途，并由檔案管理部門留存?zhèn)浞?。（四）查閱限?.涉及個人隱私和敏感信息的部分，如身份證號碼中的部分?jǐn)?shù)字等，應(yīng)進(jìn)行遮擋處理，不得隨意提供給查閱人。2.嚴(yán)禁查閱人對檔案進(jìn)行篡改、涂抹、標(biāo)記等破壞行為。六、檔案變更（一）變更申請1.個人住房情況發(fā)生變更的，應(yīng)及時向檔案管理部門提交住房檔案變更申請表。2.申請表應(yīng)詳細(xì)說明變更事項、變更原因、變更時間等信息，并提供相關(guān)證明材料。（二）變更審核1.檔案管理部門收到變更申請表后，按照檔案建立時的審核流程進(jìn)行審核。2.重點審核變更信息的真實性和證明材料的有效性，對于不符合要求的變更申請，及時通知申請人補充或修正材料。（三）變更操作1.審核通過的變更申請，檔案管理部門應(yīng)及時在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行更新，并同步更新紙質(zhì)檔案內(nèi)容。2.變更后的檔案資料應(yīng)重新進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整性和規(guī)范性。（四）變更通知1.對于因住房檔案變更可能影響到的其他部門或業(yè)務(wù)，檔案管理部門應(yīng)及時發(fā)出變更通知。2.通知內(nèi)容應(yīng)包括變更事項、涉及人員等信息，以便相關(guān)部門及時調(diào)整工作安排。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且經(jīng)過評估確認(rèn)無繼續(xù)保存價值的，可進(jìn)行銷毀處理。2.因其他特殊原因，如檔案信息已失去真實性、完整性，無法正常使用的，經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.獲得批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督。4.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.銷毀完成后，銷毀人員應(yīng)在檔案銷毀申請表上簽字確認(rèn)，并將申請表存檔。（三）銷毀記錄1.建立檔案銷毀記錄臺賬，詳細(xì)記錄每次銷毀檔案的相關(guān)信息，如銷毀時間、銷毀檔案名稱及數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等。2.銷毀記錄臺賬應(yīng)長期保存，以備后續(xù)查詢和審計。八、監(jiān)督與責(zé)任（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對人住房檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括檔案建立、保管、查閱、變更、銷毀等，確保各項工作符合本辦法及相關(guān)規(guī)定要求。3.鼓勵員工對檔案管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報，監(jiān)督小組應(yīng)及時受理并進(jìn)行調(diào)查處理。（二）責(zé)任追究1.對于在人住房檔案管理工作中違反本辦法及相關(guān)規(guī)定的部門和人員，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究。2.責(zé)任追究方式包括警告、罰款、