門店電子合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司門店電子合同管理，規(guī)范電子合同業(yè)務(wù)流程，保障電子合同的合法性、有效性和安全性，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有門店在業(yè)務(wù)活動中涉及的電子合同管理，包括但不限于租賃合同、銷售合同、服務(wù)合同等各類合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則電子合同的簽訂、履行等活動應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保合同內(nèi)容合法有效。2.真實性原則電子合同應(yīng)真實反映雙方當(dāng)事人的真實意思表示，不得存在欺詐、脅迫等情形。3.安全性原則采取必要的技術(shù)手段和管理措施，保障電子合同的存儲、傳輸、使用等過程的安全，防止電子合同被篡改、泄露等。4.高效性原則利用電子合同管理系統(tǒng)，優(yōu)化合同業(yè)務(wù)流程，提高合同管理效率，降低管理成本。（四）定義1.電子合同指雙方或多方當(dāng)事人之間通過電子信息網(wǎng)絡(luò)以電子的形式達(dá)成的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。本辦法所指電子合同包括但不限于以數(shù)據(jù)電文形式訂立的合同，如電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換、網(wǎng)上點擊確認(rèn)等方式訂立的合同。2.電子簽名指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。二、電子合同管理職責(zé)（一）公司總部職責(zé)1.制定和完善門店電子合同管理辦法及相關(guān)制度。2.負(fù)責(zé)電子合同管理系統(tǒng)的選型、建設(shè)、維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和功能完整性。3.對門店電子合同業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織培訓(xùn)，提高門店員工的電子合同管理水平。4.負(fù)責(zé)審核涉及公司重大利益、復(fù)雜法律關(guān)系或金額較大的電子合同。5.協(xié)調(diào)處理門店電子合同管理中的重大問題和糾紛。（二）門店職責(zé)1.負(fù)責(zé)本門店電子合同業(yè)務(wù)的具體操作和管理，按照本辦法及相關(guān)制度的要求簽訂、履行、變更、終止電子合同。2.確保本門店員工熟悉電子合同管理流程和相關(guān)法律法規(guī)，正確使用電子合同管理系統(tǒng)。3.對本門店簽訂的電子合同進(jìn)行初步審核，確保合同內(nèi)容符合公司利益和業(yè)務(wù)要求，并及時提交公司總部審核。4.負(fù)責(zé)本門店電子合同的歸檔和保管，定期進(jìn)行整理和清查，確保合同資料的完整性和安全性。5.及時向公司總部報告本門店電子合同管理中的異常情況和問題。（三）法務(wù)部門職責(zé)1.參與電子合同管理辦法及相關(guān)制度的制定和修訂，從法律角度提供專業(yè)意見。2.對電子合同進(jìn)行法律審查，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)，防范法律風(fēng)險。3.處理電子合同糾紛，提供法律支持和解決方案。4.開展法律培訓(xùn)和宣傳，提高公司員工的法律意識和風(fēng)險防范能力。（四）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)電子合同管理系統(tǒng)的技術(shù)維護(hù)和保障，確保系統(tǒng)的正常運行。2.提供電子合同管理系統(tǒng)的技術(shù)培訓(xùn)和技術(shù)支持，協(xié)助門店解決系統(tǒng)使用過程中的技術(shù)問題。3.加強電子合同管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等技術(shù)措施，保障電子合同數(shù)據(jù)的安全。三、電子合同簽訂管理（一）合同發(fā)起1.門店在業(yè)務(wù)活動中需要簽訂電子合同的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員發(fā)起合同流程，填寫合同基本信息，包括合同名稱、合同編號、合同當(dāng)事人、合同標(biāo)的、合同金額、履行期限等內(nèi)容。2.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)確保填寫的合同信息準(zhǔn)確、完整，并上傳相關(guān)附件，如業(yè)務(wù)背景資料、報價單、技術(shù)方案等。（二）合同審核1.門店業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提交合同發(fā)起申請后，首先由門店負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。門店負(fù)責(zé)人應(yīng)重點審核合同內(nèi)容是否符合本門店業(yè)務(wù)實際情況、合同條款是否公平合理、合同風(fēng)險是否可控等。2.經(jīng)門店負(fù)責(zé)人初步審核通過后，合同流轉(zhuǎn)至公司總部相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)按照職責(zé)分工對合同進(jìn)行全面審核，包括業(yè)務(wù)審核、財務(wù)審核、法務(wù)審核等。業(yè)務(wù)審核主要關(guān)注合同是否符合公司業(yè)務(wù)政策和流程，合同標(biāo)的是否明確、可行，合同履行條件是否具備等。財務(wù)審核主要審查合同金額、付款方式、結(jié)算周期等是否符合公司財務(wù)規(guī)定，是否存在財務(wù)風(fēng)險。法務(wù)審核主要從法律角度審查合同條款是否合法合規(guī)，是否存在法律風(fēng)險，合同文本是否規(guī)范等。3.審核部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核，并提出審核意見。對于審核不通過的合同，應(yīng)明確指出問題所在，并要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行修改完善。（三）電子簽名1.經(jīng)審核通過的電子合同，由合同當(dāng)事人通過電子合同管理系統(tǒng)進(jìn)行電子簽名。電子簽名應(yīng)符合《中華人民共和國電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，確保簽名的真實性、完整性和不可抵賴性。2.電子簽名的方式可根據(jù)實際情況選擇，如數(shù)字證書簽名、生物識別技術(shù)簽名等。公司應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求和安全要求，選擇合適的電子簽名方式，并確保其安全性和可靠性。3.在進(jìn)行電子簽名前，合同當(dāng)事人應(yīng)仔細(xì)閱讀合同條款，確認(rèn)無誤后再進(jìn)行簽名操作。簽名完成后，電子合同即具有法律效力。（四）合同簽訂1.雙方當(dāng)事人完成電子簽名后，電子合同即視為簽訂生效。電子合同管理系統(tǒng)應(yīng)自動生成合同編號，并將合同文本及相關(guān)附件進(jìn)行電子歸檔保存。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)及時將合同簽訂情況通知相關(guān)部門和人員，確保各方了解合同簽訂情況，并做好合同履行的準(zhǔn)備工作。四、電子合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況，及時掌握合同履行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.門店應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同的履行情況，包括合同執(zhí)行進(jìn)度、款項收付情況、交付情況等。合同履行臺賬應(yīng)定期更新，并與電子合同管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)保持一致。3.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)異常情況，如對方未按時履行合同義務(wù)、合同履行條件發(fā)生重大變化等，應(yīng)及時向門店負(fù)責(zé)人報告，并采取相應(yīng)的措施，如協(xié)商解決、追究對方違約責(zé)任等，以確保合同的順利履行。（二）款項收付管理1.合同款項的收付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)合同履行進(jìn)度，及時辦理款項收付手續(xù)，并確?？铐検崭兜臏?zhǔn)確性和及時性。2.門店應(yīng)加強對合同款項收付的管理，建立健全款項收付審批制度。對于金額較大的款項收付，應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定進(jìn)行審批。3.在辦理款項收付時，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)通過電子合同管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，并上傳相關(guān)付款憑證或收款憑證，確?？铐検崭缎畔⒌耐暾涗洝Ｍ瑫r，應(yīng)及時與財務(wù)部門核對款項收付情況，確保賬實相符。（三）交付管理1.涉及貨物交付或服務(wù)提供的電子合同，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)按照合同約定的時間、地點和方式進(jìn)行交付。在交付過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，如交付時間、交付地點、交付人員、交付憑證等。2.交付完成后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)及時通知對方進(jìn)行驗收，并要求對方在規(guī)定的時間內(nèi)反饋驗收結(jié)果。對于驗收不合格的情況，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行處理，如整改、退換貨等。3.門店應(yīng)建立交付檔案，將交付記錄、驗收報告等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以備后續(xù)查閱。五、電子合同變更與終止管理（一）合同變更1.在電子合同履行過程中，如因業(yè)務(wù)需要或其他原因需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)由合同當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)采用電子形式簽訂，并按照本辦法規(guī)定的電子合同簽訂流程進(jìn)行操作，確保變更協(xié)議的合法性和有效性。3.合同變更后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)及時更新電子合同管理系統(tǒng)中的合同信息，并通知相關(guān)部門和人員，確保各方了解合同變更情況。同時，應(yīng)對合同變更涉及的相關(guān)資料進(jìn)行整理和歸檔，與原合同資料一并保存。（二）合同終止1.電子合同在履行完畢、雙方協(xié)商一致解除或出現(xiàn)法定解除情形時，合同即告終止。2.合同終止后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)，如清理合同款項收付情況、處理剩余貨物或服務(wù)等。同時，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，對合同終止后的相關(guān)資料進(jìn)行整理和歸檔，妥善保管。3.對于合同終止后可能存在的后續(xù)事項，如售后服務(wù)、質(zhì)量保證等，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)按照合同約定和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并做好記錄。六、電子合同歸檔與保管（一）歸檔范圍門店簽訂的所有電子合同及其相關(guān)附件、合同履行過程中的往來文件、變更協(xié)議、終止協(xié)議等資料均應(yīng)進(jìn)行歸檔保存。（二）歸檔要求1.電子合同歸檔應(yīng)遵循及時、完整、準(zhǔn)確的原則。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)完成后，及時將相關(guān)資料提交至電子合同管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔。2.歸檔資料應(yīng)確保內(nèi)容完整，包括合同文本、附件、審批意見、電子簽名、履行記錄等。同時，應(yīng)保證資料的準(zhǔn)確性，不得存在虛假、遺漏等情況。3.電子合同歸檔應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，如合同類型、簽訂時間、門店名稱等，以便于查詢和管理。（三）保管期限電子合同的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，電子合同的保管期限不得少于合同履行完畢后[X]年。對于涉及重要業(yè)務(wù)、重大資產(chǎn)、關(guān)鍵信息等的電子合同，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長。（四）保管方式1.公司應(yīng)建立電子合同存儲服務(wù)器，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲技術(shù)，對電子合同進(jìn)行集中存儲。存儲服務(wù)器應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、訪問控制等功能，確保電子合同數(shù)據(jù)的安全。2.定期對電子合同數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。3.加強對電子合同存儲服務(wù)器的安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。同時，應(yīng)定期對服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。七、電子合同安全管理（一）系統(tǒng)安全管理1.信息技術(shù)部門應(yīng)加強對電子合同管理系統(tǒng)的安全管理，制定系統(tǒng)安全策略和操作規(guī)程，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。2.對系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和操作電子合同管理系統(tǒng)。3.定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和風(fēng)險評估，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)存在的安全隱患。同時，應(yīng)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全動態(tài)，及時采取防范措施，應(yīng)對可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)安全事件。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.對電子合同數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的安全性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)要求。2.建立數(shù)據(jù)訪問控制機(jī)制，嚴(yán)格限制對電子合同數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理電子合同數(shù)據(jù)，且訪問操作應(yīng)進(jìn)行記錄。3.定期對電子合同數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的介質(zhì)上，并異地存放。同時，應(yīng)制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。（三）人員安全管理1.加強對涉及電子合同管理的人員的安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和操作技能，使其熟悉電子合同管理系統(tǒng)的安全規(guī)定和操作流程。2.與涉及電子合同管理的人員簽訂保密協(xié)議，明確其在電子合同管理過程中的保密義務(wù)和責(zé)任，防止電子合同數(shù)據(jù)泄露。3.對離職人員的電子合同管理系統(tǒng)賬號進(jìn)行及時注銷，并收回其相關(guān)權(quán)限，確保電子合同數(shù)據(jù)的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司總部應(yīng)定期對門店電子合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止、歸檔、保管等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及電子合同管理系統(tǒng)的運行情況等。2.門店應(yīng)定期對本門店電子合同管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告公司總部。