采購合同規(guī)范管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購合同管理，規(guī)范采購合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范采購風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構(gòu)在采購商品、工程、服務等活動中簽訂的各類采購合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準，確保合同合法有效。2.公平公正原則：合同雙方應在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，明確雙方權(quán)利義務，不得損害任何一方的合法權(quán)益。3.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定，不得擅自變更或解除合同。4.全程管理原則：對采購合同的全過程進行管理，包括合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)，確保合同管理的規(guī)范化、科學化。二、采購合同的簽訂（一）合同主體資格審查1.供應商資格審查采購部門應在采購前對供應商的主體資格進行審查，包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證照的有效性。核實供應商的經(jīng)營范圍是否涵蓋采購項目，確保供應商具備提供相應商品、工程或服務的能力。審查供應商的信用狀況，可通過查詢信用信息公示系統(tǒng)、第三方信用評級機構(gòu)等方式，了解供應商是否存在不良信用記錄。2.公司內(nèi)部簽約授權(quán)審查公司對外簽訂采購合同，必須由法定代表人或其授權(quán)的代理人進行。采購人員作為代理人簽訂合同的，應取得法定代表人簽署的授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容。授權(quán)委托書應妥善保管，如有變更或撤銷，應及時通知相關(guān)方。（二）合同條款擬定1.主要條款采購合同應具備以下主要條款：當事人的名稱或者姓名和住所；標的；數(shù)量；質(zhì)量；價款或者報酬；履行期限、地點和方式；違約責任；解決爭議的方法等。對于采購商品，應明確商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、包裝要求等；對于采購工程，應明確工程范圍、建設(shè)工期、工程質(zhì)量、工程造價等；對于采購服務，應明確服務內(nèi)容、服務標準、服務期限、服務費用等。2.特殊條款根據(jù)采購項目的特點和實際需求，可在合同中約定特殊條款，如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)條款、驗收條款、售后服務條款等。保密條款應明確雙方在合同履行過程中知悉的對方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息的保密義務和違約責任。知識產(chǎn)權(quán)條款應明確采購商品、工程或服務涉及的知識產(chǎn)權(quán)歸屬，以及雙方在使用相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)時的權(quán)利和義務。驗收條款應詳細規(guī)定驗收標準、驗收方法、驗收時間、驗收人員等內(nèi)容，確保采購項目符合合同要求。售后服務條款應明確供應商提供售后服務的內(nèi)容、期限、方式等，保障公司在采購后能得到及時有效的服務支持。（三）合同審核與審批1.采購部門初審采購人員擬定合同初稿后，應提交至采購部門負責人進行初審。采購部門負責人應重點審查合同條款是否符合采購需求，價格是否合理，供應商選擇是否恰當?shù)葍?nèi)容。對初審中發(fā)現(xiàn)的問題，采購人員應及時與供應商溝通協(xié)商，進行修改完善。2.法務部門審核初審通過后的合同，應提交至法務部門進行審核。法務部門應從法律角度對合同條款進行審查，確保合同合法合規(guī)，不存在法律風險。法務部門應重點審查合同的主體資格、合同條款的合法性、違約責任的合理性、爭議解決方式的有效性等內(nèi)容。對審核中發(fā)現(xiàn)的法律問題，法務部門應提出明確的修改意見，采購部門應根據(jù)意見進行修改。3.相關(guān)部門會簽根據(jù)采購項目的性質(zhì)和涉及的部門，合同還需提交相關(guān)部門進行會簽。例如，采購涉及固定資產(chǎn)的，需提交財務部門會簽，財務部門應審查合同價款支付方式、支付時間等是否符合公司財務制度；采購涉及工程建設(shè)的，需提交工程管理部門會簽，工程管理部門應審查工程相關(guān)條款是否符合工程建設(shè)要求等。各會簽部門應在規(guī)定時間內(nèi)提出意見，采購部門根據(jù)會簽意見對合同進行進一步修改完善。4.領(lǐng)導審批經(jīng)采購部門初審、法務部門審核及相關(guān)部門會簽后的合同，提交至公司領(lǐng)導進行審批。公司領(lǐng)導應根據(jù)公司整體利益和采購項目的實際情況，對合同進行全面審查，做出審批決定。對于重大采購合同或涉及金額較大的合同，應提交公司管理層會議審議通過。（四）合同簽訂1.簽字蓋章要求采購合同經(jīng)公司領(lǐng)導審批通過后，由雙方當事人在合同上簽字或蓋章。簽字或蓋章應清晰、完整，符合法律規(guī)定和合同約定。公司作為合同一方，應由法定代表人或其授權(quán)的代理人簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同份數(shù)與存檔采購合同應一式多份，雙方當事人各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門根據(jù)需要留存?zhèn)浞?。合同簽訂后，采購部門應及時將合同原件交至公司檔案室進行存檔，同時將合同副本分發(fā)給財務部門、法務部門等相關(guān)部門，以便各部門履行職責。三、采購合同的履行（一）合同執(zhí)行跟蹤1.建立跟蹤機制采購部門應建立采購合同執(zhí)行跟蹤機制，指定專人負責跟蹤合同履行情況。跟蹤人員應定期與供應商溝通，了解合同執(zhí)行進度，及時掌握供應商的生產(chǎn)、運輸、交付等情況。2.進度報告跟蹤人員應定期向采購部門負責人提交合同執(zhí)行進度報告，報告內(nèi)容包括合同執(zhí)行情況、存在的問題及解決措施、預計交付時間等。采購部門負責人應根據(jù)進度報告，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同按時履行。（二）商品驗收1.驗收標準與方法采購商品到達后，采購部門應組織相關(guān)人員按照合同約定的驗收標準和方法進行驗收。驗收標準應明確具體，可包括商品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面的要求。驗收方法可采用檢驗、測試、試用等方式，確保商品符合合同要求。2.驗收記錄與報告驗收人員應做好驗收記錄，記錄內(nèi)容包括驗收時間、驗收地點、驗收人員、驗收項目、驗收結(jié)果等。驗收合格后，驗收人員應出具驗收報告，驗收報告應由驗收人員簽字確認。如驗收發(fā)現(xiàn)商品存在質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況，驗收人員應及時通知采購部門，采購部門應與供應商協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可按照合同約定追究供應商的違約責任。（三）價款支付1.支付流程采購合同價款支付應嚴格按照公司財務制度規(guī)定的流程進行。采購部門應根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫付款申請單，提交至財務部門審核。財務部門應審核付款申請單的內(nèi)容是否與合同約定一致，包括供應商名稱、賬號、付款金額、付款方式等，同時審核相關(guān)發(fā)票是否合規(guī)。審核通過后，財務部門按照公司資金安排進行付款，并做好付款記錄。2.支付方式采購合同價款支付方式可根據(jù)實際情況選擇，如支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。對于金額較大的采購合同，可采用分期支付的方式，但應在合同中明確分期支付的時間節(jié)點和金額。四、采購合同的變更與解除（一）變更條件與程序1.變更條件在采購合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化、政策調(diào)整等原因需要變更合同條款的，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以變更合同。變更合同不得損害國家利益、社會公共利益和第三方合法權(quán)益。2.變更程序合同一方如需變更合同，應及時通知對方，并提交書面變更申請。對方應在收到變更申請后的規(guī)定時間內(nèi)進行答復，如同意變更，雙方應簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（二）解除條件與程序1.解除條件采購合同在履行過程中，如出現(xiàn)下列情形之一的，當事人可以解除合同：因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；在履行期限屆滿之前，當事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務；當事人一方遲延履行主要債務，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；當事人一方遲延履行債務或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；法律規(guī)定的其他情形。2.解除程序合同一方如需解除合同，應提前通知對方，并提交書面解除申請。解除申請應說明解除合同的原因、依據(jù)及解除時間等內(nèi)容。對方應在收到解除申請后的規(guī)定時間內(nèi)進行答復，如同意解除，雙方應簽訂書面解除協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務關(guān)系。五、采購合同的違約責任（一）違約情形1.供應商違約供應商未按照合同約定的時間、地點、數(shù)量、質(zhì)量等要求履行合同義務的，屬于違約行為。例如，供應商延遲交付商品、交付的商品質(zhì)量不符合標準、拒絕提供售后服務等。2.公司違約公司未按照合同約定的時間、方式支付價款，或者擅自變更、解除合同等行為，也屬于違約行為。（二）違約責任承擔方式1.繼續(xù)履行對于一方違約的情況，另一方有權(quán)要求違約方繼續(xù)履行合同義務。如供應商未按時交付商品，公司有權(quán)要求供應商按照合同約定的時間繼續(xù)交付。2.采取補救措施違約方應采取合理的補救措施，以減少給對方造成的損失。例如，供應商交付的商品質(zhì)量不符合標準，應負責更換、修理等，直至符合合同要求。3.賠償損失違約方應賠償對方因違約行為而遭受的損失。損失賠償額應相當于因違約所造成的損失，包括合同履行后可以獲得的利益，但不得超過違反合同一方訂立合同時預見到或者應當預見到的因違反合同可能造成的損失。4.支付違約金合同雙方可在合同中約定違約金條款，違約方應按照約定向?qū)Ψ街Ц哆`約金。違約金的數(shù)額應合理，過高或過低的違約金可根據(jù)法律規(guī)定進行調(diào)整。六、采購合同的爭議解決（一）協(xié)商解決1.適用范圍采購合同履行過程中發(fā)生爭議的，雙方應首先嘗試通過協(xié)商解決。協(xié)商解決適用于爭議較小、雙方希望友好解決問題的情況。2.協(xié)商程序爭議發(fā)生后，雙方應及時溝通，明確各自的立場和訴求。雙方可指定專人或成立協(xié)商小組，就爭議事項進行協(xié)商。在協(xié)商過程中，雙方應保持理性、客觀的態(tài)度，尋求共同的解決方案。（二）仲裁1.適用條件如雙方在合同中約定了仲裁條款，且爭議事項屬于仲裁范圍的，可通過仲裁解決爭議。仲裁條款應明確約定仲裁機構(gòu)、仲裁規(guī)則等內(nèi)容。2.仲裁程序一方當事人向約定的仲裁機構(gòu)提交仲裁申請，并按照仲裁機構(gòu)的要求提交相關(guān)材料。仲裁機構(gòu)受理仲裁申請后，會按照仲裁規(guī)則組成仲裁庭進行審理。仲裁庭根據(jù)雙方提交的證據(jù)和陳述，做出仲裁裁決。仲裁裁決是終局的，對雙方具有約束力。（三）訴訟1.適用條件如雙方未