鐵路公寓臺賬管理辦法一、總則（一）目的為加強鐵路公寓臺賬管理，規(guī)范臺賬記錄行為，確保臺賬信息真實、準確、完整，提高鐵路公寓管理水平和服務質量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所屬各鐵路公寓的臺賬管理工作。（三）管理原則1.真實性原則：臺賬記錄應如實反映鐵路公寓的實際運行情況和各項業(yè)務活動。2.準確性原則：臺賬數據應準確無誤，記錄清晰，避免出現錯誤和遺漏。3.完整性原則：涵蓋鐵路公寓管理的各個方面，包括人員、設備、物資、服務等，確保臺賬資料全面完整。4.及時性原則：及時記錄和更新臺賬信息，保證信息的時效性，為管理決策提供及時有效的支持。二、臺賬分類及內容（一）人員臺賬1.員工基本信息臺賬記錄鐵路公寓員工的個人基本情況，包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、學歷、入職時間、崗位等。及時更新員工的崗位變動、離職等信息。2.員工考勤臺賬詳細記錄員工的出勤、請假、加班等情況。按照考勤周期進行統(tǒng)計匯總，確保考勤數據準確無誤。3.員工培訓臺賬記錄員工參加各類培訓的情況，包括培訓名稱、培訓時間、培訓地點、培訓內容、培訓考核結果等。跟蹤員工培訓后的工作表現，評估培訓效果。（二）設備臺賬1.房屋設施臺賬對鐵路公寓的房屋建筑物及附屬設施進行詳細登記，包括房屋面積、房間數量、樓層分布、設施設備清單（如門窗、水電設施、消防設備等）。記錄房屋設施的維修、改造情況，以及使用年限、折舊情況等。2.生活服務設施臺賬涵蓋公寓內的各類生活服務設施，如床鋪、桌椅、空調、熱水器、洗衣機等。記錄設施的購置時間、品牌型號、維修保養(yǎng)記錄、報廢更新情況等。3.安全設備臺賬包括消防設備（滅火器、消火栓、火災報警系統(tǒng)等）、安全監(jiān)控設備、應急照明設備等。詳細記錄設備的配置數量、安裝位置、定期檢查記錄、維護保養(yǎng)情況、設備有效期等信息。（三）物資臺賬1.辦公用品臺賬登記鐵路公寓日常辦公所需的各類用品，如文具、紙張、電腦耗材、辦公家具等。記錄辦公用品的采購日期、品牌規(guī)格、數量、領用情況、庫存數量等。2.清潔用品臺賬對公寓內使用的清潔工具、清潔劑、消毒劑等物資進行管理。記錄清潔用品的采購、領用、庫存情況，以及使用周期和更換記錄。3.餐飲物資臺賬針對鐵路公寓餐飲服務，記錄食材采購情況，包括食材名稱、采購日期、供應商、采購數量、驗收情況等。登記餐飲設備的使用、維護情況，以及餐具、廚具的配備和更新記錄。（四）服務臺賬1.住宿服務臺賬記錄旅客或鐵路職工的住宿登記信息，包括姓名、性別、身份證號碼、入住時間、退房時間、房間號、住宿費用等。統(tǒng)計不同時間段的住宿人數、入住率等數據，分析住宿需求變化。2.餐飲服務臺賬詳細記錄每餐的菜品供應情況，包括菜品名稱、食材用量、制作時間、就餐人數等。收集就餐人員的反饋意見，記錄餐飲服務質量問題及處理情況。3.會議及活動服務臺賬對于鐵路公寓內舉辦的各類會議、培訓、活動等，記錄活動名稱、活動時間、參與人數、場地布置情況、設備使用情況等。跟蹤活動效果，收集參與者的評價和建議，不斷改進服務質量。三、臺賬建立與登記（一）臺賬建立要求1.各鐵路公寓應根據本辦法規(guī)定的臺賬分類，結合實際管理需求，建立完善的臺賬體系。2.臺賬應采用紙質與電子文檔相結合的方式進行記錄，確保數據的備份和安全性。3.臺賬的格式應規(guī)范統(tǒng)一，便于查閱和管理。紙質臺賬應使用統(tǒng)一印制的表格，電子臺賬應采用通用的辦公軟件進行制作。（二）登記流程1.信息收集各部門或崗位負責收集與臺賬相關的原始信息，確保信息的真實性和完整性。信息收集應及時、準確，避免信息延誤或錯誤。2.信息錄入將收集到的信息按照臺賬格式要求錄入紙質臺賬或電子臺賬系統(tǒng)。錄入人員應認真核對信息，確保錄入數據與原始信息一致。3.審核與確認臺賬錄入完成后，應由相關負責人進行審核。審核內容包括信息的準確性、完整性、邏輯性等。審核通過后，審核人應簽字確認，確保臺賬信息的可靠性。四、臺賬保管與存檔（一）保管責任1.鐵路公寓應指定專人負責臺賬的保管工作，確保臺賬資料的安全和完整。2.臺賬保管人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露臺賬信息。（二）保管期限1.人員臺賬、設備臺賬、物資臺賬等永久性資料應長期保存。2.服務臺賬等時效性較強的資料，應根據實際情況確定保存期限，一般不少于[X]年。（三）存檔要求1.紙質臺賬應分類裝訂成冊，加具封面和目錄，注明臺賬名稱、年度、月份等信息，并妥善存放于檔案柜中。2.電子臺賬應定期進行備份，存儲于安全的存儲介質中，并按照年度、臺賬類別進行分類存放。同時，應建立電子臺賬索引目錄，便于快速查找和調用。五、臺賬查閱與使用（一）查閱權限1.鐵路公寓內部人員因工作需要查閱臺賬的，應填寫《臺賬查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，方可查閱。2.外部單位或人員因工作需要查閱臺賬的，須持有單位介紹信或相關證明文件，經鐵路公寓主管領導批準后，由臺賬保管人員陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）使用規(guī)定1.查閱人員應愛護臺賬資料，不得在臺賬上涂改、標記、污損或抽取、撤換頁面。2.如需復印或摘錄臺賬內容，應經臺賬保管人員同意，并注明用途。3.查閱結束后，查閱人員應及時將臺賬資料歸還臺賬保管人員，并確認資料完整無損。六、臺賬更新與維護（一）定期更新1.各鐵路公寓應按照規(guī)定的時間周期對臺賬進行更新，確保臺賬信息的及時性和準確性。2.人員臺賬應每月更新員工考勤、崗位變動等信息；設備臺賬應每季度更新設備維護保養(yǎng)、運行狀況等信息；物資臺賬應根據采購、領用情況及時更新庫存信息；服務臺賬應每天更新住宿、餐飲等服務記錄。（二）動態(tài)維護1.當臺賬所涉及的信息發(fā)生變化時，相關部門或人員應及時進行記錄和更新。2.如員工離職、設備報廢、物資采購等情況發(fā)生后，應在[X]個工作日內完成臺賬信息的調整。3.對于臺賬更新過程中發(fā)現的問題或異常情況，應及時進行調查核實，并采取相應的措施進行處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司將定期對各鐵路公寓的臺賬管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括臺賬建立、登記、保管、查閱、更新等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采取現場檢查、資料查閱、數據核對等方式進行，確保臺賬管理工作符合本辦法要求。（二）考核機制1.建立臺賬管理工作考核制度，將臺賬管理工作納入鐵