大學(xué)學(xué)生檔案建立與更新制度

一、總則1.目的為加強我校學(xué)生檔案管理，規(guī)范學(xué)生檔案的建立與更新工作，保障學(xué)生檔案的真實性、完整性和有效性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生教育、管理和服務(wù)中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和教育政策，結(jié)合我校實際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于我校全體在校學(xué)生檔案的建立與更新工作，包括本科生、研究生等各類學(xué)歷教育學(xué)生。3.校園文化與教育理念體現(xiàn)學(xué)生檔案的建立與更新應(yīng)秉持我校“學(xué)術(shù)自由、追求卓越、以人為本、服務(wù)社會”的校園文化和教育理念。注重記錄學(xué)生在學(xué)業(yè)、品德、社會實踐等多方面的成長歷程，以全面反映學(xué)生的綜合素質(zhì)，為學(xué)生的個性化發(fā)展和全面成長提供有力支持。4.基本原則（1）真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實可靠，如實記錄學(xué)生的各項信息和經(jīng)歷。（2）完整性原則：確保檔案涵蓋學(xué)生在校期間各個方面的關(guān)鍵信息，不遺漏重要內(nèi)容。（3）規(guī)范性原則：檔案建立與更新工作嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。（4）保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案信息的安全，防止信息泄露。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.學(xué)校層面（1）成立學(xué)生檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由主管學(xué)生工作的校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括教務(wù)處、學(xué)生處、研究生院、各學(xué)院等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃全校學(xué)生檔案管理工作，制定政策和制度，協(xié)調(diào)解決工作中的重大問題。（2）檔案館作為全校學(xué)生檔案管理的專門機構(gòu)，負(fù)責(zé)制定學(xué)生檔案管理的具體業(yè)務(wù)規(guī)范和操作流程；指導(dǎo)、監(jiān)督各部門和學(xué)院的學(xué)生檔案建立與更新工作；負(fù)責(zé)全校學(xué)生檔案的集中保管、整理、數(shù)字化建設(shè)等工作。2.部門與學(xué)院層面（1）教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍檔案的建立與更新，包括學(xué)生入學(xué)信息、學(xué)籍變動信息、成績記錄、畢業(yè)資格審核等相關(guān)材料的收集、整理和移交。（2）學(xué)生處負(fù)責(zé)學(xué)生思想政治教育檔案的建立與更新，涵蓋學(xué)生獎懲情況、綜合素質(zhì)評價、心理健康記錄等方面的材料。（3）研究生院負(fù)責(zé)研究生科研檔案的建立與更新，如科研項目參與情況、學(xué)術(shù)成果發(fā)表等相關(guān)材料的收集與整理。（4）各學(xué)院作為學(xué)生檔案管理的基層單位，設(shè)立專門的檔案管理員崗位。負(fù)責(zé)本學(xué)院學(xué)生檔案的初步收集、整理和初審工作，確保檔案材料的真實性和完整性，并及時向檔案館移交符合要求的檔案材料。三、管理流程1.檔案建立流程（1）新生入學(xué)時，各學(xué)院按照學(xué)校要求收集學(xué)生個人基本信息，包括姓名、性別、出生日期、籍貫、家庭住址、聯(lián)系方式等，以及高考錄取材料（如錄取通知書、高考成績單、體檢表等）。（2）教務(wù)處負(fù)責(zé)將學(xué)生的學(xué)籍信息錄入學(xué)校學(xué)籍管理系統(tǒng)，并生成學(xué)生學(xué)籍檔案的基礎(chǔ)框架。（3）學(xué)生處組織開展新生思想政治教育活動，收集學(xué)生個人成長經(jīng)歷、興趣愛好、志愿服務(wù)經(jīng)歷等信息，建立學(xué)生思想政治教育檔案的初步內(nèi)容。（4）對于研究生，研究生院指導(dǎo)各學(xué)科導(dǎo)師組收集學(xué)生科研計劃、開題報告等材料，啟動科研檔案的建立工作。（5）各學(xué)院檔案管理員對收集到的各類檔案材料進(jìn)行初步整理和分類，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編號、裝訂，并填寫檔案目錄。（6）整理完成的學(xué)生檔案材料由學(xué)院統(tǒng)一移交至檔案館，檔案館進(jìn)行復(fù)核驗收，符合要求的檔案正式入庫保存。2.檔案更新流程（1）日常更新學(xué)生在校期間，如發(fā)生學(xué)籍變動（如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等），教務(wù)處應(yīng)及時將相關(guān)審批文件和變動信息更新到學(xué)生學(xué)籍檔案中，并通知檔案館同步更新。學(xué)生獲得各類獎懲后，學(xué)生處應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將獎勵證書復(fù)印件、處分決定書等材料整理歸檔，更新學(xué)生思想政治教育檔案。研究生在科研過程中取得新的科研成果，如發(fā)表論文、獲得專利等，導(dǎo)師組應(yīng)及時將相關(guān)證明材料提交至研究生院，由研究生院更新科研檔案。（2）定期更新每學(xué)期末，各學(xué)院組織教師對學(xué)生的學(xué)業(yè)成績、綜合素質(zhì)表現(xiàn)等進(jìn)行評價，形成學(xué)期總結(jié)材料，更新學(xué)生檔案。每年畢業(yè)季，教務(wù)處、學(xué)生處、研究生院等部門分別對畢業(yè)生的畢業(yè)資格、就業(yè)情況、綜合素質(zhì)評價等進(jìn)行最終審核和匯總，更新畢業(yè)生檔案，確保檔案內(nèi)容完整反映學(xué)生在校期間的全貌。四、權(quán)利與義務(wù)1.學(xué)生權(quán)利（1）學(xué)生有權(quán)了解本人檔案的建立與更新情況，可向?qū)W校相關(guān)部門咨詢檔案內(nèi)容和管理流程。（2）學(xué)生如發(fā)現(xiàn)本人檔案信息有誤或存在遺漏，有權(quán)向檔案管理部門提出更正申請，檔案管理部門應(yīng)及時核實并處理。（3）畢業(yè)生有權(quán)按照規(guī)定申請查閱、復(fù)印本人檔案中的部分材料，用于升學(xué)、就業(yè)等需要。2.學(xué)生義務(wù)（1）學(xué)生應(yīng)積極配合學(xué)校各部門和學(xué)院開展檔案建立與更新工作，如實提供個人相關(guān)信息和材料。（2）學(xué)生在校期間應(yīng)遵守學(xué)校檔案管理規(guī)定，不得擅自篡改、損毀本人或他人檔案材料。3.員工權(quán)利學(xué)校檔案管理人員、教師等相關(guān)員工有權(quán)根據(jù)工作需要查閱學(xué)生檔案，但必須嚴(yán)格遵守檔案查閱的審批程序和保密規(guī)定。4.員工義務(wù)（1）相關(guān)員工有責(zé)任按照本制度的要求，認(rèn)真做好學(xué)生檔案材料的收集、整理、審核和移交工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。（2）嚴(yán)格遵守檔案管理的保密制度，不得泄露學(xué)生檔案中的任何信息。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制（1）學(xué)校學(xué)生檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對全校學(xué)生檔案建立與更新工作進(jìn)行檢查和評估，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案材料的質(zhì)量、檔案管理的規(guī)范性等。（2）檔案館對各部門和學(xué)院的檔案工作進(jìn)行日常監(jiān)督和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。各部門和學(xué)院應(yīng)定期向檔案館匯報檔案工作進(jìn)展情況。（3）設(shè)立舉報信箱和監(jiān)督電話，接受學(xué)生和教職工對檔案管理工作中違規(guī)行為的舉報和監(jiān)督。2.獎勵機制（1）對于在學(xué)生檔案建立與更新工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，學(xué)校將給予表彰和獎勵。優(yōu)秀個人可評為“檔案管理工作先進(jìn)個人”，優(yōu)秀部門可獲得“檔案管理工作先進(jìn)單位”稱號，并給予一定的物質(zhì)獎勵。（2）對積極配合檔案工作，為檔案管理工作提出合理化建議并被采納的學(xué)生，學(xué)校將給予適當(dāng)?shù)木窈臀镔|(zhì)獎勵。3.懲罰機制（1）對于違反本制度，在檔案建立與更新過程中存在弄虛作假、故意漏報或錯報信息等行為的部門和個人，學(xué)校將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過等處分，并責(zé)令其限期整改。（2）對因工作失誤或故意泄露學(xué)生檔案信息，給學(xué)生造成不良影響或損失的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，