惠州保險(xiǎn)契約管理辦法總則目的本辦法旨在規(guī)范惠州地區(qū)保險(xiǎn)契約管理工作，確保保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的合規(guī)開(kāi)展，保障公司和客戶的合法權(quán)益，提高保險(xiǎn)服務(wù)質(zhì)量和效率，促進(jìn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)健康、穩(wěn)定發(fā)展。適用范圍本辦法適用于在惠州地區(qū)開(kāi)展保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的本公司及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋各類保險(xiǎn)產(chǎn)品的契約管理活動(dòng)，包括但不限于保險(xiǎn)合同的訂立、變更、解除、終止等環(huán)節(jié)?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、保險(xiǎn)監(jiān)管部門(mén)的相關(guān)規(guī)定以及公司內(nèi)部的規(guī)章制度，確保保險(xiǎn)契約管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：契約內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整地反映保險(xiǎn)合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或錯(cuò)誤條款。3.及時(shí)性原則：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成各項(xiàng)契約管理工作，確保保險(xiǎn)合同的及時(shí)生效、變更及相關(guān)事項(xiàng)的妥善處理，不影響客戶權(quán)益和公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。4.保密性原則：對(duì)涉及客戶隱私和商業(yè)機(jī)密的契約信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露給公司和客戶帶來(lái)不利影響。契約訂立管理客戶投保1.投保申請(qǐng)受理客戶提出投保申請(qǐng)時(shí)，公司工作人員應(yīng)熱情接待，詳細(xì)了解客戶需求，向客戶介紹保險(xiǎn)產(chǎn)品的基本條款、保險(xiǎn)責(zé)任、保險(xiǎn)期間、保險(xiǎn)費(fèi)率、繳費(fèi)方式等重要信息。指導(dǎo)客戶填寫(xiě)投保單，確保投保單內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。對(duì)客戶填寫(xiě)的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，如有疑問(wèn)及時(shí)與客戶溝通核實(shí)。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與核保根據(jù)客戶的投保信息和風(fēng)險(xiǎn)狀況，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)客戶或復(fù)雜保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，需提交專業(yè)核保人員進(jìn)行核保。核保人員應(yīng)依據(jù)公司的核保政策和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)投保申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，做出是否承保、以何種條件承保的決定。核保過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與銷售人員或客戶溝通，要求補(bǔ)充相關(guān)資料或調(diào)整投保方案。3.保險(xiǎn)合同生成經(jīng)核保通過(guò)的投保申請(qǐng)，由系統(tǒng)自動(dòng)生成保險(xiǎn)合同初稿。合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方當(dāng)事人的基本信息、保險(xiǎn)標(biāo)的、保險(xiǎn)責(zé)任、責(zé)任免除、保險(xiǎn)期間、保險(xiǎn)金額、保險(xiǎn)費(fèi)率、繳費(fèi)方式、理賠條件等條款。對(duì)生成的保險(xiǎn)合同初稿進(jìn)行再次審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，語(yǔ)言表述清晰準(zhǔn)確，不存在歧義或漏洞。審核無(wú)誤后，將保險(xiǎn)合同發(fā)送給客戶進(jìn)行確認(rèn)。合同確認(rèn)與簽署1.客戶確認(rèn)向客戶發(fā)送保險(xiǎn)合同確認(rèn)書(shū)，明確告知客戶需仔細(xì)閱讀合同條款，如有任何疑問(wèn)或異議應(yīng)及時(shí)提出?？蛻舸_認(rèn)保險(xiǎn)合同內(nèi)容無(wú)誤后，應(yīng)在合同確認(rèn)書(shū)上簽字（或蓋章）確認(rèn)。對(duì)于電子合同，客戶可通過(guò)電子簽名等方式完成確認(rèn)。2.合同簽署客戶簽署確認(rèn)后的保險(xiǎn)合同，由公司授權(quán)的工作人員在合同上簽字（或蓋章），并加蓋公司合同專用章。對(duì)于電子合同，應(yīng)按照公司規(guī)定的電子合同簽署流程進(jìn)行操作，確保合同的法律效力。合同簽署完成后，應(yīng)及時(shí)將一份正本交付給客戶，并妥善保存合同副本及相關(guān)資料，以備后續(xù)查詢和管理。契約變更管理變更申請(qǐng)受理1.客戶提出變更申請(qǐng)：客戶因自身情況變化或保險(xiǎn)需求調(diào)整，需要對(duì)已生效的保險(xiǎn)合同進(jìn)行變更時(shí)，應(yīng)向公司提出書(shū)面變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)應(yīng)明確變更事項(xiàng)、變更原因及相關(guān)證明材料。2.申請(qǐng)審核：公司工作人員收到客戶變更申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核。審核申請(qǐng)是否符合公司規(guī)定的變更條件，變更事項(xiàng)是否合理，相關(guān)證明材料是否齊全有效。對(duì)于符合審核要求的申請(qǐng)，予以受理；對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)通知客戶補(bǔ)充或修正相關(guān)材料。變更內(nèi)容審核1.業(yè)務(wù)部門(mén)審核：受理后的變更申請(qǐng)?zhí)峤恢料嚓P(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)保險(xiǎn)產(chǎn)品特點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)狀況及公司政策，對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)審核，評(píng)估變更對(duì)保險(xiǎn)合同的影響及風(fēng)險(xiǎn)程度。2.核保部門(mén)審核：對(duì)于涉及保險(xiǎn)金額、保險(xiǎn)期間、保險(xiǎn)責(zé)任等重要變更事項(xiàng)，需提交核保部門(mén)進(jìn)行再次審核。核保部門(mén)依據(jù)核保政策和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，做出是否同意變更的決定。3.法律合規(guī)部門(mén)審核：法律合規(guī)部門(mén)對(duì)變更后的保險(xiǎn)合同條款進(jìn)行合規(guī)性審查，確保變更內(nèi)容符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。變更實(shí)施1.系統(tǒng)操作：經(jīng)審核通過(guò)的變更申請(qǐng)，由系統(tǒng)操作人員按照規(guī)定的流程在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的變更操作，更新保險(xiǎn)合同的相關(guān)信息。2.合同文本變更：對(duì)于需要變更保險(xiǎn)合同文本的，重新生成變更后的合同文本，并按照契約訂立管理中的合同簽署流程進(jìn)行簽署和交付。確?？蛻艏皶r(shí)收到變更后的保險(xiǎn)合同，并確認(rèn)知曉變更內(nèi)容。契約解除管理解除申請(qǐng)受理1.客戶提出解除申請(qǐng)：客戶因各種原因要求解除已生效的保險(xiǎn)合同，應(yīng)向公司提交書(shū)面解除申請(qǐng)。解除申請(qǐng)應(yīng)明確解除合同的原因、解除時(shí)間及相關(guān)證明材料（如有）。2.申請(qǐng)審核：公司工作人員收到客戶解除申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核申請(qǐng)是否符合公司規(guī)定的解除條件，解除原因是否合理，相關(guān)證明材料是否齊全有效。對(duì)于符合審核要求的申請(qǐng)，予以受理；對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)通知客戶補(bǔ)充或修正相關(guān)材料。解除原因?qū)彶?.業(yè)務(wù)部門(mén)審查：受理后的解除申請(qǐng)?zhí)峤恢料嚓P(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審查。業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)保險(xiǎn)合同約定、客戶情況及公司政策，對(duì)客戶提出的解除原因進(jìn)行分析和判斷，評(píng)估解除合同對(duì)公司和客戶的影響。2.財(cái)務(wù)部門(mén)審查：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)涉及保險(xiǎn)費(fèi)退還等財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行審查，計(jì)算應(yīng)退還的保險(xiǎn)費(fèi)金額，并確保財(cái)務(wù)處理的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。解除實(shí)施1.系統(tǒng)操作：經(jīng)審查通過(guò)的解除申請(qǐng)，由系統(tǒng)操作人員在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行合同解除操作，注銷保險(xiǎn)合同相關(guān)信息。2.保險(xiǎn)費(fèi)退還：根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)計(jì)算的應(yīng)退還保險(xiǎn)費(fèi)金額，及時(shí)辦理保險(xiǎn)費(fèi)退還手續(xù)。保險(xiǎn)費(fèi)退還方式應(yīng)按照保險(xiǎn)合同約定執(zhí)行，一般可通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等方式將款項(xiàng)退還至客戶指定的賬戶。3.合同文本歸檔：解除合同后，將保險(xiǎn)合同原件及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。契約終止管理終止情形1.保險(xiǎn)期間屆滿：保險(xiǎn)合同約定的保險(xiǎn)期間屆滿，保險(xiǎn)責(zé)任終止。2.全部保險(xiǎn)金給付完畢：按照保險(xiǎn)合同約定，公司已向客戶支付全部保險(xiǎn)金，保險(xiǎn)合同終止。3.解除合同：客戶或公司按照保險(xiǎn)合同約定或法律法規(guī)規(guī)定解除保險(xiǎn)合同，合同終止。4.其他法定或約定情形：如保險(xiǎn)標(biāo)的滅失、被保險(xiǎn)人死亡且無(wú)受益人等法定或約定的導(dǎo)致保險(xiǎn)合同終止的情形出現(xiàn)。終止手續(xù)辦理1.系統(tǒng)操作：在保險(xiǎn)合同終止情形發(fā)生后，由系統(tǒng)操作人員在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的終止操作，更新合同狀態(tài)。2.資料歸檔：收集整理與保險(xiǎn)合同終止相關(guān)的資料，包括保險(xiǎn)合同原件、理賠文件、解除合同文件等，進(jìn)行歸檔保存。歸檔資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)和存放，以便于日后查閱和管理。檔案管理檔案分類1.投保檔案：包括客戶投保申請(qǐng)資料、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、核保資料、保險(xiǎn)合同初稿及簽署文件等。2.變更檔案：涵蓋客戶變更申請(qǐng)資料、變更審核文件、變更后的保險(xiǎn)合同文本及簽署文件等。3.解除檔案：包含客戶解除申請(qǐng)資料、解除原因?qū)彶槲募⒈ｋU(xiǎn)費(fèi)退還記錄及解除后的合同文本等。4.終止檔案：涉及保險(xiǎn)合同終止相關(guān)的資料，如終止情形說(shuō)明、系統(tǒng)操作記錄、歸檔資料清單等。檔案存儲(chǔ)1.紙質(zhì)檔案：對(duì)于重要的紙質(zhì)契約文件，應(yīng)采用專用檔案盒或文件夾進(jìn)行分類存放，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)注清晰的類別、年份、月份等信息，便于查找和管理。檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.電子檔案：建立電子檔案管理系統(tǒng)，將各類契約管理相關(guān)的電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部工作人員因工作需要查閱契約檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行申請(qǐng)。不同崗位人員的查閱權(quán)限應(yīng)根據(jù)工作性質(zhì)和職責(zé)進(jìn)行設(shè)定，確保檔案信息的安全和合理使用。2.查閱流程：查閱人員填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.借閱管理：如因特殊情況需要借閱契約檔案，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定天數(shù)，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無(wú)損。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)保險(xiǎn)契約管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括契約管理流程的執(zhí)行情況、合同條款的合規(guī)性、檔案管理的規(guī)范性等。檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，提交給公司管理層。2.日常監(jiān)督：業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)職能部門(mén)在日常工作中對(duì)契約管理工作進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋并督促整改。例如，銷售人員在與客戶溝通保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中，應(yīng)確保契約內(nèi)容的準(zhǔn)確傳達(dá)和解釋；核保人員在審核投保申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，確保承保業(yè)務(wù)的質(zhì)量。外部監(jiān)管1.接受監(jiān)管部門(mén)檢查：積極配合保險(xiǎn)監(jiān)管部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供保險(xiǎn)契約管理相關(guān)的資料和信息。對(duì)于監(jiān)管部門(mén)提出的問(wèn)題和整改要求，應(yīng)及時(shí)制定整改措施并認(rèn)真落實(shí)，確保公司保險(xiǎn)契約管理工作符合監(jiān)管要求。2.行業(yè)自律：遵守保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會(huì)等自律組織的相關(guān)規(guī)定和要求，參與行業(yè)自律活動(dòng)，