公司合同使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同使用行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保合同合法有效。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則簽訂合同前，必須對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行全面審查，審慎對待合同條款，避免合同風(fēng)險。3.權(quán)責(zé)明確原則明確合同簽訂、履行、監(jiān)督等各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保合同管理工作有序進(jìn)行，責(zé)任落實(shí)到人。4.全程管理原則對合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程進(jìn)行跟蹤管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會公司設(shè)立合同管理委員會，作為合同管理的決策機(jī)構(gòu)。合同管理委員會由公司總經(jīng)理擔(dān)任主任，副總經(jīng)理擔(dān)任副主任，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。其主要職責(zé)包括：1.審議合同管理制度、流程及重大合同事項(xiàng)；2.協(xié)調(diào)解決合同管理過程中的重大問題；3.對合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）合同管理部門公司[具體合同管理部門名稱]為合同管理的歸口部門，負(fù)責(zé)合同管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度、流程，并組織實(shí)施；2.參與合同的起草、審核、簽訂、履行等環(huán)節(jié)的工作；3.對合同進(jìn)行統(tǒng)一編號、歸檔、保管；4.定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計分析；5.協(xié)調(diào)處理合同糾紛，參與合同訴訟、仲裁等法律事務(wù)。（三）合同承辦部門合同承辦部門是合同的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)合同的洽談、起草、履行等工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)與合同對方進(jìn)行洽談，了解對方的需求和意愿，起草合同文本；2.按照合同管理流程，將合同文本提交審核、會簽；3.負(fù)責(zé)合同的履行，及時向合同管理部門反饋合同履行情況；4.協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛。（四）合同審核部門公司設(shè)立合同審核小組，成員包括法務(wù)部門人員、財務(wù)部門人員、合同管理部門人員等。合同審核小組負(fù)責(zé)對合同文本進(jìn)行審核，提出審核意見。其主要職責(zé)包括：1.審查合同的合法性、合規(guī)性，確保合同符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；2.審核合同的條款是否明確、具體，權(quán)利義務(wù)是否對等，避免出現(xiàn)歧義或漏洞；3.評估合同的風(fēng)險，提出防范措施和建議；4.對合同的財務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同的經(jīng)濟(jì)可行性。三、合同的簽訂（一）合同簽訂流程1.合同承辦部門在與合同對方達(dá)成初步意向后，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。2.合同承辦部門將起草好的合同文本提交本部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，送合同管理部門進(jìn)行編號登記。3.合同管理部門將合同文本分送合同審核小組進(jìn)行審核。合同審核小組應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。合同承辦部門根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善。4.合同文本修改完善后，依次送相關(guān)部門會簽。會簽部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)簽署意見，如有異議，應(yīng)及時與合同承辦部門溝通協(xié)商。5.合同經(jīng)各部門會簽通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章。6.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)將合同副本一份送合同管理部門歸檔保管，一份送財務(wù)部門作為付款依據(jù)，一份自留作為履行合同的憑證。（二）合同簽訂注意事項(xiàng)1.合同對方主體資格審查合同承辦部門應(yīng)要求合同對方提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)證明文件，并對其進(jìn)行審查，確保對方具有合法的經(jīng)營資格和履約能力。2.合同條款審查合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的語言。合同中的權(quán)利義務(wù)應(yīng)對等，違約責(zé)任應(yīng)明確、合理，爭議解決方式應(yīng)合法有效。3.合同簽訂授權(quán)簽訂合同必須由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自簽訂合同。授權(quán)代表應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，并向合同管理部門提交授權(quán)委托書。4.合同簽訂時間合同應(yīng)在雙方協(xié)商一致后及時簽訂，避免拖延時間導(dǎo)致合同風(fēng)險增加。對于重要合同或金額較大的合同，應(yīng)在簽訂前進(jìn)行充分的調(diào)研和論證。四、合同的履行（一）合同履行原則1.全面履行原則合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，包括履行的主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式等。2.誠實(shí)信用原則合同雙方應(yīng)遵循誠實(shí)信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。3.及時履行原則合同雙方應(yīng)及時履行各自的義務(wù)，避免拖延履行導(dǎo)致對方損失。對于履行期限有明確約定的，應(yīng)在約定的期限內(nèi)履行；對于履行期限沒有約定或約定不明確的，應(yīng)按照法律規(guī)定或交易習(xí)慣及時履行。（二）合同履行跟蹤1.合同承辦部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同的履行情況，包括合同的簽訂時間、履行期限、履行進(jìn)度、付款情況、驗(yàn)收情況等。2.合同承辦部門應(yīng)定期向合同管理部門反饋合同履行情況，及時報告合同履行過程中出現(xiàn)的問題和風(fēng)險。3.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中的問題和風(fēng)險，并提出相應(yīng)的解決措施和建議。（三）合同變更與解除1.合同變更合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同解除合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議解除合同。合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。3.合同變更與解除的程序合同變更與解除的程序與合同簽訂程序相同，即由合同承辦部門提出申請，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核、合同管理部門編號登記、合同審核小組審核、相關(guān)部門會簽后，報公司法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)。五、合同的歸檔與保管（一）合同歸檔1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將合同副本一份送合同管理部門歸檔保管。合同管理部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、合同審核意見、授權(quán)委托書、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、履行記錄等相關(guān)資料。3.合同管理部門應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行整理和更新，確保合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）合同保管1.合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的保管工作，確保合同檔案的安全。2.合同保管人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對合同檔案進(jìn)行妥善保管，防止合同檔案丟失、損壞或泄露。3.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對于重要合同或涉及公司核心利益的合同，應(yīng)長期保管。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)充分了解合同對方的情況，對合同風(fēng)險進(jìn)行評估，并采取相應(yīng)的防范措施。2.合同履行過程中，合同承辦部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時與合同對方溝通協(xié)調(diào)，避免因履行不當(dāng)引發(fā)糾紛。3.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中的問題和風(fēng)險，并提出相應(yīng)的解決措施和建議。（二）糾紛處理程序1.合同糾紛發(fā)生后，合同承辦部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.合同管理部門應(yīng)會同法務(wù)部門對合同糾紛進(jìn)行調(diào)查和分析，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，合同承辦部門與合同對方進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以通過仲裁或訴訟等方式解決。4.在合同糾紛處理過程中，合同承辦部門應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助和支持。（三）糾紛處理原則1.依法合規(guī)原則合同糾紛的處理必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保糾紛處理結(jié)果合法有效。2.公平公正原則合同糾紛的處理應(yīng)遵循公平公正原則，維護(hù)雙方的合法權(quán)益，避免偏袒任何一方。3.及時高效原則合同糾紛的處理應(yīng)及時高效，避免拖延時間導(dǎo)致糾紛擴(kuò)大化，增加處理成本。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門應(yīng)定期對合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。2.合同管理部門應(yīng)建立合同管理監(jiān)督檢查臺賬，對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄，并及時督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對合同管理工作進(jìn)行審計，檢查合同管理的合規(guī)性、有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出審計意見和建議。（二）考核評價1.公司建立合同管理考核評價制度，對合同承辦部門和合同管理部門的合同管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價內(nèi)容包括合同簽訂的及時性、準(zhǔn)確性、合法性，