公司發(fā)文規(guī)范管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司發(fā)文管理，確保公司文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性，提高文件質(zhì)量和工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作中所涉及的各類發(fā)文活動(dòng)，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等正式文件以及各類工作簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。（三）基本原則1.合法性原則：發(fā)文必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得與法律法規(guī)相抵觸。2.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，表述清晰，數(shù)據(jù)可靠，避免出現(xiàn)模糊、歧義或錯(cuò)誤的信息。3.規(guī)范性原則：發(fā)文格式、字體、排版等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，確保文件的規(guī)范性和一致性。4.時(shí)效性原則：發(fā)文應(yīng)及時(shí)、有效，根據(jù)工作需要和緊急程度，合理安排發(fā)文時(shí)間，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)并發(fā)揮作用。5.精簡(jiǎn)性原則：嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，避免不必要的文件印發(fā)，提高工作效率。文件內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，重點(diǎn)突出，避免冗長(zhǎng)繁瑣。二、發(fā)文流程（一）文件起草1.起草部門及人員：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)文件的起草工作。文件起草人應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和文字表達(dá)能力，熟悉公司的政策法規(guī)和工作流程。2.起草要求內(nèi)容要求：起草文件應(yīng)明確發(fā)文目的、依據(jù)、范圍、具體內(nèi)容以及執(zhí)行要求等。文件內(nèi)容應(yīng)緊密圍繞公司的中心工作和實(shí)際需求，具有針對(duì)性和可操作性。格式要求：文件起草應(yīng)按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式進(jìn)行，包括文件標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、正文、附件、發(fā)文部門、發(fā)文日期等。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了；文號(hào)應(yīng)按照公司規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制；正文應(yīng)層次分明，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，語(yǔ)言通順；附件應(yīng)與正文內(nèi)容相關(guān)，注明附件名稱和順序號(hào)；發(fā)文部門應(yīng)填寫文件起草部門的全稱；發(fā)文日期應(yīng)填寫文件的實(shí)際簽發(fā)日期。審核要求：文件起草完成后，起草人應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行自我審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。然后將文件提交給本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。（二）文件審核1.初審：部門負(fù)責(zé)人對(duì)起草的文件進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合公司政策法規(guī)和工作要求，是否與其他相關(guān)文件協(xié)調(diào)一致，格式是否規(guī)范等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，在文件上簽署意見并提交給公司辦公室。2.復(fù)審：公司辦公室收到部門提交的文件后，對(duì)文件進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審主要從文件的必要性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可行性等方面進(jìn)行全面審查。對(duì)于涉及多個(gè)部門或重要事項(xiàng)的文件，公司辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)后，在文件上簽署意見并提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.終審：公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)經(jīng)過(guò)復(fù)審的文件進(jìn)行終審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和整體利益，是否需要調(diào)整或修改等。終審?fù)ㄟ^(guò)后，在文件上簽署審批意見。（三）文件簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限：根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，確定相應(yīng)的簽發(fā)人。一般情況下，一般性文件由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；涉及重要事項(xiàng)、重大決策或多個(gè)部門的文件，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)流程：文件經(jīng)終審?fù)ㄟ^(guò)后，由公司辦公室將文件呈遞給相應(yīng)的簽發(fā)人進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后在文件上簽署姓名和日期。（四）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：公司發(fā)文編號(hào)采用統(tǒng)一的規(guī)則，由年份、部門代碼、文件類別代碼、順序號(hào)組成。例如：[年份][部門代碼][文件類別代碼][順序號(hào)]。年份用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，部門代碼和文件類別代碼按照公司規(guī)定的代碼表填寫，順序號(hào)為當(dāng)年該部門該類文件的流水號(hào)。2.編號(hào)管理：公司辦公室負(fù)責(zé)文件編號(hào)的統(tǒng)一管理，按照編號(hào)規(guī)則為每份文件編制唯一的文號(hào)。文號(hào)應(yīng)在文件首頁(yè)的右上角注明。（五）文件印發(fā)1.排版印刷：文件經(jīng)簽發(fā)編號(hào)后，由公司辦公室負(fù)責(zé)排版印刷。排版應(yīng)按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式進(jìn)行，確保文件的規(guī)范性和美觀性。印刷份數(shù)應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)送范圍和存檔要求合理確定。2.蓋章分發(fā)：文件印刷完成后，由公司辦公室加蓋公司公章，并按照文件的發(fā)送范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)應(yīng)填寫文件分發(fā)登記表，注明文件名稱、文號(hào)、發(fā)送部門、份數(shù)、分發(fā)日期等信息。對(duì)于需要保密的文件，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行分發(fā)和管理。三、發(fā)文格式（一）頁(yè)面設(shè)置1.紙張規(guī)格：一般采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁(yè)邊距：上、下頁(yè)邊距為2.54cm，左、右頁(yè)邊距為3.17cm。3.頁(yè)眉頁(yè)腳：頁(yè)眉一般為公司名稱或標(biāo)識(shí)，字體為宋體，字號(hào)為小五，居中顯示；頁(yè)腳為頁(yè)碼，宋體，小五，居右顯示。（二）標(biāo)題1.字體字號(hào)：標(biāo)題一般用二號(hào)宋體字，加粗，居中排列。2.分行要求：標(biāo)題字?jǐn)?shù)較多時(shí)，可分一行或多行居中排列?；匦袝r(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。（三）文號(hào)1.字體字號(hào)：文號(hào)一般用三號(hào)仿宋體字，居右空一字編排。2.年份括號(hào)：年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。（四）主送單位1.字體字號(hào)：主送單位一般用三號(hào)仿宋體字，頂格編排，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。2.抄送單位：抄送單位用四號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。（五）正文1.字體字號(hào)：正文一般用三號(hào)仿宋體字，每自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。2.行距要求：一般采用固定值28磅。（六）附件1.字體字號(hào)：附件名稱一般用三號(hào)黑體字，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。2.附件格式：附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。（七）發(fā)文部門及日期1.字體字號(hào)：發(fā)文部門和發(fā)文日期一般用四號(hào)仿宋體字，發(fā)文部門在正文右下方空一行右空二字編排，發(fā)文日期在發(fā)文部門下一行右空二字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。2.印章要求：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。四、發(fā)文類別及要求（一）通知1.適用范圍：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。2.內(nèi)容要求：通知應(yīng)明確通知事項(xiàng)的具體內(nèi)容、執(zhí)行要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，確保受文單位能夠準(zhǔn)確理解并執(zhí)行。通知應(yīng)避免使用模糊、歧義的語(yǔ)言，對(duì)于重要事項(xiàng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明。3.格式要求：按照發(fā)文格式的規(guī)定進(jìn)行排版，標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括通知的主要內(nèi)容，文號(hào)、主送單位、正文、附件、發(fā)文部門、發(fā)文日期等應(yīng)完整準(zhǔn)確。（二）報(bào)告1.適用范圍：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。2.內(nèi)容要求：報(bào)告應(yīng)實(shí)事求是，如實(shí)反映工作進(jìn)展情況、存在的問(wèn)題及下一步工作計(jì)劃等。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)重點(diǎn)突出，條理清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。對(duì)于重要事項(xiàng)或突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，并持續(xù)跟蹤反饋進(jìn)展情況。3.格式要求：按照發(fā)文格式的規(guī)定進(jìn)行排版，標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，文號(hào)、主送單位、正文、附件、發(fā)文部門、發(fā)文日期等應(yīng)完整準(zhǔn)確。報(bào)告結(jié)尾一般用“特此報(bào)告”或“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”等結(jié)束語(yǔ)。（三）請(qǐng)示1.適用范圍：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。2.內(nèi)容要求：請(qǐng)示應(yīng)明確請(qǐng)示事項(xiàng)的背景、原因、依據(jù)等，提出具體的請(qǐng)示內(nèi)容和解決方案，并說(shuō)明請(qǐng)示事項(xiàng)的必要性和緊迫性。請(qǐng)示應(yīng)一事一請(qǐng)，避免在一份請(qǐng)示中包含多個(gè)事項(xiàng)。3.格式要求：按照發(fā)文格式的規(guī)定進(jìn)行排版，標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括請(qǐng)示的主要內(nèi)容，文號(hào)、主送單位、正文、附件、發(fā)文部門、發(fā)文日期等應(yīng)完整準(zhǔn)確。請(qǐng)示結(jié)尾一般用“妥否，請(qǐng)批示”或“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予批準(zhǔn)”等結(jié)束語(yǔ)。（四）批復(fù)1.適用范圍：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。2.內(nèi)容要求：批復(fù)應(yīng)針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示內(nèi)容進(jìn)行明確答復(fù)，表明同意或不同意的意見，并說(shuō)明理由。批復(fù)內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，態(tài)度明確，避免模棱兩可。3.格式要求：按照發(fā)文格式的規(guī)定進(jìn)行排版，標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括批復(fù)的主要內(nèi)容，文號(hào)、主送單位、正文、附件、發(fā)文部門、發(fā)文日期等應(yīng)完整準(zhǔn)確。批復(fù)結(jié)尾一般用“此復(fù)”或“特此批復(fù)”等結(jié)束語(yǔ)。（五）函1.適用范圍：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。2.內(nèi)容要求：函應(yīng)根據(jù)不同的用途，明確函的主題和具體內(nèi)容。商洽函應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明商洽事項(xiàng)的背景、目的、要求等；詢問(wèn)函應(yīng)明確詢問(wèn)的問(wèn)題；答復(fù)函應(yīng)針對(duì)對(duì)方的詢問(wèn)或請(qǐng)求，準(zhǔn)確答復(fù)相關(guān)問(wèn)題；請(qǐng)求批準(zhǔn)函應(yīng)明確請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)和理由。函的語(yǔ)言應(yīng)禮貌、得體，避免使用生硬、命令式的語(yǔ)言。3.格式要求：按照發(fā)文格式的規(guī)定進(jìn)行排版，標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括函的主要內(nèi)容，文號(hào)、主送單位、正文、附件、發(fā)文部門、發(fā)文日期等應(yīng)完整準(zhǔn)確。函結(jié)尾一般用“特此函達(dá)”“敬請(qǐng)函復(fù)”“請(qǐng)予支持為盼”等結(jié)束語(yǔ)。五、發(fā)文存檔（一）存檔范圍公司所有正式發(fā)文，包括紙質(zhì)文件和電子文件，均應(yīng)進(jìn)行存檔。（二）存檔要求1.紙質(zhì)文件存檔：紙質(zhì)文件應(yīng)按照發(fā)文時(shí)間順序進(jìn)行整理裝訂，編制文件目錄，注明文件名稱、文號(hào)、發(fā)文日期、保管期限等信息。文件應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.電子文件存檔：電子文件應(yīng)按照公司規(guī)定的電子文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件索引目錄，注明文件名稱、文號(hào)、發(fā)文日期、保管期限、存儲(chǔ)路徑等信息。電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保管期限公司發(fā)文的保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：涉及公司重大決策、重要?dú)v史資料、法律法規(guī)規(guī)定必須永久保存的文件等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：一般的政策性文件、重要業(yè)務(wù)文件、年度總結(jié)報(bào)告等，保管期限為10年。3.短期保管：一般性的通知、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等，保管期限為3年。（四）查閱利用1.查閱權(quán)限：公司員工因工作需要查閱發(fā)文檔案時(shí)，應(yīng)填寫文件查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司辦公室查閱。涉及重要文件或機(jī)密文件的查閱，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.查閱登記：查閱人應(yīng)在文件查閱登記表上詳細(xì)記錄查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱日期、查閱目的等信息。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還文件，確保文件的安全和完整。3.利用限制：未經(jīng)公司辦公室同意，查閱人不得擅自復(fù)印、摘抄、傳播文件內(nèi)容。對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理和使用。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)文工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查發(fā)文流程是否規(guī)范、文件格式是否符合要求、文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核機(jī)制1.考核對(duì)象：發(fā)文工作考核對(duì)象為公司內(nèi)部各部門。2.考核內(nèi)容：考核內(nèi)容主要包括發(fā)文數(shù)量、發(fā)文質(zhì)量、發(fā)文時(shí)效性等方面。具體考核指標(biāo)如下：發(fā)文數(shù)量：根據(jù)公司精簡(jiǎn)文件的要求，對(duì)各部門發(fā)文數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，考核各部門是否嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，避免不必要的文件印發(fā)。發(fā)文質(zhì)量：從文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、完整性等方面進(jìn)行考核，檢查文件是否符合公司政策法規(guī)和工作要求，是否存在錯(cuò)別字、語(yǔ)病等問(wèn)題。發(fā)文時(shí)效性：考核各部門是否能夠按照工作需要和緊急程度及時(shí)發(fā)文，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)并發(fā)揮作用。3.考核方式：考核